Der Laufzettel – Prozesse operativ erfassen & durchführen

Als Prozesseigentümer, Betriebsverantwortlicher oder Projektleiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir den tatsächlichen Ablauf eines bestehenden Ist-Geschäftsprozesses textuell erfassen?
• Womit stellen wir den vollständigen und korrekten Durchlauf eines definierten Ziel-Geschäftsprozesses sicher?
• Was hilft uns das tatsächliche Regel- und Ausführungswissen für einen Betriebsablauf verbindlich festzuhalten?

Unterstützung findest Du im Laufzettel und dem zugehörigen Laufzettelverfahren.

Ergebnis: Erfassung Ist-Prozess in der Praxis bzw. operativer Durchlauf Ziel-Prozess

Teilnehmer: mind. 1 Person (in der Regel: Ersteller und Nutzer)

Dauer: ab 10 Minuten für Konzeption und Komplettierung (je Prozessumfang und Detailtiefe)

Utensilien: Klemmbrett & Stift oder Notebook & Office Softwa

Zweck

Mit einem Laufzettel erhebst Du einen Ist-Prozess oder dokumentierst die Umsetzung eines Ziel-Prozesses. Begleitend zur Ist-Erfassung bzw. Soll-Verfolgung notiert der bzw. die Prozessausführende(n) auf einem zentralen Informationsträger vordefinierte Prozessdaten, wie beispielsweise…

• Start-, Ende-, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten,
• Vorkommenshäufigkeiten und Mengengerüste
• Besonderheiten und Ablaufvarianten oder
• Aktivitätserledigung und Ergebniserbringung.

Geläufige Laufzettel in der Praxis sind Antragslisten, Vorgangsformulare, On-/Offboarding Laufzettel oder Ablaufprotokolle. Allen Formen gemein ist das Ziel der Ablaufdatenerhebung zu verschiedenen Zeitpunkten bzw. an verschiedenen Orten.

Synonyme für den Laufzettel sind Laufzettelverfahren, Laufzettelmethode, Laufliste, Lauflistenverfahren oder Lauflistenmethode.

Aufbau

Laufzettel – „Welcher Prozess soll strukturiert erfasst werden?“

Ein Laufzettel ist eine tabellarische Auflistung von in der Regel sachlogisch geordneten Prozessschritten.

Achte auf übersichtliche, eindeutige und selbsterklärende Angaben. Ein strukturierter Laufzettel erfasst bzw. beschreibt den Ist- bzw. Ziel-Prozess eindeutig und minimiert für die Ausführenden die durch die Datenerhebung verursachte Zusatzbelastung. Auch der erleichtert ein gut geordneter Zettel die sich anschließende Datenauswertung.

Versehe Deinen Laufzettel mit Meta-Infos wie den Prozessnamen, das Datum der Prozessausführung sowie die Namen der Prozessausführenden bzw. -auswertenden.

Prozessschritte (Zeilen) – „Welche Ablaufaktivitäten sind zu erledigen?“

Notiere die Aufgaben, Aktivitäten, Stadien bzw. Einzelschritte eines Betriebsablaufs jeweils auf eine separate Tabellenzeile.

Ordne die Schritte entlang ihres (typischen) chronologischen Ablaufs. Bei einer Vielzahl von Prozessaktivitäten kannst Du diese zusätzlich gruppieren, beispielsweise anhand des geographischen Orts, des zu realisierenden Ergebnisses oder der beteiligten Akteure.

Prozessdaten (Spalten) – „Welche Ablaufmerkmale sind zu erfassen?

Die Spalten Deines Laufzettels hängen vom Ziel des Prozessartefaktes ab. Generell gilt: Je bekannter der Prozess, desto feingliedriger sollte Dein Zettel ausfallen.

