Telefonkonferenz

Telefonkonferenz – effektiv ab der ersten Gesprächsminute

Sie gehört zum Standardrepertoire eines Consultants: die Telefonkonferenz. Ob für regelmäßige Status Updates, wöchentliche Synchronisationsrunden oder das spontane Arbeitstreffen – die Telko ist ein prima Werkzeug für den direkten Austausch im Projekt-Business. Kommt zusätzlich zum Telefon ein Webkonferenzsystem für die Übertragung von Videobild und Bildschirminhalten zum Einsatz, ist das Meeting fast perfekt. Fast? Nun, als Unternehmensberater professionell zu telekonferenzen erfordert Übung. Durch welche Maßnahmen Deine nächste Telko perfekt wird, zeige ich Dir in diesem Beitrag.

Die Telefonkonferenz – der virtuelle Meetingraum

In Zeiten von Laptops, Smartphones und Videokonferenzsystemen ist die Telko eine verbreitete Möglichkeit mit Kunden, Kollegen und Partnern synchron in Kontakt zu treten. Doch obwohl mit Video- und Audio zwei wichtige Informationsebenen übertragen werden, bleibt der Kommunikationskanal Telko enger als das persönliche Gespräch. Der Meetingraum ist und bleibt ein virtueller, nicht alle Zwischentöne finden den Weg vom Sender zum Empfänger. Mit welchen 22 Maßnahmen Du Deine Telkos optimieren und damit die Lücke zwischen realen und virtuellen Meeting verkleinern kannst erfährst Du nachfolgend.

Telefonkonferenz I: vor dem Gespräch

Wie beim einem professionellen persönlichen Gespräch, solltest Du auch bei einer Telko nichts dem Zufall überlassen. Eine solide Vorbereitung ist das A&O. Vor einer Konferenz empfehle ich Dir folgende Punkte mit genügend Vorlauf in Angriff zu nehmen.

1. Bewusst für die Telko entscheiden
Jede Telefonkonferenz ist ein Meeting. Ich nehme nur an einer Telko teil, falls dem Projekt bzw. mir das Gespräch etwas bringt. Das können ausgetauschte Infos sein, Entscheidungen oder Kontakte. Trifft keine der Punkte zu, spare ich mir das Gespräch.

2. Priorität des Telefonats bewerten
Telko ist nicht gleich Telko. Teilnehmer, Inhalt und Ziele bestimmen die Wichtigkeit der Konferenz. Je höher ein Meeting aufgehängt ist, desto besser bereit ich es vor. So erledige ich kurze Status-Calls mit Juniorconsultants während der Autofahrt, Verhandlungsgespräche mit 100 Prozent Aufmerksamkeit ungestört und hochkonzentriert.

3. Für Ruhe und Ungestörtheit sorgen
In Telkos ist meist die Stimme alleiniger Informationsträger. Jedes zusätzliche akustische Signal überlagert diese und ist folglich eine Störung. Vor einem Gespräch sorge ich dafür, dass alle Hintergrundgeräuche abgestellt werden. Dies gilt insb. wenn ich im Home Office arbeiten, wo mich Kinder und Haustiere stören könnten.

4. Technik testen, testen, testen
Lync, FaceTime, Skype, GoTo Meeting, WebEx, Virtual Meeting, etc.. Die Liste der Konferenzsysteme ist lang. Noch länger ist der Katalog der Technik welche eingesetzt werden kann. Vor der Konferenz stelle ich sicher, dass meine Technik, d.h. Geräte und Netzverbindung, optimal funktioniert. Für die Geräte der anderen Teilnehmer bin ich nicht zuständig, gebe als Consultant aber gerne nützliche Hinweise.

5. Headset verwenden
Sehr gute Erfahrung habe ich mit dem Einsatz eines Headsets gemacht. Beide Hände sind für Notizen frei und die Teilnehmer profitieren von einer besseren Tonqualität.

