Als ProjektleiterManager oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Wie können wir die offenen und laufenden ToDos im Projekt zentral festhalten?
  • Auf welche Weise geben wir unseren Statustreffen und Jour Fixes eine feste Struktur?
  • Was hilft uns dabei anfallende Aufgaben vollständig, konsistent und korrekt zu formulieren?

Unterstützung findest Du in der Aufgabenliste und dem Verfahren des Aufgabenlisten-Pflege.


Überblick

Ergebnis: Liste mit Aufgaben samt gewünschten Ergebnis, Verantwortlichen sowie Terminfrist dokumentiert

Teilnehmer: mind. 1 Person

Dauer: ab 2 Minuten (je Aufgabe)

Utensilien: Notebook & Office Software oder ToDo-Listen Software

 

Zweck

Mit einer Aufgabenliste vereinbarst, dokumentierst und verfolgst Du, welcher Teilnehmer eines Teams bis zu welchem Termin welches ToDo verbindlich zu erledigen hat. Offene Punkte bleiben im Fokus und werden nicht unbeabsichtigt aus den Augen verloren.

Nutze das Werkzeug in kleineren und mittleren Teams. Eine Aufgabenliste bricht große Pläne wie eine Roadmap, ein Projekt(struktur)plan oder ein Product Backlog in handhabbare Einzelpersonentätigkeiten herunter.

In der Praxis anzutreffende Synonyme für die Aufgabenliste sind Next Steps, Liste offener Punkte (LoP), Offene Punkte Liste (OPL), to-Do Liste, Action Item Liste, Action Plan, Schleppliste, ToDo-Sammlung oder ähnliche Wortkombinationen.


Aufbau

Aufgabenliste

Die Aufgabenliste ein sehr nützliches Werkzeug. Vorausgesetzt Aufbau und Handhabung sind (und vor allem bleiben) einfach und leichtgewichtig. Eine einfache aber durchaus effektive Aufgabenliste besteht aus mindestens vier, besser sechs Spalten.

Gerne kannst Du Deine Liste mit Meta-Infos wie den Titel des Projektes oder Teams, das Datum der letzten Aktualisierung sowie den verantwortlichen Autor versehen.

Aufgabenliste
Struktur und Elemente der Aufgabenliste

Pflichtbestandteil - ID, Verantwortlicher, Inhalt und Frist

Eine aufsteigende Identifikationsnummer versieht eine Aufgabe mit einem eindeutigen Bezeichner. Dieser ermöglicht Dir das Herstellen von Querverweisen zwischen Aufgaben und gibt einen Überblick über Aufgabenmenge und -alter (je älter eine Aufgabe, desto geringer ihre Nummer). Zudem kann in den Diskussionen schnell auf eine Aufgabe Bezug genommen werden. Aufgaben müssen nicht zwangsläufig nach ihrer Nummer aufsteigend sortiert werden. Je nach Frage können andere Ordnungskriterien (Verantwortlicher, Terminfrist etc.) sinnvoller sein.

Die Spalte Verantwortlicher nennt Ross und Reiter. Daher: Welche einzelne verantwortliche Person schuldet die Erledigung der Aufgabe bis zur festgesetzten Frist. Trage neben dem Familiennamen auch den Vornamen ein. Das beugt Namensverwechselung vor und schafft Verbindlichkeit. Beachte, dass ein Verantwortlicher immer einer Aufgabe zustimmen muss, sprichwörtlich das 'Pfadfinderehrenwort' bzgl. der Erledigung abgibt.

Die Beschreibung ist die vielleicht wichtigste Eigenschaft einer Aufgabe. Messbar, aktiv und spezifisch enthält die Spalte eine klare Definition des erwarteten und abgestimmten Ergebnisses. Ergebnis und nicht Aktivität! Also statt "Vertrag mit Herrn Meier klären" besser "Herr Meier hat Vertrag unterzeichnet".

Gerne kannst Du hier fachlichen und technischen Hintergrund in erklärenden Zeilen ergänzen. Gerade bei neuen bzw. umfangreichen Aufgaben lohnt ebenfalls das Notieren der erforderlichen Ressourcen und antizipierten Risiken. Positiver Nebeneffekt: Neben einem präziseren Verständnis spürst Du mögliche Folgeaufgaben zur Ressourcenbeschaffung oder Risikosenkung auf.

