Das Problem Board – operative Hindernisse sichtbar machen

Als Projektleiter, Manager oder Teammitarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie können wir wiederkehrende Hindernisse im Projekt offensichtlich machen?
• Was hilft uns operative Stolpersteine in der Linie gezielt auszuräumen?
• Welches ist eine transparente Alternative zum offiziellen Vorschlagskasten?

Unterstützung findest Du im Problem Board und der Visualisierung von Problemen.

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Ergebnis: Hindernisse und Probleme zentral visualisiert

Teilnehmer: mind. 2 Personen

Dauer: ab 10 Minuten (für initiale Erstellung)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit einem Problem Board dokumentieren und visualisieren Dein Team und Du Hindernisse und Herausforderungen, die Euch im Projekt oder im täglichen Betrieb einschränken. Das Werkzeug liefert allen Beteiligten zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über wiederkehrende Produktivitätsbremsen und Stolpersteine.

Ein Problem Board schafft…

• Transparenz („Folgende Probleme haben wir auf dem Radar.“)
• Verbindlichkeit („Diese Herausforderungen verfolgen wir nach.“)
• Wertschätzung („Wir nehmen uns Eurer Hindernisse an.“)

im Team. Es stellt sicher, dass Probleme sichtbar bleiben, bis sie gelöst sind. Damit sorgt das Konzept für die kontinuierliche Verbesserung (KVP) der Arbeitsbedingungen und -ergebnisse sowie zu einer höheren Zufriedenheit des Teams.

Synonyme für das Problem Board sind Problemliste, Problemtafel oder Hindernisliste bzw. die englischen Begriffe Impediment Board, Impediment List, Impediment Wall oder Impediment Backlog.

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Aufbau

Probem Board (Arbeitsfläche) – „Welche Herausforderungen begegnen uns bei der Arbeit?“

Für das Problem Board gibt es unterschiedliche mögliche Strukturen. Wichtig ist: Das Board passt auf ein einziges Blatt, auf ein Flipchart, eine Whiteboard-Seite oder einen Bildschirmausschnitt. So bleibt die Problemsammlung übersichtlich. Versehe Dein Problem Board mit einem Titel, in der Regel dem Projektnamen, das zu entwickelnde System oder das verantwortliche Team.

Positioniere das Board möglichst öffentlich und für alle einfach einsehbar. Im Idealfall können neue Probleme in Sekunden ergänzt und die Sammlung ohne Aufrüstzeiten in Augenschein genommen werden.

Problemarten (Spalten) – „Wie lassen sich die Herausforderungen unterteilen?“

Im einfachsten Fall besteht Dein Problem Board aus drei gleichbreiten Spalten. Von links nach rechts sind das:

• Team: interne Probleme mit Fähigkeiten, Methodik, Kultur, Mindset, Prinzipien, Regeln, Zusammenarbeit, Beziehungen etc.
• Technik: Schwierigkeiten mit Software, Räumen, Hilfsmitteln, Werkzeuge, IT-Systemen etc.
• Stakeholder: Herausforderungen mit team-externen Personen und Gruppen, die einen Einfluss/Interesse auf/an der Arbeitsweise bzw. den Ergebnissen des Teams haben

Ein Problem Board zeigt keine Probleme hinsichtlich der (Zwischen-)Ergebnisse, dem Endprodukt bzw. der finalen Dienstleitung auf. Im Fokus stehen vielmehr die Umsetzung, Entwicklung bzw. Erbringung.

Problem (Karte) – „Was macht eine Herausforderung aus?“

Jedes Problem (auch Hindernis, Hemmnis, Hemmschuh, Erschwerung, Störung oder Ablenkung) repräsentierst Du auf dem Problem Board durch eine Moderationskarte inklusive einem kurzen unmissverständlichen Beschreibungstext.

Probleme treten während der Arbeit auf und behindern Dein Team oder einzelne Teammitglieder bei der Erledigung ihrer Aufgaben. Sie sorgen für Zusatzaufwände, Fehler bzw. Zeitverlust.

