Der Projektplan – den Ablauf eines Vorhabens bestimmen

Als Projektleiter, Projektteilnehmer oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Welche taktischen oder operativen (Zwischen-)Ziele erreichen wir wann mit unserem Projekt?
• Welche unserer Aufgabenvorgänge können parallelisiert werden und wo ist sequentielles Abarbeiten erforderlich?
• Was zeigt den detaillierten Fahrplan unserer Initiative und ist dabei für die Stakeholder verständlich?

Unterstützung findest Du im Projektplan und dem Verfahren der Projektplanung.

Ergebnis: Konsens und Orientierung über zeitliche und inhaltliche Entwicklung eines kleineren oder mittleren Projektes

Teilnehmer: mind. 1 (empfohlen im Projektteam)

Dauer: ab 30 Minuten (je Projektgröße und Detaillierungsgrad)

Utensilien: Notebook & Office Software oder Projektplanungssoftware

Zweck

Mit einem Projektplan erarbeitest, visualisierst und dokumentierst Du den zeitlichen Ablauf von Arbeitsaktivitäten in einem geplanten oder bereits laufenden Vorhaben. Der Plan detailliert das ‚Was‘, ‚Wann‘, ‚Wie lange‘ und ‚Wer‘ eines Projektes beim Fortschritt vom Ist-Zustand zum Ziel-Zustand .

Konkret adressiert ein Projektplan folgende Fragen:

• Wie sieht der Endzustand des Projektes aus und worin besteht der Unterschied zu heute?
• Welcher Projektteilnehmer erledigt wann welche Arbeitsschritte und worin bestehen die organisatorischen und inhaltlichen Abhängigkeiten?
• Welche Ergebnisse liegen bis zu welchen Zeitpunkten vor?
• Welche Hilfsmittel, Tools und Ressourcen sind erforderlich?

Als Ergebnis des stetig stattfindenden Projekt Controllings ist ein Projektplan ein erprobtes Kommunikationsmittel mit dem Projektteam, Auftraggeber sowie Steuerkreis. Bereits seine Konzeption ist ein Gewinn. Als Projektleiter bildest Du mit Deinen Kollegen ein einheitliches Verständnis heraus, welche Arbeitsaktivität wann abgeschlossen wird und worin die wechselseitigen Abhängigkeiten bestehen. Nachdem Einigkeit besteht, sorgt das Planungswerkzeug für Orientierung.

Gegenüber der Roadmap eignet sich ein Projektplan für kleine und mittlere Vorhaben, da Du mit dem Konzept in die Einzelheiten eintauchst. Auch braucht ein Empfänger in der Regel mehrere Minuten um alle Vorgänge, Meilensteine und Ressourcen zu erfassen.

Synonyme für den Projektplan sind Gantt Diagramm, (Projekt-)Balkenplan, (Projekt-)Terminplan, (Projekt-)Meilensteinplan, (Projekt-)Phasenplan.

Aufbau

Projektplan

Ein guter Projektplan besitzt einen aussagekräftigen Titel, Informationen zum Autor sowie den Stand der letzten Bearbeitung.

Zeitdimension – X-Achse

Die horizontale Achse illustriert die Zeitlichkeit der Initiative, beginnend mit dem Projektstart bis zum Zeitpunkt zu welchem der anvisierte Ziel-Zustand erreicht werden soll. Üblich ist ein Zeitraster von Tagen, Wochen oder Monaten. Ist der Plan bereits einige Zeit in Verwendung, kannst Du den aktuellen Berichtszeitpunkt mit einer vertikalen roten Linie markieren.

Vorgangsdimension – Y-Achse

Auf der vertikalen Achse trägst Du die für den Ziel-Zustand relevanten Vorgänge ein. Ein Vorgang ist eine Leistung die erbracht, ein Arbeitspaket das verrichtet, eine Aufgabe die absolviert oder ein Ergebnis das geschaffen werden soll.

