Als ProjektleiterProgrammleiter oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Wie können wir ein neues Projekt von Beginn an auf erfolgreiche Beine stellen?
  • Wodurch steht das Team ab der ersten Minute hinter dem Projektleiter?
  • Auf welche Weise sind Sponsoren und Auftraggeber ab dem Start vom Erfolg eines Vorhabens überzeugt?

Unterstützung findest Du im Projekt-Kick-Off und der dazugehörigen Kick-Off-Präsentation.


Überblick

Ergebnis: Projektteilnehmer sind über Vorhaben informiert, motiviert und miteinander bekannt

Teilnehmer: mind. 4

Dauer: 45 bis 120 Minuten (je Projektgröße und Teilnehmerzahl)

Utensilien: Flipchart/Whiteboard/Metplan-Wand & Stifte oder Notebook, Office Software & Beamer

Zweck

Mit einem Projekt-Kick-Off lancierst Du offiziell ein Projekt. Das Hauptziel der initiale Informationsveranstaltung besteht darin, die Teilnehmer bzgl. des bevorstehenden Vorhabens auf einen inhaltlich gleichen Stand zu bringen.

Neben dem Informationsziel möchtest Du mit einem Kick-Off...

  • die Projektarbeit formal starten.
  • den Sinn des bevorstehenden Vorhabens vermitteln und Orientierung geben.
  • das Projektteam und weitere Stakeholder für die gemeinsame Initiative motivieren und aktiv einbinden.
  • eine Plattform für die Teilnehmer bieten sich untereinander kennenzulernen.
  • eine Basis der respektvollen Zusammenarbeit legen.
  • Fragen und offene Punkte zum Projekt klären bzw. ausräumen.
  • Unterstützer, Fürsprecher und Fans für das Projekt und seine Ergebnisse gewinnen.
  • Fokus auf das anstehende Vorhaben schaffen und den Stellenwert hervorheben.

In der Regel werden keine Projektinhalte, Strukturpläne oder Roadmaps erarbeitet, sondern die Teilnehmer über bereits vorliegende Projektspezifika unterrichtet.

Gerade bei großen, verteilten und langlaufenden Initiativen empfiehlt sich die Veranstaltung eines Projekt-Kick-Offs. Läuft der Kick-Off glatt über die Bühne, dann strahlt dies auf das gesamte Vorhaben ab. Die Folge: Vom Start weg sind die Teilnehmer motiviert und konzentriert bei der Sache.

Synonyme sind Kick-Off-Meeting, Kick-Off-Veranstaltung oder kurz Kick-Off bzw. Kick-off mit kleinem 'o',


Aufbau

Agenda

In einem Projekt-Kick-Off klärst Du sechs zentrale W-Fragen: 'Warum', 'Was', 'Wann', 'Wer', 'Wie' und 'Wobei'. Als Organisator möchtest Du die Beteiligten über das bevorstehende Vorhaben und die Rahmenbedingungen in Kenntnis setzen und auf die gemeinsame Arbeit einschwören.

Grund: Warum das Projekt?

Erwarte nicht, dass jedem Teilnehmer klar ist, weshalb das Projekt gestartet wird bzw. welchen Nutzen dieses erzeugt. Zunächst solltest Du also das 'Warum' und die Entstehungsgeschichte klären. Damit wissen alle Teilnehmer, wofür sie sich anstrengen.

Inhalte: Was passiert im Projekt

Mit seinen Ergebnissen zahl ein Projekt auf Ziele ein, die sich wiederum aus den Unternehmenszielen ableiten. Erzeuge ein einheitliches Verständnis für die Gesamtzusammenhänge, indem Du das 'Was' beispielsweise anhand eines Projektstrukturplans präzisiert.

  • Welche Ziele wollen wir im Projekt erreichen?
  • Wie sehen die (Zwischen-)Ergebnisse aus?
  • Was liegt im Scope des Projektes? Was nicht?
  • Worin besteht der Kontext des Projektes?

Zeitrahmen: Wann startet/endet das Projekt?

Ein Projekt ist ein temporäres einmaliges Vorhaben mit Start- und Zieltermin sowie Zwischenmeilensteinen. Stelle im Kick-Off ebenfalls eine grobe Projekt Roadmap vor.

  • Bis zu welchen Endtermin soll das Projekt abgeschlossen sein?
  • Welche Phasen und Meilensteine sind uns bekannt?
  • Für wann ist das erste Arbeitstreffen angesetzt?
  • Wie groß ist der zeitliche Puffer für das Projekt?

