Axel Kalenborn

Der Angebotspreis ist nicht ausschlaggebend – Prof. Dr. Axel Kalenborn im Interview

Vor dem Start in ein Kundenprojekt steht die Angebotserstellung. Diese Erkenntnis ist nicht neu. Und doch geht aktuell nur wenig Literatur auf den Prozess der Angebotsentwicklung ein. Warum? Angebote kosten Zeit. Angebote erfordern Kreativität. Und Angebote werden auch abgelehnt. Mit seinem Buch Angebotserstellung und Planung von Internet-Projekten zählt Prof. Dr. Axel Kalenborn zu einen der wenigen Personen, die das Thema Angebotserstellung fundiert aufgreift. Im Interview spreche ich mit dem forschenden Unternehmer über Angebotspräsentationen, Einkaufsabteilungen und die Schätzung von IT-Projekten.

Dr. Axel Kalenborn: als Autor des Buches Angebotserstellung und Planung von Internet-Projekten – worum ging es in Ihrem letzten angefertigten IT-Angebot?

Axel KalenbornDie Angebotserstellung ist ein wesentliches Element um an Projektaufträge zu kommen. Beim Blick auf die Theorie habe ich in der Vorarbeit schnell festgestellt, dass in der Literatur die Vorvertragsphase fast vollständig fehlt. Das war auch der Grund für das Buch, das gleichzeitig meine Habilitationsschrift ist.

Nach 25 Jahren in der Praxis schreibe ich auch heute noch vielfach Angebote bzw. unterstütze Kollegen und Studierende bei ihren Offerten. Gerade im letzten Angebot ging es um eine große internetbasierte Applikation auf Basis eines Content Management Systems. Zusätzlich halte ich jedes Jahr an der Universität eine Vorlesung mit einem Schwerpunkt in der Angebotserstellung. In dieser lassen wir unsere Wirtschaftsinformatik-Studierenden Angebote auf Basis eines fiktiven Lastenheftes schreiben.

Was motivierte Sie dazu, ein Buch über die Entwicklung von IT-Angeboten zu schreiben?

Das Problem der Angebotserstellung wird in der Literatur fast nicht behandelt. Werfen Sie einen Blick in die Management Literatur, insbesondere die von Softwareprojekten. Die Aufträge beginnen ab dem Zeitpunkt, zu dem das Projekt gewonnen ist. Das Team startet mit bezahlter Arbeit. Die unbezahlte Vorvertragsphase greift fast keines der Bücher auf. Auch beim Blick auf die IT-Vorgehensmodelle – wie beispielsweise dem V-Modell XT – stellen Sie fest, dass zwar eine Angebotsphase vorhanden ist, diese jedoch nur aus Auftraggebersicht beleuchtet wird.

Genau dort habe ich eine Lücke gesehen und versucht diese mit meinem Buch etwas weiter zu schließen. Dabei lässt sich dieses nicht nur für IT-Projekte nutzen. Auch andere Aufgabengebiete, beispielsweise die Business Analyse oder das Requirements Engineering, profitieren von den Inhalten.

Mit Dr. Axel Kalenborn in der Leitung – das Telefoninterview
Inwieweit helfen Alleinstellungsmerkmale im Angebotsprozess? Warum sind algorithmische Schätzverfahren für die Projektkalkulation ungeeignet? Alle Details kannst Du um rund 40-minütigen Interview nachhören.

Im Angebotsprozess unterscheiden Sie zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber und listen in Ihrem Buch mehrere Probleme für beide Perspektiven auf. In der Praxis, wo drückt der Schuh je Perspektive am meisten?

Bei den Auftraggebern unterteile ich in zwei Extreme. Im ersten Fall besitzt der Auftraggeber ein hochstrukturiertes Lastenheft. Auf dessen Grundlage kann ein Auftragnehmer sehr gut kalkulieren, muss sich aber gleichzeitig auch die Frage stellen, wer dieses Lastenheft angefertigt hat. Ist der Kunde dazu in der Lage? Oder gibt es einen potentiellen Umsetzer, der bereits das Lastenheft erstellt hat? Falls ja, sollten Sie hier Ihre Zeitinvestition minimieren.

