Die Reisemappe – Dienstreisen stressfrei absolvieren

Als Geschäftsreisender bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie kann ich das Risiko eines defekten Smartphones oder verlorenen Tickets auf einer Dienstreise mildern?
• Auf welche Weise kann ich die Reisekostenabrechnung vereinfachen und beschleunigen?
• Was spart mir bei Wiederholungsreisen wertvolle Zeit bei der Vorbereitung?

Unterstützung findest Du in der Reisemappe und der strukturierten Vorbereitung einer Dienstreise.

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Ergebnis: alle Reiseunterlagen sortiert an einer Stelle abgelegt

Teilnehmer: 1 Person

Dauer: 5-10 Minuten

Utensilien: Reisemappe

Zweck

In einer Reisemappe bewahrst Du zentral alle reise-relevanten Informationen für Deinen Business Tripp auf. Das Werkzeug verbesserst Du die Planung Deiner Trips. Außerdem bekommst Du im Geschehen den Kopf frei und kannst Deine ganze Energie auf die Geschäftsreise und die bevorstehenden Meeting sowie die Projektinhalte richten. Schließlich erleichtert Dir eine Reisemappe die Abrechnung Deiner Reise sobald Du wieder zu Hause angekommen bist.

In digitalen Zeiten mag das Konzept einer Reisemappe etwas angestaubt anmuten. Wer jedoch schon einmal ohne Ticket am Flughafen Check-in stand, weil das Handy urplötzlich den Geist aufgegeben hat, ist froh, die altmodische Mappe in seinem Handgepäck zu wissen.

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Aufbau

Eine Reisemappe enthält alle für Deine Dienstreise notwendigen Unterlagen. Unterscheide dazu zwischen folgenden fünf Kategorien:

• Transport: Flugtickets, Bahnfahrkarten, Bestätigung der Autovermietung sowie Tickets für den öffentlichen Nahverkehr.
• Übernachtung: Bestätigung und Nachweise für die Hotelreservierungen und Kundenkarten.
• Zutritt: Konferenz-, Tagungs- und Messetickets, Zugangsunterlagen für Produktionsstätten, Anmeldeformulare und Vertraulichkeitserklärungen.
• Orientierung: Kartenmaterial von Zwischen- und Zielorten, Werks-, Messe-, Flughafen- und Gebäudepläne.
• Kommunikation: Vollständige Kontaktdaten des Kunden bzw. der Partner, Telefonnummern der lokalen Taxizentralen, des Hotels, der Autovermietung und des Kreditkartenunternehmens Deiner Firma sowie Notfallnummern.

Je nachdem wohin Deine Reise geht, können weitere Informationen hinzukommen. Bei Fernreisen zu anderen Kontinenten sind das beispielsweise die Kontaktdaten der Deutschen Botschaft (Kategorie Kommunikation) oder wichtige Vokabeln für den Ruf eines Taxis (Kategorie Orientierung).

Hefte zudem 2-3 weiße Blätter ans Ende Deiner Mappe. Unterwegs hast Du dann immer Schreib- und Skizziermaterial griffbereit.

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Anwendung

Eine Reisemappe bereitest Du unmittelbar vor Deinem anstehenden Business Trip vor und nutzt diese dann bis zur Abrechnung der Dienstreise.

1. Vor der Reise: Zusammenstellen

Stelle Deine Reisemappe einen Tag vor dem Trip zusammen. Bis zum nächsten Tag ändern sich die wenigsten Transportverbindungen, Deine Dokumente sind damit auf einem aktuellen Stand.

Ordne die Unterlagen gemäß der Route. Zu Beginn Deine Hinfahrt, anschließend das Hotel etc. Ganz am Schluss der Mappe heftest Du eine Seite mit den Kommunikationsinformationen ab. Mit einem Griff kommst Du somit immer an die wichtigsten Nummern.

Falls vorhanden, unterzeichne Zutrittsdokumente und Vertraulichkeitserklärungen im Voraus. Dein Kunde wird es Dir danken und bereits bei Deiner Anreise am Tor erfahren, wie professionell Du Dich für den Besuch vorbereitet hast.

2. Während der Reise: Nutzen

Unterwegs ist die Reisemappe Dein treuer Kompagnon im Hintergrund. Wann immer Du ein Ticket benötigst, nach Deiner Reservierungsnummer gefragt wird oder Du Zutrittsunterlagen benötigst öffnest Du reflexartig Deine Reisemappe. Alles Organisatorische an einer Stelle!

3. Nach der Reise: Konsolidieren

Bist Du wieder zurück im Office nutzt Du den Inhalt Deiner Mappe zur Reisekostenabrechnung. Auf Deinem Trip solltest Du eine Menge von Rechnungen, Quittungen und Belegen gesammelt haben. Jetzt ist die Zeit diese zu konsolidieren und Deine Dienstreise auch administrativ abzuschließen.

Last but not least überlegst Du, welche Teile Deiner Reisemappe für den nächsten Tipp ‚recycelt‘ werden können. Bei wiederkehrenden Reisen sind das meist die Kontaktinformationen des Kunden sowie die Orientierungspläne.

