Effective Emails – Schritt für Schritt zur optimalen elektronischen Kommunikation
Hand aufs Herz: Wie viele E-Mails schreibst Du an einem gewöhnlichen Arbeitstag? 20, 30 oder gar 50? Und welche Zeit wendest Du für das Abarbeiten von elektronischer Post auf? Auch wenn es mit Videokonferenz, Kollaborationsplattformen und Instant-Chat inzwischen etliche Alternativen für die elektronische Kommunikation gibt und Dir KI mehr und mehr unter die Arme greift – auch über 50 Jahre nach ihrer Erfindung hält es die E-Mail beständig in der Geschäftswelt. Grund genug an den eigenen Mailing-Fähigkeiten zu feilen. Der Ratgeber Effective Emails* von Chris Fenning kommt passend.
Inhalt – Was kann ich lernen?
Die E-Mail ist tot, lang lebe die E-Mail. Laut einer Bitkom Studie aus 2021 erhält jeder zweite Berufstätige mehr als 20 E-Mails pro Arbeitstag. Das asynchrone Kommunikationsmittel ist auch im Jahr 2023 omnipräsent. Das weiß auch Chris Fenning, Spezialist für interne Unternehmenskommunikation und Autor von Effective Emails: The Secret to Straightforward Communication at Work*.
So widmet der Brite Sektion 1 seines Buches den Einstieg in eine gute elektronische Nachricht.
- Thema und Zweck sowie optional eine Dringlichkeitsangabe gehören in den Betreff einer E-Mail. Dieser sollte 50 Zeichen nicht übersteigen.
- Anrede und Dank richten sich nach Projekt, Unternehmen und Adressat und spielen eine untergeordnete Rolle.
- Du kommunizierst nach dem Pyramiden-Prinzip. Direkt in der ersten Zeile Deiner Nachricht stehen Kernbotschaft, Bedarf und Fristen.
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Es schließt sich die Länge, das Layout und die Formatierung einer optimalen E-Mail an. Chris Fenning gibt Dir in Sektion 2 folgende Hinweise.
- Kurze E-Mail mit knackigen Absätzen und Aufzählungen sind Trumpf.
- Spendiere Fragen, Aufgaben und Entscheidungen eine eigene hervorgehobene Zeile.
- Beim Senden einer Antwort-E-Mail wiederholst Du die Frage des Senders.
- Lagere weiterführende Infos und Kontext durch Anhänge und Links aus.
- Vorlagen erleichtern und beschleunigen das Verfassen wiederkehrender E-Mails.
Sektion 3 dreht sich um elektronische Gruppenmitteilungen. Fenning hält hier folgende Empfehlungen für Dich parat.
- Begründe das Einkopieren von zusätzlichen Empfängern mittels CC.
- Vermeide ein BCC von Personen, außer Du sendest Dir die E-Mail an Dich selbst.
- Erkläre einer Gruppe bzw. dem Einzelnen, weshalb dieser zur Gruppennachricht hinzugefügt bzw. entfernt wurde.
- Ändere nicht das Thema in einer E-Mailkette bzw. erinnere die Teilnehmer bei Abweichungen vom Thema an die ursprüngliche Intention der asynchronen Diskussion.
Schließlich folgen in Sektion 4 eine Menge weiterer Tipps und Ratschläge zum Umgang mit geschäftlichen E-Mails. Ob Abwesenheitsnachricht, überfüllte Posteingänge, Grammatik & Orthographie oder Emojis – Chris Fenning hält auf die verschiedensten Mailing-Fragen praktische Antworten parat.
Lektüre – Wie liest sich Effect Emails?
Ich mag Bücher die ohne Umschweife rasch auf den Punkt kommen. Chris Fennings Effective Emails* gehört zu so einem Sofort-Starter. Direkt auf Seite 1 beginnt der Autor mit einem glaubhaften Plädoyer für professionelle E-Mails. Nach einer kurzen persönlichen Story aus dem Berufsleben geht es dann direkt los mit der effektiven Handhabung von B2B-Mailings.
Die 160 Seiten lassen sich locker in 4 bis 5 Lektürestunden runterlesen. Alternativ springst Du selektiv in eine der vier Sektionen. Immer wieder streut Fenning nützliche Vorher-Nachher-Beispiele von Mail-Konversationen ein. Learning by Doing. Hilfreich auch die Zusammenfassung von knapp 40 Tipps am Buchende sowie rund ein Dutzend Verweise auf weiterführende Kommunikationsliteratur.
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Autor – Wer steckt hinter dem Werk?
Verfasst wurde Effective Emails* von Chris(topher) Fenning, Autor, Trainer und Unternehmensberater für wirkungsvolle Kommunikation an der Schnittstelle von Fach und IT-Seite.
Der Brite gründete 2020 das Beratungshaus Alignment Group Ltd. Empfehlenswert in Sachen B2B-Kommunikation sind sowohl sein Blog als auch sein YouTube-Kanal.
Wenn er nicht gerade coacht, schreibt oder trainiert, zieht es Fenning samt Familie an die frische Luft.
Chris Fenning: How to talk to non-experts – Tip 1: Choose the right perspective for your audience (5 min) – effektive Kommunikation mit fachfremden Personen
Fazit – Weshalb sollte ich gerade dieses Buch lesen?
In Chris Fennings englischsprachigen Kompaktratgeber Effective Emails solltest Du dann Deine Zeit investieren, falls Du…
- Kunden, Kollegen, Vorgesetzte und Partner mit kompakten und verständlichen E-Mails positiv überraschen und zeitlich entlasten möchtest.
- oft Teil von langen verzweigten Mailketten bist und diese entwirren sowie den Kommunikationsfluss wieder produktiv machen willst.
- beabsichtigst Deine tägliche E-Mailing-Aufgaben effizienter und zufriedenstellender abzuwickeln.
Zu meinem Berufsstart im Jahr 2007 hätte das Praxisbuch zu einem Must-Read gehört. Heute – nach über 16 Jahren professioneller E-Mail-Erfahrung – bestätigt Effective Mails viele meiner verfeinerten Kommunikationsmuster mit elektronischen Nachrichten.
Effective Emails: The Secret to Straightforward Communication at Work* erschien Ende 2022 im Selbstverlag Alignment Group Ltd im eBook- oder Taschenbuchformat. Ab rund 5 Euro gehört der kleine Kommunikationsratgeber Dir.