Der zweite Fall sind die Auftraggeber, die gar nicht wissen was sie wollen. Das Motto: „Bauen Sie mir eine Internetseite zusammen und nennen Sie mir den Preis dafür.“. Hier müssen Sie beraten, statt mit einem Angebot zu starten.

Aus Sicht des Auftragnehmers wollen Sie natürlich gewinnen. Teilweise gehen Sie dann mit Preisen an den Markt, die nicht real sind.

Aus Ihrer Erfahrung – wann und an welchen Signalen erkenne ich, ob sich ein Kunde für oder gegen meine Consulting Offerte entscheidet?

Manchmal gibt es Situationen, in denen bereits eine Entscheidung gefallen ist und die zusätzlichen Angebote nur zu Referenzzwecken oder der Vervollständigung einer Ausschreibung angefordert werden. Ziel ist es, die Entscheidung zu festigen bzw. formal korrekt abzuwickeln.

Falls Sie in einem Lastenheft technische Schnittstellen zu IT-Systemen aufbauen müssen, die geschlossen sind, für die Sie auch nach Anfrage keine Dokumentation erhalten, dann ist dies ein guter Hinweis drauf, dass der Auftraggeber keine Geschäftsbeziehung mit Ihnen eingehen möchte.

Einmal bin ich für eine Angebotspräsentation vom Südwesten der Republik bis hinter Hamburg gefahren. Als sich ankam, war die Projektleiterin nicht anwesend. Sie hatte keine Zeit. Ein sehr klarer Hinweis für mich, keine weitere Energie ins Angebot zu stecken. Andere Signale sind das Vertrösten durch den Auftraggeber.

Versorgt Sie der Kunde hingegen mit Informationen, sollten Sie auf jeden Fall dranbleiben. Aus meiner Erfahrung ist der Preis bei IT-Angeboten nicht das ausschlaggebende Elemente. Ein Auftraggeber der am Preis dreht verfügt entweder über keine IT-Erfahrung, hat kein Interesse an Qualität oder möchte einfach nur eine Vergleichsofferte.

Gerade bei großen Mittelständlern und Konzernen hat der Einkauf ein gewichtiges Wort bei der Projektvergabe mitzureden. Führt diese dritte Macht (nach Kunde und Wettbewerb) nicht automatisch zu einem Preiskampf der Anbieter?

Bisher habe ich keine Erfahrungen mit Preiskämpfen im Rahmen des Angebotsprozesses gemacht. Mit dem Einkauf haben wir immer Tagessätze vereinbart, mit denen beide Parteien leben konnten. Vielmehr ging es in unseren Preisverhandlungen um die Anzahl der Arbeitstage. Diese haben wir mit der Fachlichkeit begründet.

Gerade in der IT leben wir aktuell in einer Phase, in der mehr Nachfrage als Angebot existiert. Ich empfehle forsch und selbstbewusst an eine Einkaufsverhandlung heranzugehen. Mit den fachlichen Arbeitsvolumen im Rücken und den definierten Zielen fordern Sie eine Vergütung. Falls diese nicht gewährt wird, dann wird sich der Kunde einen anderen Dienstleister suchen müssen.

Als Anbieter auf ein (IT-)Projekt muss ich die anstehenden Aufwände schätzen. Welche pragmatische Methode empfehlen Sie, speziell wenn die Angebotsfrist drängt, die Faktenlage lückenhaft und die Kontextfaktoren dynamisch sind?

Das schwierigsten an einem Angebot ist die Kalkulation. Für diese benötigen Sie ein klares Verständnis der zu entwickelnden Software und ein Mengengerüst. Für letztere gibt es eine Reihe von Ansätzen, angefangen beim alten Klassiker Function Points und Lines of Codes, über 3-Punkt-Methode und Planning Poker, bis hin zu Story Points.

