Als ProgrammleiterProjektleiter oder Projektsponsor bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Auf welche Weise können wir unsere Projektstatustermine und Regelmeetings beschleunigen und effizienter machen?
  • Wie erhält der Steuerkreis, Lenkungsausschuss und Auftraggeber in wenigen Sekunden einen Überblick über das bewilligte Großvorhaben?
  • Wie können wir Transparenz über unsere Initiative herstellen und im Team eine offene und direkte Kommunikationskultur fördern?

Unterstützung findest Du im Pulse Board und der dazugehörigen Pulse Methode.


Überblick

Ergebnis: Status von (Teil-)Projekten kommuniziert und Planabweichungen aufgedeckt

Teilnehmer: mind. 10 Personen

Dauer: 30-60 Minuten (je Zahl der Projekte und Bereiche)

Utensilien: Whiteboard/Brownpaper/Meta-Planwand und Stifte oder Notebook mit Office Software

Zweck

Speziell in großen Projekten bzw. Projektprogrammen besteht aufgrund der Themen- und Teilnehmervielfalt die Gefahr, dass Statustermine in Dauer und Detailtiefe ausarten. Die verantwortlichen (Teil-)Projektleiter kommen in ihren Ausführungen vom Hölzchen aufs Stöckchen. Das Synchronisationsmeeting gestaltet sich zäh und ineffektiv.

Abhilfe schafft ein Pulse Board. In Sekundenbruchteilen - dem Pulse - vermittelt die kompakte Visualisierung einen Überblick über den Status des Gesamtvorhabens und gibt dem projektübergreifenden Abstimmungstreffen eine feste Ablaufstruktur. Die dazugehörige Pulse Methodik lagert Lösungsdiskussionen zu Planabweichungen in einen nachgelagerten Einzeltermin aus.

Alternative Bezeichnungen für Pulse Board sind Pulse Methodik, Pulse Methode oder Pulse Matrix. Einige Quellen notieren den Begriff PULSE in Großbuchstaben.



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Aufbau

Ein Pulse Board gibt Auskunft über den Status eines Projekt(-programms) und fungiert in den Regelrunden als Arbeitsstruktur. Seine Inhalte passen auf ein Whiteboard, ein Brown-Paper bzw. eine Präsentationsfolie.

Pulse Board
Struktur und Elemente des Pulse Boards

Kopfdaten - Meta-Informationen

Im oberen Bereich notierst Du den Titel des Projekt(-programms) sowie die Kalenderwoche des Pulse Meetings. Zudem kannst Du die für das Pulse Board verantwortliche Person sowie das Datum der letzten Aktualisierung hinzufügen.

Bereich links - Projekte (Initiativen, Vorhaben)

Links im Board notierst Du in einer Spalte alle (Teil-)Projekte sowie ihre verantwortlichen Leiter. Es gilt: eine Zeile, ein Vorhaben. Ordne die (Teil-)Projekte thematisch, alphabetisch oder organisatorisch.

Bereich Mitte - Status Mitwirkende

Im mittleren Bereich fixierst Du die im (Teil-)Projekt wirkenden Fachbereiche, Abteilungen bzw. Stakeholder in je einer separaten Spalte sowie den (Teil-)Projektstatus aus ihrer Sicht. Unterscheide zwischen den drei Ampel-Zuständen:

  • Grün: Keine Abweichung - Das (Teil-)Projekt läuft nach Plan.
  • Gelb: Geringe Abweichung - Das (Teil-)Projekt weicht vom Plan ab. Es existiert jedoch eine Lösung innerhalb des Vorhabens, um das vorhandene Problem zu beheben und wieder am Plan anknüpfen.
  • Rot: Große Abweichung - Das (Teil-)Projekt weicht vom Plan ab. Es existiert jedoch keine Lösung innerhalb des Vorhabens, um das Problem zu beheben.

Geringe und große Abweichungen werden im Abweichungsbericht - dem sogenannten Deviation Report - protokolliert. Dieser Sammler fungiert als Merkliste auszuräumender Probleme.

Abweichungen - engl. Deviations - sind kein persönliches Versagen der Stakeholder oder des Projektleiters. Gemäß Pulse Methode sind sie ein Aufruf zur gegenseitigen Hilfe und Unterstützung.

Spalten rechts - Projektgesamtstatus

Ganz rechts im Pulse Board  hältst Du je (Teil-)Projekt den aktuell erreichten Meilenstein je Arbeitsphase und den Gesamtstatus fest. Klassische Projektphasen sind Auftragsklärung, Analyse, Design, Realisierung, Einführung und Stabilisierung. Alternativ nutzt Du die Unterscheidung analog dem Kanban Board in Offen, In Arbeit und Erledigt.

Unterscheide beim Gesamtstatus erneut zwischen grün, gelb und rot mit oben beschriebener Semantik.


Anwendung

Das Pulse Board kommt zu jedem Regelmeetings des Projekt(-programms) - dem Pulse Meeting - zum Einsatz.

  • 1

    Pulse Meeting vorbereiten

    Nur rund 5 Minuten sind für die Organisation eines Pulse Meetings erforderlich. Aktualisiere als Organisator die Kalenderwoche des Pulse Boards und prüfe die Anwesenheitsliste. Lege zudem eine Reihenfolge der (Teil-)Projektvorstellungen fest. Prüfe schließlich den Deviation Report auf offene Abweichungen.

