Angebot nachfassen – so verfolgst Du offene Consulting Offerten erfolgreich nach

Ganze zwei Wochen hast Du Dich in das Kundenangebot reingekniet und Deinen Beratungsvorschlag fristgerecht abgeliefert. Inzwischen sind 14 Tage verstrichen. Der potentielle Klient schuldet Dir eine Antwort. Doch wann, wen und wie am besten beim laufenden Angebot nachfassen? Direkt per Telefon – oder doch lieber per E-Mail? Und was am besten Fragen? Alles Wichtige zum erfolgreichen Nachhaken im Angebotsprozess.

Antwort des Kunden steht aus – Gründe ein Angebot nachzufassen

Warum eigentlich im laufenden Angebotsprozess nachfassen? Schließlich kostet Dich ein aktives Nachhaken immer auch Zeit bzw. verlangt Dir etwas Planungsarbeit ab. Auch schwingt stets etwas Angst mit, vom Kunden ein definitives ‚Nein‘ zu kassieren.

Die Nachverfolgung eines offenen Beratungsangebots macht immer Sinn! Und zwar aus einer Vielzahl von Gründen.

Bei mehreren Stunden (teilweise Tagen) Konzeptionsaufwand fasse ich bei einem Beratungsangebot immer nach. Immer!

Aus Perspektive des potentiellen Kunden unterstreicht Deine Hartnäckigkeit erneut die positiven Qualitäten einer Zusammenarbeit:

• Du untermauerst Dein Interesse und Werben um Kundenunternehmen, dem Klienten sowie dem Beratungsprojekt.
• Du demonstrierst Deine Professionalität und Zuverlässigkeit.
• Du unterstreichst die Relevanz des Engagements zur Erreichung der Kundenziele.

Auch von Deinem Standpunkt als Auftragnehmer ist die verbindliche Nachverfolgung vielmehr Pflicht als Kür:

• Du vertiefst Deine Beziehung zum Kunden, schließlich zählt auch das Nachfassen als weiterer Kontaktpunkt.
• Du bekommst aus erster Hand Einblicke in den Stand der Entscheidung, kannst damit die Wahrscheinlichkeit eines Auftragseingangs besser abschätzen.
• Du erhältst oft wertvolle Hintergrundinfos über Wettbewerber, tatsächliche Kundenbedarfe und geänderte Rahmenbedingungen.

Mit einem offenen Beratungsangebot bindest Du personelle Kapazitäten und Aufmerksamkeit an ein mögliches Consulting Engagement. Erst nach dem Kundenbeschluss für oder gegen Deine Offerte kannst Du diese Mittel fest verbuchen bzw. re-allokieren.

Angebot nachfassen – verbindlich und freundlich nachhaken

Schmiede das Eisen, solange es noch heiß ist. Folgendes Vorgehen nutze ich bei der Angebotsverfolgung. Ich habe sie kurz und knackig AAA-Folgeformel (sprich: Triple-A) getauft.

Schritt 1: Arrangieren

Hat Dir der potentielle Kunde 7 bis 10 Arbeitstage nach Angebotsabgabe noch kein Zeichen gegeben, ist die Zeit reif, aktiv nachzuhaken. Falls zuvor eine Entscheidungsfrist festgesetzt wurde, meldest Du Dich 3 Arbeitstage nach Verstreichen dieses offiziellen Vergabedatums. Weitere geeignete Zeitpunkte für Dein Nachfassen ist kurz vor Ablauf der Angebotsbindefrist oder bekannte – im Idealfall dringende – projektrelevante Termine.

Die Aufgabe des Nachfassens blockiere ich mir im Kalender. Unmittelbar nach Einreichung des Angebots reserviere ich dazu einen 15-minütigen Terminslot.

Kontaktiere die Person im Kundenunternehmen, welche die Vergabeentscheidung vorantreibt. Beachte: Entscheidungsverantwortlicher (engl. Decision Owner) ist nicht automatisch Entscheider (engl. Decision Maker). Im Zweifelsfall gilt: Hake bei jenem Kundenmitarbeiter nach, der Dich zur Angebotsabgabe aufgefordert hat bzw. Nutznießer des Beratungsprojektes ist.

Wähle fürs Nachfassen den vom Kunden bevorzugten Kommunikationskanal. Wart ihr vorrangig per E-Mail in Kontakt, fasst Du per asynchroner Textnachricht nach. Lief die Angebotsphase oft über Video- oder Telefonkonferenz, greifst Du für ein Update zum Hörer.

Eine (vorbereitete Standard-)E-Mail kannst Du immer verschicken. Auch wirkt dieses Kommunikationsmedium wenig aufdringlich. Leider werden E-Mails – speziell wenn sie nicht direkt auf eine Tagesaufgabe einzahlen – schnell im Alltagsgeschäft übersehen.

Ich nutze in der Angebotsphase eine Doppelstrategie. Reagiert der Kunde nicht auf meine E-Mailanfrage oder erteilt mir eine Absage, fasse ich einen Arbeitstag später direkt per Telefon nach.

