Unternehmensberater entwickeln für ihre Kunden Unterlagen. Analysepapiere und Entscheidungsvorlagen, auf denen sie auf einer Fülle von Seiten Herausforderungen, Ansätze, Lösungen, Handlungsoptionen und Szenarien diskutieren. Oft haben diese Dokumente einen Umfang von 50 und mehr Seiten. Das ‚Fact Pack‘ bekommt der Kunde zum Projektende vorgelegt. Die Botschaft: „Schau, wie fleißig wir waren.“ sowie „Bitte urteilen Sie auf Basis der Fakten.“. Der Pferdefuß bei diesem Ansatz: Der Kunde hat keine Zeit für eine Dokumentlektüre. Stattdessen will er die wichtigsten Infos übersichtlich auf einer Seite. Es schlägt die Stunde der Management Summary.


Überblick

Ergebnis: wichtigste Inhalte eines Dokuments und ggf. Empfehlung

Teilnehmer: 1 Person

Dauer: 30-60 Minuten

Utensilien: Notebook mit Office Software

Zweck

Manchmal wird sie auch Executive Summary, Synopsis oder schlicht Zusammenfassung genannt: die Management Summary. Bei einer Management Summary handelt es sich um eine Kurzbeschreibung eines Dokuments. Einer Analyseunterlage (z.B. Forschungspapier, Markstudie) bzw. einem Entscheidungspapier (z.B. Investitionsvorhaben, Firmentransaktion) vorangestellt, fasst sie die wesentlichen Informationen zusammen.

Als Auftakt in ein Dokument zielt eine Management Summary darauf ab...

  • ...für einen Leser die wesentlichen Inhalte auf den Punkt bringen bzw.
  • ...für einen Entscheider die wichtigsten Fakten nebst einer Empfehlung zusammenfassen.

Als Führungskraft, Bereichsleiter bzw. Vorstand hat Dein Kunde keine Zeit (und Nerven) umfangreiche bzw. komplizierte Informationen in aller Tiefe und Breite zu durchdringen. Mit einer Management Summary entlastest Du. Du lieferst einen aussagekräftigen Überblick anhand der Leser selbst entscheidet, ob ihm diese Infos ausreichen oder er auf den darauffolgenden Seiten tiefer ins Detail gehen möchte.



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Aufbau

Würdest Du ein Buch lesen, dass mit einer schlechten ersten Seite beginnt? Nein? Ich auch nicht! Eine Management Summary muss die beste Seite des Dokuments sein. Das glitzernde Aushängeschild Deiner Unterlage. Sorgfalt und Perfektion sind angesagt, schließlich sollen bereits nach der Lektüre einer einseitigen Management Summary Entscheidungen gefällt werden können bzw. die wichtigsten Punkte verstanden worden sein.

Gliedere Deine Zusammenfassung in vier Abschnitte.

Abschnitt #1: Situation & Entscheidungsbedarf

Zunächst umschreibst Du die Ausgangslage. Du zeigst aktuelle Defizite auf, benennst erforderliche Handlungsbedarfe und skizzierst mögliche Chancen und Ziele. Hole den Kunden mit den ersten Sätzen ab. Nutze seine Sprache und umschreibe den Ist-Stand.

Bereits nach 20 Sekunden soll der Leser denken:

  • "Ja, das Thema ist relevant."
  • "Ja, es lohnt sich, wenn ich mich weiter mit dem Thema befasse und die Lektüre fortsetze.“

Der erste Abschnitt erklärt, 'Warum' es sinnvoll ist ein Dokument zu lesen bzw. sich mit einer anstehenden Entscheidung auseinanderzusetzen.

Abschnitt #2: Vorgehen & Handlungsoptionen

Kurz und knapp beleuchtet Deine Management Summary das Vorgehen sowie die herausgearbeiteten Erkenntnisse und Handlungsalternativen. Halte Dich kurz. Das 'Was' und 'Wie' sind zwar wichtig, werden aber in der angehängten Unterlage im Detail diskutiert.

Abschnitt #3: Ergebnis & Empfehlung

Im dritten Abschnitt stellst Du die Lösung vor. Im Falle einer Management Summary für Entscheidungen ist das Dein präferierter Vorschlag, im Falle eines Analysepapiers die Kernergebnisse. Zähle den Mehrwert bzw. die zentralen Erkenntnisse auf.

