Als ProjektleiterProgrammmanager oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Wie lässt sich unser Projekt kurz und knapp auf einer einzigen Seite beschreiben?
  • Auf welche Weise lassen sich mehrere Vorhaben übersichtlich dokumentieren und gegenüberstellen?
  • Was bietet Auftraggeber und -nehmer ab Projektstart eine verbindliche Arbeitsgrundlage?

Unterstützung findest Du im Projektsteckbrief und dem Verfahren der Projektvereinbarung.


Überblick

Ergebnis: Kerninformation zu einem Projekt auf einer Seite zusammengefasst

Teilnehmer: 1 Person (für Erstellung, Abstimmung meist durch mehrere Personen)

Dauer: 30 - 60 Minuten (je Komplexität des Vorhabens)

Utensilien: Notebook & Office Software

Zweck

Mit einem Projektsteckbrief bringst Du alle wesentlichen Aspekte eines Projektes prägnant auf einer Seite zusammen: den Inhalt, die erwarteten Kosten sowie die antizipierte Dauer. Das Papier schafft ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bzgl. des Umfangs und dem Vorgehen im Projekt.

Seine feste Struktur hilft alle beteiligten Stakeholdern eine 360°-Sicht auf die zentralen Punkte eines Projektes zu gewinnen. Zudem dient Dir als Leiter ein Projektsteckbrief als Versicherung gegen später im Projekt aufkommenden Zusatzaufgaben und Mehrbedarfen.

Beachte den Unterschied zum viel ausführlicheren Projektauftrag bzw. zur Kurzfassung der Problem-Ziel-Beschreibung. Der Projektsteckbrief liefert einen Überblick, der Projektauftrag die Ergebnis- und Umsetzungsdetails und die Problem-Ziele/Beschreibung Fakten zur aktuellen und angestrebten Situation.

Synonyme für das Konzept sind Projektübersicht, Projektdefinition, Projektauftrag und Projektantrag sowie - insbesondere in international aufgestellten Unternehmen - die englischen Bezeichnungen Project Charter bzw. Project One Pager.


Aufbau

Projektsteckbrief

Aufbau und Inhalt eines Projektsteckbriefs sind nicht normiert variieren von Unternehmen zu Unternehmen und Projekt zu Projekt. In jedem Fall ist er kurz und bündig formuliert und passt (fast) immer auf eine einzige Präsentationsfolie bzw. DIN-A4 Seite.

Untere Abbildung visualisiert die wesentlichen Elemente eines Projektsteckbriefs auf einer PowerPoint-Folie. Aus meiner Projekterfahrung sind insbesondere die Ziele, der Scope und die Stakeholder das Wichtigste, also das 'Wozu', das 'Was' sowie das 'Wer'.

Struktur und Elemente eines typischen Projektsteckbriefes

Verfasse einen Projektsteckbrief mit einem gesunden Kosten-/Nutzen-Verhältnis zwischen Ausführlichkeit sowie Arbeits- bzw. Aktualisierungsaufwand. Nutze als kleine Merkhilfe die verschiedenen W-Fragen (Wer, Wie, Was, Wann etc.) und beleuchte damit das Projekt aus mehreren Perspektiven.

Überschrift

Als Überschrift beinhaltet der Projektkopf den offiziellen Titel des Projektes sowie den (potenziellen) Projektleiter. Ebenfalls ist der Stand des Projektsteckbriefs angegeben, daher das Datum, an dem das Dokument zuletzt aktualisiert wurde.

Ziele ('Wozu')

Jedes Projekt sollte einen konkreten Zweck erfüllen und dem Unternehmen damit einen spezifischen und messbaren Nutzen zu stiften. Alternativ beantwortet das Projekt Fragen oder bestätigt eine Hypothese, sorgt damit für einen Erkenntnisgewinn.

Beschreibung ('Was')

In diesem Feld ist Platz für den eigentlichen Inhalt eines Projekts. Neben den Meilensteinen und Phasen, Ergebnissen und Ressourcen sowie Aufgaben und Hauptaktivitäten präzisiert Du hier den Scope, also welche Aspekte innerhalb bzw. explizit außerhalb des Projektumfangs liegen und welche inhaltlichen Randbedingungen greifen.

Beteiligte ('Wer')

Ein Projekt besitzt Stakeholder, also Personen die einen Einfluss auf das Projekt haben, dieses vorantreiben oder von diesem positiv bzw. negativ betroffen sind.

