Aufgabenliste?! – was soll denn daran so besonderes sein? Eine simple Übersicht wer bis wann welchen Job zu erledigen hat.

Soweit die Theorie. In der Consulting Praxis erlebst Du regelmäßig Projekte, in denen Meetings ohne konkrete Ergebnisse zu Ende gehen. Oder in welchen die Betreffenden mit Aufgabenlisten hantieren, die mit 20 und mehr Spalten pro Aufgabe schlichtweg gruselig zu handhaben sind. Nachfolgend lernst Du eine simple und effektive Aufgabenliste kennen.


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Überblick

Ergebnis: Liste mit Aufgaben samt gewünschten Ergebnis, Verantwortlicher sowie Terminfrist

Teilnehmer: Mind. 1 Person

Dauer: ab 10 Minuten

Utensilien: Notebook

Zweck

Sowohl bei lokal verteilten als auch größeren Projekten ist es sinnvoll, vom Start weg eine Aufgabenliste zu erstellen und diese kontinuierlich zu pflegen. Das klassische Projektmanagementwerkzeug zeigt den Teilnehmern, wer bis wann welche Aufgabe verbindlich zu erledigten hat. Offene Punkte bleiben im Fokus und werden nicht unbeabsichtigt aus den Augen verloren.

Häufig in der Praxis anzutreffende Synonyme für die Aufgabenliste sind ‚Next Steps‘, ‚Liste offener Punkte‘, ‚Offene Punkte Liste‘, ‚to-Do Liste‘ oder ‚Schleppliste‘. Im Projektdeutsch werden diese Begriffe auch gern als LoP, OPL oder ToDo Liste abgekürzt.

In meinem Beraterlaufbahn habe ich schon die seltsamsten Aufgabenlisten gesehen. Komplexe Vertreter besaßen mehr als 20 Spalten. Bei anderen wusste keiner der Projektmitarbeiter mehr wirklich, welches konkrete Ergebnis für eine bestimmte Aufgabe von dem Verantwortlichen erwartet wurde. Die Arbeit mit solchen Listen war dann eine Wissenschaft. Viel Zeit und Gehirnschmalz floss in die Interpretation und Aktualisierung. Zeit, die für die Erledigung der Projektaufgaben fehlte. Wie ein Damoklesschwert hing die Aufgabenliste dann über dem Projekt, jede Woche wurde sie länger, komplizierter und undurchsichtiger.

Dabei ist die Aufgabenliste ein sehr nützliches Werkzeug. Vorausgesetzt Aufbau und Handhabung sind (und vor allem bleiben) einfach und leichtgewichtig.


Aufbau

Eine einfache aber durchaus effektive Aufgabenliste besteht aus maximal sechs Spalten.

Eine aufsteigende Nummer versieht eine Aufgabe mit einem eindeutigen Bezeichner. Dieser ermöglicht Dir das Herstellen von Querverweisen zwischen Aufgaben und gibt einen Überblick über Aufgabenmenge und -alter (je älter eine Aufgabe, desto geringer ihre Nummer).

Oft ist eine Kategorie für die Aufgaben sinnvoll. Sie ordnet die Aufgabe in eine bestimmte Schublade ein, zum Beispiel Themengebiet, Teilprojekt oder Zielgruppe. Kategorien sollten selbsterklärend sein, beispielsweise durch Verwendung der im Projekt bereits bekannten Begriffe.

Die Spalte Verantwortlicher nennt Ross und Reiter. Daher:  welche einzelne verantwortliche Person schuldet die Erledigung der Aufgabe bis zur festgesetzten Frist. Es ist zu empfehlen, dass Du neben dem Familiennamen auch den Vornamen einträgst. Das beugt Namensverwechselung vor und schafft eine höhere Verbindlichkeit. Beachte, dass ein Verantwortlicher immer einer Aufgabe zustimmen muss, sein ‚Pfadfinderehrenwort‘ bzgl. der Erledigung abgibt.

