Als ProjektleiterProgrammmanager oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Womit können wir die Übergabe eines Projektergebnisses an den Auftraggeber offiziell machen?
  • Auf welche Weise verhindern wir nachträgliche Forderungen gegenüber unserer gelieferten Resultate?
  • Wie stellen wir eine gemeinsame Sicht von Auftraggeber und -nehmer bzgl. der (Zwischen-)Leistungen sicher?

Unterstützung findest Du im Abnahmeprotokoll und dem Verfahren der Abnahmeprüfung.


Überblick

Ergebnis: zugesagte Lieferergebnisse offiziell abgenommen

Teilnehmer: mind. 2 (Auftragnehmer und Auftraggeber)

Dauer: ab 15min (je Leistungsumfang und Zahl der Teilnehmer)

Utensilien: Notebook mit Office Software

Zweck

Mit einem Abnahmeprotokoll bestätigt Dein Auftraggeber offiziell und nachvollziehbar den Erhalt einer vereinbarten Leistung. Die Unterlage dokumentiert das Ergebnis der Abnahmeprüfung. Dabei kann das gesamte Projekt oder einzelne Teilprojekte bzw. Ergebnisse oder Zwischenergebnisse (sogenannte Gewerke) abgenommen werden.

Nutze ein Abnahmeprotokoll, sobald...

  • die Leistungserbringung einen Zeitraum von mehreren Wochen, Monaten oder gar Jahren umfasst,
  • das Ergebnis aus mehreren (unabhängigen und für sich allein bereits wertstiftenden) Einzelergebnissen besteht bzw.
  • an der Leistungserstellung und -abnahme mehrere Akteure beteiligt sind.

Grundlage eines Abnahmeprotokolls ist ein Vertrag über die zu erbringende Leistung. Das kann beispielsweises ein Projektsteckbrief, ein Projektauftrag oder ein Beratungsangebot sein. In Deutschland ist für den Werkvertrag die Abnahme in §640 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt.

Im Abnahmeprotokoll hat Dein Kunde die Möglichkeit, zum letzten Mal vorhandene Defizite Deiner Leistung anzumerken. Danach gilt das Resultat als bestätigt, die Erstellungsphase endet und es beginnt die Nutzungs- bzw. Betriebsphase.

Damit hat eine Abnahme mehrere rechtliche Konsequenzen:

  • Übergang des Eigentums, der Haftung und der Gefahren an den Kunden
  • Beginn der Gewährleistungs-, Qualitäts- bzw. Verjährungsfristen
  • Wechsel der Beweislast bei Mängeln
  • Fälligkeit vereinbarter Zahlungen

Der Kunde steht nach Abnahme in der Beweispflicht, muss bei einem Mängel nachweisen, dass Dein geliefertes Ergebnis nicht den Vereinbarungen entspricht.

Synonyme Begriffe für das Annahmeprotokoll sind Freigabeprotokoll.


Aufbau

Aufbau und Inhalt eines Abnahmeprotokolls variieren je nach Branche, den beteiligten Unternehmen, das umzusetzende Projekt sowie die geforderten Ergebnisse. Beigefügt typische Bestandteile aus meiner Consulting Praxis.

Titel (Überschrift)

Präzisiere im Titel den Betrachtungsbereich der Abnahme. In der Regel ist dies ein Projekt, Teilprojekt oder Projektprogramm. Nutze die exakte Bezeichnung inklusive aller offiziellen Angaben wie beispielsweise Zeiträume, Leistungsstufe, Zählnummern oder Kategorien.

Beteiligte (Parteien, Vertragspartner)

Im ersten Abschnitt fixierst Du die beteiligten Parteien, daher Auftraggeber und Auftragnehmer. Notiere je Person mindesten das Unternehmen, den Namen sowie den Bereich, Funktion oder Abteilung. Falls vorhanden ergänzt Du eine Rahmenvertrags-, Kontrakt- oder Bestellnummer. Bei Bedarf fügst Du genaue Adressdaten hinzu.

Ergebnis (Gewerk, Liefergegenstand, Resultat, Prüfergebnis)

Im zweiten Abschnitt listest Du die bereitgestellten Ergebnisse auf. Nutze die mit dem Kunden im Auftrag vereinbarten bzw. im Projekt üblichen Bezeichnungen. Führe bei einem Werkvertrag ebenfalls den Abnahmewert in Geldeinheiten auf.