Versuchen Sie immer zu verstehen was das zu entwickelnde System macht. Ist das beispielsweise eine Eingabe/Ausgabe-lastige Anwendungen wie ein Content Management System, dann sollten Sie die Interaktionsdialoge und Datenbankeingaben zählen. Nähern Sie sich Stück für Stück einem Mengengerüst, anschließenden den Personentagen.

Im gerade zu Ende gegangenen Forschungsprojekte Abakus haben wir eine softwaregestützte Methode entwickelt. Ziel ist es, kleine und mittlere Unternehmen in die Lage zu versetzen, ihre IT-Projekte schneller und in einer besseren Qualität als bisher zu planen und zu kalkulieren. Zwei Beiträge zu unseren Ergebnissen finden Sie unter anderem im Entwicklermagazin Ausgabe Juni 2017 und Februar 2018.

Sie thematisieren ebenfalls die Angebotspräsentation, den sogenannten Pitch bzw. Beauty Contest. Haben Sie hier Tipps, wie sich ein Anbieter positiv abheben kann?

Ich habe an sehr vielen Pitches teilgenommen. In eine Angebotspräsentation sollten Sie immer zu 100 Prozent vorbereitet reingehen. Ansonsten können Sie sich den Aufwand schenken. Bei Angeboten für dialogorientierte IT-Systeme legen wir immer sehr viel Wert auf Visualisierungen, die den Auftraggeber überzeugen. Auch sorgen wir dafür, dass bei der Vorstellung nichts schiefgehen kann und wir uns nicht in Kleinigkeiten verlieren. Beachten Sie die Zielgruppe. Bei einem gehobenen Management orientieren Sie sich unbedingt an Ergebnisse, Nutzen und Return on Investment.

Ein Pitch ist sehr viel Arbeit. Fragen Sie den Auftraggeber danach, ob dieser von ihm auch vergütet wird. In heutigen Zeiten ist eine kostenfreie Angebotspräsentation nicht mehr zeitgemäß. Insbesondere wenn Sie dann Teile Ihre Überlegungen in einer Konkurrenzumsetzung wiederfinden oder letztlich gar kein Dienstleister zum Zuge kommt.

In jedem Fall gilt: gehen Sie gut vorbereitet in einen Pitch. Egal wie erfahren Sie sind. Spielen Sie den Termin durch, machen Sie eine Generalprobe. Insbesondere wenn es für Sie um ein wichtiges Projekt geht.

Projekterfolg und IT-Systemerfolg sind nicht unbedingt dasselbe. Daher: ein Vorhaben kann in Zeit, Budget und Qualität abgeschlossen werden, das resultierende System findet jedoch keine Akzeptanz. Was sollten Auftraggeber und -nehmer hier tun?

Vielfach neigen Kunden dazu, dass sie viel zu viele Funktionen in ein IT-System einbauen wollen. Das System wird dadurch sehr groß, obwohl nur wenige seiner Funktionen dann auch tatsächlich gebraucht werden. Gerne stelle ich die beiden folgenden Fragen:

  1. „Wenn wir diese Funktion weglassen, können Sie das IT-System dann noch verwenden? Oder ist dies eine Kernfunktion?“
  2. „Was würde Ihnen beim IT-System den meisten Nutzen bringen? Womit verschwenden Sie die meiste Zeit am Tag?“

Zuerst setzen wir dann die Funktion um, welche den höchsten Nutzen bringt. Auf den ganzen Funktions-Schnickschnack können Sie verzichten. Mit dieser Vorgehensweise stellen Sie sicher, dass die IT-Systeme auch akzeptiert werden.

Bei der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister, geht ein Kunde ein Risiko ein. Scheuen Sie daher nicht davor zurück, Ihren Kunden auf seine Bedarfe anzusprechen. Was hilft ihm? Was nützt ihm in seiner Organisation? Wie kann ich als Auftraggeber ihn am meisten unterstützen und fördern?