Verorte die Moderationskarten gemäß ihrer Art in den entsprechenden Spalten des Problem Boards. Der Vorteil von Karten: Karten lassen sich verschieben, stapeln und auch nachträglich entfernt. Zudem fördern Karten die Prägnanz im Beschreiben des Problems.

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Anwendung

Das Problem Board ist ein Teamwerkzeug, nutze den One Pager daher bei der Arbeit in Gruppen.

1. Board aufsetzen

Definiert im ersten Schritt die Spalten und die Inhalte der Aufgabenkarten des Problem Boards. Hängt dieses an prominenter Stelle im Büro aus oder schafft einen einfach erreichbaren virtuellen Platz, beispielsweise in einer Websoftware.

Jederzeit könnt ihr aufpoppende Probleme auf Karten notieren und diese an das Problem Board anheften.

2. Probleme analysieren

In festen zeitlichen Abständen blickt ihr auf das Problem Board und geht die Probleme durch. Stellt dazu folgende Fragen:

• Handelt es sich wirklich um ein Problem?
• Ist es notwendig das Problem mittels Maßnahmen zu beseitigen?
• Können wir das Problem selbst beseitigen oder brauchen wir Hilfe?

Beschließt für die Probleme Maßnahmen inkl. Fristen und Verantwortlichen, die ihr in die Aufgabenliste, das Kanban Board oder alternative ToDo-Sammler überführt. Konzentriert Euch auf wenige ausgewählte Maßnahmen. Schließlich steht die Problembeseitigung neben der eigentlichen Arbeit an.

3. Maßnahmen umsetzen

Treibt die Maßnahmen konsequent voran und stellt die Probleme dauerhaft ab. Ändert sich an den Zuständen der Probleme nichts, wird die Arbeit mit Problemen sowie das Wirken und Können des Teams in Frage gestellt.

Summieren sich zudem die Hindernisse, kann dies zu gravierenden Verschlechterung der Produktivität führen.

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Beispiele

Problem Board im Entwicklungsprojekt

Nachfolgend exemplarisch ein Problem Board aus einem Software Entwicklungsprojekt. In meinen Projekten lege ich Probleme fast immer auf einer vorhandenen Arbeitsstruktur ab. In der Regel ist dies ein Kanban Board.

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Vor – & Nachteile

Pro

• Ein Problem Board lässt sich sehr rasch aufbauen und nutzen. Auch hält sich sein Pflegeaufwand in Grenzen.
• Anders als ein angestaubter Kummerkasten oder eine verschlossene Mecker-Box macht die omnipräsente Struktur operative Defizite explizit und ruft zur deren Beseitigung sowie (externe) Unterstützung auf.
• Mit dem Aufzeigen von Problemen unterbindet das Board die Selbstzufriedenheit des Teams. Stattdessen sorgt es für kontinuierliche Verbesserung der Abläufe, damit für Zufriedenheit und Produktivität.
• Analog einem Themenspeicher in Meetings fungiert das Problem Board als offizieller Ablageort für offene Punkte. Wiederkehrend aufflammende Diskussionen und ein mentales Kreisen um die Probleme werden gestoppt.

Contra

• Neben Aufgabenliste, Kanban Board oder RAID Log ist das Konzept eine zusätzliche Arbeitsstruktur. Diese benötigt einen Verantwortlichen, der die Inhalte und das Board aktuell hält, kommuniziert und die Abarbeitung anregt.
• Voraussetzung für das Problem Board ist, dass das Team wirklich an den auftretenden Problemen arbeiten will und sie lösen möchte. Das ist nicht immer selbstverständlich.
• Das Problem Board schützt nicht vor Goldrand-Verbesserungen, also der Beseitigung von Problemen, die objektiv betrachtet nicht gravierend sind.
• Die Technik visualisiert keine Abhängigkeiten zwischen den Problemen. Auch wird nicht zwischen Symptomen und Ursachen unterschieden bzw. nur die wahrgenommenen Probleme adressiert.
• Qua Definition listet ein Problem Board nur die Probleme auf. Motivationstreiber wie Erfolge, Ergebnisse oder Komplimente lässt die Struktur außen vor.

