Ich stehe vor dem Meeting-Raum und höre das Gemurmel mehrerer Stimmen. Mindestens 15 Personen werden bereits anwesend sein. Alles neue Gesichter für mich. Langsam trete ich ein und beginne die Begrüßung…

Grüße Kunden und Kollegen professionell

Zunächst mutet er trivial an, die Tücken stecken jedoch in seinen Details: der Begrüßungsakt. Gerade wenn mehrere teilweise miteinander bekannte Personen unterschiedlicher hierarchischer Stufe und verschiedenen Geschlechts im Raum sind, kann es jedoch schnell kompliziert werden.

Wann Du begrüßt
Als externer Berater und Auftragnehmer bist Du in der Kundenorganisation die rangniedrigste Person. Ob Du in einen Raum neu hinzukommst oder bereits anwesend bist – ein Gruß geht immer von Dir aus. Erhebe Dich dazu und gehe auf die Personen zu.

In welcher Reihenfolge Du begrüßt
Es gelten folgende Prioritäten (in dieser Reihenfolge)

  1. Vom Ranghöchsten zum Rangniedrigsten (falls für Dich ersichtlich).
  2. Zunächst die Damen und dann die Herren.
  3. Zunächst die Älteren und dann die Jüngeren.

Sollte Dir die Hierarchie nicht bekannt sein, stellst Du Dich den Anwesenden der Reihe nach vor, beginnend mit den ältesten Damen.

Lächeln heißt die Gegenwart begrüßen.
– Peter Horton, österreichischer Musiker und Autor

Auf welche Weise Du begrüßt
Stelle Dich mit Deinem Vor- und Nachnamen sowie dem Namen Deines Unternehmens vor. Gerne kannst Du noch Deine Funktion beim Kunden bzw. das von Dir unterstützte Projekt nennen. Verzichte hingegen auf akademische Titel (Dr., Diplom. Ing., etc.).

“Guten Tag, ich bin Peter Müller von Consulting XY und unterstütze im Projekt Z. Ich bin erfreut Sie kennenzulernen.”

Du musst nicht jeder Person Deine vollständige Beschreibung nennen, falls die zu Begrüßenden direkt nebeneinander stehen. Der Nachname reicht.

Gebe beim Erstkontakt die Hand, halte Blickkontakt und bekunde Dein Interesse. Auch ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, Deine Visitenkarte zu überreichen. Beim wiederholten Kontakt später im Projekt reicht ein weniger formaler Gruß ohne Händedruck.

Wie Du eine Begrüßung aufnimmst
Beim Erstkontakt wiederholst Du leise den ausgesprochenen Namen Deines Gegenübers und liest Dir kurz die erhaltene Visitenkarte durch. Merke Dir den Namen, notfalls mit einer Eselsbrücke. Die anschließende Verwendung des Namen zeugt von Interesse an der Person und vermittelt ihr gegenüber Wertschätzung.

Falls Du den Namen einer Person nicht richtig verstanden hast, hakst Du unmittelbar nach. Auch das bekundet Deine Achtung.

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