Als ProzesseigentümerBetriebsverantwortlicher oder Projektleiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Wie können wir uns rasch einen grundlegenden Überblick über einen Geschäftsprozess verschaffen?
  • Womit lässt sich der fachliche Scope eines neuen bzw. bestehenden Ablaufs einfach und visuell beschreiben?
  • Welche Prozessdarstellung ist fachlichen und technischen Kollegen gleichermaßen verständlich?

Unterstützung findest Du in einem SIPOC Diagramm und der dazugehörigen Modellierung von Prozessen.


Überblick

Ergebnis: Aktivitäten, Inputs, Outputs, Lieferanten und Empfänger eines bestehenden oder zukünftigen Prozesses modelliert

Teilnehmer: mind. 1 Person

Dauer: 20-60 Minuten (je Prozessumfang und Detailtiefe)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand, Moderationskarten & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit einem SIPOC Diagramm erhebst, analysierst und kommunizierst Du einen ausgewählten Prozess. Der Fokus liegt auf dem Gesamtablauf, den Schnittstellen sowie den Auswirkungen auf vor- und nachgelagerte Prozesse. Damit eignen sich der Diagrammtyp gut für das fachliche Scoping, also zur Abgrenzung eines Prozesses in einer Kette von Prozessen.

Das Akronym 'SIPOC' steht für die fünf englischsprachigen Kernelemente Supplier, Input, Process, Output und Customer, zu Deutsch Lieferant, Input, Prozess, Output und Kunde. Setze SIPOC Diagramme zur initialen Erfassung des Ist-Zustands eines Prozesses sowie der Definition des Ziel-Zustands ein.

Insbesondere zu Projektstart ist die Top-Level Visualisierung per SIPOC für alle Kernprozesse sehr nützlich. Abgestimmt und von allen Stakeholdern verstanden, bilden SIPOC Diagramme eine wertvolle Grundlage für die weiterführende Prozess- und Konzeptionsarbeit, wie beispielsweise dem Anforderungsmanagement oder der Ablaufoptimierung.

Gelegentlich findest Du in der Literatur alternative Bezeichnungen, beispielsweise PISOC oder POSIC. Anders als beim original SIPOC tragen diese Kürzel das Vorgehen bei der Prozesserfassung und Dokumentation im Namen.


Aufbau

SIPOC Diagramm

Möchtest Du ein SIPOC Diagramm für einen spezifischen Prozess erstellen, legst Du für jeden der fünf Buchstaben auf einem Arbeitsblatt bzw. Präsentationsfolie eine eigene Spalte an. In dieser notierst Du die Prozessdetails.

Gerade der kompakte und eingängige Aufbau des Einseiters machen den Diagrammtyp für die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen interessant. Auf einen Blick erfassen Leser sowohl die Eingangs- und Ausgangsgrößen als auch die Hauptschritte eines Prozesses.

SIPOC Diagramm
Struktur und Elemente des SIPOC Diagramms

Ergänze Dein Diagramm zudem mit Meta-Infos wie einem Titel, das Datum der letzten Änderung sowie die verantwortlichen Autoren.

Supplier (dt. Lieferant)

Sowohl interne als auch externe Lieferanten, die den Input für den Prozess bereitstellen.

  • Zulieferer
  • Hersteller
  • Verantwortliche in vorgelagerten Prozessen

Formuliere Lieferanten als Substantiv (z.B. 'Großhändler').

Input (dt. Einsatzmittel)

Ein oder mehrere vom Prozess benötigten Eingangsleistungen.

  • Materialien
  • Informationen
  • Energie
  • Zuarbeiten

Notiere Einsatzmittel als Substantiv (z.B. 'Lastenheft').

Process (dt. Prozess)

Einzelschritte, die notwendig sind, um aus dem Input den Output zu erzeugen.

  • Phase
  • Teilprozess
  • Aktivität

Ein Prozess besitzt einen festen Anfang und ein festes Ende und sollte in nicht mehr als 4 bis 7 Einzelschritte zerfallen.

Formuliere jeden Prozessschritt gleich, indem Du einem Substantiv ein aktives Verb folgen lässt (z.B. 'Material aufnehmen', 'Rechnung schreiben').

Output (dt. Ergebnis)

Ein oder mehrere Ausbringungsleistungen eines Prozesses.

  • Produkte
  • Dokumente
  • Energie
  • Liefergegenstände
  • Dienstleistung

Verwende für das Ergebnis erneut Substantive (z.B. 'Pflichtenheft').

Customer (dt. Kunde)

Sowohl interne als auch externe Empfänger des Outputs eines Prozesses.

  • Privatkunde
  • Geschäftskunde
  • Verantwortliche in nachgelagerten Prozessen

Notiere Kunden als Substantiv (z.B. 'Entwicklungsteam'). Lieferanten und Kunden können identisch sein.


