Als Prozessverantwortlicher, Projektleiter oder Linienmanager bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Wie können wir für bestehende und neue Prozesse Klarheit über die Rollen und ihre Zuständigkeiten fixieren?
  • Auf welche Weise stellen wir im Projekt die Verantwortung für die Aufgaben sicher?
  • Wie sorgen wir für Eindeutigkeit über Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung in unseren Betriebsabläufen?

Unterstützung findest Du in der RACI Matrix und dem Verfahren der Funktionsanalyse.

Überblick

Ergebnis: Umsetzer, Verantwortlicher, Befragter und Informierter einer Prozessaktivität oder Aufgabe vereinbart und dokumentiert

Teilnehmer: mind. 1 Person (besser: alle Beteiligten)

Dauer: 30 - 90 Minuten (für Initialfassung)

Utensilien: Notebook & Office Software

Zweck

Mit der RACI Matrix definierst, vereinbarst und dokumentierst Du die an einer Prozessaktivität oder in einem Projekt beteiligten Rollen. Das englischsprachige Akronym RACI steht für die vier Rollenbeiträge…

  • Responsible – verantwortlich
  • Accountable – rechenschaftspflichtig
  • Consulted – konsultiert
  • Informed – informiert

Fehlt in einer Linienorganisation oder in einem Projekt die Klarheit über Rollen, Aktivitäten und Wertbeiträge, dann solltest Du die RACI Matrix zum Einsatz bringen. Systematisch schaffst Du mit diesem Governance Werkzeug Transparenz über aktuelle Zuständigkeiten bzw. legst zukünftige Verantwortlichkeiten verbindlich fest.

Nutze eine RACI Matrix bei…

  • Erhebung des Ist-Zustands (“Wer ist aktuell wie an welcher Aufgabe beteiligt?”) sowie
  • Definition des Ziel-Zustands (“Wer soll wie an welcher Aufgabe mitwirken?”).

Das graphische Werkzeuge schafft Übersicht und Verbindlichkeit. Ideal für eine hohe Produktivität und Zufriedenheit in der Betriebslinie bzw. im Projektteam.

Synonyme für die RACI Matrix sind RACI Chart, Responsibility Assignment (RAM) Matrix, RACI Responsibility Matrix, Linear Responsiblity Chart (LRC) oder Funktionsverteilungsplan.


Aufbau

RACI Matrix

Eine RACI Matrix verfügt über einen aussagekräftigen Titel, das Datum ihrer letzten Aktualisierung sowie Angaben zu den Autoren. Neben diesen Meta-Infos enthält eine RACI Matrix zwei Dimensionen: den Zeilen und Spalten. Diese spannen ein Tableau von Zellen auf.

RACI Matrix
Struktur und Elemente der RACI Matrix

Aktivitäten (Funktionen, Tätigkeiten, Aufgaben) – Spalten

In der ersten Spalte der Matrix ordnest Du vertikal die Aktivitäten an. Falls möglich, sollten diese in der Reihenfolge der Fertigstellung aufgelistet werden. Gelingt dies nicht (zum Beispiel aufgrund von Parallelität), erfasst Du ungeordnet alle relevanten Aufgaben und Tätigkeiten.

Rollen – Zeilen

Die erste Zeile der Matrix enthält die in den Aktivitäten agierenden Rollen. In Projekten oder der Linienorganisation übernimmt mindestens eine Person eine oder mehrere dieser Rollen.

Der Vorteil von Rollen gegenüber konkreten Personen: Eine Rolle entkoppelt die RACI Matrix von konkreten Personen.

Zuweisung von Rolle zu Aktivität – Zelle

Zellen sind die Kreuzungspunkte zwischen einer spezifischen Aktivität und einer Rolle. Sie legen fest, in welcher Beziehung eine Rolle zu einer Aktivität steht.

Der Inhalt einer Zelle definiert, ob eine spezifische Rolle

  • …bzgl. Durchführung & Ergebnis einer Aktivität umsetzungs- bzw. erfüllungsverantwortlich ist (engl. Responsible). In Projekten sind das zum Beispiel die Teammitglieder, in Prozessen hingegen die Linienmitarbeiter.
  • …bzgl. Durchführung & Ergebnis einer Aktivität rechenschafts- bzw. anordnungspflichtig ist (engl. Accountable). Typischerweise ist das der Projektleiter, Prozesseigentümer oder Produktverantwortliche.
  • …vor, nach und/oder während der Aktivität zwecks Prüfung, Kontrolle oder Überwachung konsultiert werden muss (engl. Consulted). Beispielsweise handelt es sich hier um den Steuerkreis oder Beraterstab, mit dem bidirektional – daher in beide Richtung – bzgl. Anforderungen, Entscheidungen oder Informationen kommuniziert wird.
  • …vor, nach und/oder während der Aktivität zwecks Kenntnisnahme oder Ratschläge informiert werden muss (engl. Informed). Übliche Kandidatenrollen sind Betriebsrat, Parallelprojektleiter oder Nachbarabteilung. Mit diesen wird unidirektional – in eine Richtung – kommuniziert.

