Meeting Rollen – diese vier Hüte tragen Berater in Sitzungen

Halbtages-Workshop. Strategieklausur. Interviewserie. Offsite-Meeting. Als Unternehmensberater steckst Du oft in Meetings. Doch worin besteht in diesen Sitzungen konkret Deine Rolle? Was musst Du abliefern? Welchen Mehrwert bringst Du als Consultant ein?

In diesem Beitrag lernst Du die vier Rollentypen eines Unternehmensberaters in Meetings kennen. Zudem erfährst Du, wofür Du in einer Rolle Verantwortung trägst, worin Deine Aufgaben bestehen und über welche Kompetenzen Du verfügen solltest. Legen wir also direkt los.

OMFS – die vier Rollen eines Beraters im Meeting

Warst Du schon einmal in einem Meeting anwesend und hattest keinen blassen Schimmer, worin eigentlich Deine Rolle besteht?

Ganz schlecht!

Vor einem Meeting solltest Du immer die an Dich gestellten Erwartungen kennen. Ansonsten ist Deine Teilnahme überflüssig. Reine Zeitverschwendung. Vertane Liebesmüh.

Bist Du nicht gerade Projektmitarbeiter auf Zeit, füllst Du als Unternehmensberater in Sitzungen mindestens eine von vier Meeting-Rollen aus:

• Organisator,
• Moderator,
• Fragensteller oder
• Schriftführer.

Ich nenne sie die OMFS-Rollen, gemäß der Anfangsbuchstaben. Jede der vier Rollen hat andere Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung – kurz AKV. Sie zu kennen und auszufüllen begeistert Kunden und beeindruckt Kollegen. Springen wir nun in die Details.

Der Organisator – die Sitzung veranstalten

In der Rolle des Organisators verantwortest Du den Erfolg des Meetings. Warum? Ganz einfach! Du bist der Grund für den Termin, der Initiator. Deshalb musst Du sicherstellen, dass die mit dem Treffen verbundenen Ziele auch erreicht werden.

Gleichsam hast Du die Verantwortung für das Design des Meetings. Neben Ergebnissen und Agenda sorgst Du für die richtigen Teilnehmer, die passende Örtlichkeit sowie die erforderlichen Arbeitsmaterialien.

Aufgaben

• Ziele, Ergebnisse und Agenda des Meetings definieren
• Teilnehmer auswählen, verfügbare Zeitscheibe finden und Termineinladung versenden bzw. nachverfolgen
• Passenden freien Raum aufspüren und reservieren
• Notwendige Technik (Beamer, Notebook etc.) und Materialien (Whiteboard, Stifte etc.) beschaffen
• Falls erforderlich: Pausen und Versorgung (Getränke, Catering, Mittagstisch etc.) organisieren
• Meeting Lokalität aufräumen und Materialien zurückbringen

Kompetenzen

• technischer Zugriff auf die Terminkalender der Teilnehmer
• Möglichkeiten Räume zu reservieren
• Zugriff auf Material und Technik
• groben thematischen Überblick

Organisatoren vertreten das ‚Weshalb‚ eines Meetings. Ihre Einladung ist die Initialzündung für die Zusammenkunft.

Der Moderator – durch den Termin navigieren

Als Moderator verantwortest Du den Ablauf des Meetings. Konkret: Du stellst sicher, dass die Teilnehmer mit den gegebenen Mitteln ihre gesteckten Ziele bestmöglich erreichen. Nicht notwendigerweise musst Du dabei tief in der fachlichen Materie eintauchen.

Stattdessen handelst Du in der Rolle des Besprechungsleiters als Spielemacher, verantwortest Methodik und Vorgehen. Das kann ein Fishbowl Event, eine Lessons Learned Einheit oder ein Barcamp sein.

Aufgaben

• vor dem Termin Methodik vorbereiten und Stakeholder analysieren
• Spielregeln und Ablauf festlegen und Einhaltung sicherstellen
• Teilnehmer aktivieren und Diskussion fördern
• Gesagtes paraphrasieren und Ergebnisse zusammenfassen
• Zeitlimits und Redeanteile fixieren und durchsetzen (u.a. mit Themenspeicher)

Kompetenzen

• eloquent in deutscher und englischer Geschäftssprache
• präsent und hochkonzentriert über den gesamten Termin hinweg
• Selbstsicherheit und Durchsetzungsstärke – sozial ‚geländegängig‘
• hohes Empathievermögen für die Teilnehmer (auch die Zwischentöne und das, was nicht gesagt wird)

Moderatoren stehen für das ‚Wie‚ einer Besprechung. Auf Basis von Methoden und Tools navigieren sie die Teilnehmer durch das Treffen.

