Die COUP Methode – Unterlagen lesbar gestalten

Als Konzeptverantwortlicher, Vortragssprecher oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Auf welche Weise gliedere ich mein Konzept übersichtlich und nachvollziehbar?
• Wie kann ich meiner Präsentation eine stringente Struktur verleihen?
• Womit kann ich meine zusammengetragenen Inhalte passgenau auf die Zielgruppe ausrichten?

Unterstützung findest Du in der COUP Methode und der Strukturierung von Unterlagen entlang von vier Eigenschaften.

Ergebnis: Unterlage ist kohärent, orientierungs-gebend, relevant und zweckgebunden

Teilnehmer: mind. 2 (Autor und Empfänger)

Dauer: ab 30 Minuten (je Umfang der Unterlage und Empfängerkreis)

Utensilien: Notebook & Office Software

Zweck

Die COUP Methode hilft Dir eine neue oder bestehende Unterlagen zielgruppenorientiert, stringent und nachvollziehbar zu strukturieren und auszugestalten. Nutze den einfach merkbaren Ansatz für E-Mails, Präsentationen, Konzepte, Mitschriften, Memos und Artikel.

Das englischsprachige Akronym COUP steht für Cohesion, Orientation, Urgency und Purpose, in Deutsch Zusammenhang, Orientierung, Dringlichkeit und Zweck.

Mit der COUP Methode verfasst Du eine Unterlage entlang vier verschiedener Kriterien, machst das Schriftstück für den Empfänger damit interessant, zugänglich und merkbar. Dir als Autor hilft COUP Deine Dokumente strukturiert, einfach und effizient zu verfassen.

Synonyme für die COUP Methode sind COUP Modell, COUP Formel, COUP Prinzip oder COUP Ansatz.

Aufbau

Nutze die COUP Methode für die Ausgestaltung einer Unterlage. Im Zentrum stehen die vier Dokumentenmerkmale: Zusammenhang, Orientierung, Dringlichkeit und Zweck.

Cohesion (dt. Kohäsion) – „Womit erleichtern wir das Lesen?“

Der rote Faden (auch Zusammenhang, Zusammenhalt) durch Deine Unterlage.

• Welche Verzeichnisse für Inhalte, Tabellen, Abbildungen und Literatur besitzt das Dokument?
• Wie gut helfen die Seitenzahlen, Farbcodes, Verweise bzw. Verlinkungen und Kapitelstruktur dem Leser bei der Navigation?
• Inwieweit sind eine Management Summary, ein Abkürzungsverzeichnis, Fußnoten oder gar ein Glossar sinnvoll?

Oft ist weniger mehr. Überlege, welche Orientierungshilfen dem Leser wirklich nützen und welche die Unterlage nur zusätzlich aufblähen.

Orientation (dt. Orientierung) – „Wie bettet sich die Unterlage ein?“

Die Einbettung (auch Übersicht, Überblick) Deiner Unterlage in ihren Kontext.

• Was geschah bisher und wohin will das Dokument?
• Welchen Bezug besitzt die Unterlage zu vorhanden Schriften?
• Worin besteht der nächste Schritt nach Lektüre des Papiers?

Vermeide ein Inseldasein. Nimm den Empfänger an die Hand und biete mit Deiner Unterlage eine Richtung. Überlege Dir auch, welche Tätigkeiten er vor oder nach Lektüre des Papiers nachgeht.

Urgency (dt. Dringlichkeit) – „Weshalb ist die Unterlage jetzt wichtig?“

Die Relevanz (auch Druck, Handlungsdrang) Deiner Unterlage für den Empfänger.

• Weshalb ist die Unterlage speziell zu diesem Zeitpunkt wichtig?
• Was passiert, wenn dem Dokument keine Beachtung geschenkt wird?
• Warum sollte ein Empfänger sich gerade jetzt mit dem Papier auseinandersetzen?

Insbesondere die Tages- und Online-Presse arbeitet oft mit diesem Stilmittel. Durch schmissige Schlagzeilen wird ein (künstlicher) Dringlichkeitsdruck aufgebaut.

Purpose (dt. Zweck) – „Was soll die Unterlage bewirken?“

Ziel (auch Absicht, Bestimmung) Deines Dokuments für den Empfänger.

• Worin besteht der Sinn bzw. die Daseinsberechtigung für die Unterlage?
• Welcher Zustand ist erreicht, nachdem das Dokument erstellt, verabschiedet, gelesen, umgesetzt etc. wurde?
• Welches Problem soll mit dem Papier gelöst werden?

Deine Unterlage sollte immer einen klaren Zweck verfolgen. Das kann eine Entscheidung, eine Information, ein Aufruf zur Tat oder einfach nur Unterhaltung sein. Habe den Leser und seine Mehrwerte im Kopf während Du die Unterlage verfasst.

Anwendung

Jedes neue oder bestehende Dokument kannst Du mittels der COUP Methode strukturieren. Durchlaufe das Akronym dazu rückwärts beginnend mit ‚P‘.

1. Zweck klären

Adressiere im ersten Schritt den Zweck der Unterlage, englisch Purpose.

• Wer ist die Zielgruppe?
• Was möchte diese mit dem Dokument tun?

2. Dringlichkeit herstellen

Beachte anschließend die Dringlichkeit Deines Papiers, englisch Urgency.

