Als Besprechungsorganisator, -moderator oder -teilnehmer  bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Wie lassen sich die im Sitzungstermin besprochenen Infos, Aufgaben und Entscheidungen dauerhaft festhalten?
  • Auf welche Weise können wir Nicht-Teilnehmern die Ergebnisse aus einem Meeting zugänglich machen?
  • Wodurch lässt sich die Disziplin und Verbindlichkeit in einem Arbeitstreffen steigern?

Unterstützung findest Du im Besprechungsprotokoll und der Tätigkeit des Protokollierens.


Überblick

Ergebnis: in einem Termin vereinbarte Aufgaben, Infos und Entscheidungen schriftlich festgehalten

Teilnehmer: 1 Person (Protokollant)

Dauer: ab 15 Minuten (je Terminlänge)

Utensilien: Notebook & Office Software

Zweck

Das Besprechungsprotokoll ist für Dich als Wissensarbeiter wie das Stethoskop für einen Allgemeinarzt - eines der wichtigsten Alltagswerkzeuge. Dauerhaft dokumentierst Du mittels Meeting-Mitschrift...

Meeting-Teilnehmern und Außenstehenden dient die Unterlage später als Informationsquelle auf deren Basis die Projekt- und Linienarbeit vorangetrieben wird.

Ein gutes Besprechungsprotokoll ist nicht selbstverständlich. Möchtest Du die in Meetings, Interviews, Workshops bzw. Telefonkonferenzen besprochenen Inhalte, gefassten Beschlüsse und fixierten ToDos dauerhaft schriftlich festhalten, ist Übung und Disziplin notwendig. Die hohe Kunst liegt im Erkennen der festzuhaltenden Informationen.

Geläufige Synonyme für das Besprechungsprotokoll sind Sitzungsmitschrift, Protokoll, Terminnotizen, Gesprächsprotokoll oder das Englische Meeting Minutes.



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Aufbau

Besprechungsprotokoll

Ein pragmatisches Besprechungsprotokoll besteht aus drei Elementen: Kopf-, Haupt- und Abschlussteil.

Untere Abbildung illustriert beispielhaft die diesem Beitrag beigefügte Vorlage für ein Besprechungsprotokoll.

Besprechungsprotokoll
Struktur und Elemente für ein typisches Besprechungsprotokoll

Protokollkopf

Im Kopf notierst Du...

  • den Sitzungstitel (Anlass und/oder Thema),
  • das Datum der Sitzungsdurchführung inklusive Start- und Endzeit,
  • den Sitzungsort,
  • die eingeladenen Teilnehmer sowie
  • den Status des Protokolls (z.B. in Arbeit, vorgelegt, fertiggestellt).

Sortiere die Teilnehmer alphabetisch gemäß ihren Nachnamen und füge Unternehmen, Abteilung, E-Mailadresse sowie Meeting Rolle (z.B. Organisator, Moderator, Protokollant, Vortragende) hinzu. Lasse hingegen Titel, Rollennamen und Positionen bewusst weg.

Erscheint ein Teilnehmer später bzw. gar nicht zum Meeting oder verlässt jemand die Runde früher, notierst Du das ebenfalls. Streiche für Abwesenheit den Teilnehmer einfach durch bzw. halte die Komm- und Geh-Uhrzeiten direkt am Namen fest.

Protokollhauptteil

Den Hauptteil untergliederst Du in drei Spalten. Die Spalte ganz links ist sehr schmal. In ihr notierst Du, ob es sich bei einem Diskussionspunkt um...

  • eine Information (abgekürzt mit 'I'), d.h. Feststellung, Erkenntnis, Ergebnis, Neuigkeit, Diskussion oder Fakt bzw.
  • eine Entscheidung ('E'), d.h. Beschluss oder Votum

handelt.

Die große mittlere Spalte enthält den Diskussionspunkt, also die Information oder Entscheidung. Die Spalte rechts ist ebenfalls sehr schmal und beinhaltet den bzw. die Teilnehmer welche(r) die Information gegeben bzw. die Entscheidung gefällt hat/haben. Verwende den Nachnamen oder die Initialen der Person.

