Als Projektleiter, Programmmanager oder Sponsor bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • In welchem Zustand befindet sich unser Projekt im Hinblick auf den zu Grunde liegenden Projektplan?
  • Welche Projektergebnisse hat das Team geleistet, welche sind weiterhin offen?
  • Welche offenen Entscheidungen müssen außerhalb des Projektes getroffen werden?

Unterstützung findest Du im Projektbericht und dem Verfahren des Projektberichtswesens.


Überblick

Ergebnis: Status eines Projektes kommuniziert

Teilnehmer: 1 Person (Ersteller)

Dauer: 15-30 Minuten (je Projektumfang und Zahl der Zielgruppen)

Utensilien: Notebook und Office Software

Zweck

Ein Projektbericht (auch Statusbericht, Statusreport, Projektstatus oder Projektreport) ist ein übersichtliches 360°-Bild des Projektes - kurz, prägnant und auf einer einzigen Seite. Hauptziel des Dokuments ist die Regelkommunikation mit den Stakeholdern, die nicht Teil des Projektes sind, jedoch Interesse am momentanen Zustand der Initiative bzgl. Zeit, Budget und (Zwischen-)Ergebnisse haben. Zudem unterstützt bei der operativen Steuerung des Vorhabens.

Als Projektleiter bist Du für die Kommunikation und damit auch den Projektbericht verantwortlich. Das Papier ist integraler Baustein Deines Kommunikationsplans. Im Normfall erstellst Du den Bericht ab der ersten Projektwoche während der Gesamtlaufzeit des Vorhabens. Eine der wichtigsten Regeln dabei lautet: Berichtet wird immer gegen einen Gesamtprojektplan bzw. eine Roadmap. Schließlich bilden diese die Grundlage an der sich das Projekt zeitlich ausrichtet und inhaltlich misst.

Einfach, verständlich und relevant - das ist die Zauberformel für einen guten Projektbericht. Je nachdem, ob Dein Bericht vorgestellt oder verschickt wird, sollte dieser mit mehr oder weniger erklärendem Text aufwarten. Positiver Nebeneffekt für Dich als Ersteller: Du reflektierst über den Stand, die erreichten Resultate und das große Ziel des laufenden Vorhabens.



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Aufbau

Nachfolgend die 10 wichtigsten Bausteine eines Projektberichts. Diese passen auf eine Präsentationsfolie bzw. DINA4-Seite. Garantiert.

Hauptbestandteile (Pflicht)

Der Projekttitel beinhaltet den offiziellen Namen des Projekts auf das sich der Bericht bezieht.

Die Berichtsperiode fixiert den Zeitraum, für welchen der Status abgegeben wird. Empfehlenswert ist hier die Einheit Kalenderwochen. Oft ist eine 2-wöchige Berichtsperiode eine angemessene Zeitspanne.

Das Feld Stand dokumentiert, an welchem Tag der Bericht das letzte Mal aktualisiert wurde.

Das Feld Projektleiter beinhaltet den Hauptverantwortlichen des Vorhabens. Zwecks Eindeutigkeit, solltest Du speziell in großen Unternehmen die Abteilung des Leiters ergänzen.

Einen Statusbericht muss nicht unbedingt der Projektleiter verfassen. Er kann diese Arbeit auch delegieren, zum Beispiel an seine Projektassistenz oder Dich als unterstützenden Berater. Diese Person ist dann der Autor des Papiers.

Das größere Feld Status fasst zusammen, was inhaltlich und organisatorisch während der Berichtsperiode durch das Projekt vorangetrieben wurde. Erste Wahl sind handfeste Ergebnisse, zweite Wahl absolvierte Aktivitäten und getroffene Entscheidungen. Formuliere hier analog einer Management Summary kurze und verständliche Sätze auf Basis von Spiegelstrichen. Vermeide hingegen Fachbegriffe und Abkürzungen.

Im Gegensatz zum Status enthält das ebenfalls größer dimensionierte Feld Nächste Schritte die für die nachfolgende Berichtsperiode geplanten Ergebnisse, Aktivitäten und zu fällenden Entscheidungen. Wenn Du es ganz genau machen willst, kannst Du den Verantwortlichen und eine Frist ergänzen.

Unter Risiken notierst Du die durch das Projekt wahrgenommenen Ereignisse, deren Eintritt sich negativ auf die Projektlaufzeit, -budget, -umfang und/oder -qualität auswirken. Auf Wunsch können hier auch direkt kontinuierlich laufende Gegenmaßnahmen notiert werden.

Schließlich enthält das Feld Erforderliche Entscheidungen außerhalb des Projekteinflussbereiches liegende offene Entscheidungen, die durch die Programmleitung, dem Steuerkreis oder anderen Gremien getroffen werden sollten, um den Projektfortschritt nicht zu gefährden. Aktiv werden hier Richtung, Prioritäten und Vorgaben eingefordert.