Formuliere einen Vorgang als aussagekräftige Wortgruppe, falls möglich als Kombination aus angestrebten Liefergegenstand und erforderlicher Tätigkeit (z.B. ‚Fachkonzept erstellen‘, ‚Daten migrieren‘).

Teile & Herrsche – lateinisch Divide et impera bzw. englisch Divide & Conquer – lautet bei der Vorgangsentwicklung Dein Grundprinzip. Du zerlegst ein großes Thema kontrollierbare Einzelteile und machst es damit planbar.

Ein Vorgang kannst Du in Teilvorgänge zerlegen, ein Teilvorgang wiederum in Teilteilvorgänge usw. Andersherum kannst Du inhaltlich verwandte Teilvorgänge zu einem Vorgang zusammenfassen. Die Hierarchisierung von Vorgängen erlaubt Dir Deinen Projektplan einfach lesbar und gleichzeitig detailliert zu gestalten.

Oft heißen die Vorgänge der höchsten Ebene ‚Phasen‘ bzw. die Teilvorgänge auf den tiefsten Ebene ‚Aufgaben‘. Achte darauf, dass selbst ein Vorgang der tiefsten Ebene aus Kunden-, Nutzer- oder Auftraggebersicht noch etwas sichtbares, messbares oder erlebbares generiert.

Zeitplanung – Inhalt

Kern Deines Projektplanes sind die entlang der Zeitdimension ausgeplanten Vorgänge. Ein ausgeplanter Vorgang beginnt auf der Zeitachse an einem Punkt – dem Startdatum – und endet mit einem Punkt – dem Enddatum. Die Zeitspanne zwischen Start und Ende ist die Vorgangsdauer. Zudem kannst Du einem Vorgang verantwortliche Personen sowie (im)materielle Ressourcen zuordnen. Auch kannst Du an einem Vorgang den geschätzten Aufwand (in Arbeitstagen) bzw. die erforderlichen Personal- und Sachkosten festhalten.

Ergänze in Deinem Projektplan wichtige Meilensteine. Ein Meilenstein definiert die Erreichung eines wichtigen Zustands zu einem spezifischen Zeitpunkt (z.B. Prüfplatz bereitgestellt, Softwarepilot verprobt). Optional kannst Du Phasen und Meilensteine durch Einfärbungen, Schraffierungen und anderen visuellen Effekten mit zusätzlichen Informationen anreichern. Leser schätzen eine einheitliche Schreibweise und verständliche Aussagen.

Zusammenhänge – Pfeile

Ein ausgeplanter Vorgang setzt Du mit anderen Vorgängen zeitlich in Beziehung. Definiere im Projektplan durch Pfeile, ob zwei Vorgänge…

• gleichzeitig starten,
• gleichzeitig enden,
• nacheinander (= sequentiell) ablaufen,
• gleichzeitig (= parallel) ablaufen oder
• vollständig unabhängig voneinander sind.

Halte im Projektplan alle Zusammenhänge fest. Dies erlaubt Dir eine Auswirkungsanalyse bei einer zeitbezogenen Umplanung eines Vorgangs vorzunehmen.

Anwendung

Einen Projektplan erstellst Du zu Beginn eines Vorhabens und hältst die Unterlage während der Laufzeit aktuell. Natürlich kannst Du auch nachträglich während der Projektumsetzung den Plan aufsetzen und einsetzen.

1. Vorgänge & Abhängigkeiten bestimmen

Ermittle zunächst die erforderlichen Vorgänge zur Erreichung des Projektziels. Starte grob und detailliere schrittweise. Beziehe Dich auf vorhandene Projektdokumentation. Grobe Aufgaben sind die Phasen, feine die Aufgaben.

Ergänze sachlogische Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen.

2. Vorgänge ausplanen

Ergänze Start- und Enddaten an den Vorgängen. Gerne kannst Du dazu vom Zieldatum zurückrechnen, damit eine Rückwärtsterminierung vornehmen.