Die zu einem Thema zugehörigen Diskussionspunkte solltest Du im Protokoll direkt hintereinander mittels Spiegelstriche festhalten, unabhängig davon ob diese in der Besprechung tatsächlich in dieser chronologischen Reihenfolge behandelt wurden. Die entstandene Gruppierung versiehst Du schließlich mit einer zusammenfassenden Zwischenüberschrift abgeleitet aus der Meeting-Agenda (z.B. 'Go-Live Planung IT-System' oder 'Fachkonzept Review') oder einer Kurzzusammenfassung. Gruppierungen sparen Lesezeit. Ein Teilnehmer springt selektiv zu den für ihn relevanten Themen.

Protokollabschluss

Im Abschlussteil des Protokolls notierst Du alle in der Sitzung herausgearbeiteten Aufgaben. Wie die Punkte einer Aufgabenliste umfasst ein ToDo...

  • einen klar verständlichen Aufgabentext,
  • eine Erledigungsfrist und
  • genau einen (!) Verantwortlichen.

Erneut empfiehlt sich eine dreispaltige Tabelle zur Gliederung. Alle ungeklärten Punkte schiebst nach Abstimmung mit den Teilnehmern entweder in einen Themenspeicher oder notierst diese als weitere Aufgabe mit einer verantwortlichen Person.

Schließlich solltest Du in der Fußzeile des Dokuments Dich als Protokollautor sowie die Seitenzahl festhalten. Bei einigen Sitzungsformen sind nur die Entscheidungen und Aufgaben relevant. Hier lässt Du im Mittelteil einfach die Informationspunkte weg.


Anwendung

Für das Besprechungsprotokoll ist der Protokollant (auch Schriftführer, Protokollautor bzw. Protokollführer) verantwortlich. Fällt Dir diese Rolle zu, gehst Du wie folgt vor.

  • 1

    Vorbereiten

    Bereits im Vorfeld des Meetings solltest Du mit den Teilnehmern abstimmen, wer für das Besprechungsprotokoll zuständig ist. Dies impliziert, dass sich diese Person weniger in die Diskussion einbringen kann, da sie parallel die besprochenen Informationen, Entscheidungen und Aufgaben notiert. Auch kann der Protokollant zusätzlich keine weitere Rolle, wie zum Beispiel Moderator, Redner oder Fragensteller übernehmen.

  • 2

    Erstellen

    Während der Sitzung hält Du in der Rolle des Protokollanten wichtige Diskussionspunkte als Stichworte direkt im Dokument fest.
    Falls Du etwas akustisch bzw. inhaltlich nicht verstehst oder das Gespräch zu schnell abläuft, zeigst Du dies dem Moderator oder der Gruppe an. Oftmals reicht es dazu aus, den notierten Fakt einfach laut und deutlich zu wiederholen und anzufügen, dass dies so im Besprechungsprotokoll festgehalten wird.
    Falls möglich, liest Du am Schluss eines Treffens alle gefällten Entscheidungen und identifizierten Aufgaben laut vor und holst die Bestätigung der Teilnehmer ein.

  • 3

    Nachbereiten

    Im Nachgang des Treffens bereitest Du dann die Stichworte zu vollständigen Sätzen auf und ergänzt Facetten, die zwar in Deinem Kopf, nicht aber auf dem Papier stehen. Empfehlenswert ist diese Aufbereitung direkt nach dem Meeting, dann sind die einzelnen Diskussionspunkte noch frisch.
    Abschließend prüfst Du die Mitschrift auf Vollständigkeit, Konsistenz und Korrektheit. Hake im Zweifelsfall noch einmal beim teilnehmenden Kollegen nach.

  • 4

    Versenden

    Das Protokoll verschickst Du an alle Teilnehmer, auch an solche, die dem Meeting nicht beiwohnen konnten oder bzw. nur partiell teilgenommen haben.
    Bei der Versendung bittest Du um Feedback, Ergänzungen und Korrekturen bis zu einem bestimmten Stichtag. Nach diesem Termin gilt das Besprochene, die Entscheidungen und Aufgaben als gesetzt.
    Werden Änderungen herangetragen, so musst Du entscheiden: Kleinigkeiten können direkt im Besprechungsprotokoll nachgepflegt werden, umfassenden Anpassungen sollten an alle Teilnehmer verschickt bzw. zwecks Vermeidung einer E-Mailschlacht am besten im Folgetreffen besprochen werden.

  • 5

    Einsetzen

    Ein Besprechungsprotokoll anzufertigen ist das eine, dieses dann auch zu nutzen das andere. Deine Mitschrift ist ein im Projekt entstandenes Ergebnis. Daher: Wende die dokumentierten Erkenntnisse bei der Arbeit an, gehe von den getroffenen Entscheidungen aus und halte die vereinbarten Aufgaben nach. Verweise auch die Kollegen an das Protokoll als Ergebnisträger.


