Deine Aufgabe: die Durchführung einer Risikoanalyse. Dein Problem: mit dem Thema Risikomanagement kennst Du Dich nicht aus. Schnell gibst Du das Schlagwort ‚Risikomanagement‘ in der Suchmaske eines Online Buchhändlers ein. Eine Viertelsekunde später werden Dir über 6.000 Treffer angezeigt. Du schränkst Deine Suche auf Fachbücher ein. Auch dann erhältst Du immer noch knapp 2.000 potentiell relevante Einträge. Wir halten fest: Risikomanagement-Literatur gibt es reichlich. Jedoch: Du hast nicht die Zeit Dich durch diesen Berg von Schriften zu wühlen. Wie erstellst Du also jetzt schnell eine Risikoanalyse?


Überblick

Ergebnis: Projektrisiken, Ursachen und Gegenmaßnahmen

Teilnehmer: Mind. 1 Person

Dauer: Mind. 30 Minuten

Utensilien: Notebook

Zweck

Vom Griechischen übersetzt bedeutet Risiko so viel wie ‚Klippe‘ oder ‚Gefahr‘. Auch in der deutschen Umgangssprache ist der Begriff Risiko negativ behaftet. Alltagsfloskeln wie „Ein Risiko eingehen.“, „Volles Risiko fahren!“ oder „No Risk, no fun!“ zeigen den hohen Stellenwert, welche Risiken für die Menschen einnehmen.


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Als Consultant stellst Du Dich permanent verschiedenen Risiken, meistens während Deiner Projektarbeit. Aber auch während Akquiseaktivitäten, in der Bewerbungsphase, während der Dienstreise, etc. – Du setzt etwas auf Spiel, mit der Hoffnung auf einen positiven Ausgang, aber auch gleichzeitig mit dem Wissen, dass die Dinge schieflaufen können.

Keine Angst, an dieser Stelle werden wir nicht philosophisch. Stattdessen zeige ich – ganz systematisch – wie Du Risiken im Projekt erfasst und transparent machst, bewertest und schließlich geeignete Gegenmaßnahmen aufsetzt.


Aufbau

Für eine saubere Risikoanalyse solltest Du zwischen den drei Begriffen Ursache, Risiko und Auswirkung unterscheiden.

  • Die Ursache ist ein existierender Umstand bzw. ein sicher eintretendes Ereignis. Eine Ursache kann zu einem Risiko führen, muss aber nicht.
  • Das Risiko ist ein Ereignis mit negativen Auswirkungen. Anders ausgedrückt: bei einem Risiko handelt es sich um ein Problem, welches noch nicht eingetreten ist, aber mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintreten könnte.
  • Die Auswirkung ist eine negative Folge beim tatsächlichen Eintritt eines Risikos. Es handelt sich um einen mehr oder weniger großen Schaden der durch das Risiko verursacht wird.

Gerade bei ‚Mission-critical‘ Aufträgen, mit begrenztem Budget, einem ambitionierten Zeitplan und chronisch knappen Ressourcen lohnt sich der Aufwand die aus Deiner Erfahrung relevantesten Top 5-Risiken zu identifizieren, qualitativ zu bewerten, zu kommunizieren und kontinuierlich zu überwachen. Tritt dann ein antizipiertes Risiko ein, kannst Du mit hoher Sicherheit vorhersagen, ob dies eine Verspätung, Budgetüberziehung und/oder Qualitätsdefizite nach sich ziehen wird.


Anwendung

Für eine Risikoanalyse solltest Du praktisch mögliche Risiken sammeln, Ursachen aufdecken, Auswirkungen bewerten und schließlich Linderungsmaßnahmen einleiten. Das kannst Du zu jedem Zeitpunkt im Projekt tun, also auch wenn dieses bereits seit einiger Zeit am Laufen ist.

  • 1

    Risiken identifizieren

    Zunächst fertigst Du eine Liste von praktisch relevanten Risiken an. Als Grundlage dafür solltest Du die Ziele (Projekt, Abteilung, etc.), das Umfeld (Gesetze, Trends, Wettbewerb, etc.), die Stakeholder, die Arbeitsinhalte (Systemschnittstellen, Prozessdokumentation) und die Planung (Terminplan, Aufgabenliste) heranziehen. Je mehr Erfahrung und Kenntnisse Du von der Themenstellung hast, je leichter sollte Dir dieser Schritt fallen.

