Für Consultants ist eine nervenaufreibende Pflichtübung am Monatsende: der Stundenzettel. Als Werkzeug der Zeiterfassung für den Kunden oder dem Arbeitgeber, verursacht ein Stundenzettel eine zusätzliche administrative Belastung. Und die kostet Zeit, Konzentration und Disziplin, ohne dabei einen konkreten Nutzen für das Projekt zu erzeugen. Wie die unliebsame Tätigkeit des Stundenzettelschreibens schnell und effektiv absolviert werden kann erfährst Du im Beitrag.


Der Stundenzettel – die Konsequenz von Dienstverträgen und Consulting im Angestelltenverhältlnis

Beschäftigt ein Kunde Dich per Dienstvertrag, dann wirst Du als Berater oft verpflichtet am Monatsende einen Stundenzettel über Umfang und Inhalt der geleisteten Arbeit abzugeben. Aber auch intern kann die Unternehmensberatung Dich als angestellten Consultant dazu anhalten, monatlich Zeugnis über die vollbrachten Tätigkeiten abzulegen.


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Beim dem vorzulegenden (digitalen) Zettel stellt sich nun das Problem: Wie genau, logisch plausibel und ausführlich sollte dieser sein? Liest das Papier überhaupt irgendwer? Oder handelt es sich um vergeudete Zeit, da das Ergebnis sowieso in irgendeiner Schublade auf ewig verschwindet?

Nach über 10 Jahre Zeiterfassung berichte ich nachfolgend von meinen Erfahrungen mit Stundenzetteln und gebe Tipps, worauf Du beim Ausfüllen achten solltest.


Den Stundenzettel meistern – die besten Tipps

Frage #1: Wofür brauche ich überhaupt einen Stundenzettel?“

Dein Kunde und/oder Arbeitgeber wünschen sich in erster Linie Transparenz über die von ihrem Berater erbrachten Arbeitsergebnisse sowie das im Kalendermonat abgeleistete Stundenvolumen. Für sie dient Dein regelmäßiger Stundennachweis in erster Linie zur Kontrollfunktion des (temporären) Arbeitnehmers.

Auch kann es vorkommen, dass die interne Revision oder ein externes Audit Interesse an der Beauftragungsbeziehung zwischen Arbeitgeber und -nehmer besitzt. Dafür ist ebenfalls ein Stundenbeleg notwendig.

Für Dich selbst kann der Stundenzettel als Werkzeug der Selbstreflexion dienen: Was habe ich im Monat vollbracht? Welche Aufgaben haben viel Zeit gekostet? Wofür nutze ich meine Lebenszeit eigentlich?


Frage 2: Wie exakt muss mein Stundenzettel ausfallen?“

Unterscheide hier zwischen zwei Kundenextremen: für den einen Teil ist Dein Stundenzettel hoch interessant. Am Monatsende wird das Papier sehr genau analysiert, Du auf Deine Einträge auch angesprochen. Ein stimmiges Gesamtbild mit ausführlichen Beschreibungen Deiner Aktivitäten sind bei diesen Klienten wichtig. Der andere Kundentyp wirft auch nach Monaten nie einen Blick auf Deinen Nachweis. Der Stundenzettel diente für diese Fraktion eher als Versicherung. Erst wenn im Projekt etwas schief läuft, dann werfen diese Kunden einen Blick auf Deine monatliche Tätigkeitsdokumentation.

Ich empfehle Dir Deinen Kunden direkt zu Beginn des Engagements darauf anzusprechen, auf Basis welcher Vorlage und wie genau Du den Stundennachweis dokumentierst sollst. In diesem Zusammenhang erfragst Du auch, in welchen Zeitscheiben die Arbeit zu erfassen ist. Ich halte 15 bis 30 Minuten Intervalle für einen gesunden Kompromiss zwischen Aufwand und Detaillierungsgrad.


Frage 3: Welche Infos gehören in meinen Stundenzettel?“

Die genauen Inhalte des Stundenzettels hängen von Deinem Kunden, Deinem Beratungsunternehmen sowie den eingesetzten Software-Werkzeugen ab. Erkunde Dich daher zum Arbeitsbeginn nach einer Vorlage, einem Beispiel bzw. einem Zugang zum Tool. Losgelöst der Firmenspezifika erfasst Du auf den meisten (digitalen) Stundenzetteln folgende Daten:

  • Kopfdaten wie beispielsweise Deinen Namen, Projektbezeichnung, Lieferantennummer und Arbeitsmonat
  • Arbeitszeiteinträge mit Datum, Start- & Endpunkt bzw. Gesamtdauer, Teilprojekt bzw. Vorgang sowie Ergebnisse und Tätigkeiten
  • Reisezeiteinträge analog den Arbeitszeiteinträgen inklusive Zuweisung zum Projekt
  • Abwesenheitszeiten zum Beispiel aufgrund Urlaub, Weiterbildung oder Kongressteilnahmen.
  • Abzeichnung mit Deinem Namen und Unterschrift (bzw. die des Kundenansprechpartners) sowie Name und Unterschrift des Kundenprojektleiters.

Der Umfang und die Detailtiefe eines Stundenzettels variiert. So habe ich bei manchen Kunden simple Excel-Listen vorgefunden. Andere meiner Klienten nutzten wiederum komplizierte Web-Buchungssysteme in die ich mich zunächst (mehr oder weniger umständlich) einarbeiten musste. Bei internationalen Projekten kann es übrigens vorkommen, dass Du den Stundenzettel in englischer Sprache verfassen musst.


Frage 4: Welche Regeln gelten beim Ausfüllen?“

Generell solltest Du die Regeln des nationalen Arbeitszeitgesetzes befolgen. Das heißt in Deutschland, dass 8 Stunden durchschnittlich geschafft werden darf, im Maximalfall 10 Stunden. Auch sind die spezifischen Vorgaben des Kunden bzw. Arbeitgebers sowie das Beratungsangebot zu berücksichtigen. Diese definieren zum Beispiel den Umgang mit Reisezeiten, Wochenendarbeit, Zeitvolumengrenzen pro Tag, Woche oder Monat, Pausenzeiten sowie das Gesamtprojektvolumen.

Seitdem bei immer mehr Kunden die Arbeitnehmerüberlassung ins Bewusstsein rückt, akzeptieren diese Unternehmen die Stundennachweise ausschließlich von einem dedizierten Projektleiter bzw. Kundenkoordinator. Füllst Du nicht selbst diese Rolle aus, so übergib einfach Deinen komplettierten Nachweis an diesen personellen ‚Brückenkopf‘ bzw. signalisiere die Fertigstellung im Software-Tool. Der Koordinator leitet Dein unterzeichnetes Papier wiederum an den Auftraggeber weiter bzw. gibt Deine Einträge in der Software frei.


Ist Zeiterfassung im Consulting sinnvoll?

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Frage 5: Wann sollte ich den Stundenzettel am besten ausfüllen?“

Spätestens am Monatsende zur Einreichungsfrist ;). Meinen Stundenzettel aktualisiere ich fast immer am Ende der Arbeitswoche, daher am Donnerstagabend oder Freitagmorgen. Mit den vier bis dahin geleisteten Wochenarbeitstagen liegt damit ein überschaubarer Berichtszeitraum vor. Erstelle Dir am besten einen 15-minütigen Regeltermin, beispielsweise Freitag für 8:30 Uhr.

Reisezeiten sind übrigens der perfekte Zeitpunkt, um Deinen Stundennachweis auf den aktuellen Stand zu bringen. Unruhige Flüge oder volle Zugabteile halten Dich nicht davon ab, den Zettel nach etwas Nachdenken mit Fakten zu befüllen. Obendrein sind die Erinnerungen an die zurückliegende Arbeit und Ergebnisse noch frisch.


Frage 6: Wie sollte ich die Einträge im Stundenzettel formulieren?“

Der Stundenzettel ist ein Nachweis, kein Roman. Kurze, knappe und leicht verständliche Stichpunkte sind Trumpf. Formuliere daher bewusst ergebnis- statt tätigkeitsorientiert, analog einer Aufgabenliste.Damit steht das ‚Was‘ im Vordergrund, nichts das ‚Wie‘. Der Grund ist, dass sich im Consulting die Ergebnisse viel besser messen lassen, als die Aktivitäten.

Halte zudem alle offiziellen vereinbarten Interaktionen mit dem Kunden fest, daher Regeltermine, Workshops, Telefonkonferenzen, Interviews, etc.. Der Vorteil dabei: virtuelle und persönliche Zusammenkünfte hat der Auftraggeber meist auch bei sich im Kalender stehen und erinnert sich auch meist viel besser an diese Termine. Der Nachweis ist damit doppelt erbracht.


Frage 7: Was sollte in meinem Stundenzettel auf keinen Fall stehen?“

Kunden sind an Deinem Nutzen als Berater interessiert. Du bist einberufen worden einen Schmerz zu lindern bzw. ein Ziel zu erreichen. Notierst Du organisatorische Aufgaben im Stundenzettel (Reisevorbereitung, Organisation Werksausweis, Erstellung Folgeangebot, etc.) dann mögen diese Tätigkeiten zwar für Dich Aufwand verursacht haben, dem Klienten stiftet sie jedoch keinen Mehrwert. Daher: raus damit. So schmerzlich das auch ist.

