Die Engpassanalyse – die Wertschöpfung effizienter machen

Als Projektleiter, Prozessverantwortlicher oder Linienmanager oder bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Womit identifizieren wir im laufenden Projekt die wesentlichen Fortschrittsbremsen?
• Wie können wir die Ergebnismenge bzw. Entwicklungsgeschwindigkeit unserer Wertschöpfungsketten optimieren?
• Auf welche Weise lassen sich Ressourcenengpässe aufspüren, reduzieren bzw. ganz abstellen?

Unterstützung findest Du in der Engpassanalyse und dem systematischen Weiten von Flaschenhälsen.

Ergebnis: Engpass einer Wertschöpfungskette identifiziert und reduziert

Teilnehmer: mind. 1 Person (empfohlen: im Team)

Dauer: mind. 30 Minuten (Initialfassung)

Utensilien: Notebook, Office & Internet, Zugang zum Ort der Wertschöpfung

Zweck

Mit der Engpassanalyse identifizierst, reduzierst bzw. eliminierst Du den Ressourcenengpass in einer Wertschöpfungskette. Die Technik erlaubt Dir die ausgebrachte Ergebnismenge je Zeiteinheit zu erhöhen bzw. die benötigte Zeit für ein Ergebnis zu senken.

Ob im Unternehmen, Projekt oder Linienprozess, auf strategischer, taktischer oder operativer Ebene – es gibt immer einen Engpass. Mit der Analysemethode richtest Du Deinen Fokus auf Optimierung dieses Nadelöhrs.

Beachte, dass ich nachfolgend nur auf Teile der Engpasstheorie eingehe. Zur Allokation von Projektpuffern, der Zusammenarbeit gemäß einem Staffellauf oder dem Streichen von Meilensteinen findest Du ganz unten weiterführendes Material.

Synonyme für die Engpassanalyse sind Engpasstheorie bzw. das Englische Theory of Constraints (ToC).

Aufbau

Ein Engpass tritt in einer ablaufenden Wertschöpfungskette als Defizitressource auf. Nachfolgend die wichtigsten Begriffe.

Wertschöpfungskette – „Wie erstellen wir Ergebnisse?“

Eine Menge von sequentiellen Aktivitäten, welche ein Ergebnis erstellen. Das kann ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein anderer von organisationsinternen bzw. -externen Kunden gewünschter Liefergegenstand sein.

Bei einer wiederkehrenden Wertschöpfungskette sprichst Du von einem Prozess, bei einer einmaligen von einem Projekt.

Ressource – „Was benötigen wir für die Ergebniserstellung?“

In den Aktivitäten der Wertschöpfungskette zum Einsatz kommende Mittel. Typische Ressourcen in wissensintensiven Wertschöpfungsketten wie Projektumsetzung, Training oder Consulting sind…

• Hardware- & Software-Werkzeuge,
• Geräte & Maschinen,
• Fachkraft- & Managementfähigkeiten,
• Bereitschafts- & Arbeitskapazitäten,
• Bereiche & Teams,
• Denk- & Kommunikationsbandbreiten oder
• Material & Hilfsmittel.

Engpass – „Was begrenzt uns bei den Ergebnissen?“

In eine Wertschöpfungskette eingebundene Ressource, welche den Ergebnisumfang limitiert bzw. zeitlich verzögert. Jede Wertschöpfungskette besitzt genau einen Engpass. Dein Ziel ist es diesen Engpass zu weiten bzw. ganz zu eliminieren.

Kritische Kette – „Wo in der Wertschöpfung tritt der Engpass auf?“

Teilabschnitt einer Wertschöpfungskette mit Aktivitäten, an denen die Engpassressource beteiligt ist.

Anwendung

Eine Wertschöpfungskette optimierst Du allein oder im Team. Durchlaufe dazu die wiederkehrend die Schritte der Engpassanalyse.

1. Engpass identifizieren

Analysiere die Wertschöpfungskette. Beginne dabei bei den Ergebnissen und Zwischenergebnissen.