  • 2

    Risiken bewerten

    Anschließend bewertest Du die Risiken. Dazu arbeitest Du für jedes Risiko die Eintrittswahrscheinlichkeit (in Prozent) und die negativen Auswirkungen (in Euro) heraus. Beziehe für die Bewertung die Stakeholder ein. Diese wissen am besten, wie hoch die Wahrscheinlichkeit für ein spezifisches Risiko ist bzw. welche Folgen mit dessen Eintritt einhergehen. Notfalls kannst Du auch mit einer qualitativen Einschätzung (Gering, Mittel, Hoch, etc.) arbeiten. Berechne schließlich den Risikowert aus dem Produkt zwischen Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung. Je höher der Risikowert, desto relevanter das Risiko.

  • 3

    Maßnahmen planen

    Im letzten Schritt definierst Du Maßnahmen, um ein Risiko zu lindern. Dabei zielen präventive Maßnahmen auf die Ursache eines Risikos und sorgen dafür, dass die Eintrittswahrscheinlichkeit sinkt und/oder die Auswirkungen abgemildert werden. Im Gegensatz dazu adressieren korrektive Maßnahmen ausschließlich die Risikoauswirkungen.
    Neben der Linderung eines Risikos kannst Du Dich entschließen, dass Risiko zu übertragen. Die Auswirkungen übernimmt dann ein Dritter. Das Geschäftsmodell von Versicherungen basiert auf genau diesem Prinzip der Delegation. Alternativ entscheidest Du, das Restrisiko zu tragen, speziell wenn eine Linderung oder Übertragung zu kostspielig ausfällt.


Beispiele

Beispiel: Free-Solo-Klettern

Stelle Dir vor Du bist Free-Solo-Kletterer. Ohne Hilfsmittel und Sicherungstechnik hängst Du am Felsen (Ursache). Ein falscher Tritt, ein lockerer Griff, eine kleine Unachtsamkeit – das alles kann zum Absturz führen (Risiko). Die Auswirkungen? Je nachdem, wie hoch Du bereits geklettert bist – mehr oder weniger gravierend.

Als präventive Maßnahme könntest Du trainieren, die Wahrscheinlichkeit (und damit das Risiko) abzustürzen würden sinken. Ebenfalls präventiv wäre der Einsatz eines Kletterseils. Stürzt Du ab, sind die Auswirkungen nicht lebensbedrohlich. Schließlich könntest Du als korrektive Maßnahme Deine Kletterfreunde bitten, bei Deinem Absturz schnellstmöglich Hilfe zu holen. Sicher - Theorie und Praxis gehen manchmal etwas auseinander.


Vor- & Nachteile

Pro

  • Bei jedem mittleren bzw. großen Projekt kommst Du um eine Risikoanalyse nicht herum. Die Aktivität und ihre Ergebnisse werden einfach eingefordert.
  • Im Projekt besteht ein einheitliches Verständnis über die Risiken. Die Konsequenz: die Planungssicherheit und damit Erfolgswahrscheinlichkeiten des Vorhabens steigt.

Contra

  • Insbesondere die Bewertung eines Risikos, daher die Bemessung der Eintrittswahrscheinlichkeit und die Bezifferung der Auswirkungen, gestaltet sich teilweise wie das Lesen im Kaffeesatz. Betrachte eine Dir vorlegte Risikoanalyse mit Vorsicht und hinterfrage die Parameter.
  • Auch bei kleinen kurzlaufenden Ein-Personen-Projekten mit eindeutigen Ergebnis schießt Du mit einer umfassenden Risikoanalyse über das Ziel hinaus. Verlasse Dich hier lieber auf Deine pragmatische Einschätzung der am häufigsten vorkommenden drei Risiken.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Zwischen Ursache und Risiko unterscheiden

    Risiko ≠ Ursache. Vertausche ein Risiko (mögliches Ereignis) nicht mit einer Ursache (eingetretenes Ereignis). So sind Budgetrestriktionen, Zeitprobleme und Ressourcenknappheit typische Ursachen in einem Beratungsprojekt, die zum Eintritt von Risiken führen können.

