Das Kanban Board – Arbeitsfluss und Engpässe visualisieren

Als Projektleiter, Manager, Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir mit einem Blick feststellen an welchen Aufgaben welches Teammitglied im Projekt aktuell arbeitet?
• Wie können wir den Arbeitsfluss in der Linie rasch transparent machen und eingängig visualisieren?
• Wo liegen aktuell die Engpässe in der Abarbeitung von Aufgaben?

Unterstützung findest Du im Kanban Board und dem Verfahren der Arbeitsflussanalyse.

Überblick

Ergebnis: Arbeitsfluss und dessen Engpässe visualisiert

Teilnehmer: mind. 1 Person

Dauer: ab 10 Minuten (für initiale Erstellung)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand & Stifte oder Notebook & Kanban Software 

• 
  Consulting Methodenvorlage - Kanban Board

• 
  Consulting Methodenspicker - Kanban Board

Zweck

Nutze ein Kanban Board für die Visualisierung von Arbeitsflüssen sowie der Limitierungen paralleler Aufgaben. Ein Betrachter erkennt auf einem Kanban in wenigen Sekunden...

• an welchen Themen Du bzw. Dein Team gerade arbeitet,
• welche Aufgaben weiterhin offen sind sowie
• welche Jobs ihr bereits erledigt habt.

Speziell bei hoher Arbeitslast unterstützt Dich ein Kanban Board Ablaufschwachstellen sichtbar zu machen und Prioritäten zu definieren. Zudem hilft es die Menge der unfertigen Arbeiten zu begrenzen sowie wesentliche Aufgaben nicht aus dem Auge zu verlieren. Gerade bei mehrtägigen Arbeitsaufträgen mit unterschiedlichen Verantwortlichen spielt das Werkzeug sein Trümpfe aus.

Da Kanban Boards oft in agilen Projekten zur Anwendung kommen, sind Scrum Board, Agile Board geläufige Synonyme. Gelegentlich kommt im deutschen der Begriff Kanban Tafel oder einfach nur Kanban zum Einsatz.

Aufbau

Kanban Board

Für das Kanban Board gibt es viele mögliche Strukturen. Egal, für welche Variante Du Dich entscheidest: Die Hauptsache ist, dass Kanban passt auf ein Blatt, ein Flipchart, eine Whiteboard-Seite oder ein Bildschirmausschnitt. So bleibt die Wertschöpfung übersichtlich.

Versehe Dein Board mit einem einprägsamen Titel, in Regel das Projektziel, das zu entwickelnde System oder der zu erstrebende Zielzustand.

Aufgabenzustände - Spalten

Im einfachsten Fall besteht die Kanban Tafel aus drei gleichbreiten Spalten. Von links nach rechts sind das: 'Offen' (engl. To Do), 'In Arbeit' (engl. In Progress), 'Erledigt' (engl. Done). Ergänze bei Bedarf zusätzliche Spalten wie 'Ideen', 'In Abstimmung', 'In Dokumentation', 'Ausgesetzt' oder 'Abgebrochen'.

Arbeitsströme - Zeilen

Optional ist die horizontale Trennung des Boards mittels mehrerer Linien. Diese Zeilen stehen für unabhängige Arbeitsströme, getrennte Verantwortlichkeiten, regional verteilte Abarbeitungsstätten, schnell abzuarbeiten Aufträge etc..

Oft nutze ich beispielsweise eine zusätzliche Zeile 'Wartend' (engl. On Hold). Diese positioniere ich ganz unten ins Board verschiebe dahin solche Aufträge, die aktuell pausieren und nicht vorangetrieben werden können.

Aufgaben (Arbeitspaket, Auftrag) - Karte

Jede Aufgabe wird durch genaue eine Karte repräsentiert. Auf dieser notierst Du das gewünschte Ergebnis und den Verantwortlichen. Weitere Daten, wie die vorgesehene Anzahl an Arbeitstagen, Priorität, Terminfrist, Auftraggeber, Aufgabenkategorie, Abnahmekriterien etc. kannst Du ebenfalls festhalten oder durch die Farbe, Form, Größe, Symbole etc. der Karte symbolisieren.

Verorte die Karten gemäß ihres Zustands in den entsprechenden Spalten des Kanban Boards. Später lassen sich die Karten verschieben, stapeln oder auch ganz vom Board entfernen.

Anwendung

Du kannst ein Kanban Board solo oder im Team einsetzen.

• 1

  Kanban Board aufsetzen

  Definiert im ersten Schritt die Spalten und die Inhalte der Aufgabenkarten des Kanban Boards. Hängt dieses an prominenter Stelle im Büro aus oder schafft einen einfach erreichbaren virtuellen Platz, beispielsweise in einer Websoftware. Anschließend sammelt ihr die aktuellen und noch zu erledigenden Aufgaben und notiert diese auf Karten.

