Als Prozessverantwortlicher, Manager oder Personalreferent bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Wie können wir Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der im Prozess beteiligten Rollen definieren?
  • Auf welche Weise können wir die Tätigkeiten, Befugnisse und Pflichten unserer Mitarbeiter gegeneinander abgrenzen?
  • Welches Informationsstruktur hilft uns bei der Formulierung von Stellenanzeigen?

Unterstützung findest Du in der AKV Methode und dem dazugehörigen AKV Profil.


Überblick

Ergebnis: Tätigkeiten, Befugnisse und Pflichten einer Rollen eines bestimmten Bereichs definiert

Teilnehmer: mind. 2 (Berater und Person mit Rolle)

Dauer: ab 15 Minuten (je Rolle)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand, Zettel & Stift oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit der AKV Methode definierst Du eindeutig, nachvollziehbar und systematisch die verschiedenen Tätigkeiten, Rechte und Pflichten von Personen in einer Organisation. Hinter den drei Buchstaben AKV steckt ein Vorgehen zur Analyse, Zuordnung und Darstellung von Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsfeldern zu einer Rolle, Position oder Stelle im Unternehmen.

Das resultierende AKV Profil fixiert für einen Bereich (Geschäftsprozess, Service, Projekt, Abteilung etc.) was ein Akteur in diesem...

  • tut & erzeugt (Aufgaben),
  • darf & kann (Kompetenzen) sowie
  • verantwortet & führt (Verantwortung).

Speziell in großen, hierarchischen, hochgradig arbeitsteiligen und sich häufig re-organisierenden Unternehmen ist nicht immer klar, wer welche Aufgabe mit welchen Befugnissen und Verantwortlichkeiten innehat. Die AKV Methode schafft hier Transparenz und Verbindlichkeit.

Zudem identifizierst Du mit dem Governance Werkzeug Bereiche, in denen das Aufgabenspektrum nicht zu den Kompetenzen bzw. der Verantwortung einer Rolle passt, es also zur Unter- bzw. Überdeckung kommt. Schließlich kannst Du AKV als Führungsinstrument zur Delegation von Aufgaben nutzen, nachfolgend klammern wir dieses jedoch aus.

Gelegentlich bezeichnet das Akronym AKV auch das Tripel Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung (alle im Singular) bzw. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten (alle im Plural) und wird in der Mehrzahl gern als AKV bzw. AKVs abgekürzt.


Aufbau

Kernergebnis der AKV Methode ist das AKV Profil. Für eine Rolle definiert dieses auf einer Seite, was die Rolle leistet und welche Rechten und Pflichten sie innehat.

AKV Methode
Struktur und Elemente eines AKV Profils

Aufgaben - Was tut die Rolle?

Zu Beginn stehen die Aufgaben, also die Tätigkeiten, die eine Rolle wiederkehrend ausführt sowie die Ergebnisse die daraus entstehen.

Kompetenzen - Was benötigt und darf die Rolle?

Kompetenzen sind sowohl die Befugnisse als auch die Fähigkeiten einer Rolle ihre Aufgaben situationsadäquat und auf Basis des eigenen Wissens umzusetzen. Hierzu einige Beispiele:

  • Unternehmensberater: Beratungs- und Mitsprachekompetenz
  • Führungskräfte: Entscheidungs-, Weisungs- und Kontrollkompetenz
  • Sachmitarbeiter: Informations- und Ausführungskompetenz

Verantwortung - Was verantwortet die Rolle?

Die Verantwortung bezieht sich auf die Rechenschaftspflicht einer Rolle bzgl. ihrer Aufgaben, also woran die Rolle in ihrem Bereich gemessen wird. In Unternehmen klassisch sind Führungs- und Ausführungsverantwortung. Die Führungskraft trägt die Verantwortung die Mitarbeiter zu führen, während der Mitarbeiter für die Ausführung der ihm gestellten Aufgaben zuständig ist.

Im Idealfall sind alle drei Komponenten klar und konsistent definiert und stehen im Gleichgewicht. Im Fall von AKV heißt Gleichgewicht, dass die Kompetenzen und die Verantwortung ausreichen, um die gestellten Aufgaben überhaupt erfüllen zu können. Andersherum muss die Rolle auch die Aufgaben, für welche Sie Verantwortung trägt, überhaupt realisieren können und dürfen. Profis sprechen hier vom Kongruenzprinzip in einer Organisation.

Ergänze das AKV Profil um Meta-Infos, wie den Titel, die Autoren sowie das Datum der letzten Aktualisierung.


