Antwortzeiten im Consulting - alles Wichtige für Berater

Die E-Mail erreicht Dich unerwartet. Ein Projektleiter aus dem bayrischen Mittelstand ist auf einen Deiner Blogartikel zu Digitalstrategien gestoßen. Dein skizzierter Ansatz – so seine Nachricht – löse genau sein Problem. Falls Du 100 Prozent ausgebucht bist und auch für die nächsten zwei Jahre in Beratungsprojekten steckst, brauchst Du jetzt nichts weiter zu tun. In allen anderen Fällen solltest Du unverzüglich auf die Anfrage reagieren. Warum? Weil kurze Antwortzeiten im Consulting ein Wettbewerbsvorteil sind! Details im Blogbeitrag.

Antwortzeiten in der Akquisephase – je schneller, desto besser

Früher Marktstart, kurze Durchlaufzeiten, schnelle Antwortraten – im Business ist Geschwindigkeit Trumpf. Gut erkennen kannst Du das an der Popularität von agilen Methoden. Für Scrum, Kanban oder OKR spielen Zeitbedarf, Verfügbarkeit sowie Bereitstellungstermine eine bedeutende Rolle. Time is Money.

Auch für Dich als Consultant lohnt die schnelle Reaktion auf einen aufkeimenden Beratungsbedarf. Weshalb? Gleich aus mehreren Gründen.

Benchmarking: Der erste Eindruck prägt. Mit Deiner Antwort setzt Du für den potentiellen Kunden die inhaltliche und organisatorische Basislinie. Alle nachfolgenden Beratungen müssen sich an dieser messen.
Gegenseitigkeit: Beantwortest Du eine Beratungsanfrage, gehst Du in Vorleistung. Je schneller Deine Rückkommunikation ausfällt, desto größer die aufgebaute Reziprozität.
Kostprobe: Deine rasche Reaktion liefert einen Vorgeschmack auf Deine Projektarbeit. Die Ratio: Wer schnell, zielorientiert und motiviert als Ersthelfer bereitsteht, der besitzt auch im Projekt den notwendigen Drive.

Seitenwechsel. Versetze Dich in den (möglichen) Kunden. Dieser erhält binnen kurzer Zeit einen fachkundigen Berater, der zuhört, erste Hinweise beisteuert und das Problem unmittelbar zum eigenen Problem macht. Geht es besser?

Natürlich gilt auch hier: Eine schnelle Reaktion besitzt ein Preisschild. Geringe Antwortzeiten während der Akquisephase setzen voraus, dass Du…

während des Tages zeitlich über etwas Luft verfügst E-Mails zu beantworten, kurze Videocalls abzuhalten bzw. Telefonanfragen zu bedienen,
diszipliniert Anfragen retournierst, im Idealfall auf Basis von vorbereiteten Standardantworten sowie
nach Arbeitsschluss, an Feiertagen, am Wochenende sowie während Urlaubs- und Ferienzeiten auf Beratungsanfragen antwortest.

Kapazität, Disziplin und Verfügbarkeit – das sind die Kosten für eine zeitnahe Kommunikation. Je geringer Dein Antwortzeiten, desto persönlich aufwendiger, anspruchsvoller und auch stressiger für Dich.

Aus meiner Erfahrung zahlen sich kurze Reaktionszeiten mit fundierten Antworten in der Praxis aus. In über 13 Jahren als angestellter Unternehmensberater, Consulting Geschäftsführer sowie Berater-Blogger habe ich den Satz „Wir haben Sie genommen, da Sie als Erster mit uns in Kontakt waren.“ mehrfach gehört.

Consulting Mandat erhalten – dank Instant-Communication. Ein Alleinstellungsmerkmal, insbesondere wenn Du mit großen renommierten (und meist einen Tick langsameren) Top-Beratungen im Wettbewerb stehst.

Velocity - Die Strategie der Geschwindigkeit: Ein Roman über Geschäftsoptimierung

Letzte Aktualisierung am 18.04.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API

Reaktionszeiten in der Projektphase – Gütesiegel guter Beratung

Für gewonnene Beratungsprojekte gilt ebenfalls: kurze Antwortzeiten auf Kundenbedarfe zählen als Consulting Qualitätsmerkmal. Achte auf die folgenden Facetten.

Abstimmung: Vereinbare zuvor mit dem Kunden, wann Du, für welchen Kanal, wie schnell im Regelfall antwortest. Daher: Sollst Du auf E-Mails auch am Wochenende reagieren? Wie rasch retournierst Du Anrufe an Deine Mailbox? Bis wann stehst Du Abends für Video-Schalten zur Verfügung?
Substanz: Keine Schnellschüsse – Beantworte eine Anfrage immer mit Mehrwert. Bringt Deine Reaktion nicht das Projekt oder Deinen Kunden weiter, solltest Du sie unterlassen.
Minimum: Manche Fragen beantworten sich von selbst. Kläre nicht jede Anfrage sofort, sondern gib etwas Luft. Beispielsweise sende ich E-Mails nicht sofort, sondern lasse Sie im Postausgang liegen bis sie einige Stunden später ‚reif‘ für einen Versand sind.

„There are no speed limits on the road to success.“ – Ein zügiges Antwortzeitverhalten unterscheidet Dich am Markt der Beratungen. Entscheide selbst, wann und wie rasch Deine Reaktion auf Kundenanfragen ausfallen.