Keiner will, einer muss – das Besprechungsprotokoll. Das Mitschreiben der in einem Termin ausgetauschten Infos, getroffenen Aufgaben und vergebenen Aufgaben ist eine ungeliebte Aufgabe. Warum überhaupt? Schließlich heißt es ja so schön: „Wer schreibt, der bleibt.“. Was eine Meeting-Mitschrift enthält und wie Du effizient vorgehst erfährst Du nachfolgend.


Überblick

Ergebnis: In einem Termin festgehaltene Aufgaben, Infos und Entscheidungen

Teilnehmer: 1 Person

Dauer: ab 15 Minuten

Utensilien: Notebook

Zweck

Das Besprechungsprotokoll ist für einen Wissensarbeiter wie das Stethoskop für einen Allgemeinarzt – eines der wichtigsten Alltagswerkzeuge. Dauerhaft dokumentierst Du mittels Mitschrift die besprochenen Themen, gefällten Entscheidungen sowie die zugewiesenen Aufgaben. Meeting-Teilnehmern und Außenstehenden dient die Unterlage später als wertvolle Informationsquelle auf deren Basis die Projektarbeit vorangetrieben wird.


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Ein gutes Besprechungsprotokoll ist nicht selbstverständlich. Möchtest Du die in Sitzungen, Interviews bzw. Telefonkonferenzen besprochenen Themen, gefassten Beschlüsse sowie die fixierten Aufgaben dauerhaft schriftlich festhalten, ist etwas Übung notwendig.

In meinem Beraterleben habe ich schon viele Meeting-Mitschriften verfasst, durfte dabei meine Technik von Treffen zu Treffen immer weiter verfeinert. Andersherum habe ich auch schon zahlreiche Protokolle gelesen und war dabei über die Qualitätsdefizite erstaunt. Dabei sind eine gute Struktur und ein disziplinierter Redaktionsprozess gar nicht so schwierig.


Aufbau

Ein pragmatisches Besprechungsprotokoll besteht aus drei Elementen: Kopf-, Haupt- und Abschlussteil.

Im Kopf notierst Du den Sitzungstitel, das Datum der Sitzungsdurchführung inkl. Start- und Endzeit, den Sitzungsort, die eingeladenen Teilnehmer sowie den Status des Protokolls (zum Beispiel in Arbeit, vorgelegt, fertiggestellt). In meinen Protokollen sortiere ich die Teilnehmer immer alphabetisch gemäß ihren Nachnamen und füge Unternehmen, Abteilung und E-Mailadresse hinzu. Titel, Rollennamen oder Positionen lasse ich bewusst weg. Erscheint ein Teilnehmer später bzw. gar nicht zum Meeting oder verlässt jemand die Runde früher, markierst Du das ebenfalls im Besprechungsprotokoll.

Der Hauptteil wird in drei Spalten untergliedert. Die Spalte ganz links ist sehr schmal. In ihr notierst Du, ob es sich bei einem Diskussionspunkt um eine Information (abgekürzt mit „I“) oder eine Entscheidung („E“) handelt. Die große mittlere Spalte enthält den Diskussionspunkt, also die Information oder Entscheidung. Die Spalte rechts ist ebenfalls sehr schmal und beinhaltet den bzw. die Teilnehmer welche(r) die Information gegeben bzw. die Entscheidung gefällt hat/haben. Die zu einem Thema zugehörigen Diskussionspunkte solltest Du im Protokoll direkt hintereinander festhalten, unabhängig davon ob diese in der Besprechung tatsächlich in dieser chronologischen Reihenfolge angesprochen wurden. Das entstandene ‚Punktebündel‘ versiehst Du schließlich mit einer Zwischenüberschrift abgeleitet aus der Meeting-Agenda (zum Beispiel ‚Go-Live Planung‘ oder ‚Fachkonzept Review‘).

Im Abschlussteil des Protokolls notierst Du alle in der Sitzung herausgearbeiteten Aufgaben. Wie die Punkte einer Aufgabenliste umfasst ein ToDo einen klar verständlichen Aufgabentext, eine Erledigungsfrist und genau einen (!) Verantwortlichen. Erneut empfiehlt sich eine dreispaltige Tabelle zur Gliederung. Schließlich solltest Du in der Fußzeile des Dokuments Dich als Protokollautor und die Seitenzahl festhalten. Bei einigen Sitzungsformen sind nur die Entscheidungen und Aufgaben relevant. Hier lässt Du im Mittelteil einfach die Informationspunkte weg.