• Bei welchem (Zwischen-)Ergebnis kommt es regelmäßig zu Verspätungen bzw. Terminverzug?
• Welche Ressource erzeugt dieses (Zwischen-)Ergebnis?
• Inwieweit ist diese Ressource zu 100 Prozent ausgelastet?

2. Engpass auslasten

Stelle sicher, dass die identifizierte Engpassressource optimal genutzt wird. Entlaste zudem den Engpass von allen Aufgaben, die auch von anderen Ressourcen übernommen werden können.

• Wie stellen wir sicher, dass der Engpass niemals leerläuft?
• Welche Aufgaben müssen nicht unbedingt vom Engpass geleistet werden?
• Wie kann dem Engpass zugearbeitet bzw. diesem halbfertige Ergebnisse abgenommen werden?

3. Wertschöpfungskette ausrichten

Sorge nun dafür, das die gesamte Wertschöpfungskette auf den Engpass ausgerichtet ist.

• Worin besteht die optimale Menge an Ergebnissen der Wertschöpfungskette?
• Wie können wir die von der Engpassressource eingesetzten Werkzeuge, Fähigkeiten und Hilfsmittel verbessern?
• Auf welche Weise sorgen wir beim Engpass für eine optimale Inputqualität?

4. Engpass beseitigen

Eliminiere bzw. weite die Engpassressource, falls nach den beiden vorangehenden Schritten weiterhin ein Nadelöhr besteht. Adressiere dazu die Ursache für den Engpass.

• Wie viele zusätzliche Ressourcen können den Engpass schließen?
• Inwieweit kann der Engpass seine Kompetenzen und Erfahrungen an das Umfeld weitergeben?
• Welche Tätigkeiten und Aufgaben des Engpassen lassen sich wie reduzieren, vereinfachen oder ganz entfernen?

Beachte die Investitions- und Folgekosten, die aus einer Engpassbehebung entstehen.

Nach dem Engpass ist vor dem Engpass. Sobald Du den Engpass auflösen konntest, entsteht an anderer Stelle in der Wertschöpfungskette ein neuer. Durchlaufe die Schritte 1 bis 4 regelmäßig und verbessere schrittweise Wertschöpfungskette.

Beispiele

Engpassoptimierung auf der Autobahn

Angenommen Du trittst eine Dienstreise mit Deinem (Miet-)Auto von Stuttgart nach München an. Für Deine Wertschöpfungskette ‚Reise‘ nutzt die 3-spurig ausgebaute Autobahn (A)8.

Pro Stunde passieren je Fahrspur 1.000 Fahrzeuge den Streckenabschnitt zwischen Elchingen und Günzburg, insgesamt damit 3.000 Autos. Obwohl noch kein Stau besteht, ist die Autobahn voll.

Wegen einer Baustelle verjüngen sich die 3 auf 2 engere Fahrspuren. Nun können nicht mehr 3.000 Fahrzeuge innerhalb einer Stunde den Streckenabschnitt passieren. Ein Engpass für die Ressource Straße ist entstanden. Wie lässt sich dieser optimieren? Einige Anregungen:

• Nutzung des Standstreifens als zusätzliche Spur.
• Umleitung der Fahrzeuge über die Landstraße.
• Verteilung des Verkehrs auf die verfügbare Tagesgesamtzeit.
• Reduktion des Verkehrs durch Einführung einer PKW-Maut.

Vor- & Nachteile

Pro

• Die Engpassanalyse konzentriert sich auf die Verbesserung des schwächsten Ressourcenglieds einer bestehenden Wertschöpfungskette. Statt der Tätigkeiten (dem ‚Wie‘) stehen die Mittel (das ‚Womit‘) im Zentrum.
• Projektbeschleunigung oder Prozessoptimierung, Kleinunternehmen oder Konzern – das Verfahren ist vielfältig einsetzbar.
• Die Technik betrachtet Ressourcenknappheit als Normalfall und versteht deren Optimierung als kontinuierlichen Prozess für alle Beteiligte.