6. Termin geschickt planen
Je größer die Telko Runde, desto früher sollten die Teilnehmer über das virtuelle Meeting informiert werden und desto mehr Zeit muss für die Aufrüstung (Einwählen, Vorstellen, usw.) eingeplant werden. Bin ich für die Planung verantwortlich versuche ich eine Konferenz möglichst auf den späten Vormittag zu legen. Der Mittagshunger lässt uns pünktlich zum Ende kommen.

7. Agenda verschicken
Eine Telko ist wie ein persönliches Meeting. Nur der Raum unterscheidet sich. Bin ich Organisator versende ich mindestens einen Arbeitstag vor der Konferenz eine Agenda auf der ich den Ort (Audioraum), die Zeit sowie die Inhalte definiere.

8. Rollen im Gespräch klären
In der Regel gilt für Telkos das ungeschriebene Gesetz: wer einlädt der moderiert. Nimmt er oder sie diese Rolle nicht wahr und läuft das Meeting chaotisch fordere ich die Moderatorenrolle ein. Bzgl. der Aufgabe des Protokollanten halte ich es als Consultant gerne mit dem Sprichwort „Wer schreibt der bleibt“. Freiwillige Meldungen werden vom Kunden gerne gesehen.

9. Aufzeichnung anfertigen
Für jede! Konferenz halte ich Zettel und Stift bereit, notiere relevante Fakten. Selten kommt der Laptop zum Einsatz, das Tastatenklappern wirkt auf viele Personen störend. Bei Besprechungen mit einer hohen Informationsdichte zeichne ich das Telefonat auf. Natürlich nur mit dem Einverständnis aller Teilnehmer.

Telefonkonferenz II: während des Gesprächs

Ist die Konferenznummer gewählt und sind Audioraum und PIN eingegeben geht es los. Ab jetzt bist Du im virtuellen Meetingraum und solltest folgende Tipps beherzigen.

1. Vorzeitig einwählen
Murphys Gesetz schlägt auch bei Telefonkonferenzen zu „Whatever can go wrong will go wrong.“. Daher wähle ich mich immer früh genug in Telkos ein, puffere durch etwas Extrazeit Falscheingaben von Audioräumen, PINS, etc. ab. Zudem versetzt es mich in die Lage wie ein Gastgeber die eintreffenden Teilnehmer zu begrüßen.

2. Kurz vorstellen
Oft erlebe ich es in Konferenzen, dass sich die Teilnehmer nur mit einem „Hallo“, „Guten Tag“ oder „Morgen“ einwählen. Der professioneller Consultant macht es besser und stellt sich mit vollständigen Namen und Unternehmen vor. Alle Personen wissen nun, wer sich hinter einer bestimmten Stimme versteckt.

3. Deutlich sprechen
In einer Telko ist die Stimme meist nur das einzige Trägermedium der Information. Im Gegensatz zu einem persönlichen Treffen spreche ich einen ticken langsamer und deutlicher. Auch lege ich öfters Pausen ein. Gerade bei einer aus technischen Gründen reduzierten Sprachqualität verstehen mich die anderen Personen.

4. Stimme bewusst einsetzen
Eine Stimme ist wie eine Verpackung. Sie kann den artikulierten Inhalt veredeln oder abwerten. In Telkos achte ich bewusst auf mein Sprechorgan, variiere gezielt mit meiner Lautstärke, Tonhöhe und Sprechgewindigkeit. Zur „Voice of Germany“ reicht es nicht, sicher aber zum Moderator eines Regionalradios.

5. Mit Bildern argumentieren
Handelt es sich um ein reines Telefongespräch ohne visuelle Unterstützung versuche ich möglichst viele Metaphern in meinen Aussagen zu platzieren. Die bildliche Sprache hilft den Teilnehmern und mir abstrakte Zusammenhängen besser zu verstehen. Wenn möglich verwende ich Beispiele aus dem Kontext des Kunden.

6. Redebeitrag früh einbringen
Wie bei jedem Beratungsprojekt ist auch in einer Telefonkonferenz ein guter Start essentiell. Möglichst am Anfang melde ich mich daher zu Wort, nenne Namen und Unternehmen und schaffe mit meiner Aussage Mehrwert für teilnehmende Personen. Nichts ist schlimmer als zu Beginn zu schweigen und später nicht mehr in die Konferenz zu finden.

