Zum dritten Mal überfliege ich den Projektsteckbrief. Bisher dachte ich, meine Ausbildung sei solide. Immerhin 10 Jahre Uni, mit Abschluss einer Promotion. Aber dieses Projektpapier verstehe ich einfach nicht. Komplizierter Satzbau, ellenlange Sätze, mehrdeutige Fachbegriffe.

Ich blicke vom Steckbrief hoch und wende mich an den Unterabteilungsleiter Dirk Thomas. „Herr Thomas, wenn Sie einverstanden würde ich eine überarbeitete Fassung dieses Projektsteckbriefs aufsetzen. Das Papier erscheint mir etwas kompliziert. Ich fürchte, nicht jeder im Projektteam wird es auf die gleiche Art und Weise verstehen.“. Dirk Thomas nickt und ich mache mich an die Arbeit.

Nach 30 Minuten lege ich ihm die überarbeitete Fassung vor und merke wie sich sein Gesichtsausdruck aufhellt: „Jetzt weiß ich, warum es Berater gibt.“.

Dinge müssen nicht immer komplexer werden

Die Geschäftswelt ist komplex. Kundenunternehmen sind komplex.

Anspruchsvolle Kunden. Harte Wettbewerber. Fordernde Mitarbeiter. Hinzu kommen die wachsenden technologischen Möglichkeiten, strengere Compliance und Gesetztesvorgaben sowie ein Markt, der nun ein ganz und gar globaler ist.

Die Konsequenz: um der Komplexität zu begegnen errichten Unternehmen ein kompliziertes Geflecht von Prozessen, Regeln und Prinzipien. Manchmal zu kompliziert. Und jetzt kommst Du ins Spiel. Vereinfache die Dinge, wo Du kannst. Einige Anregungen:

  • Die Fachspezifikation ist ein langen verschachtelten Sätzen verfasst. Keiner versteht das Papier so richtig, will es aber offiziell nicht zugeben.
  • Der Geschäftsprozess beinhaltet eine Vielzahl von Ausnahmeregelungen. Auf die Frage, warum das so ist, erhältst Du keine plausible Antwort.
  • Einfache Anwendungsfälle wie Urlaubsantrag oder Reisekostenabrechnung benötigen Stunden. Weshalb so viele Details erfasst werden, weiß aber keiner.
  • Die Aufgabenliste besteht aus 23 Spalten die nicht durchgängig gepflegt sind. Auf Anfrage beim Kunden, entgegnet dieser, dass das schon immer so war.

Man muß die Dinge so einfach wie möglich machen. Aber nicht einfacher.
– Albert Einstein, deutsch-amerikanischer Physiker

Hinterfrage verkomplizierte Ergebnistypen, Verfahrensanweisungen und Modelle. Was ist der Kern des Problems? Nicht sofort am ersten Projekttag. Das wäre zu vermessen. Sondern nachdem Du Dir Ziel, Ausgangssituation sowie mögliche alternative Lösungsansätze vergegenwärtigt hast und mit diesen konstruktiv unterstützen kannst.

Manchmal sehen die Kundenmitarbeiter sprichwörtlich vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr. Diese Betriebsblindheit führt zum Aufbauschen der Dinge, zum Sonderlocken-Wahn, zum Over-Engineering. Vereinfache die Dinge wo Du kannst. Kunde und Teamkollegen werden es Dir danken.

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