Beispiele

In meinem Beraterleben habe ich schon viele Meeting-Mitschriften verfasst, konnte dabei meine Technik von Treffen zu Treffen immer weiter verfeinern. Andersherum habe ich auch schon zahlreiche Protokolle gelesen und war dabei über die Qualitätsunterschiede erstaunt. Dabei sind eine gute Struktur, hohe Aufmerksamkeit im Termin sowie ein sorgfältiger Redaktionsprozess gar nicht so schwierig.

Beispieltext Verteilnachricht

Das Protokoll steht und soll versendet werden? Nutze folgenden Beispieltext für eine optimale Verteilung der Notizen.

Betreff: Treffen XYZ - Danke + Feedback Mitschrift bis 30.03

Hallo zusammen
herzlichen Dank für Ihren Input und Ihre Zeit im Treffen XYZ. Auf Basis unserer Diskussion ist beigefügte kompakte Mitschrift entstanden.

Helfen Sie uns bei der Qualitätssicherung der festgehaltenen Informationen, Entscheidungen und Aufgaben.

> Senden Sie mir Ihre Ergänzungen, Korrekturen und Hinweise zu den Notizen einfach bis 30.03. zu.

Bei Rückfragen gerne eine Nachricht.

Vielen Dank + Beste Grüße

Christopher Schulz

Ein aussagekräftiger Betreff sorgt dafür, dass der Empfänger bereits im Titel die wichtigsten Informationen enthält. Der Dank stimmt positiv und dient gleichzeitig als Erinnerungshilfe. Die anschließende Bitte um Unterstützung kommt berechtigt, schließlich möchte (fast) jeder eine hohe Qualität. Der visuell hervor Appel inklusive Frist sticht beim Überfliegen der E-Mail hervor. Schließlich signalisiert der letzte Satz Offenheit für Fragen per asynchroner - und damit Dich nicht störender - Nachricht.

Vergiss nicht die Mitschrift der E-Mail anzuhängen. Handelt es sich um sensible Dokumente verweist Du per Link auf einen gesicherten Speicherort.


Vor- & Nachteile

Pro

  • Niemand kann sich alles merken. Insbesondere wenn es sich um eine Diskussion handelt, die bereits Tage bzw. gar Wochen zurückliegt. Ein Besprechungsprotokoll konserviert die Essenz eines Treffens. Es macht die Faktenlage zeitlos für einen Teilnehmerkreis beliebiger Größe verfügbar.
  • Als Protokollant hilft Dir das Dokument, die wichtigsten Punkte des Gesprächstermins noch einmal Revue passieren zu lassen und zu reflektieren. Du vertiefst Deine fachlichen Kenntnisse, steigerst Deine Zufriedenheit etwas Nützliches geleistet zu haben.
  • Mit einem Besprechungsprotokoll kannst Du den Meeting-Verlauf steuern. Möchtest Du einen Punkt vertiefen oder fehlen der Informationen, hakst Du einfach mit dem Argument der Protokollerstellung nach.
  • Ein Besprechungsprotokoll sorgt für Meeting-Disziplin. Da das gesprochene Wort mitgeschrieben wird, achten die Teilnehmer auf ihre Aussagen. In der Regel wird auch der Zeitbedarf strenger geprüft.

Contra

  • Ein Protokoll ist nicht zu verwechseln mit einer Transkription, daher einer 1:1 Verschriftlichung des gesprochenen Wortes. Gerade wenn Dir Diskussionsgegenstand noch unbekannt ist, besteht die Gefahr zu viele Details festzuhalten. Nicht nur, dass sich die Teilnehmer dann über zu ausführliche Mitschriften klagen. Du verlierst auch noch sehr viel Zeit bei der Erstellung.
  • Ein weiterer Nachteil von Protokollen ist ihre (teilweise) fehlende Genauigkeit und Eindeutigkeit. Geschriebener Text kann, je nach Leser und Kontext, auf verschiedene Weise interpretiert und im Zweifelsfall falsch verstanden werden.
  • Die Qualität eines Protokolls hängt maßgeblich vom Protokollanten ab. Fehlt diesem das notwendige Fachwissen oder die technische Fertigkeit leidet das Gesamtergebnis.

