Workshop - Aufbau, Vorgehen & Vorlagen

Als Wissensarbeiter, Manager oder Projektleiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

Auf welche Weise können wir gemeinsam in einem Treffen ein Arbeitsergebnis erschaffen?
Wie lässt sich der Teamgeist und die Zusammengehörigkeit bei uns stärken?
Wodurch fördern wir den Austausch von Wissen, Ideen und Meinungen in der Belegschaft?

Unterstützung findest Du im Workshop und dem Verfahren des Workshoppings.

Ergebnis: Workshop Konzept erstellt, Ergebnisse entwickelt sowie Beziehungen gefestigt

Teilnehmer: mind. 3 Personen (Moderator, 2x Teilnehmer)

Dauer: ab 30 Minuten (Vorbereitung), ab 60 Minuten (Workshop), ab 15 Minuten (Nachbereitung)

Utensilien: Raum, Flipchart, Whiteboard, Metaplan-Wand & Stifte oder Notebook & Beamer etc. (je nach Konzept)

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Zweck

Organisiere einen Workshop, wann immer das Wissen für ein oder mehrere Ergebnisse verteilt in verschiedenen Köpfen schlummert. Statt E-Mails hin und her zu schicken oder eine Telefonkonferenz nach der anderen abzuhalten, treffen sich die Wissensträger einmal und arbeiten gemeinsam die offenen Aufgaben oder Fragen ab.

Das Wort ‚Workshop‚ ist dabei ein Oberbegriff für ein praxisorientiertes Arbeitstreffen in einer Gruppe in ungestörter Atmosphäre. Zweck ist die gemeinsame, geplante und strukturierte Erarbeitung von Arbeitsinhalten während einer vorgegebenen Zeitspanne. Dieses Resultat zahlt auf mindestens ein Ziel ein und wirkt über den Termin hinaus.

Zudem sorgt ein Workshop immer für…

Informationsaustausch (Ideen, Erfahrungen, Wissen, Meinungen),
Beziehungsentwicklung (Kontakt, Vertrauen, Teamgeist) und
Erlebnisse (Entdeckung, Unterhaltung, Emotionen).

Die Formate für Workshops unterscheiden sich, beginnend…

mit einem spontanen informellen 60-Minuten Arbeitstreffen von drei Personen,
über das teilformelle Barcamp oder
dem Wissenstransfer & Schulungs-Workshop auf einer Konferenz
bis hin zu einem mehrtägigen stramm durchorganisierten Großereignis mit einer dreistelligen Teilnehmerzahl.

Auch kannst Du gemäß dem Inhalt des Workshops zwischen einem

Informations-Workshop (z.B. Kick-Off eines Projektes),
Problemlösungs-Workshop (z.B. Ursachensuche für ein Qualitätsproblem),
Konfliktlösungs-Workshop (z.B. Differenzen während der Teambildung),
Konzeptions-Workshop (z.B. Entwicklung eines Prototypen) und
Entscheidungs-Workshop (z.B. Investitionsentscheidung auf Basis eines Business Cases)

unterscheiden.

Ein Workshop fungiert als Plattform auf der Du verschiedene Consulting Methoden zur Anwendung bringst. In der Regel ist ein Workshop moderiert, kann persönlich an einem Ort aber auch per Telekonferenzsystem (Zoom, Skype, GotoMeeting etc.) in einem virtuellen Raum stattfinden.

Synonyme für Workshop sind die deutschen Begriffe Arbeitstreffen, Arbeitstagung, Klausur oder Entwicklungstreffen. Das Wort ‚Workshop‘ kannst Du als Werkstatt, Betrieb bzw. Produktionshalle übersetzen.

Aufbau

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Konzept – „Was macht den Arbeitstermin aus?“

Das Konzept eines Workshops entwickelst Du auf Basis von sechs Faktoren, dem Workshop Design:

Ziele & Ergebnisse (‚Wofür‘) – Was soll im Arbeitstermin erreicht werden (z.B. Projektsteckbrief vs. Post-Merger-Integrationskonzept)?
Zeitrahmen (‚Wann‘) – Wann startet und endet der Termin bzw. wie viel Zeit eingeplant (z.B. 90 Minuten vs. mehrere Tage)?
Teilnehmer (‚Wer‘) – Wer nimmt in welcher Rolle teil (z.B. drei Personen vs. mehrere Fachabteilungen)?
Vorgehen (‚Wie‘) – Welche Methoden kommen zum Einsatz (z.B. Brainstorming vs. Morphologischer Kasten) und wie wird gearbeitet (z.B. Einzel- vs. Gruppen- vs. Plenumarbeit)?
Räumlichkeit (‚Wo‘) – Wo findet das Ereignis statt (z.B. kleiner Meetingraum vs. angemietetes Tagungshotel) ?
Tools & Materialien (‚Womit‘) – Womit erarbeiten die Teilnehmer die Ergebnisse (z.B. Flipchart & Stifte vs. Hightec-Touchboard) ?