Teilnehmer: Wer wirkt im Projekt?

Projekte werden von Menschen vorangetrieben. Gib im 'Wer' Teil - der Projektorganisation - Orientierung und zeige, wer welche Rolle im Vorhaben ausfüllt. Schaffe zudem eine gemeinsame Teamidentität. Grundlage ist eine Stakeholderanalyse.

  • Welche Rollen & Aufgabenbereiche sind bereits definiert?
  • Wer ist mit welcher Intensität am Projekt beteiligt?
  • Welche Wissensträger und Beteiligte sind für welche Themen einzubinden?
  • Welche Personen sind für Entscheidungen einzubeziehen?

Arbeitsweise: Wie wird im Projekt vorgegangen?

Zusätzlich gibst Du Auskunft zur Arbeitsweise und den Spielregeln im Projekt. Das betrifft den Stil, die Ressourcen, die Kommunikation etc.. Bei großen verteilten Projekten kannst Du einen Kommunikationsplan zum Einsatz bringen.

  • Welches Vorgehensmodell, Regeln und Grundprinzipien kommen zum Einsatz?
  • Wie findet im Projekt die Kommunikation statt?
  • Welche Tools und Infrastruktur nutzen wir?
  • Was sind die Kernarbeitszeiten?

Umfeld: Welche Randbedingungen müssen beachtet werden?

Falls bekannt, darfst Du im Kick-Off auch Einschränkungen und Umfeldfaktoren ansprechen, die einen Einfluss auf dass Projekt haben.

  • Unter welchen Risiken läuft das Projekt?
  • Welche terminlichen Randbedingungen bestehen?
  • Was sind fachliche und technische Gegebenheiten die zu berücksichtigen sind?
  • Worin bestehen die Parallelprojekte?

Gerade die ersten vier Punkte, also das 'Warum', 'Was', 'Wann' und 'Wer' sind besonders wichtig. Details zum 'Wie' und 'Wobei' können auch zu einem späteren Zeitpunkt noch geklärt werden.

Rollen

Verantwortlich für einen Projekt-Kick-Off ist der Projektleiter. In der Regel ist das Dein Auftraggeber, manchmal aber auch Du als Berater. Der Projektleiter organisiert und moderiert den Termin, außerdem sorgt er für die Nachbereitung.

Weitere Teilnehmer des Auftakttreffens sind:

  • das Projektteam,
  • der Auftraggeber (engl. Sponsor) sowie
  • weitere Stakeholder (Unterstützer, Nutzer, Betroffene, Beeinflußer etc.).

Entscheide individuell mit Deinem Auftraggeber, inwieweit alle Projektbeteiligten (kurzfristig dem Projekt zuarbeitende Mitarbeiter, externe Dienstleister etc.) oder nur die wichtigsten Akteure an der Informationsveranstaltung teilnehmen sollen.


Anwendung

Ein Projekt-Kick-Off findet vor oder nach der Projektplanung statt. Im ersten Fall liefert das Event nur grobe Informationen, im zweiten Fall kann der Projektleiter bereits die erarbeite Planung vorstellen und Einzelheiten zu Vorgehen und Inhalten schildern.

Wie ein Projekt-Kick-Off genau verläuft unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und Projekt zu Projekt. Eine unvollständige Auswahl an Gestaltungsmöglichkeiten:

  • Formelle Präsentation des Projektleiters vor dem Auftraggeber und den Projektkunden. Diese bekunden, den Stellenwert des Projektes und bedanken sich vorab beim Team für die Bereitschaft der Mitwirkung.
  • Kurze Einleitung zum Projekt per Videokonferenz durch einen wichtigen Stakeholder, um die Relevanz der Initiative zu unterstreichen.
  • Gemeinsamer Workshop aller Beteiligten mit aktiver Partizipation der Teilnehmer.
  • Treffen von Projektteam und Stakeholdern mit anschließender Pressekonferenz (relevant insbesondere bei öffentlichkeitswirksamen Großprojekten)

Gute Vorbereitung und ein Vorabversand der Agenda zahlt sich für einen Kick-Off aus. Je größer die Teilnehmerzahl, desto früher startest Du die Organisation, allein für das Finden eines freien Termins.