Eine Terminfrist setzt fest, bis zu welchem Datum der Verantwortliche die Aufgabe vollständig(!) zu erledigen hat. Es gilt das Ende eines Arbeitstages, bei globalen Projekten die Zeitzone des Verantwortlichen.

Nicht erlaubt sind Angaben wie 'ständig' oder 'ongoing’. Auch 'zeitnah' oder 'ASAP' (für Englisch 'as soon as possible’). Eine Aufgabe hat immer ein Ende. Über Fristen kann das Projekt priorisieren. Sind einem Verantwortlichen zwei Aufgaben zugewiesen, dann ist die Aufgabe mit der zeitlich nächsten Fälligkeit aus Projektsicht die Wichtigere.

Optional - Status, Kategorie

Der Status beschreibt eindeutig den Zustand einer Aufgabe. Verwende 'Offen', 'In Arbeit', 'Erledigt' und 'Entfällt' als mögliche Ausprägungen. Bei den letzten beiden füge zusätzlich in Klammern das Datum hinzu, wann die Aufgabe in diesen Zustand überführt worden ist. Von Prozentangaben halte ich nicht viel. Den meisten Projektteilnehmern fällt es schwer abzuschätzen, wie viel Strecke bereits zurückgelegt wurde bzw. noch vor ihnen liegt.

Oft ist eine Kategorie für die Aufgaben sinnvoll. Sie ordnet die Aufgabe in eine bestimmte Schublade ein, zum Beispiel Themengebiet, Teilprojekt, Systemelement, Ablaufphase, Standort oder Zielgruppe. Kategorien sollten selbsterklärend sein, beispielsweise durch Verwendung etablierter Begriffe.

Weitere sinnvolle Spalten sind das Datum der Aufgabendefinition, Details zur Aufgabenumsetzung (z.B. Vorgehen bei der Umsetzung, erforderliche Ressourcen sowie spezielle Randbedingungen) sowie Kommentare & Historie.


Anwendung

Eine Aufgabenliste kannst Du allein für Dich oder im Team führen. In jedem Fall braucht die Liste einen verantwortlichen Kümmerer. Bist Du mit der Liste betraut, durchläufst die folgenden Schritte.

  • 1

    Erstellen

    Lege die Aufgabenliste unmittelbar Beginn der Arbeiten im Team an und kommuniziere den Ablageort an die beteiligten Kollegen. Von diesem Zeitpunkt an bildet die Liste die Grundlage der Regel- und Synchronisationstermine wie Jour Fixe, Status-Treffen oder Weekly Meetings.

  • 2

    Aktualisieren

    In den gemeinsamen Treffen nehmen die Verantwortlichen zu ihren Aufgaben Stellung und berichten kurz von den Ergebnissen und Erkenntnissen. Begonnen wird mit den Aufgaben, deren Terminfrist als nächstes ansteht.
    Auf Basis der Aussagen der Verantwortlichen werden die Aufgaben…
    - ergänzt, falls es sich um neue Ergebnisse handelt,
    - präzisiert, daher mit Zwischenergebnissen und neuen Erkenntnissen angereichert,
    - eliminiert, falls das angestrebte Ergebnis nicht mehr erforderlich ist sowie
    - geschlossen, falls das Ergebnis erbracht und die Aufgabe damit erledigt ist.
    Oft schließt sich im Alltag dem Abschluss einer Aufgabe das Erstellen neuer Aufgaben an. Diese bauen dann auf den Erkenntnissen und der Vorarbeit bisher geleisteter Resultate.

  • 3

    Kommunizieren

    Kollegen und Kundenmitarbeiter sind oft über die Woche in mehrere Projekt- und Linienaufgaben eingebunden. Schnell fällt da eine Aufgabe unter den Tisch.
    Wiederhole die gesammelten Aufgaben am Ende der Sitzung und ergänze dabei fehlende Informationen.
    Erinnere vor dem nächsten Treffen bzw. vor Ablaufen der Terminfrist die verantwortlichen Personen an ihre ToDos. Filtere in der Liste einfach auf den entsprechenden Namen und sende die Aufgaben per E-Mail oder Kalendertermin.


