Die Eisenhower Methode – die richtigen Aufgaben abarbeiten

Als Projektleiter, Manager oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Nach welche Klassifikationskriterien kann ich eine große Menge von ToDos einteilen?
• Welche vorliegenden Aufgaben sollte ich sofort, welche später, welche nie angehen bzw. durch Mitarbeiter erledigen lassen?
• Mit welchem Selbstmanagement-Werkzeug kann ich meinen täglichen Stresspegel senken?

Unterstützung findest Du in der Eisenhower Methode und der dazugehörigen Eisenhower Matrix.

Ergebnis: Aufgabenbearbeitung entlang Wichtigkeit und Dringlichkeit entschieden

Teilnehmer: mind. 1 Person

Dauer: 10 Minuten (je Zahl der Aufgaben)

Utensilien: Zettel & Stift oder Spezialsoftware

Zweck

Mit der Eisenhower Methode unterteilst Du anstehende Aufgaben auf Basis ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien. Anschließend greifst Du Top-Aufgaben persönlich auf, delegierst Tätigkeiten geringerer Relevanz und lässt unwichtige Jobs ohne Terminfrist ganz unter den Tisch fallen.

Fast immer liegen zu viele Aufgaben auf dem Tisch, als das Zeit bzw. Ressourcen verfügbar wären. Als klassische Technik der Arbeitsorganisation und des Zeitmanagements hilft Dir Eisenhower Methode sowie die dazugehörige Eisenhower Matrix offene ToDos rasch und nachvollziehbar eine Priorität zu vergeben und über die Umsetzungsreihenfolge und -art zu entscheiden.

Synonyme für die Eisenhower Methode sind Eisenhower Quadrat, Eisenhower Prinzip, Eisenhower Matrix, Eisenhower Entscheidungsmatrix, Eisenhower Matrix, Eisenhower Decision Matrix, Urgency-Importance-Matrix oder Schreibweisen mit Bindestrich.

Aufbau

Eisenhower Matrix – „Welche Aufgaben sollten wir wie und wann bearbeiten?“

Die Eisenhower Methode beruht auf der gleichnamigen Eisenhower Matrix, skizziert in unterer Abbildung. Die 4-Felder-Matrix unterteilt offene Aufgaben anhand zweier Kriterien:

• Wichtigkeit (Y-Achse): Eine Aufgabe ist dann wichtig (auch relevant, bedeutend), falls sie die Erreichung eines oder mehrerer Ziele unterstützt. Andernfalls ist sie unwichtig.
• Dringlichkeit (X-Achse): Eine Aufgabe ist dann dringend (auch eilig, pressierend), falls ihre Erledigungsfrist in naher Zukunft liegt, sie danach ihren Zweck verliert. Andernfalls ist sie nicht dringend.

Die Eisenhower Matrix ist eine Sonderform der Portfoliomatrix. Die Achsen des Priorisierungsmodells sind Dringlichkeit und Wichtigkeit, die zu klassifizierenden Dinge die offenen Aufgaben.

Eine Aufgabe fällt in exakt eines der vier Felder der Matrix, wird demnach genau einer der vier folgenden Kategorien zugeordnet:

Kategorie 1: Wichtig und dringend

Diese Aufgabe zahlt auf wichtige und dringende Ziele ein und besitzt damit die höchste Priorität. ToDos aus dieser Kategorie erledigst Du selbst und sofort, am besten direkt früh morgens als erste Aufgabe.

Beachte jedoch: Aufgaben, die von Außen an Dich herangetragen werden, geben fast immer vor, gleichzeitig dringend und wichtig zu sein. Damit ist diese Kategorie schnell überfüllt.

Zwei Fragen helfen Dir bei der Bewertung:

• Wichtigkeit: Welcher Mitarbeiter oder Unterstützer kann die Aufgabe ebenfalls übernehmen?
• Dringlichkeit: Was passiert, falls die Aufgabe erst später bzw. gar nicht erledigt wird?