Die Krönung eines jeden Berichts ist die sogenannte Projektampel - der Gesamtstatus. Mit Hilfe der Farben rot, gelb oder grün aggregierst Du den Zustand des Projektes auf einen einzigen Kennwert. Vor Nutzung einer Ampel solltest Du unbedingt klären, welche Kriterien zu welcher Farbwahl führen und welche Aktion bei einer spezifischen Farbe ausgelöst wird. Keine Angst vor der Farbe Rot. Ein Projektbericht auf Rot zu setzen signalisiert Deine Souveränität.

Projektbericht
Struktur und Elemente eines Projektberichts

Zusatzinformationen (Optional)

Projektberichte sind so unterschiedlich wie die Unternehmen, in denen sie zum Einsatz kommen. Gelegentlich enthalten Berichte ebenfalls eine kurze Zusammenfassung der nächsten Projektmeilensteine. Diese erlauben die Einordnung des Status in den Gesamtkontext.

Beliebt sind auch Angaben zum erbrachten Gesamtumfang, dem bisher benötigten Budget oder dem bereits verbrauchten Zeitbedarf sowie bevorstehende Änderungen. Du solltest diese Werte nur auf dem Bericht vermerken, falls ein stringentes Projekt-Controlling besteht und der Gesamtumfang gut messbar und weitestgehend unveränderlich ist. Gehe auf die Ergebnisqualität nur dann ein, wenn zuvor konkrete Messgrößen für die Qualitätsmerkmale erfasst wurden.

Weitere mögliche Felder sind die Versionsnummer (zum Beispiel bei Ergänzung einer Last-Minute-Änderung), der Verteilerkreis (die Empfänger des Berichts) sowie der Freigabestatus (zum Beispiel 'in Entwurf', 'vorgelegt', 'verabschiedet').


Anwendung

Projektberichte können auf Zuruf oder im festen Rhythmus (z.B. wöchentlich, zwei-wöchentlich) für unterschiedliche Zielgruppen (z.B. Steuerkreis, Projektprogrammleitung)erstellt werden. Als Vorlage solltest Du den aktuellen Bericht aufgreifen. Nichts ist schwieriger als auf einer weißen Folie zu starten.

  • 1

    Initiieren

    Erfrage direkt zu Beginn die Zielgruppe und deren Informationsbedarfe.
    - Wer liest das Dokument für welche Entscheidungen?
    - Welche Informationen sind besonders wichtig?
    - Wie detailliert sollen die Punkte ausgeführt werden?
    Richte Struktur und Inhalt des Berichts an den Vorlieben der Stakeholder aus.

  • 2

    Ausfüllen

    Als nächstes geht es ans ausfüllen. Bzgl. der Reihenfolge beginnst Du am besten mit dem 'Status', ergänzt dann das Feld 'Nächste Schritte', überprüfst die 'Risiken' und passt schließlich die 'Erforderlichen Entscheidungen' an. Schlussendlich kümmerst Du Dich um die formalen Felder wie 'Berichtsperiode', 'Projektampel' und 'Stand'.

  • 3

    Kommunizieren

    Vergiss nicht den Bericht auch zu versenden bzw. bei Bedarf an einer zentralen Stelle abzulegen. Sammle Feedback ein.
    - Welche Fragen sind nach Lektüre des Berichts immer noch offen?
    - Wo muss weniger ins Detail gegangen werden?
    - Ist der aktuelle Berichtsrhythmus ausreichend? Zu hoch?
    Aufbau und Umgang eines Projektberichts ändern sich im Verlauf. Optimiere kontinuierlich das Papier und damit Deine Kommunikation mit den Stakeholdern.


Beispiele

Projektbericht für Consulting-Life.de

Ein Projektbericht ist kein Hexenwerk. Leider zeigt die Praxis jedoch regelmäßig ein anderes Bild. So habe ich Berichte gelesen, von denen weder der zuständige Autor noch der Projektleiter erklären konnten, wie diese zu interpretieren sind. Ganz zu schweigen, wo das Projekt eigentlich steht. Mache hier den Unterschied.

Untere Abbildung zeigt beispielhaft einen Projektbericht, angewendet auf Consulting-Life.de.

Projektbericht
Beispielhafter Projektbericht für das Blogprojekt 'Consulting-Life.de'

Vor- & Nachteile

Pro

  • Die feste Struktur eines Projektberichts ist ein roter Faden, der Dir hilft, fundiert und in angemessener Zeit Auskunft über den Zustand Deines Projektes zu geben.
  • Auch den Lesern Deines Berichts erleichtert die Standardvorlage die Arbeit. Alles steht an seinem festen Platz und kann - insbesondere bei einem grünen Ampelstatus - schnell überflogen werden.
  • Das Papier erlaubt eine asynchrone Kommunikation der projekt-relevantesten Informationen an eine (theoretisch) unbegrenzte Menge an Personen.
  • Auch Wochen nach Verteilung kann ein Projektbericht für eine ex post Betrachtung des Projektverlaufs - beispielsweise im Rahmen einer Lessons Learned Sitzung oder dem Projektabschluss - herangezogen werden.