Anwendung

Die AKV Methode kannst Du für einen bereits produktiven Bereich (z.B. Ist-AKV für eine vorhandene Fachabteilung) sowie einen sich formenden Bereich (z.B. Soll-AKV für ein neues Projekt) anwenden. Durchlaufe dazu allein oder im Team folgende Schritte.

  • 1

    Bereich scopen

    Lege zunächst den Bereich fest, auf welche Du die AKW Methode anwenden willst. Bei meinen Projekten bin ich zunächst sehr konservativ, Scope eher kleiner als größer. Immerhin muss für jede im Bereich wirksame Rolle ein AKV Profil angefertigt werden.
    Ein guter Startpunkt sind die Schnittstellen zwischen Abteilungen, Bereichen oder Teams. Immer dann, wenn es zu einer übergreifenden Zusammenarbeit kommt, müssen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung klar sein.

  • 2

    Aufgaben definieren

    Identifiziere zunächst die im Bereich tätigen Rollen. Sind diese aktiv, erzeugen also bereits (Zwischenergebnisse), extrahierst Du die geleisteten Aufgaben, beispielsweise aus den Stellenbeschreibungen. Für einen neuen Bereich wie ein Projekt definierst Du die Aktivitäten zum Beispiel auf Basis von üblichen Tätigkeiten im Projektmanagement. Hilfreich sind Fragen wie:
    - Welche Tätigkeiten erledigt eine Rolle wiederkehrend?
    - Welches Ergebnis soll die Rolle erzielen?
    - Was muss erledigt werden, um die Ziele einer Rolle zu erreichen?

  • 3

    Kompetenzen bestimmen

    Im zweiten Schritt deckst Du die für die festgehaltenen Aufgaben erforderlichen Kompetenzen auf. Es unterstützen Dich Fragen wie:
    - Welche Berechtigungen werden benötigt, um Aufgaben auszuführen?
    - Welche Ressourcen müssen bereitgestellt werden, um das Ergebnis zu erreichen?
    - Welches Mandat muss erteilt werden, um die Tötigkeit wahrzunehmen?

  • 4

    Verantwortung festlegen

    Nun legst Du pro Rolle die Verantwortlichkeiten fest. Es helfen Dir Fragen wie:
    - Welche Pflichten sind mit der Erfüllung der Aufgabe verbunden?
    - Für welche Ergebnisse und Abläufe etc. besitzt die Rolle Rechenschaftspflicht?
    - Woran wird der Erfolg der Rolle gemessen bzw. anerkannt?

  • 5

    Kongruenz überprüfen

    Nun validierst Du, ob die den Rollen zugestandenen Kompetenzen und Verantwortlichkeiten für die Erledigung der Aufgaben ausreichend sind. Justiere bei Bedarf nach, indem Du die Aufgaben modifiziert oder Kompetenzen bzw. Verantwortung erweiterst. Prüfe auch, inwieweit Rollenübergreifend ein konsistentes, vollständiges und korrektes Bild besteht. Erneut ein Satz Unterstützungsfragen:
    - Kann die Rolle mit ihrer Kompetenz und Verantwortung ihre Aufgaben stets erfüllen?
    - Inwieweit ist es einer Rolle möglich ihren Verantwortungsbereich auf Basis ihrer Rechte und Tätigkeiten zu gestalten?
    - Wo gibt es Widersprüche zwischen den Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen mehrerer Rollen?

  • 6

    Ergebnisse abstimmen

    Hinter Rollen stehen in Unternehmen immer Personen, welche die Aufgaben mit Leben füllen. Stimme die Resultat unbedingt mit den Akteuren ab. In meiner Praxis erlebe ich Regelmäßig, dass die Definition der AKV Profile rasch von der Hand geht, die Institutionalisierung schließlich den Löwenanteil der Arbeit ausmacht.


Beispiele

AKV für den öffentlichen Nahverkehr

Bleiben wir pragmatisch und nehmen als Beispiel Deine letzte Busfahrt mit dem öffentlichen Nahverkehr.

Die Aufgaben der Rollen sind hier:

  • Busfahrer: Bus durch Stadtverkehr lenken
  • Passagier: Fahrkarten entwerten
  • Kontrolleur: Fahrkarten der Passagiere kontrollieren

Wiederum kannst Du für die Kompetenzen folgendes festhalten:

  • Busfahrer: Randalierende Passagiere dürfen aus dem Bus geworfen werden (Entscheidungs- und Weisungskompetenz)
  • Passagier: Information über die Route und den nächsten Halt dürfen vom Busfahrer eingeholt werden (Informationskompetenz)
  • Kontrolleur: Ein Passagier darf aufgefordert werden, die Fahrkarte zu zeigen (Kontrollkompetenz)