Beispiele

Aufgabenliste für Consulting-Life.de

In der Geschäftswelt ist die Aufgabenliste weit verbreitet. Und trotzdem kommt es in der Praxis oft zu kleinen, aber folgenschweren Fehlern beim Verwalten der ToDo-Sammlung. Die Symptome:

  • ellenlange und breite Listen
  • gruselige Aufgabenbeschreibungen
  • unklare Verantwortlichkeiten
  • unterschiedliche kursierende Listenversionen

Bei einer Aufgabenliste kann viel falsch gemacht werden. Dies bedeutet Mehraufwand für alle. Unterschätze daher das Werkzeug und seine stetige Pflege nicht.

Aufgabenliste
Beispiel einer Aufgabenliste für Consulting LIFE

Obere Abbildung zeigt beispielhaft eine mögliche Aufgabenliste, erstellt mit Microsoft Excel. Über die Filterfunktionen lässt sich durch ein paar Klicks alle Aufgaben mit einer spezifischen Kategorie, Termin, Verantwortlichen und/oder Status selektieren.


Vor- & Nachteile

Pro

  • Die Stärke einer Aufgabenliste liegt in ihrer raschen und einfachen Erstellung gepaart mit ihrem flexiblen Einsatz. Eine Office Software und wenige Minuten reichen, schon steht die Erstfassung der Liste.
  • Keine Aufgabe, die ein Team näher zum Projektziel, bringt wird übersehen. Alles liegt zentral an einem Ort vor. Jedem ist klar: Wer macht was bis wann.
  • Die feste Struktur der Liste zwingt die Aufgaben einheitlich zu definieren und mit den Aufgabenverantwortlichen abzustimmen.
  • Aufgeschriebenen Aufgaben sorgen für Verbindlichkeit. Bei der Verteilung und Bewertung der offenen Punkte entsteht Gruppenzwang, da keiner sein Gesicht verlieren möchte. Das spornt an, die Dinge zu erledigen und von der Liste zu bekommen.

Contra

  • Leider neigt eine Aufgabenliste speziell bei großen verteilten Projekten rasch dazu, unübersichtlich zu werden. Schnell sind weitere Spalten mit vermeidlich wichtigen Zusatzinfos ergänzt bzw. schlummern wochenlang nicht vorangetriebene Aufgaben tief unten in der Liste. Abhilfe schafft das Ausblenden von eliminierten und erledigten Aufgaben sowie eine regelmäßige ToDo-Inventur.
  • Auch zeigt eine Aufgabenliste nicht, welche Themen wer aktiv vorantreibt oder wo ein Engpass entsteht. Besser geeignet sind das Kanban Board oder Pulse Board.
  • Die Zusammenhänge zwischen den Aufgaben ('abhängig von', 'Teilaufgabe von', 'kann parallel erledigt werden zu', 'sollte ab 18. Oktober in Angriff genommen werden' etc.) sind erst nach Lektüre der Beschreibungstexte klar.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Zentral und einfach erreichbar ablegen

    Lege die Aufgabenliste zentral und für jeden einsehbar ab. Mit wenigen Schritten, Handgriffen bzw. Mausklicks sollte sich jeder Projektteilnehmer in Erinnerung rufen können, was er/sie bis wann zu tun hat.

    Überführe zudem Aufgaben aus Meeting-Unterlagen, Arbeitsdokumenten und E-Mailkommunikation zentral in die Liste. Alle ToDos stehen somit an einer einzigen Stelle.

  • Tipp 2 - ToDos präzise formulieren

    Nützlich für die Formulierung des Aufgabentextes ist das PIDEWaWa-Prinzip. Dieses steht für:

    • Positiv – konstruktiv, aktiv und freundlich
    • Ist-Zustand – im Präsens
    • Detailliert – konkret, messbar
    • Erreichbar – machbar
    • Wann – maximale Umsetzungsdauer bzw. Terminfrist (wichtig speziell bei Perfektionisten)
    • Warum – Nutzen und Gründe für Aufgabenerledigung

    Alternativ nutzt Du die 6-W Fragetechnik. Wie bei Checklisten erleichtern verständliche Texte die Delegation der Aufgabe. Auch erinnern sich die Teilnehmer nach einer Arbeitswoche viel besser, um was es bei einem offenen ToDo eigentlich handelt.

    Vermeide in jedem Fall unspezifische Verben wie ‘Klären’, ‘Abstimmen’ oder ‘Untersuchen’. Es geht um Ergebnisse, nicht um Tätigkeiten.

