„Passt Montag 10:30 Uhr bei Dir?“ frage ich meinen Juniorkollegen Jan. Er antwortet:  „Nein. 10:30 Uhr haben wir unseren Jour Fixe“. „Und wie sieht es am Nachmittag ab 15:00 Uhr bei Dir aus?“ biete ich an. „Sorry, alles voll. Erst haben wir die wöchentliche Projektrunde, anschließend die Monats-Telko mit den Fachbereichen.“ gibt Jan zurück. Offenbar ist mein Kollege ziemlich ausgebucht. Als letzte Alternative schlage ich vor: „Okay, machen wir es andersherum. Wann hast Du nächste Woche eine halbe Stunde, um das Kundenangebot zu besprechen?“. Müde antwortet Jan: „Mittwoch 18:30 Uhr geht. Direkt nach dem Workshop mit den Software-Herstellern.“.

Überlege gut, an welchen Meetings Du teilnimmst

Wie viele Meetings hast Du durchschnittlich pro Arbeitstag?

Eins, zwei, drei oder gar vier?

Ich wette, die Hälfte dieser Treffen sind überflüssig. Für Dich schlichtweg nicht notwendig. Reine Zeitverschwendung. Warum? Weil es genau drei Anlässe gibt, zu denen Du an einem Meeting teilnehmen solltest:

  1. Du kannst aus dem Treffen wichtige Informationen für Deine Aufgaben mitnehmen. Das können organisatorische Randbedingungen sein, methodische Kniffe, spezifisches Fach-Knowhow, etc..
  2. Du kannst zu dem Meeting wichtige Informationen beitragen. Beispielsweise Deine Fachexpertise, technische Hinweise, Details zu Kontakten in der Kundenorganisation, Tipps beim Lösen eines bestimmten Problems, etc..
  3.  In der Sitzung wird eine Entscheidung gefällt, für die Du erforderlich bist. Entweder, weil Du Entscheidungsträger bist oder die Konsequenzen der Entscheidung trägst. Typisch sind die Verteilung von Arbeitsaufgaben, der Entscheid zum weiteren Projektvorgehen oder die Kommunikation zum Kunden.

Alle anderen Meetings? Sind überflüssig! Reiner Meeting-Tourismus. Streiche Sie ein für alle Mal aus Deinem Wochenplan. Und verschaffe Dir damit Luft für wertschöpfende Tätigkeiten und freie Zeit.

Was eine Sitzung ist? Der Sieg des Hintern über den Geist.
– Georg Wilhelm Heinrich Haering, deutscher Autor, Publizist und Jurist

Nimm Dir Deinen Kalender zu Hand und gehe durch jede einzelnen Termin. Stelle Dir drei Fragen:

  • Was passiert, falls ich nicht an der Besprechung teilnehmen?
  • Wie kann ich an die im Meeting besprochenen Infos gelangen?
  • Welche Schritte muss ich einleiten, damit ich im Treffen nicht gebraucht werden?

Reduziere auf diese Weise die Anzahl Deiner Meetings. 50 Prozent sind locker möglich.

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