• Weshalb ist dieses gerade zu diesem Zeitpunkt wichtig?
• Warum kann die Unterlage nicht auf später warten?

3. Orientierung geben

Prüfe anschließend die Einbettung Deines Dokuments, englisch Orientation.

• Wie nimmt die Unterlage Bezug auf den Kontext?
• In welcher Situation wird die Unterlage gelesen?

4. Zusammenhang herstellen

Schließlich betrachtest Du die Kohäsion im Dokument, englisch Cohesion.

• Wie können die einzelnen Inhalte verzahnt werden?
• Was ist für eine Ausrichtung erforderlich?

Beispiele

Anwendung der COUP Methode im Consulting

Die Beratung von Unternehmen hält viele Einsatzfelder für die COUP Methode bereit. Eine Auswahl:

• Publikation von Blogbeiträgen, Whitepapern und Fachartikeln
• Präsentationen auf Konferenzen, Karrieremessen und Tagungen
• E-Mails an Kollegen, Kunden und Partner
• Projektstatusberichte im Jour Fixe und Lenkungskreissitzungen

Vor- & Nachteile

Pro

• Ob Konferenzpräsentation oder Konzeptunterlage – die COUP Methode ist sowohl für bestehende als auch neue Dokumente flexibel und vielfältig einsetzbar.
• Die von der Methode vorgeschlagene Struktur stellt ein konsistentes, zielgruppenorientiertes und einfach erschließbares Dokument sicher. Zudem zwingt sie Dich zur Auseinandersetzung mit den Kernaussagen.
• Die vier Buchstaben von COUP sind eingängig und rasch erlernt, die Eigenschaften guter Dokumentenstrukturen einfach an andere kommunizierbar.

Contra

• Die Anwendung der COUP Methode erfordert Disziplin und Klarheit. Dokumente nach der Strukturtechnik aufzubereiten kostet Dich Zeit und Energie.
• Für kurzfristige oder zeitkritische Redaktionsprozesse ist das Konzept ungeeignet. Kohäsion und Orientierung herzustellen und auszuarbeiten bedarf Zeit.

Praxistipps

Tipp 1 – Vor Schreibbeginn die 4 COUP Frage stellen

Gehe vor dem Verfassen einer Unterlage durch die vier COUP Kriterien und prüfe damit die Berechtigung Deiner eingesetzten Zeit und Energie.

• Purpose – Weshalb dieses Papier?
• Urgency – Warum gerade jetzt?
• Orientation – Womit ist die Einbettung?
• Cohesion – Wie ist der Zusammenhang?

Gerade falls Du keinen Zweck und nur geringe Dringlichkeit findest, solltest Du die Unterlage in Frage stellen.

Tipp 2 – Umfang auf das Wesentliche reduzieren

Wir leben im Zeitalter des Information-Overloads. Per Maus-Klick oder Smartphone-Wischgeste hat ein Empfänger heute in Sekunden Zugriff auf einen gigantischen Informationsschatz.

Dicke, umfangreiche Unterlagen zeugen von Deinem Fleiß, kosten dem Empfänger aber auch gleichzeitig Lesezeit. Reduziere daher die von Dir angefertigten Unterlagen auf das Nötigste. Weniger ist mehr.

Tipp 3 – Aufbau der Unterlage bewusst wählen

Generell kann Deine Unterlage drei Strukturierungsprinzipien folgen: Trichter, Pyramide oder Story.

• Beim Trichter führst Du systematisch zum Ergebnis. In Schule und Studium fertigst Du meist diesen Unterlagentyp an.
• Bei der Pyramide stellst Du die Kernaussage nach vorne und detaillierst bei Bedarf. Die Struktur ist typisch für die Geschäftswelt.
• Bei der Story erzählst Du eine Geschichte entlang der Reise eines Helden. Dieses Format findest Du in Filmdrehbüchern, verstärkt auch im Business.

Überlege Dir, was Du beim Empfänger bezwecken möchtest und wähle den Aufbau entsprechend.

Tipp 4 – Gezielt vom Standardformat abweichen

Für Unterlagen gibt es auch andere Gestaltungsmöglichkeiten als das übliche DIN-A4 Textdokument und die 08/15 Präsentationsunterlage. Einige Anregungen:

• die Unternehmensstrategie als Betriebsanleitung
• den Projektsteckbrief als Landkarte
• das Organigramm als Mind Map
• die Firmenwerte als Comic Strip

Verpacke Deine Inhalte bewusst einmal anders. Wichtig ist, dass das Medium zur Botschaft und der Kontext zum Text passt.

Tipp 5 – Mit SUCCESS die Essenz einprägsam machen

Erweitere COUP zur SUCCESS COUP Methode und mache damit die Kernbotschaft Deiner Unterlage einprägsam und unverwechselbar.

• Simple: klar und verständlich
• Unexpected: unerwartet und überraschend
• Concrete: konkret und schnell erfassbar
• Credible: realistisch und glaubwürdig
• Emotional: berührend und gefühlsbestimmend
• Story: tragend für eine Geschichte
• Style: stilistisch überzeugend und unverwechselbar

Beispielsweise erfüllte der Slogan „1.000 Songs in Ihrer Hostentasche“ für den ersten Apple iPod alle SUCCESS Kriterien.

Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

Bonusmaterial