Die Faktoren beeinflussen sich gegenseitig. So hat die Anzahl der Teilnehmer klare Auswirkungen auf den Raum. Wiederum bestimmt der Raum, welche Tools & Materialien zum Einsatz kommen können. Das eingesetzte Equipment hat seinerseits wieder Folgen für die Arbeitsergebnisse. Letztere hängen schließlich von den Teilnehmern ab.

Rollen – „Wer erfüllt welche Aufgaben bzw. verantwortet spezifische Ergebnisse?“

Bis auf wenige Ausnahmen sind in einem Workshop fünf Rollen zugegen:

Organisator – In der Rolle des Organisators bereitest Du den Workshop vor und konsolidierst die Arbeitsergebnisse. Du bist verantwortlich, dass die richtigen Teilnehmer zur richtigen Zeit zusammen im richtigen Raum zusammenkommen.
Moderator – Als Moderator führst Du durch das Treffen, achtest auf die Zeit und interagierst mit dem Teilnehmern. Dabei musst Du nicht zwangsläufig Fachexperte des Themas sein. Aus meiner Erfahrung ist es sogar besser, wenn Du die Domäne nicht kennst und mit neugierigen neutralen Fragen die Teilnehmer bei der Zielerreichung unterstützend begleitest.
Schriftführer – In der Rolle des Schriftführers sorgst Du dafür, dass die (Zwischen-)Ergebnisse des Workshops festgehalten werden. Ob das in Form einer Besprechungsmitschrift, Fotoprotokoll oder Videoaufzeichnung passiert hängt vom Termin und seinen Zielen ab. Um den Inhalten halbwegs folgen zu können, solltest Du Grundlagen der diskutierten Themen kennen.
Teilnehmer – Ein Teilnehmer erzeugt die Workshop Resultate unter der Leitung des Moderators. Er hat die Detailkenntnisse, kennt die Anforderungen, weiß über die Randbedingungen etc.
Sponsor – Gerade weil Workshops so kostenintensiv sind, lohnt die explizite Ernennung eines Sponsors. Dieser stellt die Ressourcen zur Verfügung und sichert die Teilnahme von Kernakteuren ab. Zudem verleiht er dem Event Verbindlichkeit und Priorität. Im Consulting ist der Sponsor meist der Kunde.

Als Moderator kannst Du Schriftführer zugleich sein und Dir eine zweite Person sparen. Gerade bei Workshops, wo zentral an einem Dokument gearbeitet wird, ist ein separates Mitschreiben nicht erforderlich. Entscheide in Abhängigkeit des Workshop Konzepts, ob beide Aufgaben von einer Person gleichzeitig bewältigt werden können.

Anwendung

1. Ziel & Ergebnisse definieren

Fixiere zunächst die Ziele und Ergebnistypen des Workshops.

Was soll mit dem Arbeitstreffen bezweckt werden?
Welche Resultate sollen nach Ablauf der Zeit stehen?
Was muss im Workshop passieren, damit sich der Termin gelohnt hat?

SMARTe – also spezifische, messbare, attraktive, realistische und zeitbezogene – Ziele sind besser als vage Formulierungen.

2. Workshop organisieren

Überlege Dir, wer bei der Zielerreichung und Ergebniserstellung alles mitwirken muss, sowohl inhaltlich als auch politisch. Selektiere die Teilnehmer bewusst. Grundlage ist eine gute Stakeholderanalyse. Aus meiner Erfahrung sind kleine Workshops mit wenigen Stakeholdern häufig produktiver als große Runden in denen nur auf politischer Ebene agiert wird.

Lege anhand von Zielen, Ergebnissen und Personen die Lokalität, das erforderliche Material sowie die erforderliche Zeit fest. Versende eine Einladung samt Agenda. Je umfassender der Workshop, desto größer der Vorlauf und desto mehr Aufwand für die Vorbereitung solltest Du einplanen.

3. Workshop durchführen

Je nach Workshop Konzept verläuft der Termin unterschiedlich. Fast immer musst Du den Raum präparieren. Flipcharts müssen postiert, Magnetwände arrangiert und Getränke bereitgestellt werden.