Abnahme

In diesem Abschnitt hält der Auftraggeber seine Abnahmeentscheidung fest. Vier typische Abnahmesituationen je Ergebnis:

  • Abnahme erfolgt - Der Kunde nimmt die Gewerke vollständig ab (Abnahmebestätigung).
  • Abnahme verweigert - Der Kunde lehnt die Gewerke vollständig ab (Abnahmeverweigerung).
  • Abnahme unter Vorbehalt - Der Kunde nimmt die Gewerke bedingt ab und fordert die Ausbesserung von Mängeln.
  • Abnahme nach Reduktion des Leistungsumfangs - Der Kunde nimmt ein reduziertes Gewerk zu einem reduzierten Preis ab.

Mängel (Offene Leistungen, Defizite)

Dieser Abschnitt enthält alle offenen Mängel an den Ergebnissen. Unterscheide zwischen:

  • Sachmängel - Abweichungen in fachlichen und technischen Aspekten vom Vertrag
  • Rechtsmängel - Abweichungen in rechtlichen Aspekten Vertrag

Mängel sollten spezifisch, objektiv und messbar beschrieben werden.

Maßnahmen (Behebung, Nächste Schritte)

In diesem Abschnitt hältst Du zusammen mit dem Kunden alle Aufgaben fest, die für eine vollständige Abnahme der vereinbarten Leistung erforderlich sind. Liste alle ToDos wie Nachleistung und Ausbesserungen mit Fristen und Verantwortlichkeiten auf.

Unterschrift (Abzeichnung)

Ganz am Ende des Dokumentes signieren Auftraggeber und Auftragnehmer das Dokument mit Datum und Unterschrift.

Anlagen

Ergänze das Abnahmeprotokoll bei Bedarf mit zusätzlichen Informationen über Ergebnis, Mängel bzw. Maßnahmen wie Verweise auf (Zwischen-)Ergebnisdokumente, Fotoprotokolle oder einer Besprechungsmitschriften.


Anwendung

Das Abnahmeprotokoll kommt in der Abnahmeprüfung (auch Abnahmetest genannt) zum Einsatz. An dieser sind mindestens Dein Auftraggeber und Du als Auftragnehmer beteiligt.

  • 1

    Abnahmeprozess vereinbaren

    Stimme direkt zu Beginn den Abnahmeprozess und das Ergebnis mit Deinem Auftraggeber ab. Kläre dazu folgende Fragen:
    - Wer ist am Anahmeprozess beteiligt und wie läuft dieser ab?
    - Verwendet das Kundenunternehmen ein Standardformular für die Leistungsabnahme?
    - Lässt sich für jeden vereinbarten Ergebnistyp bestimmen, wann dieser fertig und damit abnahmebereit ist?

  • 2

    Abnahme durchführen

    Nutzt das Abnahmeprotokoll bei der Übergabe Deiner Ergebnisse an den Kunden. Beurteilt gemeinsam das Ergebnis und zeichnet das Protokoll gegen.
    Bei Mängeln vereinbart ihr Maßnahmen und setzt dieses biss zu den definierten Fristen um.
    Formal darf Dein Kunde seine Unterschrift verweigern, sollte Dir dann aber mitteilen, welche Leistungen bisher nicht seiner Zufriedenheit entsprechen.

  • 3

    Rechnung stellen

    Mit formaler Bestätigung Deiner Leistung durch den Auftraggeber ist die Voraussetzung für die Rechnungsstellung gegeben. Dein Kunde hat das Ergebnis erhalten, nun darfst Du um Deine Bezahlung bitten.
    Archiviere das Abnahmeprotokoll.

Falls der Kunde die Ergebnisse und ihre Güte kennt, benötigt die Prüfung wenige Minuten. Andernfalls kann die Abnahme - je nach Gewerk - Stunden oder gar Tage veranschlagen.


Beispiele

Abnahme eines Consulting Mandats

Nachfolgend ein Beispielschreiben für ein einfaches Abnahmeprotokoll in einem typischen Beratungsprojekt.

Projektabnahme: 106-CS-IT DL V1.0 Kat. 1-DBS EA-37w Service Design GesVersBw

"Sehr geehrte Frau Kundin,
bezugnehmend auf unser Telefonat zum Projektabschluss am 30. November 2020 bitte ich Sie hiermit um Bestätigung der Projektabnahme.