• 2

  Aufgabenkarten verschieben

  Vor Beginn der Arbeiten befindet sich eine Karte mit einer Aufgabe in der Spalte 'Offen'. Nimmst Du oder ein Kollege diese in Angriff wechselt sie die Spalte auf 'In Arbeit'. Ist die Aufgabe erledigt verschiebt die Aufgabenkarte schließlich auf 'Erledigt'.
  Nette Nebeneffekte:
  - Das bewusste Umhängen einer Karte von 'in Arbeit' auf die 'Erledigt' Spalte ist ein Erfolgserlebnis. Beim Aufgabenverantwortlichen wird ein Dopamin-Kick freigesetzt.
  - Je mehr Karten sich in der Spalte 'Erledigt' befinden, desto mehr wächst Euer Selbstbewusstsein, etwas geleistet zu haben.

• 3

  Arbeitsfluss überwachen

  Überprüft mindestens einmal monatlich Euren Arbeitsfluss.
  - Wie viele Aufgabenkarten kommen pro Woche dazu?
  - Wie viele werden abgeschlossen?
  - Wie lange weilt eine Karte in der Spalte 'in Arbeit'?
  - Welche Aufträge brauchen immer besonders viel Zeit?
  - Wird die Priorisierung richtig vorgenommen?
  Prüft und diskutiert nur, was auf den Karten steht. Das erhöht die Disziplin für eine besprechenswerte Aufgabe auch eine Karte zu schreiben.
  Durch die Messung kannst Du Flaschenhälse, Ablaufprobleme und Verbesserungspotentiale erkennen und gegensteuern.

• 4

  Arbeitsfluss optimieren

  Anhand der gewonnen Erkenntnisse über den Arbeitsfluss verbessert ihr. Zum Beispiel entscheidet ihr, weniger Aufträge anzunehmen, da die 'Offen' Spalte vor Karten überquillt. Oder ihr votiert, keine weiteren 'Baustellen' mehr aufzumachen, da sich bereits 10 Karten in der Spalte 'In Arbeit' befinden.

Beispiele

Kanban Board für Untersuchungsaufträge

Nachfolgende Abbildung zeigt ein typisches Kanban Board aus meinen Enterprise Architecture Management (EAM) Projekten realisiert in Microsoft PowerPoint. Jede Karte enthält den Auftragstitel, den Verantwortlichen und den geschätzten Zeitaufwand in Arbeitstagen (AT). Der Projekttitel fungiert gleichsam als Link zu einer Webseite mit einem Projektsteckbrief.

Kanban Board im Consulting

Als Unternehmensberater jonglierst Du parallel mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Aufgaben. Eine typische Liste 'offener Baustellen' liest sich beispielsweise wie folgt:

• Beratung eines Kunden im Benchmarking verschiedener IT-Plattformen
• Entlastung eines Mandanten bei einem Process Mining Projekt
• Anfertigung einer Kostenkalkulation für ein Beratungsangebot
• Publikation eines Beitrages für den Firmenblog als letztes offenes Jahresziel

Schnell stellen wir fest, dass Du mit fünf und mehr 'Aufgabenbällen' gleichzeitig hantierst. Doch wo diese ToDos dokumentieren? In einer Aufgabenliste? Oft bezieht sich diese Sammlung von Action Items auf Einzelaufgaben, ist zu detailliert und neigt rasch dazu, unübersichtlich zu werden. Und hier kommt das Kanban Board ins Spiel.

Vor - & Nachteile

Praxistipps

• 

  Tipp 1 - Reales Kanban Board bevorzugen

  Ist ein reales Kanban Board mit haptischen Karten besser oder ein überall aufrufbares virtuelles Brett? Falls ihr zentral an einem Ort arbeitet, empfiehlt sich ein physisches Board. Dieses hängt im Raum, ist immer für jeden sichtbar, seine Aufgabenkarten lassen sich anfassen. Außerdem macht das Schieben ‚echter Karten‘ von links nach rechts Spaß.

  Arbeitet ihr hingegen verteilt an mehreren Standorten, bleibt Euch die Software Lösung, beispielsweise Trello. Vorteil von Tools sind Zusatzfunktionen, wie das Filtern nach Verantwortlichkeiten oder Terminfristen.

• 

  Tipp 2 - Board Struktur minimal wählen

  Aufgrund der Anpassbarkeit eines Kanban Boards neigen Teams häufig zum Over Engineering. Schnell besteht die Tafel dann aus 7 Spalten, 3 Zeilen, 5 Kartenfarben und vielen zusätzlichen Sonderregelungen, um die Wertschöpfungskette in all ihren Facetten abzubilden.

  Haltet es einfach. Je komplizierter das Board, je höher der Pflegeaufwand. Meist reichen die Basisspalten völlig aus, generiert das mehr an Infos nur geringen Nutzen.

• 

  Tipp 3 - Zahl der 'in Arbeit' Aufgaben limitieren

  Begrenze bewusst die Zahl der ‚in Arbeit‘ befindlichen Aufgaben – die Work in Progress (WiP) – und reduziere damit das zeit- und energieintensive Springen zwischen Aufgaben. Ein Kanban Board hilft Dir visuell die Menge der offenen Enden im Zaum zu halten.

• 

  Tipp 4 - Langläufer wiederkehrend hinterfragen

  Eine Aufgabenkarte steht schon seit Wochen unter ‚Offen‘ bzw. ‚In Arbeit‘ und kommt nicht vom Fleck? Lege eine Strategie fest, wie Du mit solchen Langläufern umgehst.

  • Ist die Aufgabe nicht wichtig?
  • Sind zusätzliche Ressourcen bzw. Hilfe erforderlich?
  • Müssen erst Hindernisse aus dem Weg geräumt werden?

  Achte darauf, Dauerbrenner nicht zu lange mitzuschleifen oder zu viele davon anzuhäufen.

• 

  Tipp 5 - Farben statt Text, Spalten oder Zeilen nutzen

  Anstatt noch mehr Text auf eine Karte zu quetschen bzw. die achte Spalte oder Zeile hinzuzufügen, solltest Du Dir die Kartenfarbe zu Nutze machen. Einige Beispiele:

  • Aufgaben auf roten Karte genießen Top-Priorität
  • Aufgaben auf gelben Karten zahlen auf ein Teilziel ein
  • Aufgaben auf blauen Karten sind ToDos des Vertriebs

  Vergiss nicht, eine kleine Legende auf Deinem Kanban Board zu hinterlegen, sobald Farben ins Spiel kommen. Das sorgt für ein eindeutiges Verständnis.

• 

  Tipp 6 - Auf weiterführende Infos verlinken

  Ein weiterer Tipp – zumindest ein digitales – Kanban Board schmal und übersichtlich zu halten ist der Verknüpfung der Aufgabenkarten mit Hintergrundinformationen. Wähle dazu eine Karte und verlinke auf eine zugehörige Erklärseite.

  Das Kanban Board fungiert damit als Rahmen für die Aufgaben. Alle Details sind an einer anderen Stelle ausgelagert.

• 

  Tipp 7 - Für Regelaufgaben Standardkarten nutzen

  Fallen Tätigkeiten regelmäßig an, solltest Du überlegen für diese eine Standardvorlage einzusetzen. Aktuelle Kanban Tools bieten hierzu Templates, mit wenigen Klicks ist die Regelaufgaben als Karte angelegt.

Ursprung

Das Kanban Board ist ein Instrument des Kanban Verfahrens, eine Produktionsprozesssteuerungsmethode, die sich am tatsächlichen Verbrauch von Materialien am Bereitstell- und Verbrauchsort orientiert.

Das Konzept geht zurück auf den Japaner Taiichi Ōno. In den 1950er Jahren führte der Ingenieur das Lean Manufacturings Werkzeug mit dem Ziel der Produktionsoptimierung bei Toyota ein. Ein verbesserter Produktionsfluss sollte ohne Qualitätsverlust und Produktionsengpässe oder -überschüsse umgesetzt werden. Seine Inspiration zum Hol-Prinzip erhielt der Japaner im Supermarkt, wo Produkte dann nachgeordert, sobald der Vorrat sich dem Ende neigt.

Genau genommen ist das Kanban Board eine Variante der traditionellen Kanban Karten. Anstelle der Signalkarten (japanisch 'Kan' für Singal und 'Ban' für Karte), die Nachfrage oder Kapazität symbolisieren, werden beim Board für die Arbeitsaufgaben Notizzettel, Magnete, Plastikchips, Post-Its etc. verwendet.

Seit Anfang des neuen Jahrtausends wurde das Kanban Board verstärkt von Softwareentwicklern aufgegriffen und in die agile Arbeitsweise integriert. Inzwischen sieht man die Tafel auch in anderen Bereichen wie in Marketingagenturen, Personalabteilungen oder in Autowerkstätten. Selbst für die eigene Lebensplanung lässt sich die Methode in Gestalt des Personal Kanbans einsetzen.

Bonusmaterial

VitaminP: Kanban in 2 Minuten erklärt (2 min) - das Konzept im Schnelldurchlauf

• Andrea Windolph: Personal Kanban Boards - wie Du das beste aus der Methode herausholst - Einsatz des Kanban Boards für das Management von beruflichen und privaten Aufgaben

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Zuletzt aktualisiert am 9. Juli 2022 durch Dr. Christopher Schulz