Anwendung

Ein SIPOC Diagramm kannst Du allein oder im Team im Rahmen eines Workshops modellieren. Sowohl zum Erheben eines Ist-Prozesses als auch der Neudefinition eines Soll-Prozesses startest Du aus Kundenperspektive mit der Customer-Spalte und arbeitest Dich von rechts nach links über Output > Process > Input > Supplier kundenorientiert voran.

  • 1

    Kunden identifizieren

    Identifiziere zunächst die wichtigsten Kunden des Prozesses und liste diese in der Spalte 'Customer' auf.
    - Wem stiftet der Prozesse einen Mehrwert?
    - Wer ist Schlüsselempfänger eines Ergebnisses dieses Prozesses?
    Beginne mit dem finalen Kunden, der vom letzten Prozessschritt den Output erhält.

  • 2

    Ergebnisse festlegen

    Definiere anschließend die zu erreichenden Prozessergebnisse, die den erarbeiteten Kunden einen Nutzen stiften.
    - Was erhalten die Kunden aus dem Prozess?
    - In welchen Output resultiert der Prozess?
    Optional kannst Du spezielle Anforderungen an die Resultate aus Kundensicht stellen und um deren Güte fixieren (z.B. spezifische Festigkeit, Hitzeverhalten). Verschriftliche Deine Erkenntnisse in der Spalte 'Output'.

  • 3

    Prozessschritte ableiten

    Ermittle nun die zentralen Hauptschritte des Prozesses (Spalte 'Process').
    - Welches sind die Teilaufgaben im Prozess?
    - Was muss ein Akteur tun, um aus dem Input den Output zu erschaffen?

  • 4

    Eingangsgrößen definieren

    Beschreibe anschließend den Input, der innerhalb des Prozesses verarbeitet wird.
    - Welche Eingangsparameter benötigt der Prozess?
    - Ohne welchen Beitrag kann der Prozess nicht ausgeführt werden?
    Auch hier kannst Du zusätzlich verschiedene Anforderungen ergänzen, welche die Input-Qualität aus Prozesssicht näher beschreiben (z.B. spezifische Farbe, Breite).

  • 5

    Lieferanten ermitteln

    Erfasse schließlich die Lieferanten des Prozesses und halte diese in der letzten leeren Spalte 'Supplier' fest.
    - Wessen Zuarbeit benötigt der Prozess?
    - Wer liefert den Prozess-Input?

  • 6

    SIPOC überprüfen

    Überprüfe Dein Ergebnis und stimme dieses in großer Runde ab. Somit sicherst Du nicht nur die Qualität, sondern erzeugst gleichermaßen ein einheitliches Verständnis über den Prozess und seine Schnittstellen.

Alternativ beginnst Du ganz im Herzen des Diagramms: beim Prozess. Nachdem Du dessen Grenzen und wichtigste Schritte (1) definiert hast, schlägst Du die Brücke zum Output (2), den Kunden (3), den Input (4) und schlussendlich zu den Lieferanten (4). Gerade wenn Du den Prozess bereits gut kennst, ist dieses Vorgehen meist der schnellere Weg.


Beispiele

Erstellung eines Blogbeitrages

Untere Abbildung zeigt einen vereinfachten Kernprozess von Consulting LIFE: die Erstellung eines Blogbeitrags. Blogleser liefern mit Fragen, Beraterkollegen durch Impulse sowie Kunden auf Basis von Projekten verschiedene Ideen für interessante Beitragsthemen. Ich setze mich dann hin und verfasse in fünf Einzelschritten einen Consulting Blogbeitrag bzw. manchmal ebenfalls eine Vorlage. Die Ergebnisse kommen anschließend den Besuchern des Blogs, den Lesern meiner Bücher oder den Nutzern des Consulting Methodenkoffers zugute.

SIPOC Diagramm
Beispiel eines SIPOC Diagramms für den Prozess 'Erstellung eines Consulting-Life.de Blogbeitrags'

Vor- & Nachteile

Pro

  • Ein SIPOC Diagramm gibt einem Leser einen prägnanten Überblick über alle Hauptelemente eines Prozesses.
  • SIPOCs sind simpel und strukturiert zu erstellen und auch für weniger Prozess-geübte Personen verständlich. Damit sind diese Diagrammtypen gerade zum Beginn eines Projektes ideal.
  • Bereits nach wenigen Stunden kannst Du mit einem SIPOC Diagramm ein erstes nützliches Ergebnis präsentieren.

