16 Uhr. Ich klicke auf den Link zur Web-Telko. Nichts passiert. Ich kopiere die Adresszeile und füge sie manuell in den Browser. Mein System bittet mich, eine Software zu installieren. Klick, okay. Endlich startet die Telko. Leider funktioniert der Ton nicht. Inzwischen ist es 16:10 Uhr…

Konferiere perfekt ab der ersten Telko-Minute

Sie gehört für Dich praktisch zum Standardrepertoire: die Telefonkonferenz. Ob für Status Updates, Jour Fixes oder das spontane Arbeitstreffen – die Telko ist ein prima Werkzeug für den synchronen Austausch. Doch obwohl per Web-Software mit Video- und Audio zwei wichtige Informationsebenen übertragen werden, bleibt der Kommunikationskanal enger als das persönliche Gespräch. 10 Maßnahmen, für die perfekte Telko.

1. Agenda versenden – Eine Telko ist ein Meeting in einem virtuellen Raum. Sende eine Agenda mit den Zielen, Diskussionspunkten und den Einwahldaten.

2. Für Ruhe sorgen – In Telkos ist die Stimme meist alleiniger Informationsträger. Eliminiere jedes zusätzliche akustische Signal wie Drucker, Kaffeemaschine, etc..

3. Headset nutzen – Perfekte Klangqualität und trotzdem beide Hände frei zum schreiben? Nutze ein Headset oder eine Telefonspinne für besonders intensive Telkos.

4. Technik testen – Lync, FaceTime, Skype for Business, GoToMeeting, WebEx, Zoom, etc. – die Liste der Telko Software ist lang. Teste Software und Equipment im Vorfeld.

5. Rollen klären – Wer zum Termin einlädt, moderiert. Gerne kannst Du zudem einen Kollegen benennen, welcher die Mitschrift anfertigt und die Zeit nimmt.

In den Konferenzen werden keine guten Ideen geboren. Aber viele schlechte sterben.
– Francis Scott Fitzgerald, US-amerikanischer Schriftsteller

6. Per Namen vorstellen – Stelle Dich zu Beginn der Telko mit Deinem Namen und den Deiner Firma vor. So wissen alle, wer sich hinter Deiner Stimme versteckt.

7. Früh einbringen – Nichts ist schlimmer als zu Beginn zu schweigen und später nicht mehr in die Konferenz zu finden. Daher: bringe Dich zum Start mit einem Beitrag ein.

8. Mit Bildern sprechen – Beratungsprojekte sind fast immer kompliziert. Beschreibe schwierig Dinge möglichst mit Metaphern und Beispielen. Die Teilnehmer danken es Dir.

9. Inhalte visualisieren – Teile in Ergänzung zur Tonspur selektiv Deine Bildschirminhalte mit den Kollegen. Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte – speziell in Telkos.

10. Protokoll versenden – Verschicke im Nachgang der Telko die Notizen sowie die fixierten Aufgaben an die Teilnehmer. Als Verpackung nutzt Du eine Dankesnachricht.

Zu keiner Zeit war es so einfach, verlässlich und günstig weltweit Telko zu halten. Optimiere Deine Telkos und sorge für den optimalen virtuellen Auftritt.

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