Als Moderator begrüßt Du die Teilnehmer und dankst für das Erscheinen und die bereitgestellte Zeit. Wiederhole die gesteckten Ziele und Ergebnisse und fixiere Grundregeln für das gemeinsame Arbeiten. Führe die Teilnehmer durch den Workshop und involviere dabei auch die zurückhaltenden introvertierten Personen. Achte auf die Zeit und Ergebnisdokumentation.

Danke am Schluss erneut den Teilnehmern für ihren Beitrag. Immerhin haben diese sich von ihrem Tagesgeschäft für den Arbeitstermin losgeeist. Informiere ebenfalls die Beteiligten über die nächsten Schritte und was mit ihren Ergebnissen passiert.

4. Workshop nachbereiten

Zeitnah zum Abschluss des Workshops bereitest Du die Ergebnisse nach. Konsolidiere dazu das Protokoll des Schriftführers sowie weitere Resultate wie beschriebene Flipcharts, Fotos von Whiteboards oder entwickelte Präsentationsfolien. Aus meiner Erfahrung kommen kurze und prägnante Ergebnisse beim Teilnehmern sehr gut an.

Versende (Zwischen-)Ergebnisse und festgehaltene Aufgaben mit einer Dankesnachricht an die Teilnehmer. Bitte bis zu einen festgesetzten Termin um Feedback. Solltest Du bis dahin nichts hören, gehst Du von der Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte aus.

Beispiele

Workshop Koordination im Consulting

In meiner Laufbahn als Unternehmensberater habe ich über 500 Workshops organisiert bzw. begleitet. Gerade zu Beginn eines Projektes, z.B. bei der Problembeschreibung, der Anforderungserhebung oder der Vorhabensdefinition, eignet sich das Meeting-Format.

Typische Beispiele für Workshop Resultate im Berateralltag sind:

Modell für die Zusammenarbeit zweier Abteilungen
Optimierter Geschäftsprozess im Betrieb
Anforderungsliste für das neue IT-System
Servicekatalog für die ausgelagerten IT-Leistungen
Entscheidungsunterlage für die Vorstandsklausur

Einige meiner Lessons Learned habe ich im Beitrag In der Workshop Falle – wie Du die 5 typische Fehler eines Arbeitstreffens vermeidest zusammengefasst. Zur Termin vor- und Nachbereitung nutze ich eine Standardvorlage.

Auch nutze ich für das Workshop Design ein vorbereitetes Deckblatt. Beides Unterlagen sind Bestandteile der Consulting Methodenvorlagen. Gerne kannst Du diese für die Koordination und Umsetzung heranziehen.

Vor- & Nachteile

Pro

In einem Workshop interagieren Teilnehmer direkt. Fragen können unmittelbar geklärt, Missverständnisse persönlich ausgeräumt, Bedarfe unverzüglich abgestimmt und Entscheidungen sofort gefällt werden.
Die gemeinsame Arbeit mit einem Ziel und identischen Ergebnissen stärkt das Wir-Gefühl und den Teamgeist. Entwickelte Konzepte und Lösungsvorschläge stoßen auf hohe Akzeptanz, da sie gemeinsam entstanden sind.
Zudem sorgt das Wirken im Team – am besten noch an einem fremden Ort – für kreative Befruchtung und Abwechslung vom klassischen Büroalltag.

Contra

Gerade bei langen Workshops mit vielen (ranghohen und damit beschäftigten) Teilnehmern ist es nicht einfach einen Workshop Termin zu finden. Speziell wenn das Thema mit anderen Projekten konkurriert.
Ein Workshop ist ein sehr kostspieliges Ereignis. Mit guter Vor- und Nachbereitung und externer Begleitung durch Unternehmensberater kostet ein mittelgroßes Event schnell einen fünfstelligen Eurobetrag.
Der Erfolg eines Workshops hängt sehr stark von seiner Organisation und den Teilnehmern ab. Gerade die Abstimmungs- und Koordinationsarbeit mit den Teilnehmern wird schnell unterschätzt.

Praxistipps

Tipp 1 – An einer zentralen Abbildung arbeiten

Ob Ishikawa Diagramm, System Footprint, Business Model Canvas oder RACI Matrix – Workshops funktionieren sehr gut, wenn Du die Teilnehmer zusammen an einem zentralen Bild entwickeln lässt. Dieses gibt den Personen eine gemeinsame Sprache, eine einen einheitlichen Zweck sowie und ein Gefühl von Erfolg arbeitsteilig etwas entstehen zu lassen.

