Die Stacey Matrix – das Vorgehen für ein Projekt bestimmen

Als Projektleiter, Programmmanager oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Welche Projektumsetzungsstrategie ist im Hinblick auf Anforderungen und Lösungsweg die Optimale?
• Klassisch oder agil? Wie gehen wir im neu aufgesetzten Engagement am besten vor?
• Die laufenden Vorhaben plätschern nur langsam voran. Wenden wir jeweils die richtige Vorgehensweise an?

Unterstützung findest Du in der Stacey Matrix und der Einordnung von Projektvorgehensmodellen entlang von zwei Dimensionen.

Ergebnis: Umsetzungsstrategie für ein neues oder laufendes Projekt

Teilnehmer: mind. 1 (besser: Projektteam)

Dauer: 10 – 20 Minuten (je Projektumfang und -komplexität)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand & Stifte oder Ausdruck der Stacey Matrix

Zweck

Die Stacey Matrix hilft Dir für ein neues Projekt zu entscheiden, ob Dein Team und Du nach…

• einem durchgeplanten, stringenten und jahrelang bewährten Stufenmodell,
• einem agilen, flexiblen und hochdynamischen Ansatz oder
• einem Vorgehen zwischen diesen beiden Extremen

voranschreiten solltest.

Ebenfalls möglich ist die Einordnung einer bereits laufenden Initiative. Mit dem Entscheidungswerkzeug prüfst Du, ob das ursprünglich gewählte Vorgehen tatsächlich zur Problemstellung passt.

In beiden Fällen bilden die beiden Parameter Ziel-Zustand und Vertrautheit mit dem Lösungsweg die Entscheidungsgrundlage für die Umsetzungsstrategie. Gerade beim Top-Management kommt das visuelle Tool gut an. Es ist verständlich, jedoch nicht banal.

Synonyme für die Stacey Matrix sind Stacey Portfolio oder Stacey Strategien.

Aufbau

Stacey Matrix – „Bei welchen Typ handelt es sich bei unserem Projekt?“

Analog eines Portfolios untergliedert sich die Stacey Matrix in zwei Achsen:

• Die horizontale Achse (= Abszisse, X-Achse) ist die Wie-Achse. Sie steht für den Lösungsansatz, das Vorgehen, den Ablauf, die Methode, die Technologie bzw. der Art und Weise wie eine Aufgabe zu lösen oder eine Herausforderung zu meistern ist, um die Anforderungen bestmöglich zu erfüllen. Das Spektrum reicht von klar, bekannt und bewährt bis zu unklar, neu und unerprobt.
• Die vertikale Achse (= Ordinate, Y-Achse) ist die Was-Achse. Sie steht für die Anforderungen, das Ziel, den Zweck, die Bedarfe, das Endergebnis, der Soll-Zustand bzw. die Absichten, die es zu erreichen bzw. zu erfüllen gilt. Hier reicht das Spektrum von klar, stabil und eindeutig bis unklar, instabil und mehrdeutig.

Die Matrix verknüpft also die Eigenschaften und Fähigkeiten eines Systems (Was-Achse), den Kenntnisstand um dessen Bearbeitung (Wie-Achse) mit der konkreten Umsetzungsempfehlung.

Hinweis: Nach der Publikation durch Ralph D. Stacey kursieren verschiedene Fassungen der Matrix in der online und offline Welt. Sei hier pragmatisch und wähle die Achsenbeschriftungen und Situationsinterpretationen, die für Deinen Kunden und Dein Projekt am besten passen.

Umsetzungsstrategien – „Wie gehen wir im Projekt vor?“

Je nach Klarheit der Anforderungen bzw. Bekanntheit des Lösungsansatz, ergeben sich vier Situationen mit vier Umsetzungsempfehlungen.

1. Einfache Problemstellung
Sind der Lösungsansatz und die Anforderungen vollständig klar, dann kennst Du und Dein Team die Problemstellung. Ihr geht vertraut und abgeklärt auf Basis des Umsetzungsmusters 1. Anschauen, 2. Einordnen, 3. Reagieren ans Werk. Geeignete Projektmanagementansätze bei simplen Problemen sind V-Modell, Wasserfallmodell sowie Best Practices.

2. Komplizierte Problemstellung
Sind der Lösungsansatz bzw. Anforderungen teilweise unklar, dann lässt sich die Aufgabe nicht einfach in eine Schublade packen und eine Handlung ableiten. Stattdessen müsst Ihr in der Umsetzung 1. Anschauen, 2. Analysieren und 3. Reagieren. Oft eigenen sich in solchen Situation Hilfsmittel wie ein Kanban Board, die Lessons Learned Methode oder ein Lean Coffee.

