Das Pulse Board – Status-Meetings im Projekt beschleunigen

Als Programmleiter, Projektleiter oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Auf welche Weise können wir unsere Programmstatustermine und Regelmeetings beschleunigen und effizienter machen?
• Wie erhält der Steuerkreis, Lenkungsausschuss und Auftraggeber in wenigen Sekunden einen Überblick über das bewilligte Projekt?
• Wie können wir Transparenz über unsere Initiative herstellen und im Team eine offene und direkte Kommunikationskultur fördern?

Unterstützung findest Du im Pulse Board und der dazugehörigen Pulse Methode.

Ergebnis: Status von (Teil-)Projekten kommuniziert und Planabweichungen aufgedeckt

Teilnehmer: mind. 10 Personen

Dauer: 30-60 Minuten (je Zahl der Projekte und beteiligte Fachbereiche)

Utensilien: Whiteboard/Brownpaper/Metaplan-Wand & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Nutze ein Pulse Board für die inhaltlich kompakte und zeitlich gestraffte Statusbesprechungen in mittleren und großen Projekten bzw. Projektprogrammen.

Speziell in umfassenden Vorhaben besteht aufgrund der Themen- und Teilnehmervielfalt die Gefahr, dass Statustermine in Dauer und Detailtiefe ausarten. Die (Teil-)Projektleiter kommen vom Hölzchen aufs Stöckchen. Eine Synchronisation gestaltet sich zäh und ineffektiv.

Abhilfe schafft das Pulse Board. In Sekundenbruchteilen – dem Pulse – vermittelt die Matrixdarstellung einen Überblick über den Status des Gesamtvorhabens und verleiht dem projektübergreifenden Abstimmungstreffen eine feste Ablaufstruktur.

Die dazugehörige Pulse Methodik lagert Lösungsdiskussionen zu Planabweichungen in nachgelagerte Einzeltermine aus.

Synonyme für das Pulse Board sind Pulse Methodik, Pulse Methode oder Pulse Matrix. Einige Quellen notieren den Begriff PULSE in Großbuchstaben bzw. setzen einen Bindestrich.

Aufbau

Pulse Board – „Wie steht es um das Projekt(programm)?“

Ein Pulse Board gibt Auskunft über den Status eines Projekt(-programms) und fungiert in den Regelrunden als Arbeitsstruktur. Seine Inhalte passen auf ein Whiteboard, ein Brown-Paper bzw. eine Präsentationsfolie.

Im oberen Bereich hältst Du den Titel des Projekt(-programms) sowie die Kalenderwoche des Pulse Meetings fest. Zudem kannst Du die für das Pulse Board verantwortliche Person sowie das Datum der letzten Aktualisierung hinzufügen.

Projekte (Links) – „Welche Vorhaben sind im Scope?“

Links im Board notierst Du in einer Spalte alle (Teil-)Projekte (auch Initiativen oder Vorhaben) sowie ihre verantwortlichen Leiter. Es gilt: eine Zeile, ein Vorhaben. Ordne die (Teil-)Projekte thematisch, alphabetisch oder organisatorisch.

Status Mitwirkende (Mitte) – „Was melden die Stakeholder zurück?“

Im mittleren Bereich fixierst Du die im (Teil-)Projekt wirkenden Fachbereiche, Abteilungen, Entwicklungsstellen, Umsetzungspartner bzw. Stakeholder in je einer separaten Spalte sowie den (Teil-)Projektstatus aus ihrer Sicht.

Unterscheide zwischen den drei Ampel-Zuständen:

• Grün: Keine Abweichung – das (Teil-)Projekt läuft nach Plan.
• Gelb: Geringe Abweichung – das (Teil-)Projekt weicht vom Plan ab. Es existiert jedoch eine Lösung innerhalb des jeweiligen Vorhabens, um das vorhandene Problem zu beheben und wieder am Plan anknüpfen.
• Rot: Große Abweichung – das (Teil-)Projekt weicht vom Plan ab. Es existiert keine Lösung innerhalb des Vorhabens, um das Problem zu beheben. Hilfe von Außen ist erforderlich.