Kategorie 2: Wichtig und nicht dringend

Diese Aufgabe ist ebenfalls wichtig, kann aber später erledigt werden. Für die Kategorie genügt es, wenn Du die Aufgabe auf einen späteren Zeitpunkt terminierst und dann selbst erledigst.

Aufgaben aus Kategorie 2 neigen dazu, erst spät oder gar nicht zum Zuge zu kommen, da sie von Tätigkeiten aus Kategorie 1 und 3 verdrängt werden. Es vergehen Wochen und auf einen Schlag sind dann plötzlich viele ToDos dringend und wichtig.

Plane daher jeden Tag eine (Teil-)Aufgabe aus Kategorie 2 ein, bediene Dich der 15 Prozent Lösung sowie dem Pareto Prinzip.

• Wichtigkeit: Welche 20 Prozent der Aufgabe stiften 80 Prozent des Nutzens?
• Dringlichkeit: Welcher 15-Prozent-Anteil der Aufgabe kann bereits heute erledigt werden?

Kategorie 3: Nicht wichtig und dringend

Eine Aufgabe aus dieser Kategorie sollte zwar möglichst bald erledigt werden, sie besitzt jedoch eine geringe Relevanz bzgl. der Ziele. Statt Dich sich ihrer selbst anzunehmen, solltest Du sie nach Möglichkeit an einen Mitarbeiter, Praktikanten oder Werkstudenten delegieren.

Plane für unwichtige und dringende Aufgaben knapp bemessene Zeitblöcke am Arbeitstagende ein, wenn Du diese nicht wegdelegieren kannst. Nutze zudem Tools wie das VARES Modell, den 3 Lists to Freedom oder die TIMWOOD Methode, damit solche Aufgaben Dich nicht ablenken oder im Idealfall gar nicht erst entstehen.

• Wichtigkeit: Was passiert, falls die Aufgabe gar nicht erledigt wird?
• Dringlichkeit: Welche Konsequenzen würde eine Verschiebung der Aufgabenerledigung mit sich bringen?

Kategorie 4: Nicht wichtig und nicht dringend

Eine Aufgabe, die Dich keinem Ziel näherbringt und für welche die Erledigungsfrist unerheblich ist, solltest Du rigoros aussortieren. Streiche sie aus Deiner Aufgabensammlung.

Du kannst sicher sein: Landet versehentlich eine Aufgabe im Papierkorb, klopft diese über kurz oder lang wieder bei Dir an. Dein Chef, Kollege, Kunde, Partner etc. wird sich bei Dir melden und die Aufgabe erneut einbringen.

Anwendung

Die Eisenhower Methode kannst Du allein oder im Team anwenden. Beim Einsatz in der Gruppe solltet ihr Euch zuvor auf die Kategorisierung der Wichtigkeit einigen, daher die zu Grunde liegenden Kriterien und Ziele abstimmen. Schnell ist die Matrix dann auf ein (virtuelles) Flipchart skizziert und die Kategorisierung kann beginnen. Nachfolgend drei Schritte, die Du zyklisch durchläufst.

1. Kategorisieren

Zunächst kategorisierst Du alle Aufgaben auf Basis der Eisenhower Matrix. Entscheide dazu für jeden Job:

• Wie wichtig ist eine Aufgabe?
• Wie dringlich ist eine Aufgabe?

Setze auf diese Weise Prioritäten.

2. Planen

Auf Basis der Kategorie leitest Du im zweiten Schritt für alle Aufgaben Deine Abarbeitungsstrategie (auch Priorisierungsreihenfolge) ab.

• Terminiere alle Aufgaben der Kategorie 2.
• Delegiere alle Aufgaben der Kategorie 3.
• Entwickle einen Kurzfristplan für alle Tätigkeiten aus Kategorie 1.

3. Umsetzen

Nun geht es an die Umsetzung der Aufgaben aus Kategorie 1 sowie der Qualitätssicherung und Kontrolle für die Aufgaben aus Kategorie 3. Falls notwendig kommunizierst Du, dass Du die Aufgaben der Kategorie 4 nicht weiterverfolgen wirst.