Minimal ist eine Zelle leer – die Rolle hat für eine Aktivität keine Bedeutung.

Maximal enthält eine Zelle die zwei Buchstaben ‘R’ und ‘A’ – die Rolle ist verantwortlich und rechenschaftspflichtig zugleich.

Willst Du ganz genau arbeiten, dann kannst Du bei ‘Consulted’ zwischen ‘muss’ (CM, consulted must) und ‘darf’ (CO, consulted optional) unterscheiden. Dies signalisiert, ob die entsprechende Rolle zwingend eingebunden werden soll.

Falls eine Rolle verantwortlich ist, dann kümmert sie sich (operativ) um die Umsetzung der Aktivität. Ist sie hingegen rechenschaftspflichtig, steht sie für die (technisch, fachlich, finanziell, rechtlich etc.) korrekte Umsetzung gerade. Sie leitet, entscheidet bzw. billigt die Aktivität und ihre Ergebnisse.

Eine Aktivität sollte immer genau eine rechenschaftspflichtige Rolle besitzen. Anders ausgedrückt: In jeder Matrixzeile steht ein einziges ‘A’.


Anwendung

Eine RACI Matrix kommt für ein Projektteam oder eine Linienorganisation im Rahmen der Funktionsanalyse zum Einsatz. Achte darauf, dass sich das Team bereits bei der Entwicklung der Matrix an Bord befindet. Falls vorhanden, ziehst Du für als Input die bestehenden Team-, Rollen- oder Prozessbeschreibungen heran.

  • 1

    Aufbauen

    Identifiziere zunächst den Zweck und die Bedarfe an die RACI Matrix.
    - Welche Stakeholder möchten das Werkzeug weshalb verwenden?
    - Was ist im Scope der Matrix?
    - Welche aktuellen Unterlagen bzgl. Verantwortung und Aktivitäten existieren?
    Halte anschließend die Rollen und Aktivitäten in der ersten Zeile bzw. Spalte fest.
    - Welche Aufgaben sind zu erledigen?
    - Welche Aktivitäten sind dafür notwendig?
    - Wer muss an den Aktivitäten wie beteiligt werden?

  • 2

    Festlegen

    Anschließend durchläufst Du für die erste Aktivität alle Rollen und legst fest, in welcher Beziehung sie zu Durchführung und Ergebnis der Aktivität stehen.
    Achte darauf, dass für eine Aktivität genau eine Rolle verantwortlich ist. Gleiches gilt für rechenschaftspflichtig. Nutze das Highlander Prinzip: 'Es kann nur einen geben'.

  • 3

    Abstimmen

    Nun bringst Du die Matrix mit Kunden und Kollegen zur Abstimmung.
    - Hat jeder seine Rolle und die damit verbundenen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung verstanden?
    - Entsprechen die Angaben in der Matrix den Stellenprofilen bzw. Projektbeschreibungen?
    - Greift bei Ausfall, Urlaub bzw. Weiterbildung eine Vertreterregelung?
    - Gibt es Fragen oder Unstimmigkeiten bei Betrachtung Gesamtprozess bzw. Teile von diesem?
    Sowohl ein spaltenweises (rollenorientiertes) als auch zeilenweises (aufgabenorientiertes) Review ist möglich.

  • 4

    Aktualisieren

    Aktivitäten ändern sich mit der Zeit. Auch entwickeln sich Rollen weiter. Prüfe in Regelmäßigen Abständen die Gültigkeit einer RACI Matrix. Passe die Matrix bei Bedarf an.


Beispiele

RACI Matrix für ein Softwareentwicklungsprojekt

Was hat eine Wohngemeinschaft (WG) und ein Unternehmen gemeinsam? Falls keiner eine Aufgabe explizit zugewiesen bekommt, dann erledigt sie im Zweifelsfall auch keiner. Das gilt für den ungeliebten Abwasch in einer WG gleichermaßen wie für die Aufgaben in einem Softwareentwicklungsprojekt.

Die Abbildung zeigt eine vereinfachte RACI Matrix aus einem Softwareentwicklungsprojekt. Für jede der sechs Aktivitäten ist der Projektleiter rechenschaftspflichtig. Je nach Aktivität ist eine andere Rolle verantwortlich, muss informiert bzw. konsultiert werden.

RACI Matrix
Beispiel einer RACI Matrix für ein Softwareentwicklungsprojekt

Bzgl. ihrem wahrgenommener Kundennutzen habe ich in meiner Beraterpraxis beide Extreme erlebt. So erfreute sich ein Abteilungsleiter aus der Bankenbranche an der Genauigkeit und Klarheit der für ihn entwickelten RACI Matrizen. Wiederum tat ein Projektleiter eines großen Automobilherstellers das Tool als ‘zu akademisch’ und ‘für Projekte unbrauchbar’ ab.


Vor- & Nachteile

Pro

  • Die RACI Matrix ist ein prima Tool, um organisatorisch eindeutige Verhältnisse zu schaffen, Missverständnisse vorzubeugen und Konflikte einzudämmen.
  • Die übersichtliche und einfach kommunizierbare Matrix macht Rollen, Aktivitäten sowie deren Zuordnung auf einen Blick transparent und rasch nachvollziehbar.
  • Das Werkzeug zwingt dazu, sich mit den Rollen und Aktivitäten in einem Prozess bzw. Projekt detailliert auseinanderzusetzen sowie Flaschenhälse (Unterbesetzung), Lücken sowie doppelte Verantwortlichkeiten (Überbesetzung) aufzudecken.
  • Auch bei organisatorischer Umstrukturierungen und personeller Re-Allokationen hilft die RACI Matrix beteiligte Akteure sich rasch mit ihrem neuen Aufgabenfeld vertraut zu machen.
  • Insbesondere aufgrund des 'Informed' institutionalisiert das Werkzeug den Austausch zwischen den an einem Prozess bzw. Projekt beteiligten Rollen.

Contra

  • Die RACI Matrix ist nur für wiederkehrende Prozess- und Projektaktivitäten sinnvoll. Nutze bei einem wechselnden Umfeld und Aufgabenspektrum flexiblere Werkzeuge wie das Kanban Board oder die Aufgabenliste.
  • Aufbau und Pflege einer RACI Matrix kosten viel Arbeitszeit. Bereits bei nur 10 Rollen und 10 Aktivitäten müssen für 100 Zellen die Verantwortlichkeiten entschieden werden. Am besten Du streichst im Vorfeld irrelevante Kombinationen aus Rollen und Aktivitäten heraus und reduzierst damit den Betrachtungsumfang.
  • Speziell mit sehr großen RACI Matrizen (> 1 DIN-A4 Seite) lässt sich nur sehr umständlich hantieren. Die beabsichtigte Übersicht geht (leider wieder) verloren. Erstelle in diesem Fall mehrere RACI Matrizen für unterschiedliche Anwendungsbereiche bzw. Prozessabschnitte.
  • Agile Vorgehensmodelle wie beispielsweise Scrum definieren bereits in ihren Regeln, welche Rolle für welche Ergebnisse, Meetings und Aktivitäten verantwortlich ist. Eine explizite RACI Matrix ist nicht erforderlich.

Praxistipps

  • Tipp 1 - RACI Matrix minimal starten

    Fange mit einer neuen RACI Matrix klein an. Speziell wenn Dir die fachlichen Zusammenhänge und Prozessabläufe noch unbekannt sind.

    Bei nur 5 Rollen und 15 Aktivitäten musst Du in Summe 75 Zellen befüllen, diese mit den Stakeholdern abstimmen und anschließend wiederkehrend pflegen.

  • Tipp 2 - Doppelverantwortungen gezielt abwenden

    Lässt sich für eine Aktivität partout nicht eine einzige verantwortliche bzw. rechenschaftspflichtige Rolle bestimmen, so ist das für Dich ein Hinweis, diese Aktivität in mindestens zwei Teilaktivitäten herunterzubrechen.

  • Tipp 3 - Nicht-Beziehung explizit kennzeichnen

    Steht eine Rolle mit einer Aktivität nicht in Beziehung, notierst Du in der entsprechenden Zelle am besten einen Bindestrich (‘-‘) oder die englische Abkürzung n.a. (not applicable). Somit stellst Du beim Ausfüllen der Matrix sicher, keine Zelle vergessen zu haben.

  • Tipp 4 - Überbelastete Rollen aufteilen

    Falls in einer Spalte zu viele A’s und R’s stehen, ist diese Rolle ein potentieller Flaschenhals. Zwecks ihrer Entlastung, solltest die Übertragung von Verantwortung auf eine andere Rolle überprüfen.

  • Tipp 5 - Unausgelastete Rollen eliminieren

    Stellst Du fest, dass eine Rolle an nur sehr wenigen Aktivitäten partizipiert, solltest Du entscheiden diese ganz zu entfernen. Dies entschlackt Deine Matrix und fokussiert auf das Wesentliche.

  • Tipp 6 - Rollenbeiträge bedarfsorientiert abwandeln

    Varianten der RACI Matrix bedienen sich zusätzlicher Buchstaben.

    • CAIRO nutzt zusätzlich ein ‘O’ für ‘Omitted’, um anzuzeigen, dass eine Rolle explizit von einer Aktivität ausgeschlossen wird.
    • In RASCI kann eine Rolle eine Aktivität unterstützen bzw. für diese die notwendigen Betriebsmittel bereitstellen. Dies wird mit dem ‘S’ für Supportive angezeigt.
    • VDMI ist eine eingedeutschte Fassung für das Akronym RACI. Die Buchstaben stehen für Verantwortung (Accountable), Durchführung (Responsible), Mitarbeit (Consulted) sowie Information (Informed).
    • PACSI steht für Performed (Umsetzen), Accountable (Verantworten), Control (Kontrollieren), Suggested (Empfehlen) und Informed (Informieren). Nutze diese Form für Fälle in denen mehrere Stakeholder die Arbeit prüfen, empfehlen sowie ablehnen können.
    • RAPID stammt von Bain & Company und bedeutet Recommend (Empfehlen), Agree (Zustimmen), Perform (Umsetzen), Input (Liefern) und Decide (Entscheiden). Das Akronym differenziert in einer Aufgabe explizit zwischen Realisierung und Entscheidung.

    Weitere Varianten findest Du im englischsprachigen Wikipedia Artikel.

  • Tipp 7 - Als Input für Kommunikation & Rollen nutzen

    Die RACI Matrix ergänzt prima den Kommunikationsplan. Definiere einfach in den Zellen, welche Rolle für die Umsetzung eines Kommunikationsflusses verantwortlich ist.

    Ebenfalls geeignet ist die Verknüpfung mit der AKV Methode oder dem Role Model Canvas. Zunächst definierst Du die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung (AKV) einer Rolle, anschließend schaffst Du mit der RACI Matrix einen Gesamtüberblick über alle Aufgaben und Rollen bzw. ihren Bezug zueinander.

  • Tipp 8 - Durch Zellfarben die Lesbarkeit steigern

    Färbe die Buchstaben in den Zellen ein. Analog einer Heatmap wird einem Leser in wenigen Sekunden klar, wo die Hotspots auf Deiner RACI Matrix liegen. Nutze folgendes Farbschema:

    • Schwarz für Responsible
    • Rot für Accountable
    • Blau für Consulted
    • Grün für Informed
  • Tipp 9 - RACI Matrix bedarfsorientiert abwandeln

    Statt Aktivitäten, darfst Du die RACI Matrix auch für spezifische Ergebnistypen (z.B. Berichte, Softwaresysteme) oder wiederkehrenden Projektaufgaben einsetzen. In diesem Fall ist die Rolle mit dem Ergebnis bzw. der Aufgabe in Beziehung zu setzen. Nutze als Input beispielsweise den Projektstrukturplan, die Aufgabenliste oder das Kanban Board.

    Gleichsam erlaubt ist das Notieren von konkreten Personennamen, statt abstrakten Rollenbezeichnungen, für den Fall das Du die RACI Matrix auf einen bestimmten Organisationsbereich anwenden möchtest.

  • Tipp 10 - Rollen und Aktivitäten abstimmen

    Wichtig ist, dass Du die in der RACI Matrix aufgeführten Aktivitäten und Rollen mit den entsprechenden Verantwortlichen abstimmst. Alle Personen, die eine der notierten Rollen übernehmen, sollten ein einheitliches Verständnis darüber besitzen, was unter ihren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten (AKV) in der entsprechenden Aktivität zu verstehen ist.


Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.


Bonusmaterial

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ITB Operations & Process Management (Prof. Dr. R. Ziegenbein, FH Münster): RACI-Modell (Verantwortlichkeits-Matrix) (11 min) – das Konzept anhand eines Beispiels erklärt

  • Tom Graves: Rethinking RACI – das Konzept angewendet auf ein Unternehmen, ergänzt durch das AIDA Konzept sowie dem Service Cycle

Zuletzt aktualisiert am 27. Oktober 2021 durch Dr. Christopher Schulz

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