Contra

  • Ein Projektbericht ist eine gefilterte Sicht auf ein Projekt. So ist die Farbe eine Ampel auf einem Bericht nur eine Aggregation einer Situation, die Angaben auf dem Papier die selektive Auswahl des Projektleiters.
  • Es besteht immer die latente Gefahr, dass der Projektbericht den Leser in falsche Sicherheit wiegt. Alte Hasen im Projektmanagement sprechen hier gerne vom Status 'melonengrün', daher von außen grün, innen jedoch rot.
  • In Zeiten agiler Arbeitsweisen mit Scrum oder Kanban sinkt der Stellenwert des Projektberichts. Regel-Meetings wie das Daily Standup sowie Ergebnistypen wie das Product Backlog stellen bereits eine hohe Transparenz des Vorhabens sicher.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Die Zielgruppe im Blick haben

    Immer an die Leser denken! Das gilt für Printprodukte und Online Portale gleichermaßen wie für Deinen Projektbericht. Wichtig ist die Zielgruppe und ihren Informationsbedarf zu kennen, abhängig davon bestimmte Aspekte im Bericht hervorzuheben oder wegzulassen, zu betonen oder eher in kleiner Schrift zu halten. Wie immer, wenn es um Akteure geht, hilft Dir die Stakeholderanalyse und das Onion Model weiter.

  • Tipp 2 - Den Bericht frühzeitig erstellen

    Ein guter Projektbericht benötigt Zeit. Teilweise musst Du erst Informationen in Erfahrung bringen bzw. mit den entsprechenden Ergebnisverantwortlichen abstimmen. Analog der Management Summary bereitet es Aufwand kurze und präzise Sätze zu formulieren.

  • Tipp 3 - Aktiv die Erwartungen managen

    Gerade bei einem durchwachsenen bzw. gar kritischen Projektgesamtstatus solltest Du vor der Verabschiedung des Berichts mit einflussreichen Akteuren Kontakt aufnehmen. Diplomatisch weisst Du diese Personen auf die mittelmäßige Situation des Projektes hin. Schließlich ist vieles eine Frage des Erwartungsmanagements.

    Stellt sich dann bei der Veröffentlichung heraus, dass die Situation weniger gravierend, die Konsequenzen milder als erwartet ausfallen, kann gemeinsam konstruktiv an Verbesserungen gearbeitet werden.

  • Tipp 4 - Korrekturmaßnahmen vorschlagen

    Zeit und/oder Budget sind überschritten und das Projekt liegt im Argen? Möglicherweise handelt es sich gar um ein Krisenvorhaben?

    Nach kurzer, aber konzentrierter Betrachtung des Ist-Standes, solltest Du den Fokus auf die Nächsten Schritte lenken. Schlage Korrektur- und Aufholmaßnahmen vor.

    • Wie lässt sich Zeit durch Parallelisierung einsparen?
    • Welches Ergebnis ist nicht unbedingt erforderlich?
    • Auf welche Weise kann das verbleibende Budget am effizientesten eingesetzt werden?

    Übernehme eine aktive, gestaltende Rolle.

  • Tipp 5 - Ampel nachvollziehbar einfärben

    Die Einfärbung der Statusampel in rot, gelb, grün fällt leichter, sobald (im besten Fall objektive und quantitative) Kriterien für entsprechende Farbe explizit sind. Ein Beispiel:

    • Grün: Projekt in Zeit und Budget, keine Schwierigkeiten in Sicht
    • Gelb: Projekt leicht hinter Zeit und Budget, leichte Schwierigkeiten in Sicht
    • Rot: Projekt weit hinter Zeit und Budget, gravierende Schwierigkeiten in Sicht

    Erlangt Einigkeit, wie welche Farbe zu interpretieren ist.

  • Tipp 6 - Standardvorlage erfragen und einsetzen

    Insbesondere große Mittelständler und Konzerne verfügen über ihre eigene Projektberichtvorlage. Diese, meist im Corporate Design gehaltene Schablone, ist den Managern und Entscheidern bekannt. Erkundige Dich zu Beginn nach der Vorlage bei Deinem Auftraggeber.

  • Tipp 7 - Wert auf Ehrlichkeit legen

    Beim Inhalt eines Projektsberichts gilt: Ehrlichkeit währt am längsten. Da Projekte meist keine Eintagsfliegen sind, sondern über Wochen, Monate, manchmal auch Jahre hinweg durchgeführt werden, sollte Dein Bericht ehrlich und sachlich ausfallen. Also kein ‚Melonenreport‘. Kurzfristig ist das vielleicht unangenehm, langfristig aber ein Garant für eine gesunde Beziehung zwischen Dir und dem Projektsponsor.


Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.


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