  • Tipp 2 - Risiken graphisch aufbereiten

    Überrasche Deine Kunden und Kollegen positiv und visualisiere die Risiken mit Hilfe eines Risikoportfolios. Die X-Achse bildet die Eintrittswahrscheinlichkeit, die Y-Achse die Auswirkungen. Trage jetzt jedes Risiko in das Portfolio ein.

  • Tipp 3 - Risiken gezielt lindern

    Nicht immer sind die präventiven den korrektiven Maßnahmen vorzuziehen. Gelegentlich sind Aufwand und Kosten einfach zu hoch bzw. die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos zu gering.

  • Tipp 4 - Die wahre Ursache adressieren

    Um ein Risiko präventiv zu lindern, musst Du dessen Ursache(n) kennen. Häufig sind diese nicht offensichtlich. Nutze Techniken wie die Five-Why Fragetechnik, den Issue Tree bzw. das Ishikawa Diagramm, um die tatsächlichen Gründe aufzuspüren.

  • Tipp 5 - Von Erfahrungen Anderer profitieren

    Gerade als junger Projektmitarbeiter fehlt Dir oft die Erfahrung zentrale Risiken zu erkennen und zu bewerten. Beziehe daher Deine Seniorkollegen, Deinen Vorgesetzten und gerne auch den Kunden mit ein.

    • Wo sehen die gestandenen Experten die größten Risiken?
    • Welche Linderungstechnik hat sich in der Vergangenheit als praktikabel und wirksam erwiesen?
    • Welche Risiken können getrost außer Acht gelassen werden?

    Besonders wertvoll Ratschläge von Personen, die vor einem ähnlichen Projekt standen wie Du.

  • Tipp 6 - Plan B aufsetzen

    Entwickle für besonders heikle Risiken einen Plan B. Dabei handelt es sich um präventive Maßnahmen, welche die Risikoauswirkungen abmildern. Klassisches Beispiel ist der Regenschirm. Einmal eingepackt, spannst Du diesem bei schlechten Wetter einfach auf und gelangst weiterhin halbwegs trocken zum Ziel.

  • Tipp 7 - Mit dem Stresstest Risiken finden

    Eine besonders wirksame Methode Risiken aufzuspüren ist der Stresstest. Versetze Dich dazu in die zukünftige Situation, dem Zeitpunkt nach dem Projektende. Stelle in diesem Soll-Zustand die Frage: Was ist schief gelaufen? Gehe vom schlimmsten Fall aus – dem Worst-Case.

    Sammle alle Fehlstände, Unglücke und Nachteile ein. Leite anschließend realistische Maßnahmen ab und arbeite diese in Deinen Projektplan ein. Der Vorteil des Stresstests: Du argumentierst vollständig aus der Perspektive der Zukunft. Ein kritisches Beurteilen fällt deutlich leichter als im Konjunktiv zu argumentieren.

  • Lesetipp

    Ein etwas anderen Zugang zum Thema Risikoanalyse verschaffst Du Dir mit dem Buch Bärentango: Mit Risikomanagement Projekte zum Erfolg führen*. Auch wenn das Werk von Tom DeMarco bereits einige Jahre auf dem Buckel hat, so erklärt es doch alle wichtigen Konzepte auf eine lesenswerte Art.


Zusammenfassung

„Was schief gehen kann, geht schief.“ konstatierte einst Edward A. Murphy und katapultierte sich mit seinem Gesetz in die Unsterblichkeit. Wappne Dich für die Eventualitäten. Zum Handwerkszeug eines guten Consultants gehört das Managen von Risiken. Mit hoher Wahrscheinlichkeit wirst Du für eines Deiner nächsten Projekte eine Risikoübersicht erarbeiten. Erstelle dazu eine simple Tabelle in denen Du die verschiedenen Elemente eines Risikos und die Linderungsmaßnahmen notierst. Einmal festgehalten, überwachst Du dann die Risiken sowie die Wirksamkeit der Maßnahmen. Bei Bedarf passt Du an.


Bonusmaterial

PMBackstage: Folge 14 – Risiken im Projekt managen – Risikomanagement erklärt am Beispiel ‚Streichen des Gartenzauns‘

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