Ein synchroner Anruf ist da verbindlicher. Möglicherweise musst Du jedoch mehrmals durchklingeln, bis Du den Kunden endlich persönlich erreichst. Gut geeignet sind Randzeiten (vor 9 Uhr, nach 17 Uhr, Freitagnachmittag) bzw. direkt nach dem Mittagessen. Halte beim Nachtelefonieren das eingereichte Angebot parat, möglicherweise steigt der Kunde in Detailfragen ein.

Schritt 2: Anfragen

Nach einem kurzen Begrüßungssatz informierst Du Dich, bei welchen Punkten im Angebot noch Informationsbedarf besteht. Nutze eine direkte Frage:

• „Bis wann können wir mit einem Vergabeentscheid rechnen?“
• „Wann ist der (neue) offizielle Projektstart?“
• „Wo stehen Sie im Entscheidungsprozess?“

Ebenfalls gut funktionieren indirekte Fragen:

• „Wie bewerten Sie unseren Angebotsvorschlag?“
• „Welche zusätzlichen Informationen benötigen Sie von uns?“
• „Wie können wir zur baldigen Entscheidungsfindung beitragen?“

Schlage einen positiven, fröhlichen und leicht neugierigen Grundton an. Komme erneut auf den Nutzen Deiner Offerte aus Kundensicht zu sprechen.

Ich bringe beim Nachfassen beim Kunden immer einen weiteren Hinweis oder Tipp ein und signalisiere damit die anhaltende Auseinandersetzung mit dem Projekt. Für den Kunden ist meine Anfrage ein Erkenntniszuwachs, statt ausschließlich lästige Koordinationsarbeit.

Hakst Du höflich beim Kunden nach, versorgt Dich dieser entweder mit Prozessinfos, möchte die Offerte nachverhandeln oder verkündet das Ergebnis seiner Vergabeentscheidung.

• Infos: Informiert Dich der Kunde über Neuigkeiten im Angebotsprozess, nutzt Du diese Details zur Planung Deines weiteren Vorgehens und vereinbarst einen nächsten Kontakttermin.
• Verhandlung: Steigt der Kunde in Dein Angebot ein und möchte Leistungen und Preise ‚besprechen‘, schlägst Du mit Verweis auf einen unmittelbaren Termin ein späteres Austauschgespräch vor. Vorbereitet gehst Du in dieses Meeting.
• Zuschlag: Votiert er im Dialog für Deine Offerte, hast Du den Auftrag gewonnen. Herzlichen Glückwunsch!
• Absage: Spricht er sich gegen ein gemeinsames Projekt aus, sammelst Du die Gründe gegen Deinen Vorschlag und lernst für Folgeangebote.

Schritt 3: Auswerten

Interpretiere die Aussagen des Kunden bzgl. der Erfolgsaussichten Deines Angebots.

• Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit das Engagement (noch) zu gewinnen?
• Wie viel Zeit und Aufwand zeichnet sich zusätzlich für die Akquise ab?
• Was bedeuten die Antworten für die Interaktion mit dem Kunden sowie die personelle Planung?

Achte auf die Bindefrist Deines Angebots. Ist das Gültigkeitsdatum überschritten, musst Du bei einem Zuschlag die angebotenen Leistungen nicht mehr zu den beschriebenen Konditionen liefern. Die Macht der Entscheidung liegt nun bei Dir. Passt das Engagement nicht mehr rein, kannst Du es (theoretisch) komplett ausschlagen.

Die Erfahrung hat mir gezeigt: Je länger die unbestimmte Schwebephase nach der Angebotsabgabe, desto geringer die Chance einer Beauftragung.

Eine lange Entscheidungsdauer ohne Rückmeldung seitens des Kunden signalisiert, das…

• der Umsetzungsdruck für das Projekt limitiert ist,
• die Zahl der Wettbewerbsangebote aus welchen der Kunden wählen darf höchstwahrscheinlich hoch ausfällt und
• der Kunde keinen Wert auf eine vertrauensvolle Beziehung legt, mich als Werkzeug, statt als Trusted Advisor sieht.

Nimm hier die Aufmerksamkeit raus und konzentriere Dich auf alternative Vertriebschancen.

Wiederhole die drei Schritte der AAA-Folgeformel erneut, falls Dir das Projekt weiterhin attraktiv erscheint und Du eine Chance für eine Beauftragung hast. Variiere die Folgeanfragen bzw. nutze einen alternativen Kommunikationskanal. Dein Mindset: Du bist Entscheidungshelfer.

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Fazit

Liegt dem Beratungsinteressenten Dein Angebot vor, muss dieser Dir nicht antworten. Als Anbieter hast Du jedoch doch das Recht nachzufassen. Schließlich steck im Kooperationsvorschlag Deine Zeit und Energie bzw. hältst Du in Erwartung eines Positivbescheids die personellen Kapazitäten vor. Aus doppelten Grund schuldet Dir der Auftraggeber damit Klarheit über den Stand seiner Vergabeentscheidung.

Betrachte das Nachfassen als Chance die Beziehung zum Kunden zu festigen. Mit einem freundlichen und verbindlichen Anklopfen nimmt Dich der Kunde als ‚Dranbleiber‘, statt als ‚Fire & Forget‘-Berater war. Nutze die AAA-Folgeformel. Viel Erfolg beim Nachfassen!