  • 2

    Pulse Meeting durchführen

    Im Pulse Meeting berichtet jeder (Teil-)Projektleiter vor allen Projektleitern und Bereichen in maximal einer Minute über den Status seines (Teil-)Projektes unter Berücksichtigung der Perspektiven der beteiligten Bereiche. Er nutzt dazu das Pulse Board als zentrales Kommunikationswerkzeug. Bei Abweichungen fordert er Hilfe an.
    Zum Sitzungsende haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge für das nächste Pulse Meeting einzubringen.

  • 3

    Round Table Meeting durchführen

    Auf Basis des Deviation Reports finden im direkt anschließenden Round Table Meeting die Problemlösungsdiskussionen zwischen Projektleitern und Bereichen statt. Es nehmen alle nur Personen teil, die dem abweichende Projekt helfen können.
    Vertiefungsdiskussionen werden in bilaterale oder trilaterale Termine ausgelagert. Zentral ist die Vereinbarung von Maßnahmen inklusive Fristen und Verantwortlichen zur Abstellung der Abweichungen.


Beispiele

Einsatz des Pulse Boards bei der Volkswagen Group

Beim schwedischen Nutzfahrzeughersteller SCANIA arbeitet die IT-Abteilung seit 2004 in ihrer Projektkommunikation mit einem Pulse Board. Wöchentlich haben die Projektverantwortlichen die Chance und Pflicht, Hilfe sowie Unterstützung zu erhalten, falls es in ihrem Vorhaben zu Abweichungen kommt. Mit der Integration de LKW-Herstellers übernahm Volkswagen ab 2014 die Methodik. Einzelheiten und Beispiele für das Pulse Board findest Du im Artikel:

Am Puls der Zeit: Kann man 90 Projekte in 30 Minuten abhandeln?

2014 bis 2016 unterstützte ich den Wolfsburg-Fahrzeugbauer in einem Konsolidierungsprogramm für Großrechner. Für die Ablösungsprojekte bei den Marken Audi, MAN, Porsche und VW nutzten wir im wöchentlichen Statustermin ebenfalls ein Pulse Board.


Vor- & Nachteile

Pro

  • Das Pulse Board sorgt für effektive Informationsstreuung zum Status der Arbeitsströme eines Projekt(-programms). Abhängigkeiten und Engpässe lassen sich rasch aufdecken, Entscheidungen fallen schneller.
  • Im Pulse Meeting sind die Projektleiter angehalten sich kurz zu fassen und insbesondere auf abweichende Aspekte einzugehen. Das strafft den Zeitbedarf für die wiederkehrend stattfindenden Synchronisationssitzungen.
  • Das Pulse Board fördert die bereichsübergreifende Kommunikation. Statt Protokolle hin und her zu schicken, sprechen die Stakeholder direkt miteinander über Abweichungen und Lösungsmöglichkeiten.

Contra

  • Oft sind Pulse Board und zugehörige Pulse Methode in Unternehmen unbekannt. Projektleiter, Fachbereiche und Auftraggeber müssen die Bereitschaft haben, sich auf den Ansatz einzulassen.
  • Ein Pulse Board zeigt ausschließlich den Status verschiedener (Teil-)Projekte. Fakten über erbrachte Ergebnisse, Risiken und nächste Schritte lässt die Übersicht außen vor. Nutze daher für weiterführende Details den Statusbericht.
  • Board und Methodik setzen einen stabilen (Teil-)Projektterminplan bzw. eine Roadmap voraus gegen die berichtet wird. In komplexen oder gar chaotischen Projektumfeldern, in denen sich Anforderungen bzw. Lösungsansätze immer wieder ändern können, fehlt dieser feste Plan.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Pulse Board real oder virtuell umsetzen

    Ein real existierendes Pulse Board aufgestellt an einer zentralen Stelle im Büro informiert jeden Teilnehmer wiederkehrend wie es um das Projekt steht. Die Projekttapete schafft automatisch Klarheit, sorgt für projektspezifische Gespräche und schweißt das Team zusammen.

    Bei dezentralen Projekten mit verteilten Teams tut es auch ein digitales Pulse Board. Sorge hier dafür, dass das Board mit wenigen Klicks erreichbar ist.

  • Tipp 2 - Eindeutige Farbsemantik vereinbaren

    Die drei Farben rot, gelb und grün spielen beim Pulse Board eine wesentliche Rolle. Fixiere im Rahmen der Einführung der Technik die Semantik der Farben, bei Bedarf mit einer kleinen Legende direkt unter dem Board. Dies sorgt für Eindeutigkeit beim Setzen und Lesen eines Status.

    Gehe mit dem Einführen zusätzlicher (Teil-)Projektzustände sparsam um. So nutzen einige Quellen ein ‚Blau‘, um ein Fehlen an Ressourcen zu signalisieren. Dabei führen mangelnde Ressourcen kurz- bis mittelfristig zur geringen bis großen Abweichungen vom Plan.

  • Tipp 3 - Moderatorenrolle aktiv ausgestalten

    Das Pulse Meeting und die anschließenden Round Table Diskussionen sollte ein erfahrender Moderator leiten. Dieser koordiniert die Treffen und achtet dabei auf…

    • die Reihenfolge der Projektvorstellungen,
    • die Einhaltung der Zeit,
    • die Ergebnissicherung am Board sowie
    • Erklären und Notieren von Abweichungen im Deviation Report.

Ursprung

Die Wurzeln des Pulse Boards liegen vermutlich im Lean Management. Details sind mir leider nicht bekannt.


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