Und schon wieder lässt mich Microsoft in Stich. Skype hängt, meine Webkonferenz ist dadurch unterbrochen. Schon wieder. Der nun folgende Ablauf ist klar, zigfach habe ich ihn seit Projektbeginn wiederholt: Software neustarten, Telko-Daten eingeben, weiter gehts. Zwei Minuten Abwesenheit im wöchentlichen Status-Meeting – professionell wirkt das nicht. Glücklicherweise stammt die Skype-Einladung vom Kunden und nicht von mir. Offenbar muss er an der Einstellung seiner Konferenzinfrastruktur nachjustieren. Oder auf ein – aus meiner Sicht derzeit besseres – Web-Conferencing-System umsteigen…

Standardwerkzeug des digitalen Consultants – die Videokonferenz-Software

Im digitalen Zeitalter reißen sie keinen Beraterkunden mehr vom Hocker: internet-basierte Webkonferenzen. Video-Call? Null Problemo! Das spart Anreise- und Wegzeit. Kein Meeting-Raum mehr für 15 Uhr verfügbar? Das macht gar nichts. Wir stellen einfach eine Web-Conf ein.

Soweit so gut. Doch was sich nach einer etablierten Kommunikationsform liest, offenbart in meinem Berateralltag regelmäßig Schwächen. Komplizierte Bedienung, schlechte Videoqualität, abgehackte Soundschnippsel, elend lange Software-Installation – die Gegenwart offenbart ein anderes Bild. Fakt ist: in meiner Consulting Praxis arbeitet es sich mit vielen Webkonferenzlösungen nur mittelmäßig. Woran das nur liegt? An meinen Erwartungen? Der Tool-Konfiguration? Oder doch nur an Murphys Gesetz?

Zoom Meetings – der Newcomer aus den USA

WebEx, GoToMeeting, Skype, Mikogo, ClickMeeting, Google Hangouts – irgendwann habe ich jedes dieser Konferenz-Tools einmal ausprobiert. Schlecht sind die Web-Werkzeuge nicht. Beispielsweise setze ich aktuell bei meinem Arbeitgeber GotoMeeting ein. Bei Kunden verwende ich entweder Skype oder WebEx. Schließlich kommt in meiner Mastermind-Gruppe gelegentlich Google Hangouts zum Einsatz. Jedes dieser Werkzeuge hat seine Stärken, leider aber auch mehrere Schwächen.

Nach intensiver Testphase bin ich letztlich bei einem Videokonferenz-Tool hängen geblieben: Zoom Meetings*. Warum? Weil die Software aus meiner Sicht momentan das beste Preis-Leistungsverhältnis bietet. Sie läuft stabil, lässt sich einfach bedienen und liefert eine akzeptable Audio- & Videoqualität. Aber dazu später mehr.

Zoom Meetings fährt ein sogenanntes Freemium-Modell, ein typisches Muster in den Geschäftsmodellen von Softwareanbietern. Im Basic Tarif führst Du 1-zu-1 Konferenzen kostenfrei. Bei drei und mehr Teilnehmern ist die Sprechzeit auf 40 Minuten begrenzt. Möchtest Du die Software intensiver einsetzen, bezahlst Du auf monatlicher Basis einen festen Betrag. Aus Kunden- und Anbietersicht ist dieser Ansatz interessant. Du kannst das Tool auf Herz und Nieren testen, der Hersteller baut zu Dir einen festen Kontakt auf. Bist Du zufrieden, konvertierst Du zum zahlenden Kunden. Ändert sich Dein Nutzungsverhalten oder enttäuscht Dich das Produkt, kündigst Du den Vertrag.

Neben dem Besprechungs-Tool bietet das US-amerikanische Unternehmen Zoom Video Communications Inc. weitere Lösungen wie beispielsweise Webinar-Software oder Instant Messaging an. Mit diesen Software-as-a-Services Angeboten habe ich bisher jedoch noch keine Erfahrung machen können. Interessant: hinter der Firma steckt Eric S. Yuan und sein Technikteam, bis 2011 verantwortlich für Ciscos Konkurrenzprodukt WebEx. Laut eigenen Angaben bauen im Juni 2018 übrigens über 750.000 Unternehmen auf Zoom (siehe auch Wikipedia). Nach nur 7 Jahren am Markt.

In 3 Minuten zur eigenen Videokonferenz

Wenn Du mit Zoom Meetings* eine Webkonferenz organisieren möchtest, benötigst Du zunächst ein Konto. Innerhalb einer 1 Minute hast Du dieses angelegt, registrierst Dich dazu nur mit Deiner E-Mail. Anschließend kannst Du auf der Zoom-Webseite eine bevorstehende Konferenz planen, ein Ad-Hoc Meeting veranstalten oder an einer laufenden Web-Besprechung teilnehmen.

Zoom Meetings
Abbildung 1 – Organisation von Meetings auf der Zoom-Webseite

Für die Durchführung benötigst Du als Windows bzw. Mac-Nutzer eine Zusatzsoftware, die Du ebenfalls in wenigen Minuten installierst. Auch per iPhone bzw. Android Handy kannst Du mit den entsprechenden Apps an einer Konferenz teilnehmen. Du möchtest eine Konferenz per Mausklick von Outlook oder aus dem Webbrowser aus starten? Kein Problem. Installiere dazu einfach die beiden kostenfreien Zoom-Erweiterungen. Ich habe Mac, Windows 7 sowie iPhone sowohl für nationale und internationale Konferenzen mehrmals getestet und war jedesmal zufrieden. Auch im Tool selbst kannst Du Konferenzen planen (siehe Abbildung 2).