Notiere zudem die Dauer sowie erforderliche personelle und materielle Ressourcen an den Vorgängen.

3. Projektplan abstimmen

Stimme den Plan mit dem dem Projektteam, dem Auftraggeber sowie weiteren Stakeholdern ab.

• Werden die Vorgänge und Meilensteine verstanden oder gibt es mehrdeutige Aspekte?
• Inwieweit passt die Zeitplanung?
• Welche Informationen fehlen?
• Worin besteht der kritische Pfad?

Rege die Diskussion an. Jetzt ist die Zeit sich über die Abläufe und Termine klar zu werden.

4. Projekt Controlling durchführen

Kontrolliere auf Wochenbasis den Projektplan mit dem tatsächlichen Projektstand. Erkenne Soll-Ist-Abweichungen in Zeit, Budget, Umfang sowie Qualität und leite Gegenmaßnahmen ein.

Prüfe den Erfolg eingeleiteter Maßnahmen. Falls nach Durchführung Plan und Realität weiterhin auseinandergehen setzt Du entweder neue Maßnahmen auf oder Du passt Deinen Plan an. Kommuniziere einen geänderten Plan und führe eine Auswirkungsanalyse durch.

Projektplanung und Controlling ist ein iteratives Verfahren. Wiederkehrend gleichst Du den Plan mit der Realität ab, ergänzt, verfeinerst und entfernst Vorgänge.

Beispiele

Projektplan eines klassischen IT-Projektes

Nachfolgend beispielhaft ein Projektplan für ein klassisch geführtes Softwareentwicklungsvorhaben. Der Plan ist mittels Microsoft Project erstellt, Du findest ihn als Datei in den Consulting Methodenvorlagen.

Vor- & Nachteile

Pro

• Ein Projektplan macht visuell ansprechend transparent, wann welcher Arbeit absolviert sein wird. Weit verbreitet und intuitiv erfassbar fungiert er als akzeptierte Kommunikationsgrundlage im Projektmanagement.
• Mindestens genauso wichtig wie der resultierende Projektplan ist der Planungs- und Controlling-Prozess. Ein Projektplan diszipliniert zur Auseinandersetzung mit Budget, Zeit und Umfang des Vorhabens.
• Ob Softwareentwicklung, Bauvorhaben, Event-Organisation oder Buchprojekt – ein Projektplan ist ein flexibles und vielfältiges Planungsinstrument. Auch Vergleiche zwischen zwei Projekten ist einfach möglich.

Contra

• Einen detaillierten Projektplan zu erstellen kostet Zeit und verursacht Aufwand. Ein Planungsergebnis entsteht, welches nach Projektende seinen Wert verliert.
• In rein agil durchführten Projekt sinkt der Stellenwert eines Projektplans. Stattdessen nutzt das Entwicklungsteam Hilfsmittel wie den Burn Down Chart, das Kanban Board oder das Product Backlog zur Planung und Nachverfolgung.
• In einem instabilen Umfeld in der sich Ziele, Aufgaben und Prioritäten fortwährend verschieben musst Du den Projektplan immer wieder zeitaufwendig anpassen oder das Tool stiftet nur einen geringen Nutzen.

Praxistipps

Tipp 1 – Annahmen & Definitionen festhalten

Je weiter Vorgänge und Meilensteine in der Zukunft liegen, desto mehr sind sie mit Ungewissheit und Unsicherheit behaftet. Trage diesem Umstand Rechnung, indem Du zu Grunde liegende Annahmen explizit machst. Zentrale Voraussetzungen notierst Du am besten an den Meilensteinen.

Fixiere gleichsam, was der Leser unter einem bestimmten Meilenstein verstehen soll. Beispiel:

• Was heißt ‚IT-System entwickelt‘?
• Umfasst dies auch das Roll-Out und Training der Anwender?
• Oder geht es ausschließlich um die Fertigstellung der Implementierung?