  • Tipp 3 - Liste mit Excel inklusive Filter umsetzen

    Zur einfachen technischen Umsetzung der Liste eignet sich eine Tabellenkalkulation wie zum Beispiel Microsoft Excel. Speziell die Filterfunktion der Aufgaben – zum Beispiel nach Kategorie, Terminfrist oder Status – des Office Tools ist sehr mächtig. Mehr und mehr Weblösungen bieten ebenfalls die praktische Filterfunktion.

  • Tipp 4 - Regelmäßige Inventuren durchführen

    Führe als Aufgabenlistenverantwortlicher wöchentlich eine Inventur durch. Gut geeignet ist der Tag vor dem Regeltermin. Auch wenn es vielleicht keinen Statuswechsel für ein ToDo gibt, sind meist neue Fakten hinzugekommen bzw. haben sich Annahmen präzisiert. Ergänze diese Infos direkt an der Aufgabe. Weise damit gleichzeitig Deine Leistung nach, die Du in die Liste gesteckt hast.

    Rege an, unerledigte Aufgaben mit einer niedrigen Nummer zu hinterfragen.

    • Warum ist die Aufgabe längere Zeit nicht vorangetrieben worden?
    • Handelt es sich um einen Listenhüter, der aussortiert werden sollte?
    • Weshalb ist das ToDo bereits seit mehreren Wochen im Zustand ‘fast fertig’?

    Zeige keine Scheu verwaiste Aufgaben zu eliminieren. Auch diese binden in Besprechungen Zeit und Aufmerksamkeit und sorgen für überflüssige Diskussionen.

    Hinterfrage Tätigkeiten, die sich angeblich auf der Zielgraden befinden. Erfahrungsgemäß fällt dann immer noch mehr Arbeit an als gedacht. Das Anwachsen der Aufgabenzahl im Zustand ‘in Arbeit’ ist ebenfalls ein Alarmsignal.

  • Tipp 5 - Aufgabe mit Verantwortlichen festhalten

    Notiert als Verantwortlichen nur solche Personen, die beim Meeting auch tatsächlich anwesend sind und die Übernahme der Aufgabe bestätigen. Fehlt ein Projektteilnehmer, gehört die Aufgabe jedoch klar in seinen Arbeitsbereich, dann solltest Du diesen als Verantwortlicher notieren, die Frist jedoch offenlassen.

    Übrigens benötigt die Aufgabenliste selbst auch einen Verantwortlichen. Dieser verantwortet Aktualität, Konsistenz und Verfügbarkeit des Projektorganisationshilfsmittels. Geeignete Rollen sind das Projekt Office, der Projektleiter bzw. seine Unterstützung oder ein Vollzeit-Projektteilnehmer. Im Optimum verliest der Verantwortlicher im Termin die Liste und bringt diese direkt auf den aktuellen Stand.

  • Tipp 6 - Liste nur für Aufgaben nutzen

    Ausgearbeitete Ergebnisse, gefällte (Entwurfs-)Entscheidungen, wichtige Randbedingungen, abgestimmte Terminpläne etc. gehören nicht in die Aufgabenliste, sondern in die auszuarbeitenden Konzepte. Die Liste ist ein Aufgabendokument und keine Sammlung von inhaltlichen bzw. organisatorischen Zwischenresultaten.

    Alle Erkenntnisse, die eine Aufgabe präzisieren und/oder näher erklären, solltest Du jedoch im Beschreibungstext festhalten. Alternativ verweist Du in der Aufgabe auf weiterführende Dokumente bzw. setzt Links auf entsprechende Webseiten.

  • Tipp 7 - Unternehmensvorlage verwenden

    Fast jedes Kundenunternehmen verwendet eine Vorlage oder ein IT-System für das Nachhalten von Aufgaben. Mache Dich zu Projektbeginn kundig und nutze die intern gesetzte und vertraute Schablone.

    Auch ist das Thema Aufgabenliste eine Kulturfrage. So habe ich Projekte erlebt, wo gar keine Listen existierte. Kommuniziert wurde ausschließlich per Zuruf oder E-Mail. Bei anderen Vorhaben wiederum existierte eine streng umhegte Gesamtliste, die in den Teilprojekten akribisch zu Einzellisten aufgegliedert wurde. Erfrage die Anforderungen an die Liste in Sachen Detailtiefe, Aktualität und Verbreitung.

