Mittwochmorgen 08:30 Uhr. Das wöchentliche Projekt-Meeting steht bevor. Fünf Teilprojektleiter, der Gesamtprojektleiter Dr. Hans Haller sowie und ich als externer Berater sitzen im Konferenzraum. Die Stimmung ist gereizt, wir liegen hinter dem Zeitplan.

Meine Aufgabe ist es das Protokoll anzufertigen. Dr. Haller beginnt die 60-Minütige Sitzung. Gleich zu Beginn spricht er die verschiedenen Problemfelder an. Er springt dabei von Teilprojekt zu Teilprojekt, diskutiert ein Detailproblem an und lässt es nach wenigen Minuten wieder fallen. Zehn Minuten hält er praktisch einen Monolog. Schon nach kurzer Zeit hat das vor ihm sitzende Team den roten Faden verloren.

Meetings einen Ordnungsrahmen geben

Menschen mögen Strukturen. Einen verbindlichen Rahmen, an denen sie sich orientieren und mental entlanghangeln können. Eine eingehende Formation, welche Sicherheit gibt und Klarheit vermittelt.

Diesen Bedarf kannst Du in Deiner Beratungsarbeit aufgreifen. Stelle dazu in den Interaktionen mit Deinen Kunden, Vorgesetzten und Kollegen einen eingängigen Ordnungsrahmen zur Verfügung. Ein paar Praxisbeispiele:

  • Im Bewerbungsgespräch löst Du eine Case Study mit Hilfe eines Frameworks, einem bekannten Referenzmodell für den vorliegenden Problemtyp.
  • Für Meetings schlägst Du eine Agenda mit den Diskussionspunkten und Verantwortlichen sowie die maximale Bearbeitungszeit vor.
  • Bei Vorträgen lieferst Du dem Publikum einen visuellen Bezugsrahmen, am besten in Form eines einprägsamen Schaubilds.
  • Das wöchentliche von Dir verantwortete Statustreffen gestaltest Du immer nach dem Muster 1. Ergebnisse, 2. Nächste Schritte und 3. Aktuelle Hindernisse.

Wer immer im Bilde ist, fällt nicht so leicht aus dem Rahmen.
– Hans Clarin, deutscher Schauspieler und Synchronsprecher

Dank des Rahmens wissen Deine Gesprächspartner bereits zu Beginn, welche Punkte sie erwarten. Speziell in Diskussionen mit Entscheidern und Projektleitern ist das praktisch. Denn diese haben nun die Möglichkeit, das Gespräch ab dem Start aktiv zu lenken.

Im obigen Beispiel könnte Herr Dr. Haller die fünf Teilprojekte als Ordnungsrahmen aufgreifen. Jeder Leiter gibt innerhalb zwei Minuten einen Überblick, in weiteren acht Minuten werden einzelne Themen diskutiert. Benötigt ein Aspekt länger, wird er auf ein bilaterales Zusatztreffen verschoben. Herrn Haller bleiben von der Arbeitsstunde somit noch zehn Minuten, die er nutzen kann um übergreifende Aufgaben zu besprechen.

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