Anwendung

  • 1

    Vorbereiten

    Bereits im Vorfeld des Meetings solltest Du mit den Teilnehmern abstimmen, wer für das Besprechungsprotokoll zuständig ist. Dies impliziert, dass sich diese Person weniger in die Diskussion einbringen kann, da sie ja parallel die besprochenen Informationen, Entscheidungen und Aufgaben notiert. Auch kann der Protokollant zusätzlich keine weitere Rolle, wie zum Beispiel Moderator, Redner oder Infrastrukturverantwortliche übernehmen.

  • 2

    Erstellen

    Während der Sitzung hält Du in der Rolle des Protokollanten wichtige Diskussionspunkte als Stichworte direkt im Dokument fest. Falls etwas akustisch bzw. inhaltlich nicht verstanden wird oder das Gespräch zu schnell abläuft, sollte Du Dich nicht davor scheuen, dies dem Moderator oder der Gruppe anzuzeigen. Oftmals reicht es dazu aus, den notierten Fakt einfach laut und deutlich zu wiederholen und anzufügen, dass dies so im Besprechungsprotokoll festgehalten wird. Falls möglich, solltest Du am Schluss eines Treffens alle gefällten Entscheidungen und identifizierten Aufgaben laut vorlesen und die Bestätigung der Teilnehmer einholen.

  • 3

    Nachbereiten

    Im Nachgang des Treffens bereitest Du dann die Stichworte zu vollständigen Sätzen auf und ergänzt Facetten, die zwar in Deinem Kopf, nicht aber auf dem Papier stehen. Empfehlenswert ist diese Aufbereitung direkt nach dem Meeting, dann sind die einzelnen Diskussionspunkte noch frisch. Abschließend prüfst Du die Mitschrift auf Vollständigkeit, Konsistenz und Korrektheit. Hake im Zweifelsfall noch einmal beim teilnehmenden Kollegen nach.

  • 4

    Versenden

    Das Protokoll verschickst Du an alle Teilnehmer, auch an solche, die dem Meeting nicht beiwohnen konnten oder nicht auf der Einladungsliste standen. Bei der Versendung solltest Du um Feedback, Ergänzungen und Korrekturen bis zu einem bestimmten Stichtag bitten. Nach diesem Termin gelten das Besprochene, die Entscheidungen und Aufgaben als gesetzt. Werden Änderungen herangetragen, so musst Du entscheiden: Kleinigkeiten können direkt im Besprechungsprotokoll nachgepflegt werden, umfassenden Anpassungen sollten an alle Teilnehmer verschickt bzw. zwecks Vermeidung einer E-Mailschlacht am besten im Folgetreffen besprochen werden.

  • 5

    Einsetzen

    Ein Besprechungsprotokoll anzufertigen ist das Eine, dieses dann auch zu das Andere. Deine Mitschrift ist ein im Projekt entstandenes Ergebnis. Daher: wende die dokumentierten Erkenntnisse bei der Projektarbeit an, gehe von den getroffenen Entscheidungen aus und halte die vereinbarten Aufgaben nach. Verweise auch die Kollegen an das Protokoll als Ergebnisträger.


Beispiele

Untere Abbildung illustriert beispielhaft eine Vorlage für ein Besprechungsprotokoll für Consulting-Life.de.

Besprechungsprotokoll
Vorlage für ein Besprechungsprotokoll für Consulting-Life.de

Vor- & Nachteile

Pro

  • Niemand kann sich alles merken. Insbesondere wenn es sich um eine Diskussion handelt, die bereits Tage bzw. gar Wochen zurückliegt. Ein Besprechungsprotokoll konserviert die Essenz eines Treffens und macht sie zeitlos für einen Teilnehmerkreis beliebiger Größe verfügbar.
  • Als Protokollant hilft Dir das Dokument, die wichtigsten Punkte des Gesprächstermins noch einmal Revue passieren zu lassen und zu reflektieren.

Contra

  • Ein Protokoll ist nicht zu verwechseln mit einer Transkription, daher einer 1:1 Verschriftlichung des gesprochenen Wortes. Gerade wenn Dir Diskussionsgegenstand noch unbekannt ist, besteht die Gefahr zu viele Details festzuhalten. Nicht nur, dass sich die Teilnehmer dann über zu ausführliche Mitschriften klagen. Du verlierst auch noch sehr viel Zeit bei der Erstellung.
  • Ein weiterer Nachteil von Protokollen ist ihre (teilweise) fehlende Genauigkeit und Eindeutigkeit. Geschriebener Text kann, je nach Leser und Kontext, auf verschiedene Weise interpretiert und im Zweifelsfall falsch verstanden werden.