Der Fragensteller – das Meeting ausgestalten

In allen Terminen in denen Daten erhoben und neue Erkenntnisse generiert werden sollen, also beispielsweise in einem Interview oder einer Brainstorming Sitzung, kommt der Fragensteller zum Zug. Bist Du in Fragensteller, sorgst Du für das zu Tage fördern qualitativ hochwertiger Informationen.

Dein Grundwerkzeug in dieser Rolle sind Deine Fragetechniken gepaart mit Deinen Fachkenntnissen. Dabei möchtest Du inhaltlich das maximale aus der Besprechung herausholen.

Aufgaben

• vor dem Termin Liste offener Fragen bzw. Interviewleitfaden entwickeln und Stakeholder analysieren
• mit der Fachdomäne, den Fragestellungen sowie den Teilnehmern auseinandersetzen
• erhobene Fakten qualitätssichern, kritisch reflektieren und hinterfragen
• als inhaltlicher Sparringspartner für die anderen Teilnehmer agieren

Kompetenzen

• fließend in deutscher und englischer Geschäftssprache
• fachlich tief in die Besprechungsinhalte eingearbeitet
• Hintergrundkenntnisse zum Fachgebiet

Fragensteller repräsentieren das ‚Was‚ einer Besprechung. Mit ihren Fragen unterstützen sie bei der Diagnose eines Problems sowie der Erarbeitung einer Lösungen.

Der Schriftführer – die Besprechungsergebnisse absichern

Als Schriftführer bist Du für das Besprechungsprotokoll verantwortlich. Im Klartext: Du sorgst dafür, dass alle im Termin besprochenen Informationen, gefällten Entscheidungen und verteilten Aufgaben schriftlich fixiert und inhaltlich abgestimmt wurden.

Alternativ darfst Du Dich in dieser Rolle auch Protokollführer bzw. Protokollant nennen. Unabhängig Deiner Bezeichnung – das Gesagte ins Geschriebene umzusetzen wird oft unterschätzt. Egal wie schnell im Meeting der Wortwechsel – als Schriftführer hältst Du alle wesentlichen Punkte fest.

Aufgaben

• vor dem Termin Diskussionspunkte grob analysieren
• Besprechungsprotokoll anfertigen und nachbereiten
• Formale Qualität der diskutierten Punkte durch Rückfragen sicherstellen
• Besprechungsprotokoll verteilen und Rückmeldungen einarbeiten

Kompetenzen

• rede- und textsicher in deutscher und englischer Geschäftssprache
• in Besprechungsinhalte soweit eingearbeitet, dass wichtiges von unwichtigem unterschieden werden kann
• gute Schreibfähigkeiten (Orientierung an Zielgruppe, klarer Ausdruck, Dinge auf Punkt bringen etc.)
• technischer Zugriff auf Protokollsysteme (z.B. Wiki, Projektmanagement-Tool) bzw. Schreibprogramme

Schriftführer begründen das ‚Warum‚ eines Termins. Ihr Besprechungsprotokoll belegt die herausgearbeiteten Resultate, Beschlüsse und ToDos.

Was Du tun kannst

• Bist Du als Berater an einem Meeting beteiligt, übernimmst Du mindestens eine der vier OMFS-Rollen: Organisator, Moderator, Fragensteller oder Schriftführer. Schaffe vor einem Termin unbedingt Klarheit über Deine Rollen bzw. fordere diese vom Organisator ein.
• Du darfst auch gleichzeitig mehrere Rollen übernehmen. Klassisch sind die Kombinationen aus Organisator + Moderator bzw. Organisator + Fragensteller. Auch alle drei dieser Rollen in einer Person sind möglich.
• Achte darauf, das der Protokollhut und der Moderationshut auf zwei verschiedenen Personenköpfen sitzen. Gleichzeitig inhaltliches Fixieren und methodische Führen – das ist nicht nur anstrengend, sondern bremst auch die Teilnehmer aus. Wer will schon noch mehr Meeting-Zeit?

Deine Meeting-Lieblingsrolle

> Welche Rolle übernimmst Du in einem Meeting am liebsten? Und welche ist Dir ein Gräuel?
Ich bin gespannt auf Deinen Kommentar!