Als Projektleiter, Produktverantwortlicher oder Service-Eigentümer bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Wie können wir ein gemeinsames Verständnis über die Erfüllungsanforderungen einer Aufgabe erlangen?
  • Was strukturiert die Prüfung des Fertigstellungsgrades von vergleichbaren Produkten?
  • Womit strukturieren wir die Erbringungskontrolle eines Services?

Unterstützung findest Du in der Definition of Done und dem verbundenen Prüfen eines Ergebnisses gegen vereinbarte Umsetzungskriterien.


Überblick

Ergebnis: gemeinsames Verständnis für die Fertigstellungskriterien eines Ergebnistyps geschaffen 

Teilnehmer: mind. 1 Person (besser: Entwicklungsteam)

Dauer: ab 15 Minuten (je Vielschichtigkeit des Ergebnistyps und Zahl der Teilnehmer)

Utensilien: Notebook & Office Software 

Zweck

Mit einer Definition of Done vereinbarst, dokumentierst und prüfst Du die Fertigstellungskriterien für einen Ergebnistyp. Die englische Wortgruppe 'Definition of Done' steht dabei für die Übereinkunft des Zustandes 'Fertig'.

Nutze die Definition of Done zur Herstellung von Klarheit, wann...

ist.

Das Konzept etabliert einen einheitlichen und von allen Beteiligten getragenen Qualitätsmaßstab für die im Projekt oder in der Linie erzeugten Resultate.

Synonyme für die Definition of Done sind das Akronym DoD sowie das selten genutzte Definition von Fertig.


Aufbau

Definition of Done Eintrag

Ein Eintrag in einer Definition of Done ist...

  • eine geforderte Eigenschaft oder Fähigkeit des Ergebnistyps oder
  • eine zu absolvierende Aufgabe vor Fertigstellung, Einreichung, Abnahme oder Abgabe des Ergebnistyps.

Beachte, dass es sich um Muss-Bedingungen handelt. Diese ist entweder erfüllt oder nicht. Der Ergebnistyp gilt als erbracht, sobald alle Kriterien der Definition of Done erfüllt sind.

Verwende für die Einträge eine einfach verständliche und präzise Sprache. Formuliere zudem als eindeutige Zustandsbeschreibungen (z.B. "Dokumentation erstellt", "IT-System durch Endanwender getestet"). Achte auf die direkte Prüfbarkeit der Kriterien.

Definition of Done
Struktur und Elemente der Definition of Done

Definition of Done

Eine Definition of Done ist eine Checkliste aus Einträgen, die zusammen den erreichten Ziel-Zustand bei Fertigstellung des Ergebnistyps beschreiben. Anders als das Abnahmeprotokoll nutzt Du das Konzept ebenfalls während der Umsetzung der gelieferten (Zwischen-)Resultaten und nicht ausschließlich nur bei Abschlussprüfung.

Ergänze Deine Definition of Done mit einem aussagekräftigen Titel wie dem Projektnamen bzw. dem Typ der Ergebnisse. Weitere Meta-Infos sind die verantwortlichen Autoren sowie das Datum der letzten Aktualisierung.


Anwendung

Mindestens genauso wichtig wie die Definition of Done ist ihr Vereinbarungsprozess. Entwickle die Checkliste gemeinsam mit den für die Ergebnistypen verantwortlichen Personen nach folgendem Ablauf.

  • 1

    Entwickeln

    Fixiert im Team den zu betrachtenden Ergebnistyp. Entwickelt für diesen generelle Abnahmekriterien auf Basis von Anforderung von..
    - Entwicklungsteam und Betriebsverantwortliche,
    - Nutzer, Käufer und Sponsoren sowie
    - Parallelprojekte, Projektprogramme und Gremien.
    Haltet die Kriterien in der Definition of Done fest. Ordnet die Checkliste, beispielsweise nach Reihenfolge der Abarbeitung.

  • 2

    Nutzen

    Kommuniziert die Definition of Done an relevante Zielgruppen. Nutzt das Konzept bei der Erstellung und Abnahme eines Ergebnistyps.

  • 3

    Verbessern

    Prüft die Definition of Done in regelmäßigen Intervallen.
    - Sind die Einträge für den Ergebnistyp weiterhin angemessen?
    - Welche Kriterien werden nie, welche automatisch immer erfüllt?
    - Wo gibt es Widersprüche bei den Kriterien?
    Adaptiert die Definition of Done an die geänderten Anforderungen an den Ergebnistyp sowie die geänderten Rahmenbedingungen.


Beispiele

Definition of Done für eine Consulting Methode

Auch für die Methoden Deines Consulting Methodenkoffers nutze ich eine Definition of Done. Diese gestaltet sich wie folgt.