Zoom Meetings
Abbildung 2 – Die Zoom-App im Startmenü auf dem MacBook

Steht die Web-Telko, kannst Du Deinen PC-Bildschirm übertragen bzw. weiteren Teilnehmern erlauben ihre Bildschirminhalte zu präsentieren. Auch parallele Übertragung – also die zeitgleiche Anzeige mehrerer Screens – ist möglich. Mit wenigen Klicks hast Du zusätzliche Personen eingeladen, Deine Webcam-Video dazu-/abgeschalten oder einen Text-Chat gestartet. Als Moderator kannst Du zudem den virtuellen Meeting-Raum absperren sowie Teilnehmern selektiv das Wort erteilen bzw. entziehen. Sicher: 15 Jahre nach der Erfindung von Skype sind das alles Standardfeatures – in Zoom sind die Funktionen jedoch intuitiv nutzbar und mit hoher Softwarequalität realisiert.

Abbildung 3 – Zoom Meetings direkt nach dem Start einer Besprechung auf dem Mac

Pros – was für Zoom Meetings spricht

  • Zoom Meetings läuft stabil
    Bei keiner von über 100 Webkonferenzen hatte ich mit Abbrüchen, Aussetzern oder anderen Arten von Beeinträchtigungen zu kämpfen. Die Software schnurrt wie eine gut geölte Maschine.
  • Zoom Meetings ermöglicht das Mitschneiden
    Meine Interviews und Consulting-Videos und Masterclass habe ich alle mit dem Tool aufgezeichnet. Die Bedienung ist einfach, die technische Qualität der Mitschnitte ist akzeptabel.
  • Zoom Meetings lässt sich einfach bedienen
    Teilweise verzweifle ich an den vielen Funktionen der Webkonferenzlösungen die unübersichtlich über den Bildschirm verteilt sind oder sich in irgendeinem Untermenü verstecken. Nicht bei Zoom – hier hat alles seinen Platz.
  • Zoom Meetings bietet geteilten auf Office Dokumente
    Dein Kollege und Du wollen gemeinsam an einem PowerPoint oder einer Excel arbeiten? Nichts leichter als das. Einfach den Bildschirm mit dem Office Dokument teilen und parallel editieren. Bei anderen Dateiformaten habe ich dieses Feature noch nicht ausprobiert.
  • Zoom Meetings arbeitet schnell
    Unter den mir bekannten Webvideosystemen ist Zoom DER Sprinter. In wenigen Sekunden hast Du eine Konferenz einberufen. Ton-, Bildschirm- und Videoübertragung am MAC, PC oder iPhone – alles läuft flüssig und ineinandergreifend.
  • Zoom Meetings erlaubt Telefonteilnahme
    Auf Reisen hast Du bzw. einer der Teilnehmer keine stabile Internetverbindung? Nehmt einfach per Telefon am virtuellen Meeting teil. Zoom bietet für über 60 Länder nationale Einwahldaten samt Konferenz-Zugangscode.

Die beste Webkonferenzlösung...

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Cons – was gegen Zoom Meetings spricht

  • Zoom Meetings kostet
    Bei unbegrenzter Redezeit mit maximal 100 Personen bezahlst Du für einen Konferenzraum Mitte 2018 monatlich 14 Euro im Pro Tarif. 10 parallel nutzbare Konferenzräume kosten Dich kaut Preisübersicht 5 Euro mehr. Im Gegensatz dazu sind Skype-zu-Skype Gespräche kostenfrei bzw. zahlst Du bei internen Google Hangouts ebenfalls ’nur‘ mit Deinen Nutzungsdaten.
  • Zoom Meetings läuft auf US-Servern
    Laut Aussagen der Zoom-Datenschutzrichtlinien wird das Tool „in den Vereinigten Staaten („U.S.“) von Zoom und seinen Dienstleistern gehostet und betrieben.“. Prüfe zusammen mit Deinem Datenschutzbeauftragten, ob die Software für Deine Kundenprojekte in Frage kommt. Alternativ kannst Du die Inhalte per Meeting Connector auf Deiner Infrastruktur speichern.
  • Zoom Meetings muss installiert werden
    Veranstalter und Teilnehmer müssen vor der Videokonferenz die Client Software herunterladen und aktivieren. Das kostet Zeit, benötigt etwas IT-Knowhow und ist speziell bei geschlossenen PC-Betriebssystemen in mittleren und großen Unternehmen nicht möglich.
  • Zoom Meetings Kontakte und Ressourcen in Englisch
    Webinare sowie Tool-Dokumentationen sind Mitte 2018 nur in englischer Sprache verfügbar. Auch Software-Vertrieb bzw. Support wird von US-Amerikanern aus einer anderen Zeitzone heraus geleistet.

Fazit – schnell, einfach und stabil

Aktuell überzeugt mich bei Webkonferenzen das US-Tool Zoom Meetings*. Sowohl Bild- & Tonqualität als auch Bedienung und Stabilität stimmen. In Kombination mit meinem Jabra Speak 510 Bluetooth machen Online-Besprechungen damit richtig Spaß. Würde ich die Konferenz-Software erneut installieren? Ganz klar, ohne Einschränkungen!

> Welches Videokonferenzsystem kannst Du empfehlen? Warum?
Ich freue mich über Deine Meinung als Kommentar!

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