Das Check Sheet – die Häufigkeiten von Ereignissen erheben

Als Produkteigentümer, Betriebsverantwortlicher oder Qualitätsmanager bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir die häufigsten Defekte unseres Produktes im Feld identifizieren?
• Welche Fehler treten in der Prozessumsetzung in der Praxis wiederkehrend auf?
• Womit erfassen wir strukturiert die größten Probleme unserer Zielgruppen?

Unterstützung findest Du im Check Sheet und dem systematischen Erfassen von Ereignishäufigkeiten.

Ergebnis: Häufigkeiten von Ereignissen strukturiert erfasst und dokumentiert

Teilnehmer: mind. 1 (Erfasser)

Dauer: ab 15 Minuten (Entwicklung) & ab 15 Minuten (Erfassung) & ab 15 Minuten (Interpretation)

Utensilien: Klemmbrett & Stift oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit einem Check Sheet erfasst Du quantitative bzw. qualitative die Häufigkeit von Ereignissen und Zuständen im Feld. Das Ziel Deiner strukturierten Datenerhebung vor Ort in Echtzeit ist die Erkenntnisbildung notwendig für die Beantwortung einer offenen Frage oder der Bestätigung einer leitenden Hypothese.

Nutze das Hilfsmittel für die manuelle Dokumentation von real aufgetretenen Situationen wie beispielsweise…

• Produktdefekten im Praxisbetrieb,
• Beweggründe für den Wohnungsumzug oder
• Kundenanfragen im Aftersales.

Ein Check Sheet systematisiert Deine per Interview, Observation, Befragung oder Messung realisierte Bestandsaufnahme. Für jedes erfasste Ereignis notierst Du unmittelbar auf dem Blatt einen Strich, englisch Check. Im Nachgang zählst Du die Striche zusammen, wertest die gesammelten Daten aus und entscheidest über Folgeaktivitäten.

Synonyme für das Check Sheet sind Prüfbogen, Strichliste, Check-Bogen oder Check-Blatt bzw. die englischen Alternativbezeichnungen Checksheet (zusammen geschrieben), Tally Sheet oder Defect Concentration Diagram.

Aufbau

Check Sheet – „Wie oft ereignen sich Sachverhalte in der Praxis?“

Ein Check Sheet ist eine Matrix in der Du an einer Stelle die im Feld gesammelten strukturiert festhältst. Notiere im Kopf des Einseiters…

• den Titel als Grund für die Datenerfassung (z.B. Produktverbesserung, Prozessfehlerreduktion, Kundenbedarfsanalyse)
• den verantwortlichen Erfasser der Daten,
• das Prüfereignis, daher wofür jeder Check steht (z.B. Defekte, Positivmeldungen, Beschwerdemeldungen),
• den Ort der Datenerfassung (z.B. Gebäude, Raum, Maschine),
• den Zeitrahmen (z.B. Wochentag, Arbeitsschicht, Start und Ende)

Ablauf (Spalten) – „Was liegt im Betrachtungsbereich unserer Beobachtung?“

Die horizontale Dimension Deines Check Sheets. Geläufig sind…

• Zeitangaben wie Uhrzeiten, Wochentage oder Kalendermonate,
• Arbeitsphasen wie Analyse, Design, Entwicklung und Testing oder
• Prozessschritte wie Aufbau, Durchführung, Abbau.

Im Idealfall bilden die Spalten eine zeitliche oder sachlogische Sequenz ab. Stelle sicher , dass Deine Spaltenköpfe die MECE-Kriterien erfüllen, daher überlappungsfrei (mutually exclusive) sowie vollständig beschreibend (collectively exhaustive) sind.

In der letzten Spalte ganz rechts summierst Du die erfassten Checks je Zeile.

Kategorien (Zeilen) – „Auf was fokussieren wir bei der Beobachtung?“

Die vertikale Dimension Deines Check Sheets. Üblich sind…

• aufgetretene Problem-, Fehler- oder Defektbilder,
• Orte wie Abteilung, Komponente oder Niederlassung,
• Produkt- bzw. Serviceeigenschaften oder
• Gründe, Anfragen oder Vorfälle.

Anders als die Spalten sind Zahl und Ausgestaltung Deiner Zeilen variable. Das heißt, dass Du während der Datenerfassung zusätzliche Zeilen ergänzen darfst. Achte auch hier auf die Einhaltung des MECE-Prinzips. Gute Kategorien sind und bleiben spezifisch und überlappungsfrei.

Die letzten Zeile ganz unten summiert die aufgetretenen Checks je Spalte.

Zählungen (Zellen) – „Wie oft ereignet sich ein Sachverhalt?“

An den Kreuzungspunkten zwischen Spalten und Zeilen hältst Du die Anzahl der erfassten Ereignisse im Erhebungszeitraum fest.