Wie nützlich sind die eingebetteten Audio-Mitschnitte?

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Sie forschen u.a. in den Themenfeldern Requirements Engineering und Management von Software Projekten. Nach der Agile-Welle, die aktuell über die Unternehmen zusammenschlägt: wie wird sich Arbeit in und mit der IT zukünftig weiterentwickeln?

Neue Wellen gibt es immer wieder. Werfen Sie einen Blick in die Organisationstheorie und fragen Sie sich: Was machen wir in einem Softwareprojekt? In einem Projekt in dem Software entsteht koordinieren wir Arbeit, hierzu definierten Zielen. Das Ganze soll systematisch und schnell abgewickelt werden. 

Was gibt es nun für Koordinationselemente? Aus unserer Kindheit kennen wir alle die persönliche Weisung. Beispiel: „Finger weg vom Herd.“. Dies ist ein schnelles jedoch kein nachhaltiges Koordinationsinstrument.

Alternativ können wir uns treffen und darüber abstimmen, wie wir weiter vorgehen. Dieses Koordinationsinstrument wird Selbstabstimmung genannt und dominiert bei agilen Umsetzungen, beispielsweise per Scrum. Dieser Ansatz besitzt mehrere Vorteile: starke Lösungsorientierung, hohe Umsetzungsqualität sowie Einbindung aller Personen. Natürlich gibt es auch bei diesem Instrument Nachteile. In der Regel verläuft Selbstabstimmung nur sehr langsam. Denken Sie an ein Feuergefecht im Militär. Eine Diskussion, was bei einem Angriff getan werden sollte, ist hier nicht zielführend.

Die zentrale Frage: wie setzen wir die verschiedenen Koordinationsinstrumente ein? Nicht alle Projektaufgaben müssen gänzlich agil bzw. vollkommen starr umgesetzt werden. Ich habe die Hoffnung, dass Projekte zukünftig bewusst zwischen verschiedenen Instrumenten wählen.

Auktionsvergabe, Global Sourcing, E-Procurement – wo sehen Sie die Zukunft der Angebotserstellung in digitalen Zeiten?

Eines vorweg: ich bin kein Fan der Auktionsvergabe, auch holländische Auktion genannt. Eine Auktionsvergabe dient dem Reduzieren des Angebotspreises. Ursprünglich kommt dieser Ansatz aus dem Bereich verderblicher Produkte, beispielsweise Blumen oder Fisch. Das Problem dabei: bei der ganzen Diskussion um den Preis, geht der Fokus auf die Qualität verloren. Für die Vergabe von Dienstleistungen, bei denen ja Qualität generell eine sehr große Rolle spielt, ist eine Auktion ungeeignet. 

In Sachen Angebotserstellung frage ich mich: warum muss das immer langweilig auf Papier erfolgen? Beispielsweise entwickeln wir Offerten, die über Mockups oder Videos unterstützt werden. Mein Aufruf: arbeiten Sie mit neuen Medien! Und halten Sie Ihr Angebot verständlich! Ein Kunde muss Ihren Vorschlag verstehen.

Dagegen wird die sorgfältige Planung und Kalkulation immer fester Bestandteil des Angebots sein. Auch im Tooling sehe ich noch Potential. Bisher dominieren Excel, PowerPoint und Word – es fehlen geeignete Planungstools. Die Architektur ist hier deutlich weiter.

Herzlichen Dank für das Gespräch, Prof. Dr. Axel Kalenborn.

Das Gespräch führte Christopher Schulz, am 13. März 2018.

Axel Kalenborn
Prof. Dr. Axel Kalenborn ist aktuell Forscher an der Universität Trier im Bereich Wirtschaftsinformatik. Er war viele Jahre lang selbstständig, baute und leitete unter anderem ein Unternehmen für internetbasierte IT-Projekte. Seine Forschungsschwerpunkte sind das Requirements Engineering, die Vorbereitung von Software Projekten sowie die Organisationstheorie.

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