3. Komplexe Problemstellung
Sind der Lösungsansatz bzw. Anforderungen größtenteils unklar, dann besitzen weder Du noch Dein Team relevante Erfahrung zur Lösungsimplementierung des Problems. Die Stacey Matrix empfiehlt hier ein zyklisches 1. Testen, 2. Anschauen, 3. Reagieren, 4. Testen, 5. Anschauen, etc.. Auf Basis definierter Tests nähert ihr Euch schrittweise dem zu Beginn noch nicht  feststehenden Ziel. Nützlich erweisen sich hier agile Projektmanagementansätze wie Scrum oder Extreme Programming mit einem Fokus kurze Iterationen, Kreativität und kontinuierlicher Austausch.

4. Chaotische Problemstellung
Sind der Lösungsansatz und die Anforderungen vollständig unklar, liegen Ziele und Weg also völlig im Nebel, dann hilft nur ein wiederkehrendes 1. Agieren, 2. Anschauen und 3. Reagieren. Dein Team und Du bleiben solange in diesem Zustand, bis Ihr eine ausreichende Klarheit gewonnen habt und die chaotische Problemstellung zunächst in eine komplexe und eventuell in eine komplizierte überführt habt. An dieser Stelle geben Projektvorgehensmodelle wie Lean Startup samt Design Sprint, Minimum Viable Product oder Scrum Unterstützung

Anwendung

Ziehe die Stacey Matrix noch vor dem Kick-Off des Projektes zu Rate und absolviere mit ihr eine Stacey Projektanalyse.

1. Klarheit der Anforderungen bestimmen

Ermittle im ersten Schritt die Position auf der Was-Achse.

• Wie eindeutig sind die Anforderungen definiert?
• Wie stabil sind diese?
• Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit das neue Stakeholder mit zusätzlichen Anforderungen auftauchen?

2. Klarheit des Lösungswegs bestimmen

Auf Basis der Anforderungen ermittelst Du die Position auf der Wie-Achse.

• Zu welchem Grad ist der Lösungsweg bekannt?
• Existieren Standardverfahren, Arbeitsanweisungen oder Mustervorgehensweisen?
• Kann für das Vorgehen ein Kochrezept, eine Blaupause oder Bedienungsanleitung verfasst werden?

3. Vorgehen ableiten

In Abhängigkeit der Klarheit über Anforderungen bzw. Lösungsweg leitest Du ein Umsetzungstyp ab. Agiere im Projekt entsprechend.

4. Problemstellung überprüfen

Die Welt dreht sich weiter. Im Laufe des Projektes lernen Dein Auftraggeber und Du bzgl. Anforderungen und Lösungsweg kontinuierlich dazu. Validiere daher regelmäßig, ob sich Euer Projekt noch in der richtigen Kategorie befindet und Ihr nicht an der Umsetzung nachjustieren solltet.

Die Stacey Matrix lässt sich auch prima für eine ganze Projekt- bzw. Maßnahmenliste anwenden. Verorte für die sogenannte Stacey-Projektportfolio-Analyse nacheinander jedes Vorhaben auf der Matrix.

Beispiele

Stacey Matrix im Consulting

Nachfolgend typische Consulting Aufgaben aufgetragen auf der Stacey Matrix.

• Einfache Problemstellung: Rechnungsstellung, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung, Dienstreise zu Bestandskunden
• Komplizierte Problemstellung: Standardumsetzungsprojekt, erste Dienstreise zu Neukunden, Organisation Weihnachtsfeier für Unternehmen, ein neues Tool für eine bekannte Aufgabe einsetzen
• Komplexe Problemstellung: Ausarbeitung und Verprobung eines neuen Beratungsproduktes, Einführung einer Recruiting-Strategie, Neuentwicklung eines Geschäftsmodells
• Chaotische Problemstellung: Wirtschaftskrise und Einfrieren der Beratungsbudgets

Vor- & Nachteile

Pro

• Die Stacey Matrix ist ein pragmatisches Instrument, um für ein gegebenes Problem eine erste Einschätzung über die Umsetzung im Projekt zu bestimmen und früh potentielle Herausforderungen bei der Arbeit aufzudecken.
• Die Matrix passt auf ein Flipchart bzw. auf eine Folie und lässt sich in Meetings einwandfrei kommunizieren. Bereits nach wenigen Minuten haben die Akteure verschiedener Hierarchiestufen und unterschiedlicher Abteilungen das visuelle Konzept durchdrungen.
• Der initiale Einordnung eines Projektes hilft, unnütze Anstrengungen und Frustration zu reduzieren oder gar ganz zu vermeiden. Eine Initiative wird mit dem passenden Ansatz in Angriff genommen.