Positioniert das gemeinsame Visual an einer gut sichtbaren Stelle im Raum. Das Aufstehen, Hinlaufen, Notieren und Berichten von einer erhöhten zentralen Position verbreitet Energie.

Tipp 2 – Workshop im Stehen absolvieren

Möchtest Du die Workshop Zeit verkürzen? Lasse die Teilnehmer den Termin stehend bestreiten. Im Stehen sind Personen aktiver und aufmerksamer.

Falls das Treffen sitzend stattfindet, kannst Du bewusst aufstehen. Signalisiere mit Deiner erhöhten Position Deinen Anspruch auf Führung, beispielsweise wenn Du eine Frage stellen willst oder einen Ergebnistyp anreichern möchtest. Andersherum versprühst Du mit einer stehenden Haltung Energie.

Tipp 3 – Eine textuelle Mitschrift anfertigen

Es ist die einfachste und schnellste Art Workshop Ergebnisse zu sichern: das Fotoprotokoll. Von Flipcharts und Whiteboards knippst Du mit Deinem Smartphone in wenigen Sekunden eine Aufnahme, anschließend sendest Du die Fotos als Mitschrift herum. Fertig!

Das Problem: Fotoprotokolle sind wegen fehlender Schärfe, schlechter Beleuchtung oder unleserlicher Handschrift häufig nur mittelmäßig gut lesbar. Obendrein können Fotos nur schlecht weiter verarbeitet werden. Mache es besser und bringe das Added Value Prinzip zum Einsatz. Übertrage die Ergebnisse schematisch auf Präsentationsfolien. Falls Du in Zeitnot bist, dann kopierst Du die Protokollfotos auf leere Folien, ergänzt Hinweise und Fragen und speicherst das Resultat als komprimierte Präsentation ab.

Tipp 4 – Die Gesamtkosten im Auge behalten

Je mehr Teilnehmer den Workshop bestreiten, je hochrangiger dieses sind, je ausgefallener der Veranstaltungsort, desto teurer wird das Event. Während der Arbeitszeit können die Teilnehmer nicht ihren Projekt- oder Linienaufgaben nachgehen. Schnell kommt da für einen halbtägigen Termin mit fünf Personen eine vierstellige Summe zusammen.

Bereite einen Workshop daher akribisch vor, setze klare Ziele, lade nur wirklich erforderliche Personen ein und definiere realistische Ergebnisse. Ein Workshop ausschließlich zum Informationsaustausch ist in der Regel zu teuer.

Tipp 5 – Zeit für die Vorbereitung einplanen

Einen Workshop zu planen, abzuhalten und nachzubereiten verursacht Aufwände. Je mehr Stakeholder und je ambitionierter die Ziele, desto intensiver sollte Deine Vorbereitung ausfallen.

Gerade die Moderatorenrolle hat es bei schwierigen Teilnehmern mit unterschiedlichen Interessen und Werten in sich. Am besten lässt Du begleitest zunächst einen erfahrenen Moderator bzw. unterstützt als Schriftführer.

Tipp 6 – Erwartungen am Anfang & Schluss abfragen

Obwohl die Ziele feststehen und die Ergebnisse fixiert sind, empfiehlt es sich, die Workshop-Teilnehmer zu Beginn nach ihrer Erwartungshaltung zu befragen. Am besten geschieht dies direkt im Zusammenhang der Kurzvorstellung auf Basis eines Blitzlichts. Alle Anwesenden fühlen sich auf diese Weise abgeholt, zudem steigt die persönliche Verbindlichkeit.

Am Ende des Termins bittest Du um eine kurze Einschätzung zur Erwartungserfüllung. Auch diese Abfrage kostet nicht mehr als 20 Sekunden pro Teilnehmer, vermittelt erneut das Gefühl von Zusammengehörigkeit und Produktivität.

Lesetipp

Das Themengebiet ‚Workshop‘ ist riesig. In ihrem Fachbuch Das große Workshop-Buch: Konzeption, Inszenierung und Moderation von Klausuren, Besprechungen und Seminaren* nehmen sich Ulrich Lipp und Hermann Will ausführlich der Materie an, beginnend mit der Definition bis hin zu unterschiedlichen Beispielen.

Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

Bonusmaterial

Christopher Schulz/Consulting-Life.de: In der Workshop Falle – wie Du die 5 typische Fehler eines Arbeitstreffens vermeidest – meine Erfahrungen zu typischen Fallstricken im Workshop
Organisationshandhuch: Workshop/Moderation – Hinweise und Praxistipps für die Moderatorenrollen im Workshop