7. Im Gespräch bleiben
Eine Telko kostet Zeit. Lebenszeit. Daher nutze ich die eingeplante Gesprächszeit. Stelle Fragen, bringe substantielle Informationen ein und notiere neue Fakten. Die Teilnehmer merken, wenn Du als Consultant 100 Prozent bei der Sache ist.

8. Aktiv zuhören
Jeder kennt sie, jeder hasst sie: die Telko-Vielredner. Pausenlos sind sie auf Sendung, lassen anderen keine Möglichkeit ins Gespräch zu kommen. Ich achte darauf, dass mein Redebeitrag nicht zu groß wird. Paraphrasiere stattdessen die Aussagen der Teilnehmer bzw. fasse ihre Worte zusammen. Es versteht sich von selbst einen Sprecher nicht zu unterbrechen.

9. Telefon gezielt stumm schalten
Lassen sich Hintergrundgeräusche nicht vermeiden, nutze ich aktiv die Stummschalttaste meines Telefons. Die Betonung liegt auf ‚aktiv‘. D.h. ich kann mich in einer halben Sekunde wieder zu Wort melden und die anderen hören mich. Erlebt habe ich Telkos in welchen Teilnehmer Sekunden brauchten bevor ihre Stimme nach einer an sie gerichteten Frage endlich erschallte. Das vermittelt Inaktivität und Desinteresse.

10. Bildschirminhalte teilen
Falls möglich verwende ich in Ergänzung zum Telefon ein Webkonferenzsystem. Mit diesem lassen sich Bildschirminhalte mit den anderen Gesprächspartnern teilen. Gemäß dem Sprichwort „Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte“ unterstützt uns diese visuelle Hilfe bei der Arbeit an abstrakten Dingen.

11. Notizen anfertigen
Der wichtigste Tipp zum Schluss. Auch wenn mir nicht die Rolle des Protokollanten zuteil wird, notiere ich in einer Telko die wichtigsten Fakten inkl. den Personen welche diese geäußert haben. Somit habe ich dann eine persönliche, nur durch mich gefilterte, Version der Mitschrift des Gesprächs.

Telefonkonferenz III: nach dem Gespräch

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Nachdem auflegen des Telefons ist für einen Consultant die Arbeit noch nicht erledigt: die Nachbereitung steht an. Welche Punkte für den erfolgreichen Telko-Abschluss wichtig sind, liest Du in diesem Abschnitt.

1. Mitschrift ergänzen
Möglichst im direkt Anschluss zur Telko ergänze ich meine Notizen mit den Informationen die im Kopf schwirren, nicht aber auf dem Papier stehen. Auch persönliche Einschätzungen von den Dingen die „zwischen den Worten“ gesagt wurden, halte ich fest. Oft ist gerade dieses Material später relevant.

2. Protokoll versenden
Bin ich für das Protokoll zuständig, sende ich die überarbeitete Fassung inkl. einer kurzen Dankesnachricht an die Teilnehmer heraus. Zudem setze ich eine Frist, bis wann Feedback, Ergänzungen und Korrekturen an mich gesendet werden können.

Fazit

In Sachen Telekommunikation ist das 21. Jahrhundert ein Segen. Zu keiner Zeit war es so einfach, verlässlich und günstig Audio- und Videoinformationen mit Hilfe einer Telko zu übertragen. Doch die hohe Verfügbarkeit und weite Verbreitung der Telefonkonferenzen haben ihre Tücken: eine optimale Telko durchzuführen ist nicht einfach. Mit den vorgestellten Maßnahmen sollte Dein nächster Anruf ein besserer sein.

> Versuche in Deinem nächsten Gespräch nicht alle Maßnahmen auf einmal umzusetzen. Konzentriere Dich stattdessen in den nächsten drei Telkos auf drei von ihnen. Schritt für Schritt nimmst Du dann eine neue Maßnahme hinzu.

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