  • Alle neun Methodenabschnitte mit relevanten, praktischen und verständlichen Inhalten befüllt.
  • Rechtschreibung und Grammatik mit frischen Blick geprüft.
  • Methodenspicker und Methodenvorlage erstellt und angehängt.
  • Mindestens eine Abbildung ergänzt.
  • Attraktives Beitragsbild und passende Schlagworte hinzugefügt.
  • Aufschlussreiche Meta-Infos für Suchmaschinen eingetragen.
  • Links aus anderen Methoden auf neue Methode eingebaut.

Vor- & Nachteile

Pro

  • Die Definition of Done schafft ein Qualitätsbewusstsein für die abzuliefernde Ergebnisse.
  • Ob geplantes IT-System, kürzlich am Markt lanciertes Produkt oder gewohnte Dienstleistung - die Definition of Done ist für neue oder bestehende Ergebnistypen flexibel einsetzbar.
  • Das Konzept macht die Güte eines Resultats unabhängig von der dafür verantwortlichen Person. Aufgaben lassen sich parallelisieren und delegieren.
  • Das Konzept regt an im Team ein gemeinsames Verständnis zum Fertigstellungsgrad zu etablieren.

Contra

  • Erstellung und Abstimmung einer Definition of Ready kostet Zeit und bindet Ressourcen. Das Konzept ist ein Arbeitsmittel, kein Arbeitsergebnis.
  • Bei stetig wechselnden Arbeitsergebnissen entfaltet die Definition of Done keinen bzw. nur geringen Mehrwert. Breche hier das große Ergebnis in feste Zwischenresultate herunter und definierte individuelle Akzeptanzkriterien.
  • Das Konzept fokussiert auf den Ergebnistyp, nicht auf den Entwicklungs- bzw. Erstellungsprozess. Ob dieser effizient, robust, fehlerfrei etc. verläuft, ignoriert die Definition of Done.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Einfach zugänglich und präsent halten

    Mache die vereinbarte Definition of Done für alle Beteiligten omnipräsent und steigere damit das Qualitätsbewusstsein. Das Konzept sollte mit wenigen Mausklicks erreichbar sein bzw. im Büro einen zentralen Platz an der Wand erhalten.

  • Tipp 2 - Mit einer Definition of Ready (DoR) arbeiten

    Die Definition of Done (DoD) legt fest, wann ein Ergebnistyp fertig ist. Mit der Definition of Ready (DoR) präzisierst Du hingegen, wann die Arbeiten an einem Ergebnistyp begonnen werden können. Beide Konzepte sind Checklisten für wiederkehrende Tätigkeiten und Liefergegenstände.

  • Tipp 3 - Mit Akzeptanzkriterien komplettieren

    Erweitere die Ergebnis-übergreifenden Fertigstellungskriterien Deiner Definition of Done mit Ergebnis-individuellen Akzeptanzkriterien. Notiere diese direkt am Ergebnis.

    Ein Liefergegenstand, Aufgabe bzw. Service gilt als fertig, falls diese(r) sowohl die Definition of Done als auch die Akzeptanzkriterien erfüllt.

  • Tipp 4 - Bestehende Definition of Done heranziehen

    Greife auf eine existierende Definition of Done aus einem vergleichbaren Projekt zurück. Die vorhandene Checkliste kapselt Erfahrungen und Wissen zum Ergebnistyp.

  • Tipp 5 - Mit nützlichen Zusatzinfos erweitern

    Ergänze die Definition of Done mit zusätzlichen Spalten und erweitere damit ihre Ausdrucksmächtigkeit. Einige Anregungen aus meiner Beratungspraxis:

    • Verantwortlichen für ein spezifisches Abnahmekriterien.
    • Frist bis wann an ein Abnahmekriterien greifen muss.
    • Details zur Umsetzung eines Kriteriums.

    Durch die Ergänzung wird die Liste zum Planungswerkzeug. Ein Blick verrät, ob der Ergebnistyp rechtzeitig von den verantwortlichen Personen erbracht werden kann.


Ursprung

Die Definition of Done gewann mit der Verbreitung agiler Vorgehensmodellen seit den 2000er Jahren an Bedeutung. So erwähnt das Projektmanagement Rahmenwerk Scrum im gleichnamigen Guide das Konzept fast 20 Mal und hebt die Verantwortung beim Entwicklungsteam hervor.

Anders als das Product Backlog ist die Definition of Done kein offizielles Scrum Artefakt. In der Praxis kommt das Konzept beim Sprint Review zum Einsatz, einem Meeting in welchem der Product Owner die im Sprint erbrachten Ergebnisse begutachtet.


Bonusmaterial

freeCodeCamp.org: Definition of Done - Agile Software Development (2.5 min) - Vorteile und Anwendung des Konzepts im IT-Umfeld

 

Zuletzt aktualisiert am 21. August 2022 durch Dr. Christopher Schulz


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