Geringe und große Abweichungen werden im Abweichungsbericht – dem sogenannten Deviation Report – protokolliert. Dieser Sammler fungiert als Merkliste auszuräumender Probleme.

Aufgetretene Abweichungen – engl. Deviations – sind kein persönliches Versagen eines Stakeholders, Teams oder des Projektleiters. Gemäß Pulse Methode sind sie ein Aufruf zur gegenseitigen Hilfe und Unterstützung.

Projektgesamtstatus (Rechts) – „Wie weit liegen Ist und Soll für die Vorhaben übereinander?“

Ganz rechts im Pulse Board  hältst Du je (Teil-)Projekt den aktuell erreichten Meilenstein je Arbeitsphase sowie den Gesamtstatus fest. Klassische Projektphasen sind Auftragsklärung, Analyse, Design, Realisierung, Einführung und Stabilisierung. Alternativ nutzt Du die Unterscheidung analog dem Kanban Board in ‚Offen‘, ‚In Arbeit‘ und ‚Erledigt‘.

Unterscheide beim Gesamtstatus erneut zwischen den Farben grün, gelb und rot mit der oben beschriebener Semantik.

Anwendung

Das Pulse Board kommt zu jedem Regelmeeting eines Projekt(-programms) – dem Pulse Meeting – zum Einsatz. Dieses findet mindestens einmal monatlich statt.

1. Pulse Meeting vorbereiten

Rund 5 Minuten sind für die Vorbereitung eines Pulse Meetings erforderlich. Aktualisiere als Organisator die Kalenderwoche des Pulse Boards und prüfe die Anwesenheitsliste.

Lege zudem eine Reihenfolge der (Teil-)Projektvorstellungen fest.

Prüfe schließlich den Abweichbericht (engl. Deviation Report) auf Fehlstände zwischen Ist und Soll.

2. Pulse Meeting durchführen

Im Pulse Meeting berichtet jeder (Teil-)Projektleiter vor allen Projektleitern und Bereichen in 30 bis 60 Sekunden über den Status seines (Teil-)Projektes unter Berücksichtigung der Perspektiven der beteiligten Bereiche. Er nutzt dazu das Pulse Board als zentrales Kommunikationswerkzeug. Bei Abweichungen fordert er Hilfe an.

Zum Sitzungsende haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge für das nächste Pulse Meeting einzubringen.

3. Round Table Meetings durchführen

Auf Basis des Deviation Reports finden in den direkt sich anschließenden Round Table Meetings parallel die Problemlösungsdiskussionen zwischen Projektleitern und Bereichen statt.

An den sogenannten Tischdiskussionen (engl. Table Discussions) nehmen alle nur Personen teil, die den abweichenden Projekten helfen können.

Vertiefungsdiskussionen werden in bilaterale oder trilaterale Termine ausgelagert. Zentral ist die Vereinbarung von Maßnahmen inklusive Fristen und Verantwortlichen zur Abstellung der Abweichungen.

Beispiele

Einsatz des Pulse Boards bei der Volkswagen Group

Beim schwedischen Nutzfahrzeughersteller SCANIA arbeitet die IT-Abteilung seit 2004 in ihrer Projektkommunikation mit einem Pulse Board. Wöchentlich haben die Projektverantwortlichen die Chance und Pflicht, sowohl Hilfe als auch Unterstützung zu erhalten, falls es in ihrem Vorhaben zu Abweichungen kommt.

Mit der Integration de LKW-Herstellers übernahm Volkswagen ab 2014 die Methodik. Einzelheiten und Beispiele für das Pulse Board findest Du im Artikel.

Can you work through 90 projects in 30 minutes?

2014 bis 2016 unterstützte ich den Wolfsburg-Fahrzeugbauer in einem Konsolidierungsprogramm für Großrechner. Für die Ablösungsprojekte bei den Marken Audi, MAN, Porsche und VW nutzten wir im wöchentlichen Statustermin ebenfalls ein Pulse Board.

Auch der PKW-Hersteller Audi nutzt(e) das Pulse Board für das zweiwöchentliche Berichtswesen im Programm NEXT:IT.