Praxistipps

  • Tipp 1 - An den Zielen und Lesern ausrichten

    Nicht immer ist das Besprechungsprotokoll nur für die Meeting-Teilnehmer bestimmt. Überlege Dir, wer noch das Papier liest und welchen Stellenwert dieses Papier für ihn einnimmt. Berücksichtige diese Zielgruppen bei der Anfertigung des Protokolls. Basis ist eine gute Stakeholderanalyse. Achte auf Fachbegriffe, Abkürzungen und Akronyme. Formuliere im Zweifel aus.

    Notiere zudem solche Punkte mit Sorgfalt im Protokoll, welche auch auf das Ziel des Termins einzahlen. Die Ziele findest Du in der Meeting-Agenda. Alternativ befragst Du den Organisator.

  • Tipp 2 - Mitschrift strukturell & inhaltlich vorbereiten

    Ein Besprechungsprotokoll kannst Du zweierlei vorbereiten: strukturell und inhaltlich.

    Bereite die Struktur und den Kopfteil des Dokuments vor. Somit bist Du die Namen der erwarteten Teilnehmer schon einmal durchgegangen, kannst Dich im Termin besser auf die diskutierten Inhalte konzentrieren. Notiere zudem die Hauptdiskussionspunkte auf Basis der zuvor verteilten Meeting-Agenda.

    Setze Dich inhaltlich mit der Fachdomäne auseinander. Je genauer Du die zu diskutierenden Themen sowie den Arbeitsstand kennst, desto einfacher fällt die Mitschrift.

  • Tipp 3 - Auf die Lesbarkeit fokussieren

    Ein Besprechungsprotokoll ist kein Roman.

    • Nutze die in der Sitzung verwendeten Worte, fasse Dich kurz und spare den Empfängern damit wertvolle Lesezeit.
    • Vermeide Passivsätze. Nenne stattdessen den Sprecher, Entscheidungsträger und Verantwortlichen.
    • Formuliere einfache und nachvollziehbare Aussagen.
    • Markiere für Dich nicht verständliche Fakten in Gelb und bitte die Teilnehmer um Rückmeldung.

    Wichtig ist, dass auch Wochen nach der Zusammenkunft die Teilnehmer und Nicht-Teilnehmern problemlos und unmittelbar verstehen, um was es bei einem Diskussionspunkt ging.

  • Tipp 4 - Aufgaben präzise formulieren

    Achte darauf, dass die Aufgaben so beschrieben werden, dass allen (und insbesondere dem Aufgabenverantwortlichen) klar ist, welche Gestalt das Ergebnis haben wird.

    Unspezifische Verben wie ‚Diskutieren‘, ‚Klären‘ oder ‚Besprechen‘ bzw. Weichmacher wie ’sollte‘, ‚könnte‘ oder ‚wäre‘ sind fehl am Platz. Konkret und präzise gewinnt.

    Falls ihr eine Aufgabenliste oder ein Kanban Board nutzt, übernimmst Du alle festgehaltenen ToDos in diese zentrale Sammlung. Somit stehen alle Aufgaben immer an einer Stelle und können dort nachgehalten werden.

  • Tipp 5 - Zwischen Ergebnis- und Verlaufsprotokoll wählen

    Die Protokollempfänger sind schwer beschäftigt und haben nur wenig Zeit? Liefere ihnen eine Unterlage, die zusammengefasst die zentralen Erkenntnisse, Beschlüsse und Aufgaben enthält, das sogenannte Ergebnisprotokoll. Im Idealfall gemäß dem Prinzip der Pyramide.

    Legen die Rezipienten hingegen Wert auf die Details, versendest Du stattdessen ein Verlaufsprotokoll. Dieses beinhaltet alle besprochenen Diskussionspunkte chronologisch sortiert und gleicht damit einer Verschriftlichung des Meetings.

    Übrigens kannst Du ein Verlaufsprotokoll immer in ein Ergebnisprotokoll überführen, Informationen also verkürzen, weglassen bzw. abstrahieren. Die Gegenrichtung funktioniert jedoch nicht.