Diese Stakeholder besitzen einen Namen und Vornamen, sind unternehmensintern oder -extern, agieren in einer bestimmten Rolle (mit festen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten) und wirken in Vollzeit oder anteilig am Vorhaben mit.

Ganz wichtig: Notiere hier unbedingt den Kunden (bzw. Nutzer, Anwender, Nutznießer) sowie den Entscheider.

Termine ('Wann')

Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben mit einem festen Start- und Endtermin. Ergänze ebenso wichtige Zwischenetappen.

Budget ('Womit')

Ein Projekt benötigt Zeit und Geld. Im Feld Projektbudget sind interne/externe Personal- und Sachkosten sowie die einzusetzende Arbeitszeit (zumeist angegeben in Personentagen, Arbeitstagen bzw. Manntagen) aufgelistet.

Risiken ('Wobei')

Schließlich enthält das Feld Risiken potenzielle Gefährdungen inklusive Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeiten. Ebenfalls notierst Du hier organisatorische Rahmenparameter wie Abhängigkeiten zu Parallelprojekten sowie externen Ereignissen und Entwicklungen.

Halte bitte nur solche Top-3 Angaben fest, die aus Deiner Erfahrung auch eintreten können.

Weitere Felder

Optionale Angaben zu Deinem Projekt sind Priorität, Projektkürzel sowie der Ist-Zustand. Auch ein Zustand des Steckbriefs (z.B. dokumentiert, vorgelegt, akzeptiert, abgelehnt) sowie das Datum der Abzeichnung sind möglich.


Anwendung

Gerade während der Auftragsklärung, spätestens ab Projekt-Kick-Off empfiehlt sich die Anlage eines Projektsteckbriefs.

  • 1

    Ausfüllen

    Bringe die für die Elemente eines Projektsteckbriefes erforderlichen Informationen in Erfahrung und fülle mit diesen das Dokument. Hauptquellen sind Projektleiter, Sponsor und Auftraggeber.

  • 2

    Abstimmen

    Stellen den Steckbrief projektintern zur Verfügung und arbeite Präzisierungen und Korrekturen ein. Insbesondere den involvierten Mitarbeitern sollten ihre Rolle und Aufgaben im Projekt bewusst sein bzw. sollten sie diese akzeptieren.

  • 3

    Abzeichnen

    Lasse den Auftraggeber den Projektsteckbrief abzeichnen und mit diesem offiziellen Schritt für das Projekt votieren. Das formale Okay des Auftraggebers fungiert gleichzeitig als Startschuss für das Projekt.

  • 4

    Einsetzen

    Ziehe regelmäßig im Projektverlauf den Steckbrief zu Rate.
    - Was sind die Ergebnistypen des Vorhabens?
    - Woran wird das Team gemessen?
    - Was liegt nicht im Scope?
    Der Projektsteckbrief dient als Richtschnur und Orientierungsstern.


Beispiele

Untersuchungsauftrag Digitalisierung

Nachfolgend ein Projektsteckbrief für einen Untersuchungsauftrag. Ziel ist die Erhebung des Ist-Zustandes der Digitalisierung im Fachbereich FEE eines großen Konzerns auf Basis einer Interviewserie. Beachte das Feld Beschreibung. Für dieses Mini-Projekt sind hier Vorgehen und Wissensträger notiert.

Beispiel eines Projektsteckbriefs für einen Untersuchungsauftrag Digitalisierung

Vor- & Nachteile

Pro

  • Der Projektsteckbrief wirft eine Helikoptersicht auf ein Projekt. Zentrale organisatorische und inhaltliche Fakten werden übersichtlich auf einer Seite zusammengefasst.
  • Das Anlegen eines Projektsteckbriefes zwingt zur Beschäftigung mit dem Vorhaben aus mehreren Blickwinkeln. Direkt zu Beginn decken Du und Dein Team bzw. Auftraggeber offene Fragen, Unklarheiten und Missverständnisse auf.
  • Alle Infos haben beim Projektsteckbrief seinen festen Platz. Dies hilft Dir beim Komplettieren keinen wichtigen Aspekt vergessen. Wiederum weiß ein Leser damit immer sofort, an welcher Stelle auf dem Papier welche Infos zu finden sind.
  • Die Limitation auf eine einzige Seite, zwingt dazu Dich nicht in den Details verlieren, sondern die wesentlichen Punkte eines Projektes herauszuarbeiten und kondensiert zu kommunizieren.