Back to tech: Die NEXT:IT Strategie

Vor- & Nachteile

Pro

• Das Pulse Board sorgt für effektive Informationsstreuung zum Status der Arbeitsströme eines Projekt(-programms). Abhängigkeiten und Engpässe lassen sich mit ihm rasch aufdecken, Entscheidungen fallen schneller.
• Im Pulse Meeting sind die Projektleiter angehalten sich kurz zu fassen und insbesondere auf abweichende Aspekte einzugehen. Das strafft den Zeitbedarf für wiederkehrende Synchronisationssitzungen.
• Das Pulse Board fördert die bereichsübergreifende Kommunikation. Statt Protokolle hin und her zu schicken, sprechen die Stakeholder direkt miteinander über Abweichungen und potentielle Lösungen.

Contra

• Oft sind Pulse Board und zugehörige Pulse Methode in Unternehmen unbekannt. Projektleiter, Fachbereiche und Auftraggeber müssen die Bereitschaft mitbringen, sich auf das Modell und seine Methode einzulassen.
• Ein Pulse Board zeigt ausschließlich den Status verschiedener (Teil-)Projekte. Fakten über (Zwischen-)Ergebnisse, Meilensteine, Abhängigkeiten, Risiken, Engpässe und nächste Schritte lässt die Übersicht außen vor. Nutze daher für weiterführende Details den Statusbericht, das RAID Log oder den 5-15 Report.
• Board und Methodik setzen einen stabilen (Teil-)Projektterminplan bzw. eine Roadmap voraus gegen die berichtet wird. In komplexen oder gar chaotischen Projektumfeldern, in denen sich Anforderungen bzw. Lösungsansätze immer wieder ändern können, fehlt dieser feste Plan.

Praxistipps

Tipp 1 – Pulse Board real oder virtuell aufsetzen

Ein physisches Pulse Board aufgestellt an einer zentralen Stelle im Büro informiert jeden Teilnehmer wiederkehrend wie es um das Projekt steht. Die Projekttapete schafft Klarheit, sorgt für projektspezifische Gespräche und schweißt das Team zusammen.

Bei dezentralen Projekten mit verteilten Teams tut es auch ein digitales Pulse Board. Sorge hier dafür, dass das Board mit wenigen Klicks erreichbar ist. Gerne kannst Du Dein Board öffnen und für jeden im Projekt transparent machen. Auch das Pulse Meeting kannst Du öffentlich gestalten und Gäste zulassen.

Tipp 2 – Eindeutige Farbsemantik vereinbaren

Die drei Farben rot, gelb und grün spielen beim Pulse Board eine wesentliche Rolle. Fixiere im Rahmen der Einführung der Technik die Semantik der Farben, bei Bedarf mit einer kleinen Legende direkt unter dem Board. Dies sorgt für Eindeutigkeit beim Setzen und Lesen eines Status.

Gehe mit dem Einführen zusätzlicher (Teil-)Projektzustände sparsam um. So nutzen einige Quellen ein ‚Blau‚, um ein Fehlen an Ressourcen zu signalisieren. Dabei führen mangelnde Ressourcen kurz- bis mittelfristig zur geringen bis großen Abweichungen vom Plan.

Tipp 3 – Moderatorenrolle aktiv ausgestalten

Das Pulse Meeting und die anschließenden Round Table Diskussionen sollte ein erfahrener Moderator leiten. Dieser koordiniert die Treffen und achtet  auf…

• die Reihenfolge der Projektvorstellungen,
• die Einhaltung der Zeit,
• die Ergebnissicherung am Board sowie
• Erklären und Notieren von Abweichungen im Deviation Report.

Ursprung

Die Wurzeln des Pulse Boards liegen vermutlich im Lean Management. Details sind mir nicht bekannt. Nimm Kontakt auf, falls Du die Hintergrüne kennst.

Bonusmaterial

• Björn Brocher: Die Pulse Methode – 90 Projekte in 30 Minuten – Blog zum Ansatz mit mehreren Beispielen aus der Volkswagen Group