Neben den Prozessschritten selbst sind folgende Spalten-Informationen charakteristisch:

• materielle und immaterielle Inputs, Zwischen-Ergebnisse und Outputs
• Werkzeuge und Hilfsmittel wie IT-Systeme, Maschinen oder Anlagen
• Startzeitpunkt, Endzeitpunkt bzw. Gesamtdauer der Bearbeitungszeit
• Transport-, Liege- und Durchlaufzeiten innerhalb der Prozessschritte
• umsetzende, rechenschaftspflichtige, konsultierte und informierte Personen
• administrative Infos wie Identifikation, Aktenzeichen, Vorgangsnummer bzw. Unterschriften der beteiligten Prozessakteure

Anwendung

Da sich ein Laufzettel auf einen Ist- bzw. Ziel-Prozess bezieht der von mehreren Personen durchlaufen wird, solltest Du das Laufzettelverfahren für und mit einer Organisation anwenden.

1. Laufzettel konzipieren

Definiere zunächst das Ziel, welches Du mit dem Laufzettel erreichen möchtest.

• Soll ein vorhandener Prozess strukturiert und standardisiert werden?
• Oder geht es um die Ermittlung des tatsächlichen Ist-Ablaufs?
• Liegt der Fokus auf der Durchlaufoptimierung oder Qualitätssteigerung?

Entscheide, ob der Laufzettel ebenfalls für bereits bestehende Prozesse eingesetzt werden soll. Definiere einen (digitalen) Sammelpunkt, an welchen komplettierte Laufzettel nach Prozessdurchlauf eingereicht und ausgewertet werden. Lege zudem fest zwischen welchen Start- und Zieldatum der Laufzettel zum Einsatz kommen soll.

2. Prozess durchführen

Verteile die Laufzettel an die Prozessausführenden und weise sie in das Verfahren ein. Bitte um sorgfältiges und vollständiges Komplettieren der Zettel. Kommuniziere Ziel und Zweck des Zettels und gehe auf die individuellen Nutzenvorteile für die Anwendenden ein.

3. Daten auswerten

Analysiere die mit dem Laufzettel erhobenen Prozessdaten und interpretiere.

• Welche Besonderheiten fallen beim aufgedeckten Ist-Prozess auf?
• Welche Schwierigkeiten traten bei der Durchführung des Ziel-Prozesses auf?
• Welche Unterschiede bei der Prozessausführung fallen auf?

Leite Folgeschritte ab. Diese können sich auf den Prozess, den Laufzettel, beteiligte Akteure oder Nachfolgeprozesse beziehen.

Beispiele

Laufzettel im Consulting

Auch im Geschäftsmodell Unternehmensberatung kommt das Laufzettelverfahren zum Einsatz. Typische Anwendungsfelder für die Ziel-Prozessbeschreibung sind:

• Onboarding und Offboarding von neuen bzw. scheidenden Mitarbeitern
• Austausch eines Teamkollegen im Projekt
• Mehrstufiger Qualifizierungspfad zum Projektmanager
• Integration in das Projektteam eines Kunden

Vor- & Nachteile

Pro

• Der Laufzettel ist eine einfach verständliche, flexibel anwendbare und rasch umsetzbare Methode für die geregelte Prozesserfassung bzw. -durchführung.
• Das bekannte Verfahren liefert eine präzise und umfassende Dokumentation des Ist- bzw. Ziel-Ablaufs.
• Stift und Papier – für die simpelste Realisierungsform benötigt das Laufzettelverfahren nur sehr wenige Ressourcen und Werkzeuge.
• Analog einer Checkliste gibt ein Ziel-Prozesslaufzettel Orientierung und Struktur bei der sequentiellen Abarbeitung von Aufgaben.

Contra

• Die Nutzung eines Laufzettels belastet die am Prozess beteiligten Akteure vor, während und nach der Umsetzung. Nicht nur die Tätigkeit selbst, sondern auch die Datenerfassung werden realisiert.
• Sowohl bei der Ist-Erhebung als auch der Soll-Umsetzung können die Laufzetteldaten durch den Verantwortlichen bewusst oder unbewusst manipuliert werden.
• Das Verfahren liefert ausschließlich Ablaufrohdaten. Erkenntnisse zu den Verteilzeiten, Auslastung, Engpässen oder Defiziten eines Prozesses musst Du selbst ableiten.
• Digitale Ansätze wie das Process Mining machen manuelle Laufzettel für die Ist-Prozesserfassung obsolet. Auch übernehmen Workflow Systeme die Steuerungsfunktion eines Ziel-Prozesslaufzettels.
• Das Laufzettelverfahren erfasst nur die Tätigkeiten, die innerhalb des Prozesses aus Sicht des Prozessausführenden anfallen. Prozessschnittstellen sowie Unterstützungs- und Steuerungsprozesse bleiben unberücksichtigt.
• Für variantenreiche Prozesse ist die lückenlose Erfassung per Laufzettel ungeeignet.