Contra

  • Die Erstellung, Abstimmung und Verabschiedung eines Projektsteckbriefes verursachen noch vor Beginn der Initiative administrative Aufwände und kosten Zeit. 
  • Das organisatorische Papier bringt Deinen Auftraggeber und Dich nicht einen Millimeter näher an die konkreten Projektergebnisse und Projektziele.
  • Gerade bei großen Projekten mit einer Vielzahl von Steckbriefen besteht die Gefahr, zu viel Zeit in das Dokumentieren der Vorhaben zu investieren. Bereits vor dem eigentlichen Start verliert das Projekt an Schwung.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Je Teilprojekt eigenen Steckbrief erstellen

    Unterteilt sich ein Projekt in Teilprojekte, dann solltest Du pro Teilprojekt einen individuellen Steckbrief erstellen. Achte darauf, dass die Papiere untereinander konsistent sind. Das betrifft die Begrifflichkeiten aber auch Angaben zur Zeitplanung und dem Budget.

  • Tipp 2 - Projektsteckbrief kurz und knapp formulieren

    In der Kürze liegt die Würze. Ein Steckbrief soll die fundierte und effiziente Entscheidung für oder gegen ein Vorhaben unterstützen. Notiere klare und unmissverständliche Fakten, statt langer und mehrdeutiger Romantexte. Nutze Spiegelstriche und unterstreiche wesentliche Textpassagen. Jeder Strich steht für einen atomaren Fakt.

  • Tipp 3 - Im Projekt als Erinnerungshilfe nutzen

    Während späterer Projektphasen hilft ein Projektsteckbrief den Kunden und Dich an das initial geplante Vorhaben zu erinnern. Nutze einen Steckbrief um wiederkehrend zu überprüfen, ob sich das Projektteam und Du noch auf dem geplanten Weg zu den anvisierten Zielen befinden.

    In meiner Beraterpraxis habe ich schon sehr viele Projektsteckbriefe verfasst. Insbesondere die Erinnerungsfunktion – das „Was haben wir ursprünglich gewollt?“ hat dem Kunden und mir dabei sehr geholfen.

  • Tipp 4 - Für die Existenzfrage heranziehen

    Ein Änderungsvorschlag, eine Verbesserungsmaßnahme, eine Optimierungsinitiative – schnell schlagen Kunden, Vorgesetzte und Kollegen ein Projekt vor. Warum auch nicht? Ideen sind reichlich vorhanden!

    Stelle bei jedem möglichen Projekt die Existenzfrage: Was würde passieren, wenn das neue Vorhaben nicht umgesetzt werden würde? Mit der Antwort bemisst Du den Wertbeitrag eines Projektes für das Unternehmen.

  • Tipp 5 - Project Canvas als Alternative einsetzen

    Eine alternative Form ein Vorhaben prägnant auf eine einzige Seite zu bringen ist der Project Canvas. Analog dem Business Model Canvas oder dem System Footprint nutzt Du hier Karten auf welchen Du die wesentlichen Elemente festhältst. Karten zwingen aufgrund des begrenzten Platzes zur Fokussierung. Auch lassen sie sich verschieben und übereinanderlegen bzw. ist ihr Inhalt leichter erfassbar. Nutze ein Project Canvas, falls Du eine Initiative im Team definieren möchtest. Die diesem Beitrag angehängte Vorlage gibt Orientierung.

  • Lesetipp

    Wie beim Projektbericht gilt auch für den Projektsteckbrief: große Unternehmen (bzw. in Konzernen die Abteilungen) besitzen ihre eigenen meist für den fachlichen und technischen Kontext optimierten Vorlagen. Hast Du die Aufgabe einen Steckbrief zu erstellen, erfragst Du am besten im Voraus, ob für die Arbeit auf einem definierten Template aufgesetzt werden kann.


Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.


Bonusmaterial

PM Perspective: How To Create a Project Charter (13 min) - englischsprachiger Clip mit Details zum Projektsteckbrief

Christopher Schulz, Consulting-Life.de: Auf den Punkt - der Projektsteckbrief (5 min) - die wichtigsten Infos im Clip zusammengefasst

Zuletzt aktualisiert am 16. Januar 2022 durch Dr. Christopher Schulz


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