„400 E-Mails! Über 400 Mails habe ich während meiner vergangenen Urlaubswoche erhalten. Deine Nachricht muß mir da irgendwie durchgerutscht sein.“. Mein Kunde schaut mich genervt an. Kein Wunder – bei 400 E-Mails innerhalb von 5 Arbeitstagen. Ich bin erstaunt. Denn als Interner agiert auf der Stufe eines Teamleiters, besitzt also begrenzte personelle, inhaltliche und finanzielle Verantwortung. Durchschnittlich 80 elektronische Nachrichten am Tag – das ist definitiv zu viel!

Verringere die Anzahl der eingehenden E-Mails

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache. Laut Statistiken empfängt ein deutscher Büroangestellter durchschnittlich 37 Mails pro Tag. Kleines Rechenspiel. Nehmen wir an Du benötigst für jede Mail 30 Sekunden um diese zu lese, zu bewerten und über die nächsten Schritte zu entscheiden. Das sind immerhin 18:30 Minuten pro Tag, 92:30 Minute in der Woche bzw. über 6 Arbeitsstunden im Monat. Fast ein gesamter Arbeitstag – nur fürs Annehmen und Einsortieren von Mails! Das Beantworten der E-Post ist dabei noch nicht mit einkalkuliert.

Sisyphus im Cyberspace: E-Mail-User
– Walter Ludin, Schweizer Journalist, Redakteur und Buchautor

Wäre es nicht toll, diesen Berg von Eingangspost auf die Hälfte – also 19 Nachrichten – zu reduzieren? Dauerhaft? Immerhin sind das 10 Minuten Zeitersparnis. Pro Arbeitstag! Gleichzeitig bedeutet weniger eingehender Mailverkehr auch weniger Bearbeitungswand. Du sparst also doppelt. Klingt doch gut, oder?

Folgende sechs Sofortmaßnahmen helfen:

  1. Newsletter abbestellen – Trage Dich aus allen unnötigen E-Maillisten aus. Deaktiviere auch die automatische Mail-Benachrichtigungsfunktion, die inzwischen viele Softwareprodukte und Online Tools als Standardeinstellung aktivieren.
  2. Filter verwenden – Nutze aktiv die Filterfunktionen in Deinem Mailprogramm. Beispielsweise werden alle E-Mails, auf denen Du nur in CC stehst, in ein separaten Ordner umgeleitet.
  3.  E-Mail Pingpong abbrechen – Eine Kurz-Mail jagt die nächste? Du kommst mit dem Lesen nicht mehr hinterher? Verschiebe die Mail-Plauderei auf eine Kaffeepause oder das gemeinsame Mittag.
  4. Kommunikationsmittel wechseln – Texte können unterschiedlich interpretiert werden – je nach Erfahrung, Kontext und Wissensstand des Lesers. Greife zum Telefon, falls sich Missverständnisse abzeichnen .
  5. Klare E-Mails senden – Für die Gegenrichtung gilt das Gleiche: je präziser Deine E-Post, desto weniger elektronische Rückfragen landen bei Dir. Daher: klare, knappe und eindeutige Mails. Entweder eine Frage, Info oder Anweisung.
  6. Informationsbedarf kommunizieren – Du musst nicht alles wissen, jedes Detail kennen. Kommuniziere an Kunden und Kollegen aktiv, falls Du in eine E-Korrespondenz einbezogen werden möchtest.

Reduziere gezielt Deinen elektronischen Input und konzentriere Dich viel lieber auf die wichtigen Dinge. Eigentlich ganz einfach, oder?


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