Wirken Microsoft Excel, Apple Numbers oder Open Office Calc für Dich auch manchmal etwas trocken und altbacken? Klar, die Tabellen-Kalkulations-Apps sind vertraut, bewährt und verbreitet. Aber wirklich Spaß macht die Nutzung eigentlich nicht. Auch müssen Vorlagen für Projektmanagement, Kreativarbeit oder Produktentwicklung immer wieder neu aus dem Boden gestampft werden. Ich bin sicher: In digitalen Zeiten geht Daten-Akrobatik anders. Was möglich ist, zeigt Airtable*. Ich habe mir den Zeilen & Spalten-Jongleur angesehen und das Wichtigste für Dich zusammengetragen.


Airtable – Tabellenkalkulation im 21. Jahrhundert

Airtable* ist nicht das erste Tool, was sich ins Tabellen-Territorium von Microsofts Excel vorwagt. Seit 2012 ist die Cloud-Lösung aus San Francisco nun bereits verfügbar, es muss also etwas geben, was die App ihren Schwestern von Microsoft, Apple und Google voraus hat.

Airtable
Eine Airtable Datenbank für eine Technology Roadmap mit den drei Tabellen ‚Initiativen‘, ‚Manager‘ und ‚Releases‘

Nutzt Du Microsoft Excel und kennst die Grundkonzepte relationaler Datenbanken, dann solltest Du Dich rasch in Airtable* einfuchsen können. Nach 15 Minuten war ich mit der Daten-App vertraut.

1. Konto anlegen
Registriere Dich zunächst für den Web-Service* mit E-Mail und Passwort. Die ersten beiden Wochen bist Du als Pro-Nutzer mit zahlreichen Funktionen eingestuft. Entweder Du wirfst anschließend Geld in die Kasse, oder Dein Konto wird zum Free-Plan zurückgestuft.

2. Datenbank aufsetzen
Erzeuge eine Datenbank, entweder komplett frisch durch einen Datenimport, oder auf Basis der zahlreichen Vorlagen. Lege eine erste Tabelle an.

3. Tabellen füllen
Ergänze Deine Daten in den Zeilen. Füge neue Spalten hinzu, beispielsweise als Checkliste, Anhang, Person, Text, Person, Status, Priorität, Datum oder Zahl. Coloriere die Inhalte und verknüpfe Tabellen untereinander.

4. Sichten aufbauen
Sortiere, filtere, verstecke oder gruppiere die Daten in den Tabellen und speichere diese als individuelle Views. Ergänze Deine Datenbank durch Standardsichten wie Kalender, Kanban, Galerie oder Formulare.

5. Arbeit teilen & automatisieren
Lade Kollegen zur gemeinsamen Nutzung der Datenbank und ihren Sichten ein. Vergebe dazu Lese- und Schreibrechte. Automatisiere den Import, das Aktualisieren sowie den Versand von Daten.


Pros – Was für Airtable spricht

  • Airtable beschleunigt die Datenarbeit
    Daten strukturieren, erfassen und visualisieren – diese drei Kernaufgaben beherrscht Airtable meisterlich. Tabellen-Urgesteinen wie Excel steht die Software um nichts nach.
  • Airtable erleichtert durch Vorlagen
    Über 50 Templates zählt die Software im Juni 2021, angefangen bei Content Production bis zu Venture Capital. Auch stehen im ‚Universe‘ etliche weitere Strukturen von Airtable Nutzern bereit. Beides beschleunigt die Datenarbeit und inspiriert obendrein.
  • Airtable lässt sich einfach bedienen
    Bist Du mit Tabellenkalkulationen wie Excel vertraut, dann kannst Du automatisch Airtable. Die Nutzung ist logisch, eine umfassende Hilfefunktion jederzeit aufrufbar.
  • Airtable importiert aus verschiedenen Quellen
    Ob Microsoft Excel, Apple Numbers CSV, Trello, Asana oder Google Sheets – das Werkzeug biete diverse Importschnittstellen. Mit Jira, Google Calender und Box darfst Du sogar Daten wiederkehrend synchronisieren.
  • Airtable erfüllt die Datenschutzgrundverordnung
    Laut eigenen Angaben erfüllt die Online App die Anforderungen der General Data Protection Regulation (GDPR).
  • Airtable kann funktional aufgepeppt werden
    Erweitere das Tabellen-Tool beispielsweise durch OrgCharts, Timelines, Flahcards oder Kartenanzeige. Der Marketplace hält zahlreiche Apps bereit.

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Cons – Was gegen Airtable spricht

  • Airtable muss sich gegen Office durchsetzen
    Microsoft Office arbeitet solide, ist allerorts bekannt und steht fast auf jedem Computer bereit. Hier ein zusätzliches Tabellenkalkulationswerkzeug zu etablieren fällt schwer.
  • Airtable kostet monatlich Gebühren
    Möchtest Du über 1.2000 Einträge pro Datenbank speichern oder die Historienfunktion nutzen, zahlst Du monatlich mindestens 10 Dollar pro Nutzer. Für ein Fünf-Personen-Team mit großen Funktionsumfang kostet der Service jährlich 1.200 Dollar (= 5 Personen x 12 Monate x 20 Dollar je Monat).
  • Airtable besitzt einen eingebauten Lock-in
    Einmal im Tool, immer im Tool. Zwar lassen sich Excel & Co. einfach importieren, ein Export geht jedoch nur ins Comma-Separated-Value (CSV) Format.

Fazit

Über 36 Jahre hat Microsoft Excel inzwischen auf dem Buckel. Im schnelllebigen Softwaregeschäft ist das eine Ewigkeit. Über die Zeit sind beim Bürostandard viele Funktionen hinzugekommen, wirklich schick und intuitiv nutzbar war der Tabellen-Veteran jedoch in meinen Augen nie.

Airtable* erkennt und füllt diese Lücke. Die farbenfrohe Cloud Software zeigt, dass Arbeiten mit Daten Spaß machen darf sich am besten im Team erledigt. Die zahlreichen Tabellenvorlagen, Visualisierungsoptionen und Automatisierungsfeatures überzeugen. Einfach einmal bei einem firmeninternen Mini-Projekt ausprobieren.


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Airtable: How to Use Airtable & Getting Started Tutorial (4 min) – erste Schritte mit dem Tabellen-Künstler

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