Abschnitt #4: Nächste Schritte

Schließlich gibst Du in der Konklusion einen Ausblick auf den nächsten logischen Schritt. Bei einem Entscheidungspapier ist dies der Handlungsaufruf unvermittelt zur Tat zu schreiten. Bei einem Analysedokument hingegen empfiehlst Du sinnvolle Folgeaktivitäten. Versehe eine Management Summary immer mit einer Folgeaktivität. So positionierst Du Dich als Vordenker und Person, die eine Sache weitertreiben möchte.


Anwendung

  • 1

    Entwerfen

    Redigiere die erste Fassung Deiner Management Summary direkt zu Beginn Deiner Arbeit an einem Dokument. Du liest richtig: direkt zu Beginn. Auf diese Weise spannt Deine Zusammenfassung den Rahmen für alle noch zu erstellenden bzw. zusammenzutragenden Inhalte auf. Mit der Management Summary legst Du den Grundstein. Vom Start weg fungiert sie als roter Faden durch das Papier.
    Das erste Konzept Deiner Zusammenfassung klinkst Du direkt nach dem Titelblatt Deiner Unterlage ein, also noch vor dem Inhaltsverzeichnis. Wie der Klappentext eines Buches fungiert die Management Summary fortan als eindeutige Kurzbeschreibung.

  • 2

    Perfektionieren

    Anschließend geht es an die Inhalte der Unterlage. Stehen diese, kehrst Du zur Management Summary zurück und präzisiert. Kürze so viel Text wie Du kannst. Je knapper und spitzer desto besser. Eine Management Summary kommt auf den Punkt. Deshalb heißt das Konzept Summary und nicht Essay oder Diskurs.
    Hebe wichtige Wortgruppen und Textpassagen visuell hervor, beispielsweise durch unterstreichen, fett hervorheben oder das ins kursiv stellen. Ich vermeide das Wechseln der Schriftfarbe, da dies insbesondere bei einem farbigen Layout nicht professionell anmutet bzw. bei einem Schwarz-Weiß-Ausdruck unter den Tisch fällt.

  • 3

    Einsetzen

    Was nützt die beste Management Summary, wenn diese nicht zum Einsatz kommt. Lege Deinem Kunden die fertige Unterlage nebst der Zusammenfassung vor. Verbleibt er bei der Management Summary, ohne in die nachfolgenden Unterlagendetails zu gehen? Herzlichen Glückwunsch: Deine Summary konnte alle seine Wissensbedarfe adressieren.


Beispiele

Untere Abbildung zeigt die Management Summary für den Entscheidungsbedarf 'Dateiaustauschplattform'. Ich war Ende 2017 verantwortlich für die Sichtung des Marktes nach Cloud-basierten Lösungen.

Management Summary
Beispiel für eine Management Summary für die Entscheidung einer Dateiaustauschplattform

Vor- & Nachteile

Pros

  • Eine Management Summary spart einem Leser wertvolle Zeit. Statt in die Einzelheiten abzusteigen und die Quintessenz selbst zu extrahieren, bringt die Zusammenfassung die essentiellen Fakten übersichtlich auf den Punkt.
  • Ein Leser kann selbst die Wahl treffen, ob er sich vertiefen will oder ihm der Überblick ausreicht. Das schafft hohe Zufriedenheit, für Unternehmensberater eine exzellente Voraussetzung für eine Folgebeauftragung bzw. eine Beförderung.
  • Zusätzlich hilft Dir eine Management Summary unmittelbar zu Beginn der Arbeiten an einem Dokument die Story festzuzurren. Früh definierst Du, was im Papier steht und was nicht.

Contra

  • Um eine Management Summary verfassen zu können, musst Du das Thema der nachstehenden Unterlage durchdrungen haben. Leser merken, wenn der Schreiber vom Fach ist.
  • Eine präzise und lesenswerte Zusammenfassung zu Papier zu bringen kostet Zeit und erfordert Übung. Aber keine Angst. Je mehr Management Summaries Du schreibst, desto einfacher und schneller geht das Redigieren von der Hand. Profis ziehen gute Zusammenfassung anderer als Vorlage heran.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Nur die wichtigsten Infos reinnehmen

    Knapp, knapper, Management Summary. Eine gute Management Summary findet auf einer einzigen Präsentationsfolie bzw. Dokumentenseite Platz. Sie kondensiert alle für den Leser relevanten Informationen. Lasse vergangenheits- bzw. vorgehensorientierte Infos weg und spare Dir ausufernde Ausführungen. Alle für das Verständnis bzw. die Entscheidung nicht maßgeblichen Fakten fliegen raus.