Vermeide darüberhinaus bei Tätigkeiten und Ergebnissen zu flunkern, speziell bei denen der Kunde sehr genau Bescheid weiß. Beispiel: Umfasst ein wichtiger Meilenstein die Abgabe eines Fachkonzepts, so kann Du nicht noch Wochen später in Deinem Stundenzettel vermerken, dass das Fachkonzept dokumentiert, geprüft bzw. vorgestellt wurde.


Frage 8: „Mein Stundenzettel ist so leer, wie kann ich diesen voll machen?“

Falls Du den Stundennachweis erst zum Monatsende erstellst, dann ist oft guter Rat teuer: „Was habe ich den gesamten Monat über eigentlich genau gemacht?“. In solchen Fällen als Basisgerüst dienlich sind Dein digitaler Kalender und Dein E-Mailprogramm. Welches Ergebnis wurde wann mit dem Kunden ausgetauscht? Wann fand die Abstimmungsrunde mit dem Parallelprojekt statt? Ergänze diese Einträge durch typische Unterstützeraufgaben wie Review, Analyse, Aktualisierung, Organisation, etc..

Und falls dann immer noch Lücken auf Deinem Zettel stehen: stelle Dir einfach die profane Frage, welches Ergebnisse bzw. Tätigkeiten im zurückliegenden Monat den Kunden am meisten beschäftigt haben. Um diese Kernereignisse herum kannst Du dann Aufgaben und Ergebnisse ergänzen


Frage 9: Welche Tools unterstützen mich beim Ausfüllen?“

Im Netz gibt es unzählige Online, Offline und und Smartphone Tools, die Dich bei der Zeiterfassung entlasten. Teste aus, mit welcher Software Du im Alltagsgeschäft am effizientesten arbeiten kannst. Achte ebenfalls darauf, dass die App eine effiziente Exportmöglichkeit in Excel oder Comma-Separated-Value (CSV) Format unterstützt. Mit etwas Skript-Bastellei exportierst Du auf diese Weise automatisch die Daten in den finalen Stundenzettel. Bei Online Tools empfehle ich die Datenschutzbestimmungen zu checken. Immerhin pflegst Du in das Werkzeug auch Kunden-sensitive Informationen ein. Alternativ greifst Du auf die Excel-Export-Funktion Deines Outlook-Kalenders zurück (siehe Webtipp).

Ich nutze keine zusätzliche Werkzeuge für die Zeiterfassung. Das Zeitraster von 30 (minimal 15) Minuten Blöcken macht dies für mich nicht erforderlich.


Frage 10: Wie lässt sich ein Stundenzettel vermeiden?“

Gute Frage 🙂 Hinsichtlich Kunde ist eine Anpassung des Consulting Honorarmodells von einer zeit- auf eine wert- bzw. gewerkbasierte Vergütung notwendig. Deine eingebrachte Zeit ist für die Aufgabenerfüllung damit nicht mehr relevant.

Richtig los wirst Du den Stundenzettel dadurch leider nicht. Viele Beratungen fordern nämlich einen Arbeitsnachweis von ihren Mitarbeitern ein. Hintergedanke ist das Projekt- und Klienten-Controlling. Die Consultancies wollen wissen, wo der Deckungsbeitrag pro Projekt liegt, bei welchen Kunden hohe Margen eingelöst werden können, welches Beratungsprodukt sich aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten nicht (mehr) lohnt bzw. an was die Mitarbeiter den gesamten Monat über bearbeiten.


Fazit

Er ist ungeliebt, aber bei Dienstverträgen und Beratungsunternehmen sehr oft Teil des Deals: der Stundenzettel. Um ihn herum kommst Du als Consultant leider nicht. Jedoch lässt sich durch etwas Disziplin und Methodik die für das Ausfüllen erforderliche Zeit nennenswert verkürzen. Und schließlich fungiert Dein Stundenzettel auch immer als Mittel zur Selbstkontrolle – „Was habe ich mit meiner Lebenszeit angefangen?“.

Ein Manko hingegen bleibt: das Papier weist die geleistete Arbeitszeit nach, nicht aber den Deinen Wert bzw. Nutzen als Berater für den Kunden. Besser wäre hier eine wertebasierte Abrechnung. Doch das ist das Thema eines anderen Blogbeitrags. Sei gespannt!


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