Beispiele

Eisenhower Methode im Consulting

Nachfolgend eine Zuordnung typischer Consulting Aufgaben auf die vier Kategorien der Eisenhower Matrix. Es handelt sich um meine persönliche Einschätzung.

Kategorie 1: Wichtig und dringend
Typische Beispiele im Consulting sind:

• Beratungsangebot für ein lukratives Neukundenprojekt erstellen
• kritisches Prozessproblem mittels SIPOC Diagrammen bei wichtigen Bestandskunden lösen
• unverrückbaren Rollout-Termin eines IT-Systems erfüllen
• akute private bzw. berufliche Krise meistern

Kategorie 2: Wichtig und nicht dringend
Klassische Beraterbeispiele:

• Karriere planen und Zukunftspläne schmieden
• Beraterprofil aktualisieren
• Stundenzettel ausfüllen
• Mit Partnern, Kollegen und Kunden zu netzwerken
• Publikation oder ein Buch schreiben
• Zeit mit der Familie und Freunden verbringen

Kategorie 3: Nicht wichtig und dringend
Folgende Aufgaben sind in der Regel dringlich, häufig jedoch nicht wichtig:

• Großteil der E-Mails abarbeiten
• Telefonkonferenz zum Projektstatus führen
• Unternehmens-/Bereichs-/Produktpräsentationen aktualisieren
• Projektabschlussbericht schreiben

Kategorie 4: Nicht wichtig und nicht dringend
Übliche Kandidaten für diese Kategorie:

• unwichtige E-Mails abarbeiten
• irrelevante Telefonate führen
• Folien entwickeln, die keinen Nutzen stiften
• in privaten Sozialen Netzwerken unterwegs sein

Vor- & Nachteile

Pro

• Mit der Eisenhower Methode steigert eine einzelne Person, ein Team bzw. eine ganze Organisation die Produktivität und reduziert zeitgleich den Stress. Verfügbare Ressourcen und Zeit werden bewusst für wirksam Themen allokiert.
• Die Eisenhower Methode ist ein bekanntes und praktisches Tool, speziell, sobald Du schnelle Entscheidungen brauchst, welchen Tätigkeiten sofort, später oder gar nicht ausgeführt werden sollen.
• Matrix und Methode sind einfach erlernbar, in kurzer Zeit erhältst Du eine eindeutige Bewertung für alle anstehenden Aufgaben.
• Statt wie bei der Triage Technik einer Aufgabe nur eine einzelne Priorität zuzuweisen, differenziert die Methode anhand der beiden Kriterien Bedeutung und Fälligkeitstermin.
• Die Eisenhower Methode ist ein leichtgewichtiges und vielfältig einsetzbares Werkzeug. Egal ob es sich um berufliche oder private ToDos handelt – die Technik liefert Dir einen einprägsamen Rahmen, mit dem Du anstehende Tätigkeiten kategorisierst und anschließend nach einem fixen Schema in Angriff nimmst.

Contra

• Mit Blick auf den Terminkalender oder Projektplan, lässt sich die Dringlichkeit einer Aufgabe häufig rasch und eindeutig ableiten. Anders verhält es sich jedoch bei der Wichtigkeit. Hier kommen (verdeckte) Ziele ins Spiel, die von Dir, Deinem Unternehmen sowie dem Auftraggeber festgesetzt werden. Entscheidend ist, diese Ziele offen zu legen. Leider unterstützt Dich die Eisenhower Methode nicht in der Zielbewertung.
• Auch lässt das Konzept offen, wie bei sehr vielen Aufgaben vorzugehen ist, insbesondere, falls sich diese in der Kategorie 1 (wichtig und dringend) stauen. Selten sind in der Praxis wichtige Tätigkeiten wenig dringend bzw. dringende Tätigkeiten wenig wichtig. Antworten findest Du in der Triage Technik.
• Die Eisenhower Methode hilft nicht beim Management und der Abarbeitung von Aufgaben. Nutze für ersteres eine Aufgabenliste oder das Kanban Board, für letzteres die Pomodoro Methode.

