März. Die Ausschreibung eines Stammkunden liegt auf meinem Tisch. Als Einreichungsfrist für die Angebote ist das Ende des Monats notiert. Das sind satte drei Wochen. „Toll!“ denke ich „15 Arbeitstage um eine Offerte zu erstellen.“. Insgesamt investiere ich 8 Arbeitstage in das Angebot mit einem kalkulierten Projektvolumen von 150.000 Euro. 

Juni. Eine weitere Ausschreibung flattert herein. Dieses Mal will ein Kunde ein Angebot bis zum Wochenende. „Knapp 2 Arbeitstage!“ fährt es mir durch den Kopf „Das wird verdammt eng.“. Freitag 18:00 Uhr reiche ich unser Proposal ein. Insgesamt stecken 16 Stunden Aufwand im Dokument, erneut liegt der finanzielle Umfang bei 150.000 Euro. 

Beide Ausschreibungen haben wir gewonnen. Nur das ich im ersten Fall 8, im zweiten Fall 2 unbezahlte Arbeitstage in Vorleistung gegangen bin.

Erachte Zeit als Deine wertvollste Ressource

Je weniger Zeit desto besser. Du hast richtig gelesen. Je weniger Minuten, Stunden bzw. Tage Dir für eine Aufgabe zur Verfügung stehen, desto produktiver nutzt Du die verfügbare Zeitspanne. Das gilt für die Analyseaufgabe gleichermaßen wie für das E-Mailschreiben, für die Besprechungsrunde analog dem Erstellen von Beratungsangeboten.

Der Soziologen Cyril Northcote Parkinson bringt es mit dem nach ihm benannten Parkinsonsche Gesetz auf den Punkt: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“. Die Botschaft ist klar. Je mehr Zeit Dir für eine Tätigkeit zur Verfügung steht, je mehr benötigt diese auch.

Gäbe es die letzte Minute nicht, so würde niemals etwas fertig.
– Mark Twain, US-amerikanischer Schriftsteller

Die Konsequenz liest sich banal, lässt sich in der Praxis jedoch oft nur schwer umsetzen: begrenze für alle Deine Aufgaben die verfügbaren Zeitrahmen. Je knapper die vorgesehene Zeit, desto besser. Ansätze wie die Promodoro-Technik, das Eisenhower-Prinzip, die ABC-Analyse, die 80:20 Regel oder die ALPEN-Methode helfen Dir in der Limitierung Deiner wichtigsten Ressource. Verpacke Deine Zeit – neudeutsch Time-Boxing. Und konzentriere Dich in den verfügbaren Minuten und Stunden maximal auf die anstehende Aufgabe.

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