Die Beschreibung ist die vielleicht wichtigste Eigenschaft einer Aufgabe. Messbar, aktiv und spezifisch enthält die Spalte eine klare Definition des erwarteten und abgestimmten Ergebnisses. Ergebnis und nicht Aktivität! Also statt „Vertrag mit Herrn Meier klären“ besser „Herr Meier hat Vertrag unterzeichnet“. Gerne kannst Du hier fachlichen und technischen Hintergrund in erklärenden Zeilen ergänzen. Gerade bei neuen bzw. umfangreichen Aufgaben lohnt ebenfalls das Notieren der erforderlichen Ressourcen und antizipierten Risiken. Positiver Nebeneffekt: Neben einem präziseren Verständnis spürst Du mögliche Folgeaufgaben zur Ressourcenbeschaffung oder Risikosenkung auf.

Eine Terminfrist setzt fest, bis zu welchem Datum der Verantwortliche die Aufgabe vollständig(!) zu erledigen hat. Es gilt das Ende eines Arbeitstages, bei globalen Projekten die Zeitzone des Verantwortlichen (auch solche Diskussionen gibt es gelegentlich). Nicht erlaubt sind Angaben wie ’ständig‘ oder ‚ongoing’. Auch ‚zeitnah‘ oder ‚ASAP‘ (für Englisch ‚as soon as possible’) sind falsch. Eine Aufgabe hat immer ein Ende. Über Fristen kann das Projekt priorisieren. Sind einem Verantwortlichen zwei Aufgaben zugewiesen, dann ist die Aufgabe mit der zeitlich nächsten Fälligkeit aus Projektsicht die Wichtigere.

Der Status beschreibt eindeutig den Zustand einer Aufgabe. Verwende „Offen“, „In Arbeit“, „Erledigt“ und „Entfällt“ als mögliche Ausprägungen. Bei den letzten beiden füge zusätzlich in Klammern das Datum hinzu, wann die Aufgabe in diesen Zustand überführt worden ist. Von Prozentangaben halte ich nicht viel. Den meisten Projektteilnehmern fällt es schwer abzuschätzen, wie viel Strecke bereits zurückgelegt wurde bzw. noch vor ihnen liegt.


Anwendung

  • 1

    Erstellen

    Eine Aufgabenliste solltest Du unmittelbar ab Projektbeginn anlegen und den Ablageort an die beteiligten Kollegen kommunizieren. Von diesem Zeitpunkt an bildet die Liste die Grundlage der Regel- und Synchronisationstermine.

  • 2

    Aktualisieren

    In den gemeinsamen Treffen nehmen die Verantwortlichen zu ihren Aufgaben Stellung und berichten kurz von den Ergebnissen und Erkenntnissen. Begonnen wird mit den Aufgaben, deren Terminfrist als nächstes ansteht.
    Auf Basis der Aussagen werden dann die Aufgaben…
    - ergänzt, falls es sich um neue Ergebnisse handelt,
    - präzisiert, daher mit Zwischenergebnisse und neuen Erkenntnissen angereichert,
    - eliminiert, falls das angestrebte Ergebnis nicht mehr erforderlich ist sowie
    - geschlossen, falls das Ergebnis erbracht und die Aufgabe damit erledigt ist.
    Oft schließt sich im Projektalltag dem Abschluss einer Aufgabe das Erstellen neuer Aufgaben an. Diese bauen dann auf den Erkenntnissen und der Vorarbeit bisher geleisteter Resultate.

  • 3

    Kommunizieren

    Projektkollegen und Kundenmitarbeiter sind oft über die Woche in mehrere Projekt- und Linienaufgaben eingebunden. Schnell fällt da eine Aufgabe unter den Tisch.
    Wiederhole die in einem Meeting gesammelten Aufgaben am Ende der Sitzung noch einmal und ergänze dabei fehlende Informationen.
    Erinnere vor dem nächsten Treffen bzw. vor Ablaufen der Terminfrist die verantwortlichen Kollegen an ihre ToDos. Filtere in der Liste einfach auf den entsprechenden Namen und sende die Aufgaben per E-Mail.