Praxistipps

Tipp 1 – Laufzettel für den Normalbetrieb vorsehen

Ein Laufzettel soll den Regelprozess erheben bzw. festlegen. Unterstreiche beim Einsatz der Vorgehenshilfe, dass es sich nicht um eine Leistungskontrolle oder Ablaufoptimierung der beteiligten Akteure handelt.

Vielmehr sollen die regulären Bearbeitungsschritte bzw. die üblichen Durchlaufzeiten abgebildet werden. Der Fokus liegt auf dem Prozess, nicht auf den Akteuren. Das Laufzettelverfahren soll den Ablauf erfassen bzw. verbessern.

Tipp 2 – Konzept in der Organisation verankern

Ein Laufzettel bedeutet für die Prozessakteure eine Mehrbelastung im Tagesgeschäft. Die Gefahr besteht, dass die Prozessdaten unvollständig, falsch oder überhaupt nicht durch die Umsetzenden erfasst werden.

Unterstütze während der Etablierungsphase das Konzept. Führe Rundgänge am Ort der Prozessumsetzung durch und zeige den Mehrwert des Verfahrens für die Einzelnen, Bereiche bzw. Organisation auf. Beachte, dass neben den direkt ausführenden Akteuren auch Nachbarbereiche bzw. auswertende Stellen vom Laufzettelverfahren betroffen sein können.

Tipp 3 – Mehrere Laufzettel zum Einsatz bringen

Bei komplizierten Prozessen mit zahlreichen Parallelpfaden, Rücksprüngen bzw. Fallunterscheidungen solltest Du mehrere Laufzettel anfertigen (lassen). Differenziere dabei anhand des agierenden Prozessumsetzers.

Beachte, dass mehrere Zettel auch immer mehr Verwaltungsaufwand mit sich bringen. Bringe das Pareto-Prinzip zum Einsatz.

Tipp 4 – Laufzettel einfach und kompakt halten

Je klarer und kürzer Dein Laufzettel, desto effizienter seine Befüllung, Auswertung und Pflege. Analog einer Checkliste oder einem Fragebogen gilt:

• Erhebe einen Fakt ein einziges Mal.
• Fasse kleinteilige Aktivitäten zusammen (Zeilen).
• Entferne uninteressante Aspekte (Spalten).
• Ergänze Ausfüllhinweise im Idealfall direkt am zu dokumentierenden Feld.

Vermeide Vorratsdatenspeicherung. Nur die für das Ziel des Laufzettelverfahrens erforderlichen Datenfelder sollten auch tatsächlich erfasst werden.

Tipp 5 – Vor Einsatz Testläufe durchführen

Führe vor dem flächendeckenden Einsatz eines Laufzettels bzw. der Veränderung eines bestehenden Zettels eine zeitlich begrenzte Probeerhebung mit prozessrelevanten Akteuren durch. Der Testlauf…

• verbessert den Laufzettel auf Basis der Fragen und Rückmeldungen sowie
• schafft mit den beteiligten Beschäftigen gleichzeitig Multiplikatoren und Fürsprecher für das Konzept.

Binde in den Testlauf die für die Bereitstellung, das Ausfüllen sowie die Auswertung verantwortlichen Personen ein.

Ursprung

Noch bis Ende des 20. Jahrhunderts war der papiergebundene Laufzettel in vielen deutschen Bibliotheken anzutreffen. Dort protokollierte er die Verleihhistorie eines Buches. Mit der Einführung von Bibliotheksnutzerkarten sowie zentralen Bestandsdatenbanken sank die Relevanz des klassischen Papierformat nahezu auf Null.

Heute findest Du Laufzettel in analogen Organisationsbereichen bzw. in Anwendungsfeldern in denen eine digitale Erfassung nur sehr schwierig zu realisieren ist.

Bonusmaterial

Thomas Grosser: Übersicht der Erhebungstechniken (1 min) – Kurzeinführung in das Verfahren