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Praxistipps

Tipp 1 – Leeres Board hinterfragen

Selbst bei einer scheinbar friktionslosen Zusammenarbeit im Team existieren Probleme. Praktisch ist es daher unmöglich, dass ein Problem Board für mehrere Wochen leer bleibt. Hilf bei der Identifikation neuer Hindernisse bzw. schaffe ein maximal offenes Teamklima. Leistung kann sich immer verbessern.

Breche zudem bestehende Probleme in Teilprobleme herunter, deren Einzellösung bereits einen Nutzen generiert.

Tipp 2 – Problemkarten mit Informationen anreichern

Notiere auf einer Problemkarte weiterführende Infos zum Hindernis wie beispielsweise…

• Auftrittsfrequenz und -dauer,
• Auswirkungskosten,
• mögliche Ursachen,
• Hinweise und Ansprechpartner zur Lösung,
• Behebungsaufwände sowie
• Zeitfenster für die Abarbeitung.

Nutze unterschiedliche Kartenfarben (z.B. rot, gelb, grün) als Priorität. Mittels Stilelemente wie Symbole, Kartengröße oder Umrandungen kannst Du die Problembeschreibung zusätzlich detaillieren.

Tipp 3 – Problem Board inhaltlich erweitern

Auch möglich ist die horizontale Trennung des Problem Boards mittels mehrerer Linien, den sogenannten Zeilen. Diese stehen für orthogonale Problemkategorien wie ‚Wartend‘ oder ‚Zu prüfen‘, ‚Lösung im Team‘ oder ‚Lösung außerhalb des Teams‘ bzw. ‚Hoher Nutzen‘ oder ‚Geringer Nutzen‘.

Mache es jedoch nicht zu kompliziert. Fange einfach an und erweitere schrittweise das Board.

Tipp 4 – Zusätzliche Unterstützung einfordern

Eskaliere ein Problem, falls die Problemursache bzw. -Lösung außerhalb des Einflussbereiches des Teams liegt oder nennenswerte Aufwände verursacht.

• Erfrage zusätzliche Arbeitskräfte von Außen.
• Schlage Hilfsbrücken zur temporären Umgehung des Hindernis vor.
• Erbitte zusätzliches Budget mit Verweis auf den Gesamtnutzen.
• Fordere die offizielle Unterstützung des Managements ein.

Tipp 5 – Konzept zum Kanban Board ausbauen

Wandle Dein Problem Board zur Kanban Tafel und mache damit den Abarbeitungsgrad der Probleme sichtbar. Nutze dazu statt den Problemkategorien die drei Spalten ‚Zu erledigen‚, ‚In Bearbeitung‚ und ‚Fertig‚. Schiebe analog dem Kanban Board die Probleme von links nach rechts.

Aktuell gehen die Meinungen auseinander, ob es sinnvoll ist, ein separates Kanban Board für Aufgaben zu pflegen oder ob es nicht ausreicht, die Probleme mit entsprechender Kennzeichnung in das bestehende Kanban aufzunehmen.

Tipp 6 – Wahre Problemursachen adressieren

Achte bei der Auflösung Probleme darauf, dass die aufgesetzten Maßnahmen die tatsächlichen Ursachen adressieren. Werkzeuge wie die Five-Why Fragetechnik, das Ishikawa Diagramm oder die Nyaka Methode unterstützen Dich beim Unterscheiden zwischen Ursache und Symptom sowie beim Ableiten sinnvoller nächster Schritte.

Tipp 7 – Zahl der Probleme auf 20 begrenzen

Ein Problem Board, welches von Hindernissen überquillt, demotiviert und verkompliziert die Abarbeitung. Sorge dafür, dass höchstens 20 Probleme gleichzeitig auf der Übersicht stehen. Gehe dazu mit Deinem Team die identifizierten Probleme aktiv ein. Ein übersichtliches Problem Board lädt zur Optimierung ein.

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Ursprung

Das Problem Board ist unter dem Begriff des Impediment Boards in agilen Projektansätzen wie Scrum sehr verbreitet. Der Scrum Master ist für die Pflege und Abarbeitung zuständig.

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Bonusmaterial

Lean Agile Training: The Impediment List and What We Can Do About It (8,5 min) – das Konzept im Video erklärt