Beispiele

Aufgabenliste
Aufgabenliste für Consulting-Life.de

Obere Abbildung zeigt beispielhaft eine mögliche Aufgabenliste, erstellt mit Microsoft Excel. Über die Filterfunktionen lässt sich durch ein paar Klicks alle Aufgaben mit einer spezifischen Kategorie, Termin, Verantwortlichen und/oder Status selektieren.


Vor- & Nachteile

Pro

  • Die große Stärke von Aufgabenlisten liegt in ihrer raschen und einfachen Erstellung, gepaart mit einer unkomplizierten Pflege.
  • Keine Aufgabe die ein Team näher zum Projektziel bringt wird übersehen. Alles liegt zentral an einem Ort vor. Jedem ist klar: Wer macht was bis wann.
  • Aufgeschriebenen Aufgaben sorgen für Verbindlichkeit. Bei der Verteilung und Bewertung der offenen Punkte entsteht ein Gruppenzwang, da keiner der Beteiligten sein Gesicht vor den anderen verlieren möchte. Das spornt an, die Dinge zu erledigen.

Contra

  • Leider neigt eine Aufgabenliste speziell bei großen Projekten rasch dazu, unübersichtlich zu werden. Schnell sind weitere Spalten mit vermeidlich wichtigen Zusatzinfos ergänzt bzw. schlummern wochenlang nicht vorangetriebene Aufgaben tief unten in der Liste.
  • Auch zeigt eine Aufgabenliste nicht, welche Themen wer aktiv vorantreibt oder wo ein Engpass entsteht. Besser eignet sich hierfür das Kanban Board.
  • Zudem sind die Zusammenhänge zwischen den Aufgaben ('abhängig von', 'Teilaufgabe von', 'kann parallel erledigt werden zu', etc.) erst nach umständlicher Lektüre der Beschreibungstexte klar.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Zentral ablegen

    Lege die Aufgabenliste zentral und für jeden einsehbar ab. Mit wenigen Mausklicks sollte sich jeder Projektteilnehmer in Erinnerung rufen können, was er/sie bis wann zu tun hat. Am Softwaremarkt gibt es gute Tools, die sowohl per Smartphone als auch PC den Zugriff auf die Aufgaben erlauben.

  • Tipp 2 - Präzise ToDos formulieren

    Bei der Beschreibung solltest Du unspezifische Verben wie ‚Klären‘, ‚Abstimmen‘ oder ‚Untersuchen‘ vermeiden. Es geht um Ergebnisse nicht Tätigkeiten. Verständliche Texte erleichtern die Delegation der Aufgabe. Auch erinnern sich die Teilnehmer nach einer Arbeitswoche viel besser, um was es bei einem offenen ToDo eigentlich geht.

  • Tipp 3 - Mit Filtern arbeiten

    Zur einfachen technischen Umsetzung der Liste eignet sich eine Tabellenkalkulation wie zum Beispiel Microsoft Excel. Speziell die Filterfunktion der Aufgaben – zum Beispiel nach Kategorie, Terminfrist oder Status – des Office Tools ist sehr mächtig.

  • Tipp 4 - Regelmäßige Inventuren durchführen

    Rege im Projekt an, unerledigte Aufgaben mit einer niedrigen Nummer zu hinterfragen. Warum ist die Aufgabe längere Zeit nicht vorangetrieben worden? Handelt es sich ggf. um einen Listenhüter, der aussortiert werden sollte? Zeige keine Scheu verwaiste Aufgaben zu eliminieren! Auch diese binden in Besprechungen Zeit und Aufmerksamkeit und sorgen für überflüssige Diskussionen.

  • Tipp 5 - Nicht ohne Verantwortlichen

    Notiert als Verantwortlichen nur solche Personen, die beim Meeting auch tatsächlich anwesend sind und die Übernahme der Aufgabe bestätigen. Fehlt ein Projektteilnehmer, gehört die Aufgabe jedoch klar in seinen Arbeitsbereich, dann solltest Du diesen als Verantwortlicher notieren, die Frist jedoch offen lassen.