Falls für Dich ein Assistent bzw. Sekretärin arbeitet, kannst Du die beiden Schritte Zusammenstellung und Konsolidierung auch prima delegieren.

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Beispiele

Reisemappe auf der Beraterreise

Stell Dir vor Du bist auf einer langen und beschwerlichen Dienstreise und Dein Smartphone funktioniert plötzlich nicht mehr. Möglicherweise ist der Akku leer. Oder Du hast in den isolierten Räumen keinen Funkempfang. Vielleicht liegen die Umgebungstemperaturen aber auch außerhalb des Toleranzbereichs des Gerätes. Gründe von einem Moment auf den anderen ohne funktionierenden Telefon dazustehen gibt es viele. Doch wie kommst Du nun auf Deiner Reise ohne Deinem digitalen Assistenten weiter?

Was schiefgehen kann, geht irgendwann schief. Murphys Gesetz ist Dir sicherlich ein Begriff. Gerade Unternehmensberatern geht auf Dienstreisen neben einem leeren Smartphone einiges schief.

• Ein verspäteter Flug.
• Ein liegengebliebener ICE.
• Ein 30-Kilometer langer Stau.

Solchen schicksalshaften Fügungen stehst Du leider machtlos gegenüber. Auf das Risiko eines defekten Smartphones direkt vorm Check-in hingegen kannst Du Dich vorbereiten. Wie? Mit einer schlichten Reisemappe.

Natürlich kann Dich eine Reisemappe nicht vor überheizten Zügen, vollbesetzten Flugzeugen und schlecht gelaunten Taxifahren bewahren. Aber sie minimiert die Wahrscheinlichkeit wegen Desinformationen und fehlenden Fahrkarten unterwegs stecken zu bleiben.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Die Reisemappe ist sie Dein analoges Backup, falls Laptop und Smartphone Dich einmal hängen lassen. Mit der Mappe hast Du weiterhin alle Reiseinformationen zentral gebündelt.
• Zudem hilft sie Dir, Deine Reise besser zu planen. Bei der Zusammenstellung der Mappe gehst Du Deine Tour bereits einmal im Kopf durch, räumst bereits während dieser Planungsphase alle Unklarheiten aus.
• Schließlich unterstützt Dich die Mappe bei der Nachbereitung der Dienstreise. Wo überall bist Du für die Firma finanziell in Vorleistung gegangen? Wieviel Zeit hast Du wo, wofür und mit welchem Ergebnis verbracht?

Contra

• Eine Reisemappe anzulegen bereitet etwas Aufwand. Insbesondere, wenn es sich um die Erstfassung der Mappe handelt. Mit jeder Reise sollte Deine Arbeit jedoch abnehmen und die Routine einsetzen.
• Gerade weil die Reisemappe mit den Tripunterlagen und der Kontaktliste direkt einsehbare personenbezogene Daten enthält, musst Du mit ihr sorgsam umgehen. Lagere sie am besten direkt im Handgepäck, beispielsweise der Laptoptasche.
• Bei wiederkehrenden Geschäftsreisen zur immer gleichen Destination im immer gleichen Hotel sinkt der Nutzen einer Reisemappe. Verbindungen, Adressdaten, Laufwege etc. haben sich bereits im Kopf eingeprägt.

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Praxistipps

Tipp 1 – Mit Sammelfach für Belege komplettieren

Hefte eine Klarsichtfolie ganz ans Ende Deiner Reisemappe und sammle in dieser alle Rechnungen und Belege. So hast Du für die finale Reisekostenabrechnung alle Quittungen an einer Stelle.

Tipp 2 – Kontaktinfos zur Zentrale führen

Reserviere die vorletzte Seite Deiner Reisemappe für die wichtigsten Telefonnummer. Das ist das Backoffice, Dein Vorgesetzter sowie Deine Familie bzw. Partner. Aktualisiere diese Liste einmal jährlich.

Tipp 3 – Reisemappe mit Packliste ergänzen

Eine weitere nützliche Seite Deiner Reisemappe ist die Packliste. Diese enthält die wichtigsten persönlichen Utensilien für ein, zwei, drei oder vier Nächte unterwegs.

Tipp 4 – Mappe so dünn wie möglich auslegen

Hilf mit und schone die Umwelt. Drucke die Unterlagen Deiner Reisemappe beidseitig aus, falls möglich vier Seiten auf ein Blatt. Du schonst nicht nur Ressourcen, sonders reduzierst Du mit einer dünneren Reisemappe auch das Gewicht Deines Reisegepäcks.

Tipp 5 – Digitales Backup anfertigen

Lege alle Unterlagen, die Du für die Reisemappe ausdruckst ebenfalls als Kopie in einem Online-Speicher ab (beispielsweise Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive). Das generiert wenige Mehraufwände. Dafür hast Du nun von unterwegs sowohl anlogen (Reisemappe) und digitalen Zugriff (Online) auf Deine Reisepapiere.

Lesetipp

Genug der Arbeit und Weiterbildung. Schnapp Dir ein richtig spannendes Buch, lehne Dich zurück und genieß Deinen Business Trip. Gute Reise!

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Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial