Das Kanban Board – Arbeitsfluss und Engpässe visualisieren

Als Projektleiter, Manager, Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir mit einem Blick feststellen an welchen Aufgaben welches Teammitglied im Projekt aktuell arbeitet?
• Wie können wir den Arbeitsfluss in der Linie rasch transparent machen und eingängig visualisieren?
• Wie stellen wir sicher, dass Arbeit nur gestartet wird, wenn Kapazität und Nachfrage bestehen?

Unterstützung findest Du im Kanban Board und der Kanban Methode als Verfahren der Arbeitsflussanalyse.

Ergebnis: Visualisierung von Arbeitsfluss und dessen Engpässe

Teilnehmer: mind. 1 Person

Dauer: ab 10 Minuten (für initiale Erstellung)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metaplan-Wand & Stifte oder Notebook & Kanban Software

Zweck

Nutze ein Kanban Board für die Visualisierung von Arbeitsflüssen sowie der Limitierungen paralleler Aufgaben. Ein Betrachter erkennt auf einem Kanban in wenigen Sekunden…

• an welchen Themen Du bzw. Dein Team gerade arbeitet,
• welche Aufgaben weiterhin offen sind sowie
• welche Jobs ihr bereits erledigt habt.

Speziell bei hoher Arbeitslast unterstützt Dich ein Kanban Board Ablaufschwachstellen sichtbar zu machen und Prioritäten zu definieren. Zudem hilft es die Menge der unfertigen Arbeiten zu begrenzen sowie wesentliche Aufgaben nicht aus dem Auge zu verlieren. Gerade bei mehrtägigen Arbeitsaufträgen mit unterschiedlichen Verantwortlichen spielt das Werkzeug sein Trümpfe aus.

Da Kanban Boards oft in agilen Projekten zur Anwendung kommen, sind Scrum Board, Agile Board geläufige Synonyme. Gelegentlich kommt im deutschen der Begriff Kanban Tafel oder einfach nur Kanban zum Einsatz.

Aufbau

Kanban Board – „Worin besteht unser Arbeitsfluss?“

Für das Kanban Board gibt es viele mögliche Strukturen. Egal, für welche Variante Du Dich entscheidest: Die Hauptsache ist, dass Kanban passt auf ein Blatt, ein Flipchart, eine Whiteboard-Seite oder ein Bildschirmausschnitt. So bleibt die Wertschöpfung übersichtlich.

Versehe Dein Board mit einem einprägsamen Titel, in Regel das Projektziel, das zu entwickelnde System oder der zu erstrebende Zielzustand.

Aufgabenzustände (Spalten) – „Wie steht es um unsere Aufgaben?“

Im einfachsten Fall besteht die Kanban Tafel aus drei gleichbreiten Spalten. Von links nach rechts sind das: ‚Offen‘ (engl. To Do), ‚In Arbeit‘ (engl. Doing oder In Progress), ‚Erledigt‘ (engl. Done). Ergänze bei Bedarf zusätzliche Spalten wie ‚Ideen‘, ‚In Abstimmung‘, ‚In Dokumentation‘, ‚Ausgesetzt‘ oder ‚Abgebrochen‘.

Arbeitsströme (Zeilen) – „Wie unterteilen wir die Aufgaben?“

Optional ist die horizontale Trennung des Boards mittels mehrerer Linien. Diese Zeilen stehen für unabhängige Arbeitsströme, getrennte Verantwortlichkeiten, regional verteilte Abarbeitungsstätten, schnell abzuarbeiten Aufträge etc.

Oft nutze ich beispielsweise eine zusätzliche Zeile ‚Wartend‚ (engl. On Hold). Diese positioniere ich ganz unten ins Board verschiebe dahin solche Aufträge, die aktuell pausieren und nicht vorangetrieben werden können.

Aufgaben (Karten) – „Mit welchen ToDos beschäftigen wir uns?“

Jede Aufgabe (auch Arbeitspaket oder Auftrag) wird durch genaue eine Karte repräsentiert. Auf dieser notierst Du das gewünschte Ergebnis und den Verantwortlichen. Weitere Aufgabendaten, wie Startdatum, Enddatum, Aufwandsschätzung, Identifier, Status (z.B. blockiert), Priorität, Abhängigkeiten, Terminfrist, Auftraggeber, Aufgabenkategorie, Abnahmekriterien etc. kannst Du ebenfalls festhalten oder durch die Farbe, Form, Größe, Symbole etc. der Karte symbolisieren.

Verorte die Karten gemäß ihres Zustands in den entsprechenden Spalten des Kanban Boards. Später lassen sich die Karten verschieben, stapeln oder auch ganz vom Board entfernen.

Optional ergänzt Du auf den Karten sogenannte Service Klassen. Diese drücken die Kosten auf die entstehen, falls sich eine Aufgabe verzögert. Unterscheide zwischen…

• standard – langsam wachsende Kosten bei Verzögerung
• expedite – stark wachsende Kosten bei Verzögerung
• fixed date – Kosten ab einem spezifischen Datum
• intangible – steigende Kosten ab einem unspezifischen Datum

Regeln (Notizen) – „Wie arbeiten wir mit dem Kanban Board?“

Regeln definieren die Arbeit mit dem Kanban Board und werden als kleine Notiz links, rechts oder unter den Spalten verortet. Sie sind von dem Personenkreis erstellt, welcher auch mit dem Board hantiert. Regeln betreffen beispielsweise die Kommunikation im Team, die Aktualisierung des Boards, den Wechsel einer Spalte, den Umgang mit Konflikten oder das Priorisieren der Aufgaben. Sie reduzieren Missverständnis, sorgen für eine rasche Einarbeitung neuer Personen und prägen ein Wir-Gefühl aus.

Achte auf einfache, verständliche, eindeutige und sichtbare Regeln. Jede Regel darf zu jedem Zeitpunkt ergänzt, modifiziert oder eliminiert werden.

Anwendung

Du kannst ein Kanban Board auf allen Ebenen eines Unternehmens einsetzen, solo, Team Bereich oder gesamte Organisation. Manage offene Arbeit wie folgt.

1. Board aufsetzen

Jeder Arbeitsprozess ist anders, damit ist auch jedes Kanban Board anders. Definiert im ersten Schritt die Spalten und die Inhalte der Aufgabenkarten des Boards. Achtet darauf, dass alle Beteiligten in die Erstellung des Boards einbezogen werden. So profitierst Ihr vom Wissen des Teams und vereinbart gemeinsam die Arbeitsweise.

Hängt das Kanban Board an prominenter Stelle im Büro aus oder schafft einen einfach erreichbaren virtuellen Platz, beispielsweise in einer Websoftware.

Anschließend sammelt ihr die aktuellen und noch zu erledigenden Aufgaben und notiert diese auf Karten. Wählt nun die dringendsten und wichtigsten ToDo aus, engl. Replenishment.

2. Karten verschieben

Vor Beginn der Arbeiten befindet sich eine Karte mit einer Aufgabe in der Spalte ‚Offen‚. Nimmst Du oder ein Kollege diese in Angriff wechselt sie die Spalte auf ‚In Arbeit‚. Ist die Aufgabe erledigt verschiebt die Aufgabenkarte schließlich auf ‚Erledigt‚. Netter Nebeneffekte:

• Das bewusste Umhängen einer Karte von ‚in Arbeit‘ auf die ‚Erledigt‘ Spalte ist ein Erfolgserlebnis. Beim Aufgabenverantwortlichen wird ein Dopamin-Kick freigesetzt.
• Je mehr Karten sich in der Spalte ‚Erledigt‘ befinden, desto mehr wächst Euer Selbstbewusstsein, etwas geleistet zu haben.

Koordiniert wiederkehrend den Arbeitsfluss, löst Blockaden und eliminiert Probleme.

3. Arbeitsfluss überwachen

Haltet regelmäßig Inne und überprüft mittels Lessons Learned Euren Arbeitsfluss.

• Wie viele Aufgabenkarten kommen pro Woche dazu?
• Wie viele Aufgaben werden abgeschlossen?
• Wie lange weilt eine Karte in der Spalte ‚in Arbeit‘?
• Welche Aufträge brauchen immer besonders viel Zeit?
• Wird die Priorisierung richtig vorgenommen?

Prüft und diskutiert nur, was auf den Karten steht. Das erhöht die Disziplin für eine besprechenswerte Aufgabe auch eine Karte zu schreiben. Durch die Messung kannst Du Flaschenhälse, Ablaufprobleme und Verbesserungspotentiale erkennen und gegensteuern.

4. Arbeitsfluss optimieren

Anhand der gewonnen Erkenntnisse über den Arbeitsfluss verbessert ihr die Aufgabenbearbeitung. Zum Beispiel entscheidet ihr, weniger Aufträge anzunehmen, da die ‚Offen‘ Spalte vor Karten überquillt. Oder ihr votiert, keine weiteren ‚Baustellen‘ mehr aufzumachen, da sich bereits 10 Karten in der Spalte ‚In Arbeit‘ befinden.

Habt ebenfalls den Mut zu experimentieren und das Board auf neue Bedarfe anzupassen. Keine Angst vor Fehlern. Was funktioniert ist gut.

Beispiele

Kanban Board für Untersuchungsaufträge

Nachfolgende Abbildung zeigt ein typisches Kanban Board aus meinen Enterprise Architecture Management (EAM) Projekten realisiert in Microsoft PowerPoint. Jede Karte enthält den Auftragstitel, den Verantwortlichen und den geschätzten Zeitaufwand in Arbeitstagen (AT). Der Projekttitel fungiert gleichsam als Link zu einer Webseite mit einem Projektsteckbrief.

Kanban Board im Consulting

Als Unternehmensberater jonglierst Du parallel mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Aufgaben. Eine typische Liste ‚offener Baustellen‘ liest sich beispielsweise wie folgt:

• Beratung eines Kunden im Benchmarking verschiedener IT-Plattformen
• Entlastung eines Mandanten bei einem Process Mining Projekt
• Anfertigung einer Kostenkalkulation für ein Beratungsangebot
• Publikation eines Beitrages für den Firmenblog als letztes offenes Jahresziel

Schnell stellen wir fest, dass Du mit fünf und mehr ‚Aufgabenbällen‘ gleichzeitig hantierst. Doch wo diese ToDos dokumentieren? In einer Aufgabenliste? Oft bezieht sich diese Sammlung von Action Items auf Einzelaufgaben, ist zu detailliert und neigt rasch dazu, unübersichtlich zu werden. Und hier kommt das Kanban Board ins Spiel.

Vor – & Nachteile

Pro

• Das Kanban Board ist ein prima Tool den Arbeitsfluss zu visualisieren. Schnell ist ein Flipchart aufgesetzt bzw. eine Kanban Software im Internet eingerichtet. Das sorgt für Transparenz über Probleme, Risiken und Abhängigkeiten und ist damit Basis für Verbesserungen.
• Die Methode ist einfach kommunizierbar. Ein Kanban Board versteht sowohl das Management, als auch der einzelne Projektmitarbeiter. Eine inhaltliche Diskussion kann sofort starten, das Verschieben von Karten von Spalte zu Spalte macht Spaß.
• Aufgrund seiner hohen Flexibilität lässt sich das Board für das Projekt, das Team, die Stakeholder, den Kunden etc. maßschneidern. Auch Kombinationen mit anderen Projektmanagementmethoden werden unterstützt.
• Ein Kanban Board skaliert. Du kannst es allein – dem Personal Kanban – oder im 100-Personen Projekt einsetzen.
• Kanban unterstützt die Selbstorganisation in Teams. Die Arbeitsverteilung und -umsetzung verläuft weitestgehend autonom, die Eigenverantwortung der Beteiligten steigt.
• Das Konzept lässt sich behutsam einführen. Startet mit den aktuellen Aufgaben und verschafft Euch einen überblick. Nehmt anschließend die geplanten Aufgaben hinzu. Schließlich optimiert ihr den Arbeitsfluss.

Contra

• Bei zu vielen Aufträgen stößt eine einzelne Kanban-Präsentationsfolie schnell an ihre räumlichen Grenzen. Entweder Du wechselst dann auf ein größeres physisches Format, wie eine Metaplan-Wand bzw. ein Whiteboard, oder Du nutzt eine Kanban Software.
• Gerade Kanban Neulinge, die bisher nur mit Aufgabenlisten gearbeitet haben, tun sich mit der neuen Visualisierungsform schwer. Hier musst Du im Vorfeld Überzeugungsarbeit leisten und das Instrument mit Berücksichtigung bestehender Strukturen schrittweise einführen.
• Das Kanban Board hilft nicht bei der Formulierung guter Aufgaben. Auch werden zeitliche bzw. sachlogische Abhängigkeiten zwischen Aufgaben nicht dargestellt.
• Wie eine Aufgabenliste verursacht auch ein Kanban Board Pflegeaufwände. Nachlassende Betreuung rächt sich rasch mit veralteten und fehlenden Karten.

Praxistipps

Tipp 1 – Reales Kanban Board bevorzugen

Ist ein reales Kanban Board mit haptischen Karten besser oder ein überall aufrufbares virtuelles Brett? Falls ihr zentral an einem Ort arbeitet, empfiehlt sich ein physisches Board. Dieses hängt im Raum, ist immer für jeden sichtbar, seine Aufgabenkarten lassen sich anfassen. Außerdem macht das Schieben ‚echter Karten‘ von links nach rechts Spaß.

Arbeitet ihr hingegen verteilt an mehreren Standorten, bleibt Euch die Software-Lösung, beispielsweise Trello. Vorteil von Tools sind Zusatzfunktionen, wie das Filtern nach Verantwortlichkeiten oder Terminfristen.

Ein Kanban Board ist kein Selbstzweck und keine Bürodekoration. Das Konzept optimiert den Arbeitsfluss, stößt dazu sinnvolle Diskussionen an.

Tipp 2 – Board Struktur minimal wählen

Aufgrund der Anpassbarkeit eines Kanban Boards neigen Teams häufig zum Over Engineering. Schnell besteht die Tafel dann aus 7 Spalten, 3 Zeilen, 5 Kartenfarben und vielen zusätzlichen Sonderregelungen, um die Wertschöpfungskette in all ihren Facetten abzubilden. In Folge vergeht die Lust mit dem komplexen Board zu arbeiten.

Eines der Kanban Prinzipien lautet: „Start where you are.“. Haltet es zu Beginn einfach und übersichtlich. Je komplizierter das Board, je höher der Pflegeaufwand. Meist reichen die Basisspalten für 80 Prozent der Aufgaben aus. Sobald Du den Prozess besser kennst, verfeinerst Du das Board.

Tipp 3 – Zahl der ‚in Arbeit‘ Aufgaben limitieren

Begrenze und befolge von Anfang an bewusst die Zahl der ‚in Arbeit‘ befindlichen Aufgaben – die Work in Progress (WiP) Items – und reduziere damit die gleichzeitig abzuarbeitenden Themen. Ein Kanban Board mit sogenannten WIP-Limits…

• hilft visuell die Menge der offenen Aufgaben im Zaum zu halten,
• sorgt für produktive Koordination im Team,
• senkt Auf- und Abrüstkosten bei Wechsel zwischen Aufgaben,
• reduziert die Durchlaufzeiten (engl. Lead Times) der Aufgaben,
• macht die Erledigungsfristen stabil und vorhersehbar und
• zwingt zu Priorisierung der Aufgaben.

Insbesondere kurze Durchlaufzeiten ermöglichen das rasche Ausliefern von Ergebnissen, das Einholen von Feedback sowie die flexible Anpassung der Arbeitsweise. WiP-Limits werden fast immer zu hoch und nur sehr selten zu niedrig angesetzt.

Tipp 4 – Langläufer wiederkehrend hinterfragen

Eine Aufgabenkarte steht schon seit Wochen unter ‚Offen‘ bzw. ‚In Arbeit‘ und kommt nicht vom Fleck? Lege eine Strategie fest, wie Du mit solchen Langläufern umgehst.

• Ist die Aufgabe wirklich wichtig?
• Sind zusätzliche Ressourcen bzw. Hilfe erforderlich?
• Müssen erst Hindernisse aus dem Weg geräumt werden?

Achte darauf, Dauerbrenner nicht zu lange mitzuschleifen oder zu viele davon anzuhäufen.

Tipp 5 – Farben statt Text, Spalten oder Zeilen nutzen

Anstatt noch mehr Text auf eine Karte zu quetschen bzw. die achte Spalte oder Zeile hinzuzufügen, solltest Du Dir die Kartenfarbe zu Nutze machen. Einige Beispiele:

• Aufgaben auf roten Karte genießen Top-Priorität.
• Aufgaben auf gelben Karten zahlen auf ein Teilziel ein.
• Aufgaben auf blauen Karten sind ToDos des Vertriebs.

Vergiss nicht, eine kleine Legende auf Deinem Kanban Board zu hinterlegen, sobald Farben ins Spiel kommen. Das sorgt für ein eindeutiges Verständnis.

Tipp 6 – Auf weiterführende Infos verlinken

Halte Dein digitales Kanban Board schmal und übersichtlich indem Du Aufgabenkarten mit Hintergrundinformationen oder Anhängen verknüpfst. Wähle dazu eine Karte und verlinke auf eine zugehörige Erklärseite.

Das Kanban Board fungiert damit als Rahmen für die Aufgaben. Alle Details sind an einer anderen Stelle ausgelagert.

Tipp 7 – Für Regelaufgaben Standardkarten nutzen

Fallen Tätigkeiten regelmäßig an, solltest Du überlegen für diese eine Standardvorlage einzusetzen. Aktuelle Kanban Tools bieten hierzu Templates, mit wenigen Klicks ist die Regelaufgaben als Karte angelegt.

Tipp 8 – Aufgaben einheitlich die Spalte wechseln lassen

Nutze eine Definition of Done für den Übergang der Aufgaben von einer Spalte in die Nächste. Mit der Abfrage nach messbaren Kriterien stellst Du sicher, dass eine Aufgabe nur dann ihren Zustand wechselt, wenn diese eindeutig den Anforderungen genügt.

Tooltipp

Für einfache Kanban Boards sind Tools wie Trello, Meistertask oder Microsoft Planner ausreichend. Ist das Team größer, das Aufgabenfeld komplexer und der Arbeitsfluss vielschichtiger, solltest Du auf Werkzeuge wie kanbanize oder Atlassian Jira zurückgreifen.

Ursprung

In seiner Ursprungsform ist das Kanban Board ein Instrument des Kanban Verfahrens, eine industrielle Produktionsprozesssteuerungsmethode, die sich am tatsächlichen Verbrauch von Materialien am Bereitstell- und Verbrauchsort orientiert.

Das Konzept geht zurück auf den Japaner Taiichi Ōno. In den 1950er Jahren führte der Ingenieur das Lean Manufacturings Konzept mit dem Ziel der Produktionsoptimierung beim Fahrzeughersteller Toyota ein. Ein verbesserter Produktionsfluss sollte ohne Qualitätsverlust und Produktionsengpässe oder -überschüsse umgesetzt werden. Seine Inspiration zum Hol-Prinzip erhielt der Japaner im Supermarkt, wo Produkte dann nachgeordert werden, sobald der Vorrat sich dem Ende neigt.

Das Kanban Board für die Wissensarbeit ist eine Variante der traditionellen Kanban Karten. Anstelle der Signalkarten (japanisch ‚Kan‘ für Singal und ‚Ban‘ für Karte), die Nachfrage oder Kapazität symbolisieren, werden beim Board für die Arbeitsaufgaben Notizzettel, Magnete, Plastikchips, Post-Its etc. verwendet.

Seit Anfang der 2000er Jahre wurde das Kanban Board verstärkt von Softwareentwicklern wie dem ehemaligen Microsoft Mitarbeiter David J. Anderson aufgegriffen und in die agile Arbeitsweise integriert. Inzwischen sieht man die Tafel auch in anderen Bereichen wie in Marketingagenturen, Personalabteilungen oder in Autowerkstätten. Selbst für die eigene Lebensplanung lässt sich die Methode in Gestalt des Personal Kanbans einsetzen.

Bonusmaterial

VitaminP: Kanban in 2 Minuten erklärt (2 min) – das Konzept im Schnelldurchlauf

• Andrea Windolph: Personal Kanban Boards – wie Du das beste aus der Methode herausholst – Einsatz des Kanban Boards für das Management von beruflichen und privaten Aufgaben

„Kanban is a method that shows us how our work works.“

– Janice Linden-Reed, Agile Coachin

„Kanban is a way of seeing work.“

– Andy Carmichael, Agiler Coach

Kanban in der Praxis: Vom Teamfokus zur Wertschöpfung

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Zuletzt aktualisiert am 27. Februar 2023 durch Dr. Christopher Schulz