  • Tipp 6 - Auf zwei Ebenen protokollieren

    Jede Sitzung verläuft auf drei Ebenen:

    • ‚Auf dem Tisch‘ liegen die Inhalte. Diese hältst Du im Protokoll fest.
    • ‚Über dem Tisch‘ schwebt der Prozess, daher das Vorgehen im Meeting. Auch diese Infos fixierst Du schriftlich, zumindest in einem Verlaufsprotokoll.
    • ‚Unter dem Tisch‘ findet die Politik statt, die emotionale Ebene, das ‚Wie‘. Diese Infos notierst Du in Deinem privaten Protokoll bzw. in der Stakeholder-Matrix oder Stakeholder Map.
  • Tipp 7 - Abbildung und Tabellen ergänzen

    Im Termin ist eine Skizze entstanden, die Du abfotografiert hast und als Fotoanhang Deinem Besprechungsprotokoll beilegen möchtest? Werte Deine Mitschrift auf. Übertrage das Foto in eine Office Abbildung bzw. Tabelle und füge diese in den Inhaltsteil ein.

    Beim Inhaltstransfer durchdringst Du automatisch noch einmal den Sachverhalt und deckst offene Fragen auf. Teilnehmer merken sich Bilder besser als Text. Zudem ist das Ergebnis besser lesbar, als die handgemalte Zeichnung auf dem Fotoprotokoll.

  • Tipp 8 - Freiwillig als Protokollant melden

    Keiner will, einer muss – das Besprechungsprotokoll. Das Mitschreiben ist eine ungeliebte Aufgabe. Je wichtiger ein Treffen, desto höher jedoch der Stellenwert einer guten Mitschrift. Aber auch bei einem wöchentlichen 08/15-Meeting gibt es viele gute Gründe in einer Sitzung als Schriftführer zu agieren.

    „Wer schreibt, der bleibt.“. Ob Workshop, Interview oder Lessons Learned – als Protokollant bleibst Du die gesamte Besprechungszeit bei der Sache und setzt Dich in der Nachbereitung noch einmal intensiv mit dem Thema auseinander. Dein Ergebnis (und damit auch Du) gelten anschließend für alle Meeting-Teilnehmer als Referenzquelle.

  • Tipp 9 - Vorlage als E-Mail-Entwurf speichern

    Lege eine bewährte Protokollvorlage als E-Mailentwurf oder E-Mailsignatur in Deinem Mailing Programm habe. Steht ein Termin an in dem Dir die Protokollaufgabe zufällt, ziehst Du innerhalb weniger Sekunden eine Kopie und bist einsatzbereit.

  • Tipp 10 - Bereits in der Sitzung bereitstellen

    Falls technisch und inhaltlich möglich, solltest Du das Protokoll den Teilnehmern bereits während Eurer Sitzung zugänglich machen. Dies hat mehrere Vorteile:

    • Ein gemeinsames Verständnis zu Fakten, Aufgaben und Entscheidungen entsteht, da diese für alle sichtbar fixiert sind.
    • Das Wir-Gefühl wächst, da die Teilnehmer gemeinsam an einem erkennbaren Ergebnis arbeiten.
    • Ein wildes Springen zwischen den Diskussionsthemen wird verhindert, da dies im Protokoll sofort auffallen würde.
    • Nachträgliche Ergänzungen und Korrekturen reduzieren sich, da jeder bereits Gelegenheit besaß die Mitschrift zu sichten.

    Lass Dir beim Protokollieren ruhig auf die Finger schauen und schalte den Projektor, die Videokonferenz oder den Bildschirm auf Deine Mitschrift.

  • Lesetipp

    Rebekka Willing und Jonas Geldschläger haben auf ihrer Webseite www.wortwuchs.net einen ausführlichen und sehr lesenswerten Artikel zum Verfassen von Protokollen.

  • Tooltipp

    Es gibt die verschiedensten Besprechungsprotokoll-Tools. Das beste Software-Werkzeug ist jedoch jenes, welches alle Teilnehmer ebenfalls installiert haben und damit sofort Zugriff auf die Mitschrift haben.

    Regelmäßig nutze ich PowerPoint und Word, hat der Kunde ein Kollaboration-Tool im Einsatz, verwende ich dieses und verweise mit Link auf das Protokoll.


Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.


Bonusmaterial

YouTube

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Mehr erfahren

Video laden

Strategic What?! Podcast: How to Write Meeting Minutes (3,5 min)- Anleitung für die Struktur einer DINA4-Seite für dein Protokoll

Christopher Schulz/Consulting-Life.de: Das Besprechungsprotokoll (26 min) - Mitschnitt der Consulting Methodenschmiede mit weiteren Tipps sowie Fragen & Antworten der Teilnehmer

Zuletzt aktualisiert am 24. September 2021 durch Dr. Christopher Schulz

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