Contra

• Die Stacey Matrix sagt nichts darüber aus, wie eine konkrete Problemstellung in das Koordinatensystem einzusortieren ist. Was für den Laien ein komplexes Problem, ist für den erfahrenen Experten eine übliche Standardsituation.
• Das Konzept klammert das Problem- & Projektumfeld vollständig aus. So kann beispielsweise eine Problemstellung wegen klarer Anforderungen und Lösungsweg zunächst einfach erscheinen, sich jedoch aufgrund eines herausfordernden unternehmerischen Umfelds als kompliziert oder gar komplex entpuppen.
• Es liegt nahe die Matrix für die eigenen Interesse zu instrumentalisieren und den gewählten Projektmanagementansatz mit ihr zu begründen.
• In meiner Beratungspraxis habe ich es nie erlebt, dass die Anforderungen in einem Projekt unbekannt (Was-Achse), der Lösungsweg jedoch klar definiert ist (Wie-Achse). Im Regelfall folgt das ‚Wie‘ dem ‚Was‘.

Praxistipps

Tipp 1 – Mit Projektmethoden kombinieren

Hauptquelle für Anforderungen in Projekten sind die Stakeholder. Nutze die Stakeholderanalyse, das Soziogramm, die Stakeholder Map, bzw. das Onion Modell, um diese zu erfassen und anschließend die Anforderungen abzuleiten. Bei Bestimmung des Lösungsweges hilft der Blick auf Projektsteckbriefe– bzw. aufträge sowie die Befragung von erfahrenen Kollegen.

Tipp 2 – Mehrere Vorgehensweisen kombinieren

Projekte können auf unterschiedliche Art und Weise zum Erfolg geführt werden. Betrachte die vier verschiedenen Umsetzungstypen der Stacey Matrix als Vorschlag. Kombiniere, je nach Teilproblem, Umgebungsfaktoren und Präferenz des Auftraggebers.

Tipp 3 – Von Einzel- zur Teameinschätzung wechseln

Lasse zu Projektbeginn jeden der Teammitglieder das Vorhaben für sich bewerten. Am besten in Stillarbeit mit Zettel und Stift.

Hat sich jeder eine Meinung gebildet und seine Argumente notiert, diskutiert ihr in der Gruppe. Jeder – auch die stillen introvertierten Teammitglieder – hat nun eine eigene Einschätzung vorliegen und kann diese einbringen.

Lesetipp

Michael Faschinbauer greift in seinem Buch Effectuation: Wie erfolgreiche Unternehmer denken, entscheiden und handeln* unternehmerische Entscheidungen unter Risiko, Unsicherheit und Ungewissheit auf. Natürlich ist auch die Stacey Matrix Teil seiner Ausführungen.

Ursprung

Die Stacey Matrix geht zurück auf den Managementprofessor und Organisationstheoretiker Ralph Douglas Stacey der Hertfordshire Business School in Großbritannien. Stacey forschte insbesondere zu Fragestellungen der Komplexität in Unternehmen, den vielfachen Wechselwirkungen vor dem Hintergrund von Unsicherheit sowie dem damit verbundenen optimalen Managementstil.

Sein Fokus lag auf Entscheidungsfindung in komplexen Situationen in Unternehmen, nicht der Wahl des optimalen Projektmanagementansatzes. In den vergangenen Jahren wurde seine Stacey Matrix vom agilen Projektmanagement jedoch umgedeutet und für die Wahl des passenden Projektmanagement-Ansatzes genutzt.

So besitzt Staceys ursprüngliche Matrix die beiden Achsen Certainty – Sicherheit bzgl. der Entscheidung – sowie Agreement – Übereinstimmung der Entscheider. Je nach Grad von Certainty und Agreement untergliedert die Originalmatrix in die fünf Bereiche rationale Entscheidungsfindung, politische Entscheidungsfindung, bewertende Entscheidungsfindung, Innovation gepaart mit Kreativität und schnelle Reaktion sowie Anarchie.

In jedem Fall verstand Stacey das Handwerkszeug eines Marketeers als er die gleichnamige Matrix ersann. Schaust Du genau hin, handelt es sich nämlich nicht um eine Matrix, sondern um den ersten Quadranten eines Kartesischen Koordinatensystems. Nur das ‚Stacey Quadrant‘ oder ‚Stacey Coordinate System‘ irgendwie sperrig klingt.

Bonusmaterial

Thomas Grosser: Agilität und Stacey Matrix (2 min) – das Konzept in einem gut gemachten Erklärclip

Knowledge Lab: Interview mit Ralph D. Stacey (7 min) – die Person hinter der Matrix

• proagile.de: Stacey Matrix – Projektbewertung anhand eines interaktiven Fragebogens
• Georg Jocham: Agil und klassisch entzaubert. Im Gespräch mit Prof. Ayelt Komus (31 min) – Hörenswerter Podcast zu agilen Methoden
• Henri Lipmanowicz und Keith McCandless: Agreement & Certainty Matrix – eine der vielen alternativen Formen für die Stacey Matrix

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Letzte Aktualisierung am 17.04.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API