    Versetze Dich in die Perspektive des Lesers. Was ist für ihn wichtig? An was hat er Interesse? Was sollte er unbedingt erfahren, wenn er nur 2 Minuten Zeit erübrigen kann?

  • Tipp 2 - In aktiver Sprache formulieren

    Für eine gute Management Summary gilt: Aktiv sticht Passiv + Verb sticht Substantiv. Statt „Gefordert wird eine bisher nicht unterstützte Archivierung“ schreibst Du „Die Fachbereiche wünschen, dass das neue IT-System ihre Daten archiviert.“. Benenne Ross und Reiter. Wer sind die Verantwortlichen? Was sind die Themen und Problemfelder? Spare zudem seitenfüllende Adjektive. ‚Zielführend‘, ’nachhaltig‘ und ‚risikomindernd‘ klingt schick, bläht Deine Summary aber nur unnötig auf.

  • Tipp 3 - Aufzählungsstriche statt Fließtext nutzen

    Soll Deine Management Summary eine Entscheidung auslösen, dann empfehle ich mit Spiegelstrich-Aufzählungen, statt mit ganzen Sätzen zu arbeiten. Der Vorteil: Voneinander klar getrennte Punkte sind für einen Leser leichter erfassbar. Punkt für Punkt hangelt sich dieser durch die Summary und hakt gedanklich ab. Ganz nebenbei wird die Gefahr gebannt, dass ein Leser die komplette Zusammenfassung ablehnt, nur weil ein einzelner Teilsatz nicht seinen Erwartungen und Zielen entspricht.

  • Tipp 4 - Links als Absprungstelle einsetzen

    Eine elektronische Management Summary kannst Du mit Links auf weiterführende Informationen im angehängten Dokument versehen. Auf diese Weise ist es dem Leser direkt möglich zu weiterführenden Ausführungen zu springen und sich selektiv zu vertiefen.

    Die Verlinkung spart dem Leser erneut kostbare Zeit und generiert Dir nur wenig Mehrarbeit. Zudem werden wesentliche Textpassagen nun durch Unterstreichungen hervorgehoben – eine erneute Lesehilfe. Füge zudem an einer Randstelle im Dokument einen kleinen Pfeil nebst Link ein. Dieser dient als Rücksprung zur Management Summary.

  • Tipp 5 - Aussagen gewählt ausdrücken

    Der deutsche Journalist Wolf Schneider prägte den Satz: „Einer muß sich plagen, der Schreiber oder der Leser.“. Je besser Du das Handwerks eines Schreibers verstehst, desto einfacher fällt Dir die Redaktion einer Management Summary. Sehr empfehlenswert ist hierfür Schneiders Buch Deutsch für junge Profis*.

  • Tipp 6 - Paarweise redigieren

    Kennst Du Dich im Thema des Dokuments nicht aus, musst aber dennoch eine Management Summary verfassen, dann bittest Du einen kundigen Kollegen die Essenz in Stichpunkten zu notieren. Dieses Gerüst überführt ihr im zweiten Schritt zusammen in das Summary-Format. Der Kollege lernt das Werkzeug kennen, Du erhältst einen Einblick in das Thema. Der Leser wiederum darf sich auf ein Dokument freuen, welches von zwei Personen entwickelt und geprüft wurde.

  • Lesetipp

    Ein ganzes Buch widmet die Juristin Claudia Meindel dem Thema Management Summary. Ihr Executive Summary: Überzeugende Entscheidungsvorlagen für das Management* ist zugänglich verfasst, die Empfehlungen und Beispiele pragmatisch. Gleichzeitig tritt Meindel den Gegenbeweis an: Texte von Juristen müssen nicht zwangsläufig trocken sein.


Zusammenfassung

Eine Management Summary ist der entscheidende Teil einer Unterlage. Warum? Weil Führungskräfte, Manager und Entscheider häufig nur diese eine einzige Seite im Dokument mit voller Konzentration lesen. Erleichtere das Leben Deiner Kunden, Kollegen und Vorgesetzten. Stelle jeder Entscheidungsvorlage bzw. Analysedokument eine Management Summary voran.


Bonusmaterial

Christopher Schulz/Consulting-Life.de: Die AKV Management Summary - 22-minütiger Mitschnitt der Consulting Methodenschmiede mit weiteren Tipps sowie Fragen & Antworten der Teilnehmer

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