Im ein- bis zweistündigen Treffen gehst Du (bzw. der von Dir unterstützte Projektleiter) dann in folgenden Schritten vor.

  • 1

    Teilnehmer vorstellen

    Zu Beginn eines Kick-Off-Termins steht die Begrüßung und Vorstellungsrunde.
    - Wer nimmt warum am Projekt teil?
    - Worin besteht die Rolle?
    - Was sind die beruflichen Erfahrungen und zu erwartenden Beiträge zum Projekt?
    Jeder Teilnehmer stellt sich selbst persönlich vor, zeigt seinen Beitrag zum Gelingen des Vorhabens und verpflichtet sich. Angaben zu Hobbies und Interessen lockern die Atmosphäre auf.

  • 2

    Projekt vorstellen

    Beginnend mit dem Warum stellt der Projektleiter die Inhalte des Vorhabens vor. Stelle ein positives Klima her, indem Du Bezüge von den Ergebnissen zu den Fähigkeiten der Teilnehmer herstellst und persönlich an diese appellierst.

  • 3

    Vorgehen umreißen

    Falls die Projektplanung bereits vorliegt ist es nun an der Zeit diese zu präsentieren.
    - Wann sind die Regel-Meetings?
    - Wie soll miteinander kommuniziert werden?
    - Was tun bei Verzögerungen und anderen Problemen?
    - Welche Randbedingungen gelten?
    Dies ist die Zeit Regeln zu kommunizieren und Einverständnis einzufordern. Das schafft Orientierung und Engagement.

  • 4

    Rückfragen klären

    Schließlich geht der Projektleiter bzw. Du auf Rückfragen der Teilnehmer ein. Offene Punkte werden notiert und im Nachgang geklärt. Auch Feedback und Ideen der Teilnehmer sind erwünscht.
    Fast immer sorgt die Offenheit für eine positive Resonanz. Zudem können mit Hilfe der ehrlichen Rückmeldungen erste Risiken und Randbedingungen identifiziert werden.

  • 5

    Teilnehmern danken

    Im Nachgang zum Treffen versendet der Projektleiter die vorgestellten Unterlagen sowie die Antworten auf die offenen Fragen. Zudem dankt er den Teilnehmern, betont die wahrgenommene freudige Moral und informiert über den nächsten Schritt.

"Sag mir wie ein Projekt startet, und ich sage Dir, ob es erfolgreich wird.". Als Startschuss ebnet ein positiv wahrgenommener Kick-Off den Weg in ein erfolgreiches Projekt.


Beispiele

Projekt-Kick-Off im Consulting

Projekt-Kick-Off ist im Geschäftsleben ein geflügeltes Wort. Ein Term, dem vielleicht sogar etwas Zauberhaftes innewohnt. Kick-Off, dass erinnert an Mannschaftssport, Spaß und Action. Leider wird der Begriff aus meiner Erfahrung inflationär bzw. gar falsch verwendet. Jedes Initialtreffen mit neuen Stakeholdern wird dann automatisch zum Kick-Off Termin.

Typische Anlässe für einen Kick-Off in Beratungsunternehmen sind beispielsweise...

  • Initiierung eines Erstprojektes beim Neukunden
  • Start der Entwicklung eines neuen digitalen Beratungsproduktes
  • Beginn des Aufsetzen eines Compliance Systems für Informationssicherheit
  • Beginn der Online Marketinginitiative

Organisiert der Kunde ein Kick-Off, habe ich zum Termin immer eine Frageliste dabei. Diese gibt dem Treffen Struktur, signalisiert meine Kompetenz und sorgt für Ergebnisse ab der ersten Arbeitsminute. Eine Vorlage findest Du angehängt an diesem Beitrag.


Vor- & Nachteile

Pro

  • Ein Projekt-Kick-Off stellt die Weichen für eine einheitliche Ausrichtung. Die Beteiligten sind im Nachgang inhaltlich und zwischenmenschlich synchron und bekannt.
  • Das Treffen fungiert als erster Gradmesser für die Stimmung im Team. Auch sorgt es dafür, dass ein Teamgedanke entsteht bzw. verstärkt wird.
  • Auch wenn es sich anders anfühlt: Ein Tag, den Du am Anfang eines Projektes sparst, ist genau so viel Wert wie ein Tag, den Du am Ende sparst! Ein Projekt-Kick-Off feuert einen verbindlichen Startschuss ab, ein Event mit Signalwirkung an alle Stakeholder.