  • Tipp 8 - Bedenken und Eindrücke abfragen

    Habt Ihr die Aufgabenliste durchgearbeitet empfiehlt es sich, kurz Inne zu halten und per Blitzlicht um Kommentare zu bitten. Nach Besprechung aller Aufgaben:

    • Was sind positive Eindrücke?
    • Was Negative?
    • Wo gibt es Bedenken?

    Regelmäßig werden auf diese Weise Risiken erkannt, zusätzliche Aufgaben aufgespürt sowie neue Erkenntnisse generiert.

  • Tipp 9 - ToDos in Kalender übertragen

    Übertrage Aufgaben aus der Liste in Deinen Kalender. Räume dazu jeder Aufgabe bis zum Ablauf ihrer Frist mindestens eine Zeitscheibe von 30 bis 120 Minuten ein. Kleine Aufgaben – beispielsweise Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung oder Rechnungsstellung – fasst Du zu Aufgabenblöcken zusammen. Der Vorteil: Mit Annahme einer Aufgabe wird sofort Zeit reserviert. Zudem stehen die in verschiedenen Listen verteilten Aufgaben in Deinem Kalender zentral an einer Stelle.

  • Tipp 10 - Mögliche Aufgaben in Themenspeicher schieben

    In jeder Aufgabenliste stehen ToDos, die seit mehreren Wochen unverändert vor sich hin stauben. Ursprünglich als sinnvolle Aufgabe eingestellt, ist der Sinn und Zweck über die Zeit verloren gegangen. Das Problem: Keiner möchte sich von den Platzhaltern trennen, obwohl sie jede Sitzung erneut andiskutiert werden und damit Zeit kosten.

    Die Lösung ist ein Themenspeicher. Verschiebe sinnvolle Zukunftsaufgaben an diese Stelle. So bleiben die Themen erhalten, belasten jedoch nicht die Aufgabenliste.

  • Tipp 11 - Auf Prioritäten bewusst verzichten

    Beim ersten Nachdenken erscheint eine zusätzliche Spalte ‘Priorität’ sinnvoll. Jedem ist sofort klar: Diese Aufgabe geniest vor anderen Vorrang. Ein fokussiertes Abarbeiten der Aufgabenliste steht damit eigentlich nichts mehr im weg. Eigentlich. Das Problem mit Prioritäten ist die Vergabe.

    • Nach welchen Kriterien werden Prioritäten vergeben?
    • Wer entscheidet über eine Priorität?
    • Auf welche Weise werden Prioritäten neu vergeben, falls weitere Aufgaben hinzukommen?

    Spare Dir die Prioritäten aus. Nutze stattdessen die Angabe zu den Fristen.

  • Tipp 12 - Liste klein und handhabbar halten

    In meinem Beraterlaufbahn habe ich die seltsamsten Aufgabenlisten gesehen. Komplexe Vertreter besaßen mehr als 30 Spalten. Bei anderen wusste keiner der Projektmitarbeiter mehr wirklich, welches konkrete Ergebnis für eine bestimmte Aufgabe von dem jeweiligen Verantwortlichen erwartet wurde.

    Die Arbeit mit solchen Listen gleicht einer Wissenschaft. Viel Zeit und Gehirnschmalz fließen in die Interpretation und Aktualisierung. Zeit, die für die Erledigung der Projektaufgaben fehlte. Wie ein Damoklesschwert hängt die Aufgabenliste dann über dem Projekt, jede Woche wird sie länger, komplizierter und undurchsichtiger. Schrittweise sinkt die Motivation sich mit der Liste zu befassen.

    Halte als Verantwortlicher die Aufgabenliste schmal und übersichtlich. Notfalls legst Du mit dem Team eine Power-Sitzung von zwei Stunden ein und trimmst Struktur und Inhalt der Liste auf ein handhabbares Maß.

  • Tooltipp

    Für eine gute Aufgabenlisten-Software gilt: Weniger ist mehr. Jeder der Projektteilnehmer sollte schnell und direkt Zugriff auf seine ToDos besitzen. Nicht das ausgefeilteste Tool mit den verrücktesten Funktionen gewinnt, sondern das, was in der Praxis wenig Zeit frisst.

    Am Softwaremarkt gibt es gute Tools, die sowohl per Smartphone als auch PC den Zugriff auf die eigenen Aufgaben erlauben. Nutze die Tools des Kunden bzw. schlage eine einfache Excel-Tabelle vor.


Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.


Bonusmaterial

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Zuletzt aktualisiert am 16. Januar 2022 durch Dr. Christopher Schulz

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