• Handschriftlich nutzt Du Striche und fasst diese zu 5er oder 10er Blöcken zusammen.
• Digital notierst Du die aufgetretenen Checks als Zahl, beginnend bei 0.

Als Quotient zwischen von Ereigniszahl und Erhebungsdauer erhältst Du die Frequenz.

Anwendung

Ein Check Sheet kannst Du solo oder im Team zum Einsatz bringen.

1. Entwickeln

Definiere, wofür Du welche Daten aus der Praxis benötigst.

• Welche Daten im Unternehmen wollen wir ermitteln?
• Geht es um Defekte, Defizite oder Probleme in der Produktion?
• Oder steht der Kunde mit seinen Fragen und Beschwerden im Zentrum?

Prüfe, ob für Dein Ziel bereits ein Check Sheet bzw. Daten existieren. Lasse das Check Sheet von einer Person prüfen, die nicht an seinem Entstehungsprozess beteiligt war. Gerne kannst Du einen Testdurchlauf durchführen (lassen).

2. Nutzen

Komplettiere das Check Sheet mit der Zahl der erfragten, beobachteten oder gemessenen Ereignisse. Interpretiere die Daten im Anschluss Deiner Erhebung.

• Welche Besonderheiten und Unregelmäßigkeiten fallen auf?
• Worin besteht das Minimum, worin das Maximum der aufgetretenen Ereignisse?
• Was sind sinnvolle präventive bzw. korrektive Maßnahmen?

Verteile Aufgaben mit Fristen und Verantwortlichen.

3. Verbessern

Optimiere Dein Check Sheet sowie den verbundenen Erfassungsprozess. Lege die Struktur an zentraler Stelle ab. So kannst Du und Kollegen später die Struktur und Daten wiederverwenden.

Beispiele

Check Sheet im Qualitätsmanagement

QualityGurus: Checksheet Example (2.5 min) – Nutzung des Tools für das Qualitätsmanagement in der Herstellung von Wasserflaschen

Vor- & Nachteile

Pro

• Ein Check Sheet lässt sich einfach erstellen und rasch einsetzen. Aufbau und Anwendung sind intuitiv und unmittelbar verständlich.
• Ob Produktqualität, Kundenzufriedenheit oder Ressourcennutzung – das Konzept lässt sich flexibel für unterschiedliche Szenarien heranziehen.
• Das Check Sheet rückt Deinen Fokus auf die praktischen Fakten und Tatsachen, statt persönlichen Meinungen, vagen Vermutungen oder wechselnden Bedarfen.

Contra

• In digitalen Zeiten mit Sensoren, Bilderkennung und Echtzeitverarbeitung sinkt der Stellenwert eines händisch aufgesetzten, gepflegten und ausgewerteten Check Sheets.
• Das Tool beschränkt sich auf Datenerfassung und -strukturierung. Es ermittelt keine Ursachen oder Konsequenzen für die erhobenen Häufigkeiten.
• Auch Fehler bei der Erfassung oder Interpretation zeigt Dir das Check Sheet nicht an.

Praxistipps

Tipp 1 – Daten im Team parallel erheben

Datenerhebung mit dem Check Sheet lässt sich einfach parallelisieren. Achte darauf, dass jeder Erfasser des Teams eine identische Matrixstruktur nutzt und die Ereignisse auf dieselbe Art interpretiert und protokolliert.

Fasse die Einzelsammlungen vor der finalen Auswertung in einem übergreifenden Check Sheet zusammen. Dieser konsolidierter Bogen besitzt den identischen Aufbau zu den einzelnen Check Sheets.

Tipp 2 – Ergebnis zielgruppenspezifisch visualisieren

Bereite die mit dem Check Sheet erfassten Daten visuell auf. Leitend dabei sind die Fragen der Empfänger. Einige Anregungen für übliche Darstellungstypen:

• Das Histogramm zeigt die Ereignisse entlang der Zeitachse.
• Das Balkendiagramm zeigt die Häufigkeit eines Ereignisses
• Das Pareto Diagramm zeigt die Ereignisse gemäß der 80/20-Regel.
• Die Heapmap färbt häufige Ereignisse rot.

Ursprung

Quellen zufolge geht das Check Sheet auf den japanischen Chemiker Ishikawa Kaoru zurück. Wie das Ishikawa Diagramm konzipierte Dr. Kaoru das Sheet zur Erhöhung der Qualität.

In jedem Fall machte der Japaner das Check Sheet als eines der 7 Werkzeuge für das  Qualitätsmanagement populär.

Bonusmaterial

Prof. Bussom/Widener University: 7 Tools of Quality – Check Sheets (3.5 min) – Anwendungsfälle des Konzepts anhand von drei Beispielen erklärt