Im Rahmen des Projekts wurden folgende Leistungsgegenstände geliefert und abgenommen:

  • 40 Anforderungssteckbriefe und -dokumente Sanitätsgeräte und PC-Infrastruktur (Word, PowerPoint)
  • Konsolidiertes Feedback für 40 Anforderungsdokumente Sanitätsgeräte und PC-Infrastruktur (Word, PowerPoint)
  • Initialfassung Anforderungstabelle
  • Lösungsskizze Sanitätsgeräte (Word)
  • Lösungsskizze PC-Infrastruktur (Word)

Eine Lieferverpflichtung über weiterführende Leistungsgegenstände besteht nicht.

Wir bedanken uns auf diesem Wege nochmal für gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Vielen Dank für eine kurze Bestätigung dieses Schreibens.

Freundlichen Grüße

Bernd Berater"


Vor- & Nachteile

Pro

  • Das Abnahmeprotokoll dokumentiert verbindlich und nachvollziehbar die Übergabe der zugesagten Leistung an den Auftraggeber. Nach Unterzeichnung bist Du als Auftragnehmer entlastet.
  • Die Unterlage diszipliniert zu einer strukturierten Abnahmeprüfung.
  • Teil-, Zwischen- und Komplettabnahmen sichern die Qualität von Ergebnissen. Als Meilensteine eingesetzt, machen sie die Prüfung von (halbwertigen) Leistungen offiziell.

Contra

  • Erstellung, Koordination und Abzeichnung eines Abnahmeprotokolls generiert für die Beteiligten Aufwand und erfordert Disziplin.

Praxistipps

  • Tipp 1 -In Erstellungsphase Rückmeldungen einholen

    Sorge dafür, dass das Abnahmeprotokoll eine reine Formalie wird indem Du bereits während des Projektes regelmäßig und oft mit Deinem Kunden die (Zwischen-)Ergebnisse abstimmst bzw. für diese Rückmeldungen einholst. Vermeide auf diese Weise unliebsame Überraschungen zum Projektabschluss.

  • Tipp 2 - Auf (einfaches) Abnahmeprotokoll bestehen

    Auch wenn es auf allen Seiten administrativen Aufwand bereitet: Bestehe auf die schriftliche Abnahme Deiner Leistung. Du hast ein Recht darauf.

    Nutze ein einfaches Dokument mit allen erbrachten Ergebnissen und bitte den Kunden Dir diese zu bestätigen. Deine Leistung gilt damit als abgenommen und die Beweislast kehrt sich um.

  • Tipp 3 - Zwischen den Protokolltypen unterscheiden

    Mit einem Abnahmeprotokoll bestätigt Dein Kunde den Erhalt einer Leistung. Hingegen nutzt Du ein Übergabeprotokoll zum Transfer von offenen Aufgaben und Folgeaktivitäten, beispielsweise im Rahmen des Projektabschlusses, einem Mitarbeiterwechsel oder vor einer Urlaubsreise. In einem Übernahmeprotokoll dokumentierst Du den Erhalt von Dingen und Aufgaben sowie deren Güte.

  • Tipp 4 - Abnahme juristisch erzwingen

    Dein Auftraggeber nimmt Deine Leistung nicht offiziell ab?

    • Wirst Du vollständig vergütet, kam es zu einer stillschweigenden Abnahme, auch konkludente Abnahme genannt.
    • Ist Dein Auftraggeber zur Abnahme verpflichtet und hat diese jedoch trotz Fristsetzung nicht durchgeführt, kommt es zur Abnahme ohne Erklärung, auch als fiktiven Abnahme bezeichnet.

    Prüfe Details mit Deinem Hausjuristen.

  • Tipp 5 - Abnahmegegenstand & -vorgehen abstimmen

    Stimme neben der Leistung und ihren Abnahmekriterien ebenfalls den Prozess der Abnahmeprüfung im Vorfeld mit Deinem Auftraggeber ab. Nutze dazu die 6-W Fragetechnik.

    • Wann findet Abnahme statt?
    • Wo wird die Leistung geprüft?
    • Wie wird dabei vorgegangen?
    • Wer ist an der Prüfung beteiligt?
    • Womit wird die Abnahme dokumentiert?
    • Was passiert, falls es in der Abnahme zu Mängeln kommt?

    Juristisch ist die Abnahme eine Erklärung, dass eine Sache oder ein Zustand bestimmten Kriterien entspricht. Finde heraus wie Du diese Erklärung erhältst.


Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.


Bonusmaterial

  • openPM: Abnahme - weiterführende rechtliche Details zur Abnahme

Zuletzt aktualisiert am 9. Januar 2021 durch Dr. Christopher Schulz

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