  • Tipp 6 - Nur den Aufgaben vorbehalten

    Ausgearbeitete Ergebnisse, gefällte (Entwurfs-)Entscheidungen, wichtige Randbedingungen, abgestimmte Terminpläne, etc. gehören nicht in die Aufgabenliste, sondern in die auszuarbeitenden Konzepte. Die Liste ist ein Aufgabendokument und keine Sammlung von inhaltlichen bzw. organisatorischen Zwischenresultaten. Alle Erkenntnisse, die eine Aufgabe präzisieren und/oder näher erklären, solltest Du jedoch im Beschreibungstext festhalten. Alternativ verweist Du in der Aufgabe auf weiterführende Dokumente bzw. setzt Links auf entsprechende Webseiten.

  • Tipp 7 - Unternehmensvorlage verwenden

    Fast jedes Kundenunternehmen verwendet eine Vorlage oder ein IT-System für das Nachhalten von Aufgaben. Mache Dich zu Projektbeginn kundig und nutzte die intern bekannte Schablone.

  • Tipp 8 - Bedenken & Eindrücke abfragen

    Habt Ihr die Aufgabenliste durchgearbeitet empfiehlt es sich, kurz Inne zu halten und um Kommentare zu bitten. Nach Besprechung aller Aufgaben – was sind positive Eindrücke? Was negative? Wo gibt es Bedenken? Regelmäßig werden auf diese Weise Risiken erkannt, zusätzliche Aufgaben aufgespürt und neue Erkenntnisse generiert.

  • Tipp 9 - In Kalender übertragen

    Ich habe es mir angewöhnt alle an mich vergebenen Aufgaben in den Kalender zu übertragen. Dazu räume ich jeder Aufgabe bis zum Ablauf ihrer Frist mindestens eine Zeitscheibe von 30 bis 120 Minuten ein. Kleine Aufgaben – beispielsweise Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung oder Rechnungsstellung – werden zu Aufgabenblöcken zusammengefasst. Der Vorteil: Mit Annahme der Aufgabe wird sofort Zeit reserviert. Zudem stehen die in verschiedenen Listen verteilten Aufgaben im Kalender an einer zentralen Stelle.

  • Aus meiner Erfahrung gilt für eine gute Aufgabenlisten-Software: weniger ist mehr. Jeder der Projektteilnehmer sollte schnell und direkt Zugriff auf seine ToDos besitzen. Nicht das ausgefeilteste Tool mit den verrücktesten Funktionen gewinnt, sondern das, was in der Praxis wenig Zeit frisst. Nutze die Tools des Kunden bzw. schlage eine einfache Excel-Tabelle vor.


Zusammenfassung

Literatur, Apps und Vorlagen für Aufgabenlisten gibt es viele. Doch warum die Dokumentation, Abstimmung und Nachverfolgung von Aufgaben unnötig verkomplizieren? Nutze eine einfach gestrickte Liste mit sechs Spalten und halte diese im Projekt kontinuierlich auf einem aktuellen Stand.

Last but not least ist das Thema Aufgabenliste auch eine Kulturfrage. So habe ich Kundenprojekte erlebt, wo gar keine Listen existierte. Kommuniziert wurde ausschließlich per Zuruf oder E-Mail. Bei anderen Unternehmen wiederum existierte eine streng umhegte Gesamtliste, die in den Teilprojekten akribisch zu Einzellisten aufgegliedert wurde. Eine gesunde Nutzung liegt irgendwo dazwischen.


Bonusmaterial

Consulting-Life.de: Die Aufgabenliste – ToDos im Projekt klar fixieren – Alle relevanten Fakten zur Aufgabenliste in einem 6-minütigen Video.

PMBackstage: Exkurs 08 – Geheimtipp: Offene Punkte Liste; Mehr Verbindlichkeit für Deine Projektmeetings – Weitere Infos zur Aufgabenliste, kompakt in 4 Minuten.

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