Contra

  • Leider ist der Vorteil eines SIPOC Diagramms - der Blick auf den Prozess aus einer Helikopterperspektive - auch sein Nachteil. Der genaue Ablauf der Einzelschritte wird aus dem Diagrammtyp nicht ersichtlich.
  • Ein SIPOC enthält hauptsächlich textuelle Beschreibungen. Im Gegensatz zu einem graphischen Modell besitzt Text jedoch einen größeren Interpretationsspielraum. Die Folge: Verschiedene Leser können das Diagramm unterschiedlich verstehen.
  • Im SIPOC Diagramm fehlt der genaue Ablauf in parallelen und sequenziellen Aktivitäten sowie Bedingungen und Schleifen.
  • Technische (IT-Systeme, Dokumente etc.) und organisatorische (Gremien, Akteure etc.) Elemente, Dir vielleicht bekannt aus Prozessmodellierungssprachen wie den Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessketten (eEPK) oder dem Unified Modeling Language (UML) Aktivitätsdiagramm, fehlen gänzlich.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Bei Diagrammerstellung die Perspektive wechseln

    Definiere jeden Buchstaben eines SIPOC Diagramms aus einer anderen Perspektive. So blickst Du beim ‘Customer’ und ‘Output’ aus Sicht der Kunden auf den Prozess, beim ‘Supplier’ und ‘Input’ wiederum stehen die Lieferanten und ihr Standpunkt im Vordergrund.

  • Tipp 2 - Einen Prozessverantwortlichen bestimmen

    Notiere zu den jeweiligen Einzelschritten des Prozesses diejenigen Abteilungen oder Rollen, von denen der Prozess durchgeführt wird. Damit erkennt ein Leser sofort, wer für den Prozess verantwortlich ist und weiterführende Detailinformationen besitzt.

  • Tipp 3 - Prozesse miteinander horizontal verketten

    Verkette Prozesse auf gleicher Ebene durch Angleichung ihrer Supplier/Input bzw. Output/Customer. Liegen Dir beispielsweise zwei aufeinanderfolgende Prozesse vor, solltest Du sicherstellen, dass der Output bzw. die Kunden des Vorgängerprozesses sich als Supplier und Input des Nachfolgeprozesses wiederfinden.

  • Tipp 4 - Prozesse miteinander vertikal verketten

    Erkennst Du während der Modellierung, dass sich ein Prozess facettenreicher als angenommen gestaltet, so kannst Du einzelne Prozessschritte in separate Unterprozesse überführen. Zu diesen entwickelst Du dann ein detaillierteres SIPOC Diagramm.

    Alternativ fasst Du eine Kette von mittels SIPOC modellierten Prozessen zu einem Gesamtprozess zusammen. Achte bei dieser vertikalen Verkettung von Prozessen auf die Konsistenz in den Bezeichnungen, sowie Input, Output, Supplier und Customer.

  • Tipp 5 - Prozess auf das Wesentliche beschränken

    Die Stärke von SIPOC ist der Überblick. Versuche daher nicht, Deine Diagramme mit zu viele Feinheiten zu überladen. Eine zweistellige Anzahl von Einzelschritten ist definitiv zu viel. Auch ist ein Output ohne zugehörigen Abnehmerkunde wertlos bzw. ein Input ohne Lieferanten unvollständig.

  • Tipp 6 - SIPOC mit Zusatzinfos anreichern

    Je nach Informationsbedarf der Empfängergruppe lassen sich SIPOC Diagramme einfach erweitern. Einige Anregungen:

    • Notiere in der Kopfspalte weiterführende Prozessinformationen wie den Zeitpunkt der Prozessdurchführung, die Durchlaufzeit oder Ausführungszahl pro Tag.
    • Ergänze Input, Output und Prozess mit Kennzahlen. Diese geben Auskunft über Gütekriterien, Kosten-, Produktivitäts- oder Zeitbedarfe.
    • Konkretisiere In- und Output mit Zusatzinfos. Geeignet sind Zustandsbeschreibungen, Mengengerüste oder Bereitstellungsmedien.
  • Lesetipp

    Dr. Jürgen Fleig bietet Dir in seinem Beitrag zahlreiche Beispiele für SIPOC Diagramme, u.a. Auftragsbearbeitung auf einer Maschine, Bearbeitung eines Versicherungsantrags sowie Teezubereitung.


Ursprung

Ursprünglich stammt das SIPOC Diagramm aus dem Six Sigma Managementsystem, ein Managementansatz, um Prozesse zu optimieren und die Qualität im Unternehmen dauerhaft zu steigern.


Bonusmaterial

YouTube

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4th Post: SIPOC Diagram explained (7 min) - das Modell erklärt

Christopher Schulz/Consulting-Life.de: Das SIPOC Diagramm (19 min) - Mitschnitt der Consulting Methodenschmiede mit weiteren Tipps sowie Fragen & Antworten der Teilnehmer

Zuletzt aktualisiert am 9. November 2021 durch Dr. Christopher Schulz

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