Praxistipps

Tipp 1 – Wichtige & dringende Aufgaben klein halten

Du weißt was Du willst, hast einen erprobten Plan und einen festen Arbeitsrhythmus? Klasse!

Mit hoher Wahrscheinlichkeit besitzen wenige Deiner Aufgaben die Kategorie 1, sind also gleichzeitig wichtig und dringend. Halte die Zahl der Kategorie 1 Aufgaben so gering wie möglich indem Du proaktiv delegierst und terminierst.

Tipp 2 – Je Tag eine wichtigste Aufgabe festlegen

Lege für jeden Tag genau eine einzige wichtige Aufgabe fest, die Dich bei Deiner Zielerreichung maßgeblich unterstützt. Dein Tag steht und fällt mit der Erledigung dieser einen Aufgabe.

Das kann beispielsweise das Schreiben einer Publikation sein, dass Netzwerken mit Kunden und Kollegen oder die tägliche Konversation in einer fremden Sprache.

Tipp 3 – Je Tag eine unattraktivste Aufgabe festlegen

Es gibt Aufgaben, die sind unangenehm und wichtig. Zum Beispiel bin ich kein Freund des Reviews von Dokumenten. Die Prüfung auf formale oder inhaltliche Schwächen langweilt mich. Absolviere die lästigste Aufgabe direkt als Erstes am Tag im Rahmen eines fixen Zeitfensters. Konzentriere Dich dann auf die spannenden Tätigkeiten.

Tipp 4 – Aufgabenverteilung prüfen und optimieren

Führe ein regelmäßiges Monitoring offener Aufgaben durch. Nützlich sind dazu folgende drei Fragen:

• Wie viel Prozent der Zeit verbringe wir mit Aufgaben aus der Kategorie 1, 2, 3 oder 4?
• Welche Hindernisse müssen wir aus dem Weg räumen, um mehr Zeit für Aufgaben aus der Kategorie 1 und 2 zu haben?
• Welche Person oder Hilfsmittel könnte uns dabei helfen?

Lesetipp

In Sachen Zeit- und Prioritätenmanagement kann ich das Buch Eat that Frog* von Brian Tracy empfehlen. Auf rund 100 Seiten erhältst Du insgesamt 21 Tipps zur Verbesserung Deiner Produktivität im Berufs- und Privatleben.

Tooltipp

Womit Du die Aufgaben festhälts, obliegt den Aufgaben, dem Umfeld sowie Deinen Präferenzen. Nutze zum Beispiel Zettel & Stift, hänge ein großes Plakat auf oder greife auf eine der zahlreichen Smartphone Apps zurück. Für Apples iOS gibt es beispielsweise Focus Matrix oder Eisenhower, auf Googles Android wiederum kannst Du Eisenhower Notes oder Priority Matrix installieren.

Ursprung

Bis heute bleibt offen, wer der eigentliche Erfinder der Eisenhower Methode war. 1954 äußerte der US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower auf einer Rede den bezeichnenden Satz:

„I have two kinds of problems, the urgent and the important.
The urgent are not important, and the important are never urgent.“
(Quelle: Address at the Second Assembly of the World Council of Churches, Evanston, Illinois. August 19, 1954).

Ob und inwieweit der US-amerikanische Namensgeber die Priorisierungsmethode selbst eingesetzt oder gelehrt hat, ist jedoch bis heute strittig. Als Oberbefehlshaber der Alliierten im Zweiten Weltkrieg jonglierte Eisenhower sicherlich mit zahlreichen Aufgaben die er (möglicherweise) nach (s)einem System priorisierte.

Bonusmaterial

Eisenhower: The Eisenhower matrix: How to manage your tasks with EISENHOWER (2 min) – Kurzeinführung in die Methode

• Bernd Geropp: Richtig planen als Führungskraft – Interview mit Ivan Blatter – Podcast zum Thema Zeitmanagement mit Ivan Blatter

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Letzte Aktualisierung am 18.04.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API