Tipps aus der Beratungspraxis

  • Tipp 1 - An der Zielgruppe orientieren

    Nicht immer ist das Besprechungsprotokoll nur für die Meeting-Teilnehmer bestimmt. Überlege Dir, wer noch das Papier liest und welchen Stellenwert dieses Papier für ihn einnimmt. Berücksichtige diese Zielgruppen bei der Anfertigung des Protokolls. Basis ist eine gute Stakeholderanalyse.

  • Tipp 2 - Vorbereitungen treffen

    Bereite die Struktur und den Kopfteil des Dokuments vor, falls Dir für die Sitzung die Aufgabe des Schriftführers zufällt. Auf diese Weise bist Du die Namen der erwarteten Teilnehmer schon einmal durchgegangen, kannst Dich im Termin besser auf die diskutierten Inhalte konzentrieren. Profis notieren bereits die Hauptdiskussionspunkte auf Basis der Meeting-Agenda und denken sich in die Inhalte schon einmal kurz ein.

  • Tipp 3 - Prosa vermeiden

    Ein Besprechungsprotokoll ist kein Roman. Nutze die Worte aus dem Meeting und fasse Dich kurz. Vermeide Passivsätze. Nenne stattdessen den Sprecher, Entscheidungsträger und Verantwortlichen. Wichtig ist, dass auch Wochen nach der Zusammenkunft von Teilnehmern und Nicht-Teilnehmern problemlos und unmittelbar verstanden wird, um was es bei einem Punkt ging.

  • Tipp 4 - Aufgaben präzise formulieren

    Achte darauf, dass die Aufgaben so beschrieben werden, dass allen (und insbesondere dem Aufgabenverantwortlichen) klar ist, welche Gestalt das Ergebnis haben wird. Unspezifische Verben wie ‚Diskutieren‘ oder ‚Besprechen‘ oder Weichmacher wie ’sollte‘ oder ‚wäre‘ sind fehl am Platz. Konkret und präzise gewinnt.

  • Tipp 5 - Zwischen Ergebnis- vs. Verlaufsprotokoll wählen

    Die Protokollempfänger sind schwer beschäftigt und haben nur wenig Zeit? Liefere ihnen eine Unterlage, die zusammengefasst die zentralen Erkenntnisse, Beschlüsse und Aufgaben enthält, das sogenannte Ergebnisprotokoll.

    Legen die Rezipienten hingegen Wert auf die Details, versendest Du stattdessen ein Verlaufsprotokoll. Dieses beinhaltet alle besprochenen Diskussionspunkte chronologisch sortiert, praktisch eine Verschriftlichung des Meetings.

  • Tipp 6 - Auf 2 Ebenen protokollieren

    Jede Sitzung verläuft auf drei Ebenen: „Auf dem Tisch“ liegen die Inhalte. Diese hältst Du im Protokoll fest. „Über dem Tisch“ schwebt der Prozess, daher das Vorgehen im Meeting. Auch diese Infos fixierst Du schriftlich, zumindest in einem Verlaufsprotokoll. „Unter dem Tisch“ findet die Politik statt, die emotionale Ebene, das ‚Wie‘. Diese Infos notierst Du in Deinem privaten Protokoll bzw. in der Stakeholder-Matrix.

  • Lesetipp

    Rebekka Willing und Jonas Geldschläger haben auf ihrer Webseite www.wortwuchs.net einen ausführlichen und sehr lesenswerten Artikel zum Verfassen von Protokollen.

  • Tooltipp

    Es gibt die verschiedensten Besprechungsprotokoll-Tools. Das beste Software-Werkzeug ist jedoch jenes, welches alle Teilnehmer ebenfalls installiert haben und damit sofort Zugriff auf die Mitschrift haben. Regelmäßig nutze ich PowerPoint und Word.


Zusammenfassung

Es gibt mindestens 7 gute Gründe in einer Sitzung der Schriftführer zu sein. Ob Workshop, Interview oder Strategietreffen – Als Protokollant bleibst Du die gesamte Sitzungszeit bei der Sache und setzt Dich in der Nachbereitung noch einmal intensiv mit dem Thema auseinander. Dein Ergebnis (und damit auch Du) gelten dann für alle Meeting-Teilnehmer als Referenzquelle zum Treffen. Nicht schlecht, oder?


Bonusmaterial

Strategic What?! Podcast: How to Write Meeting Minutes – Anleitung für die Struktur einer DINA4-Seite für dein Protokoll

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