Contra

• Die Engpassanalyse legt ihr Augenmerk ausschließlich auf die Effizienz. Ob die Wertschöpfungskette das Richtige hervorbringt bzw. inwieweit die Kunden überhaupt zufrieden sind, wird ausgeblendet.
• Für dynamische Wertschöpfungsketten mit wechselnden Anforderungs- und damit Ressourcenbedarf ist die Technik ungeeignet. Agile Methoden wie die Stacey Matrix oder das Kanban Board greifen hier besser.
• Die Engpassanalyse unterstützt nur rückwirkend die Wertschöpfung. Für die Untersuchung und Behebung muss der Flaschenhals bereits aufgetreten sein.

Praxistipps

Tipp 1 – Engpassbeauftragten ernennen

Benenne im Projekt- und Arbeitsteam einen Engpassbeauftragten. Dieser verkleinert die kleinen und großen Bottlenecks im täglichen Betrieb.

Bei einem agilen Entwicklungsprojekt nach Scrum empfiehlt sich hierfür der Scrum Master. Dieser hat die Aufgabe Hindernisse aus dem Weg zu räumen und alle nicht-typischen Entwicklungsaufgaben vom Team fernzuhalten.

Tipp 2 – Mit anderen Methoden kombinieren

Nutze die Engpassanalyse im Verbund mit anderen Techniken. Einige Anregungen:

• Analysiere die Wertschöpfungskette mittels der Prozesslandkarte, dem SIPOC Diagramm oder der Ereignisgesteuerten Prozesskette.
• Identifiziere den Engpasse auf Basis der Nyaka Methode, dem Kanban Board, dem Ishikawa Diagramm, dem TIMWOOD Modell oder dem Problem Board.
• Verwende Kreativitätstechniken wie die 6-3-5 Methode, das Brainstorming oder die SIT Methode und generiere Ideen für die Engpassauflösung.
• Prüfe Mehrwert und Aufwand, die mit einer Engpassbehebung einhergehen, beispielsweise mit einem Business Case oder der SWOT Analyse.
• Entlaste den Engpass mit Hilfsmitteln wie der AKV Methode, der RACI Matrix oder der Aufgabenliste.

Tipp 3 – Bei Strategie an Engpässen orientieren

In der Engpasskonzentrierte Strategie (EKS) von Wolfgang Mewes ist die Engpassanalyse ein zentraler Baustein. Nach Mewes ist der Engpass der von einer engumrissenen Zielgruppe mit gleichartigen Problemstellungen am stärksten empfundene Mangel. Beseitigt eine Unternehmen diesen Mangel, unterstützt dies seine positive Entwicklung.

Mewes schlägt in der EKS vier Grundprinzipien vor.

1. Konzentration der Kräfte auf Stärkenpotenziale sowie Abbau von Verzettelung
2. Orientierung auf eine engumrissene Zielgruppe
3. Fokus auf eine Marktnische
4. Anstreben von Marktführerschaft

Tipp 4 – Auf Indikatoren für Engpässe achten

Achte auf charakteristische Signale für einen Flaschenhals. Eine Auswahl von Engpasssymptomen:

• hohe Bestände in Lagern oder Puffern
• lange Aufgabenlisten und überlaufende Kanban Boards
• Leerlauf und Wartezeiten von nachgelagerten Teamkollegen
• Beschwerden über Überlastungen und Stress

Ursprung

Die Engpassanalyse ist Bestandteil der Engpasstheorie, im Geschäftsleben oft englisch als Theory of Constraints (ToC) bezeichnet.

Speziell der Israelische Physiker Eliyahu Moshe Goldratt prägte die Methodendisziplin sowie ihre Teilfelder Critical Path und Critical Chain Management zum Ende des 20. Jahrhunderts.

Bonusmaterial

ProjectManager: Critical Chain Project Management vs. Critical Path (9 min) – englischsprachige Whiteboard Sitzung mit weiterführenden Infos zur Engpasstheorie

• Uwe Keller: Die Kritische Kette – kritische Anmerkungen aus der Praxis – der Autor unterzieht der Engpassanalyse einen ausführlichen Praxischeck

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Letzte Aktualisierung am 20.04.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API