Contra

  • Bis auf den Umstand, dass ein Kick-off die Zeit der Teilnehmer kostet und für den Projektleiter Aufwände generiert, hat der Termin keine Nachteile.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Falls möglich, persönlich abhalten

    Gerade bei verteilten Teams solltest Du einen persönlichen Kick-Off an einem zentralen Standort anstreben. Es ist erstaunlich, welche Verbindlichkeit und Zusammengehörigkeitsgefühl ein Vor-Ort-Termin aufbaut. Falls dies nicht möglich ist sorgst Du für eine Videokonferenz, notfalls für die Fotos aller Beteiligten auf einer Präsentationsfolie.

    Zur Auflockerung des Events bittest Du die Teilnehmer sich kurz vorzustellen. Dazu nennt jeder seinen Ausbildungshintergrund, 2-3 projektrelevante Vorhaben aus der Vergangenheit sowie die liebsten Hobbies. 30 Sekunden je Teilnehmer – mehr braucht es in der Regel nicht.

  • Tipp 2- Kurz & knackig durchführen

    Halte den von Dir verantworteten Projekt-Kick-Off einfach und kurz, am besten unter 60 Minuten. Der Projektleiter vermittelt einen Überblick und unterstreicht seine Eignung für das Vorhaben. Hohe Geschwindigkeit sorgt für ungeteilte Aufmerksamkeit und zeigt, dass das Projekt bereits vom Start weg Vollgas gibt.

  • Tipp 3 - Informieren und nicht Erarbeiten

    Ein Projekt-Kick-Off ist keine Arbeitsveranstaltung in der Analyse- und Planungsdokumente erstellt werden oder Probleme gewälzt werden. Das Meeting soll in 30-90 Minuten die wichtigsten Infos kommunizieren und die Beteiligten auf eine Linie bringen.

    Gib zu, falls Du als Projektleiter einen Aspekt noch nicht weißt. Das ist menschlich, die Teilnehmer werden verstehen.

  • Tipp 4 - Für Abwechslung ab dem Start sorgen

    Falls Du den Kick-Off leitest, nutze einmal nicht das bekannte und teilweise auch langweilige PowerPoint-Beamer-Format. Fertige stattdessen sechs Flipcharts mit den wichtigsten Basisinfos an.

    Die Teilnehmer werden Dir mit erhöhter Aufmerksamkeit danken. Zudem kannst Du die Flipcharts während des Termins permanent sichtbar an der Wand befestigen.

  • Tipp 5 - Kontaktliste bereitstellen

    Stelle den Kick-Off Teilnehmern am Terminende eine Kontaktliste aller Projektakteure mit Namen, Rollen, E-Mail und Telefonnummern bereit. Nutze dazu beispielsweise die zuvor angefertigte Stakeholderanalyse. Die Übersichtsliste ist ein erstes Projektergebnis, welches den Beteiligten einen Mehrwert stiftet.

  • Tipp 6 - Stippvisite des Auftraggebers einplanen

    Auch wenn ein wichtiger Stakeholder wie der Sponsor, Bereichsleiter, Linienmanager etc. dem Termin nur kurz mit seiner Anwesenheit beehrt, wirkt seine temporäre Präsenz erfolgsunterstützend.

    Die Stippvisite signalisiert die Bedeutung des Projektes für das Management und unterstreicht dessen Unterstützung. Der Termin erhält eine verbindliche Note.

    Nachteilig am Einladen des Auftraggebers sind das mögliche Ausbleiben von Diskussionen sowie das informelle Beanspruchen der Führungsrolle. Nicht der Projektleiter ist der Chef, sondern der Sponsor.

  • Lesetipp

    Wilfried Reiter widmet sich in seinem Hörbuch Projektmanagement für Einzelkämpfer: Kein Team, kaum Budget und trotzdem erfolgreich* dem Ablauf eines pragmatischen Kick-offs.


Ursprung

Der Projekt-Kick-Off ist eine feste Größe in Projektmanagementansätzen wie PRINCE2, PMBOK Guide und IPMA ICB.

Der genaue Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.


Bonusmaterial

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Mitesh Khandelwal: Project Kickoff Meeting Presentation (11 min) - englischsprachiges Video über Inhalt und Aufbau eines Projekt-Kick-offs

Zuletzt aktualisiert am 3. Oktober 2021 durch Dr. Christopher Schulz

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