Schließlich ist die Verantwortung im Bus-Beispiel:

  • Busfahrer: Sicherer und verkehrsregelkonformer Transport von Passagieren  (Ausführungsverantwortung)
  • Passagier: Selbstständige Auswahl und Entwertung der passenden Fahrkarte (Ausführungsverantwortung)
  • Kontrolleur: Gesetzeskonformer Umgang mit Schwarzfahrern (Ausführungsverantwortung)

Auch im Bus muss es Kongruenz geben. So muss der Kontrolleur für seine Passagierkontrolltätigkeit (Aufgabe) das Mandat der Verkehrsbetriebe erhalten haben (Kompetenz) und sich per Unterschrift im Arbeitsvertrag für einen gesetzeskonformen Umgang mit den Passagieren verpflichtet haben (Verantwortung).

AKV Methode
Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeit im öffentlichen Nahverkehr

Vor- & Nachteile

Pro

  • Mit der AKV Methode legst Du strukturiert die Tätigkeiten, Befugnisse und Pflichten von Akteuren in einem fest definierten Arbeitsbereich fest.
  • Speziell bei Service-Organisationen mit langfristigen Aufbau- und Ablaufmodell ist die Anwendung der Methode sinnvoll. Das kann beispielsweise der Öffentliche Nahverkehr, die Brief- und Paketzustellung oder das Call Center sein.
  • Mittlere und große Firmen mit zahlreichen Mitarbeitern, Niederlassungen, Geschäftsprozessen, Abteilungen etc. kennen und akzeptieren mit hoher Sicherheit die AKV Methode.

Contra

  • Die Grenze zwischen einer Aufgabe und der damit verbundenen Verantwortung ist nicht immer einfach zu ziehen. Wo hört die Tätigkeit auf und gehen die Pflichten los? Arbeite hier pragmatisch.
  • In einer immer vernetzteren, agileren und digitaleren Arbeitsfeld nimmt die Bedeutung von expliziten AKV Profilen tendenziell ab.
  • Vorsicht Papiertiger: Die AKV Methode sagt nichts darüber aus, wie die definierten Rollen auch im Alltag gelebt werden.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Mit der RACI Matrix kombinieren

    Die in einer RACI Matrix dargestellten Aktivitäten und Rollen sind ein prima Aufsatzpunkt für die AKV Methode. Mit den Rollen hast Du den Scope, die Aktivitäten definieren die Aufgaben und die Zellinhalte der Matrix definieren teilweise die Kompetenzen. Andersherum lässt sich eine RACI Matrix sehr gut aus einem vollständigen Satz an AKV Profilen entwickeln.

  • Tipp 2 - Inhalte uniform formulieren

    AKV Profile lassen sich leichter schreiben und lesen, wenn Du diese einheitlich formulierst. Nutze für die Aufgaben ganze Sätze mit einem Verb am Ende. Für Kompetenzen flechtest Du das Wort ‚darf‘ bzw. ‚dürfen‘ in einen Halbsatz ein. Bei der Verantwortung notierst Du hingegen einen Zustand.

  • Tipp 3 - Sündenböcke und Wasserträger vermeiden

    Prüfe bei jedem AKV Profil die Kongruenz und vermeide dadurch eine Wasserträger- oder eine Sündenbock-Rolle zu definieren.

    • Wasserträger: Ein Wasserträger hat die Aufgabe und die damit verbundene Verantwortung, ihm fehlt jedoch die Kompetenz. Kurzum: Er tut und muss, darf aber nicht.
    • Sündenbock: Ein Sündenbock wiederum hat die Verantwortung für ein Aufgabenergebnis, jedoch fehlen ihm die Kompetenzen bzw. kann er die Aufgabe auch nicht ausführen. Daher: Er muss, darf und tut aber nicht.
  • Tipp 4 - AKV bei der Bewerbung trainieren

    Auch Stellenbeschreibungen kannst Du nach der AKV Methode lesen bzw. aufsetzen.

    • Was sind die Aufgaben der ausgeschriebenen Rolle?
    • Was muss sie können?
    • Wofür wird sie verantwortlich gemacht?

    Anders herum kannst Du im Bewerbungsgespräch die Personalverantwortlichen auf Deine AKVs ansprechen.


Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.


Bonusmaterial

Thomas Grosser: Zusammenspiel Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung (2.5 min) - AKV in samt Beispiel erklärt

Christopher Schulz/Consulting-Life.de: Die AKV Methode (17 min) - Mitschnitt der Consulting Methodenschmiede mit weiteren Tipps sowie Fragen & Antworten der Teilnehmer

Zuletzt aktualisiert am 31. August 2021 durch Dr. Christopher Schulz


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