Falls der Platz auf dem Projektplan für Präzisierungen nicht ausreicht, legst Du diese auf einem gesonderten Beipackzettel wie einer Definition of Done ab.

Tipp 2 – Auf den kritischen Pfad achten

Im Projektmanagement ist der kritische Pfad die längste Kette von Vorgänge bei denen es keinen zeitlichen Puffer gibt. Der kritische Pfad bestimmt die Mindestprojektdauer. All seine Vorgänge hängen zeitlich oder organisatorisch voneinander ab. Verzögert sich ein Vorgang auf dem kritischen Pfad, dann verlängert sich das Projekt. Optimiere den kritischen Pfad mittels der Engpassanalyse.

Tipp 3 – Mit anderen Projektmethoden kombinieren

Ein Projektplan lässt sich prima mit anderen Projektmanagement-Methoden kombinieren. Einige Anregungen:

• Nutze als Input für Projektstrukturplan, das Product Backlog bzw. den Projektsteckbrief
• Schätze Zeitaufwände einzeln per Drei-Punkt-Schätzung oder im Team per Planning Poker ab
• Definiere für einzelne Meilensteine eine Definition of Done
• Fasse mehrere Projektpläne zu einer Roadmap als Gesamtplan zusammen
• Führe beim Projekt Controlling eine Risikoanalyse durch

Achte auf Konsistenz Deines Projektplans und anderen Projektorganisationsartefakten.

Tipp 4 – Konsistent zu anderen Zeitplänen halten

Dein Projektplan sollte bzgl. Vorgangsfeldern und Zeitphasen konsistent zu den anderen Projektplänen, Roadmaps oder Detailzeitplänen sein.

• Sind die Begriffe gleich?
• Stimmen Beginn und Ende überein?
• Passen die sequentiellen und parallelen Phasen?

Achte hier auf Synchronität.

Gerne kannst Du von Deinem Projektplan auf andere Zeitpläne verweisen. In Microsoft PowerPoint legst Du dazu einen Hyperlink an und referenzierst auf die entsprechende Folie bzw. Datei mit dem ausführlichen Projektplan.

Tipp 5 – Externe Rahmenbedingungen reflektieren

Außerhalb des Projektes liegende, jedoch für das Vorhaben relevante Informationen, legst Du idealerweise in separaten Phasen bzw. Vorgängen ganz oben oder unten im Projektplan ab. Das können beispielsweise…

• Termine für gesetzliche Beschlüsse,
• Parallelprojekte oder
• Gremienentscheidungen

sein. Wenn Du möchtest, kannst Du zwischen externen Taktgebern mit partiellem Einfluss (z.B. Parallelprojekt) oder gar keinen Einfluss (z.B. Gesetzgebung) unterscheiden.

Tooltipp

Nutze für einfache Projektpläne Microsoft PowerPoint. Für mehr Detaillierung nutzt Du hingegen Microsoft Excel. Schließlich greifst Du bei umfangreichen Projekten zu Microsoft Project oder ProjectLibre.

Ursprung

Laut Wikipedia erfand der US-amerikanische Theologe Joseph Priestley im 18. Jahrhundert mit dem Balkendiagramm das Konzept. Rund 100 Jahre später macht dann sein Landsmann Henry Laurence Gantt den Projektplan mit dem nach ihm benannten Gantt Diagramm populär.

Bonusmaterial

Vision 6 D: MS Project 2019 (20 min) – englischsprachiges Tutorial für die Projektplanung mit Microsoft Project

Tatakaus: Gantt-Diagramm erstellen (7 min) – Grundlagen für die Erstellung eines Projektplans mit Microsoft Excel.

„Pläne sind unwichtig, aber Planen ist alles.“

– Dwight D. Eisenhower, US-amerikanischer Politiker

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Zuletzt aktualisiert am 13. Februar 2023 durch Dr. Christopher Schulz