Als Projektleiter, Manager oder Sponsor bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Was ist eine effiziente Möglichkeit der wöchentliche Regelkommunikation im Projekt?
  • Wie lässt sich mit geringen Aufwand ein Wochenberichtswesen etablieren?
  • Auf welche Weise geben wir jeden Mitarbeiter die Möglichkeit über harte und weiche Faktoren ihres täglichen Tuns zu informieren?

Unterstützung findest Du im 5-15 Report und dem wöchentlichen Berichtswesen zu festen Zeitpunkten.


Überblick

Ergebnis: Status eines Projektes oder Linienaufgabe kommuniziert

Teilnehmer: mind. 2 Personen (Ersteller und Empfänger)

Dauer: 15 Minuten (Erstellung), 5 Minuten (Lektüre)

Utensilien: Notebook und Office Software

Zweck

Mit einem 5-15 Report...

  • fasst Du Deine wichtigsten Arbeitsergebnisse der zurückliegenden Woche zusammen,
  • zeigst bedeutende Hindernisse auf und
  • verkündest zentrale Schwerpunkte für Deine bevorstehende Woche.

Dem Name des Reportformats geht auf die für das Lesen und die Anfertigung einzusetzende Zeit zurück. Als Verfasser benötigst Du maximal 15 Minuten für die Erstellung. Andersherum nimmt die Lektüre den Empfänger höchstens 5 Minuten in Anspruch.

Den personenbezogenen 5-15 Report kannst Du für Projekte gleichermaßen etablieren wie für Linienaufgaben. Jeder Teilnehmer erstellt zu einem festen Zeitpunkt einen Wochenbericht und sendet diesen an seinen Leiter, Manager bzw. Vorgesetzten. Sowohl auf Team-, Abteilungs- oder Bereichsebene geben die Einzelberichte dann dem Empfänger einen Überblick über die Gesamtleistung und das Stimmungsbild.

Aufgrund seiner Konzentration auf das Wesentliche und der limitierten Bearbeitungszeit ist das Berichtsformat eine einfache und effektive Möglichkeit der wöchentlichen Regelkommunikation.

Synonyme für den 5-15 Report sind das ausgeschriebene Five Fifteen Report oder die Kurzform 5-15.


Aufbau

5-15 Report

In seiner Reinform beinhaltet der 5-15 Report drei Spalten. Die darin enthaltenen Informationen lassen sich in unter 15 Minuten komplettieren und in 5 Minuten konsumieren.

Versehe Deinen 5-15 Report mit Meta-Informationen wie das Datum der Erstellung, den verantwortlichen Autor, den Berichtszeitraum sowie den Empfänger.

5-15 Report
Struktur und Elemente des 5-15 Reports

Rückblick - Was wurde erledigt?

In Teil 1 lieferst Du eine kurze Beschreibung der zurückliegenden Ergebnisse, Erkenntnisse und Aktivitäten der zurückliegenden Woche.

  • Welche Resultate habe ich erzielt?
  • Wie sehen die Ergebnisse verglichen mit den geplanten Angaben aus dem letzten Report aus?
  • Auf welchen Erfolg bin ich ganz besonders stolz?
  • Welche überraschende Erkenntnis habe ich seit dem letzten Bericht gewonnen?

Lege Deinen Fokus auf die entscheidenden Dingen. Nutze zudem charakteristische Kennzahlen für Deine Arbeit, wie beispielsweise erledigte Tickets, durchgeführte Kundenkontakte oder abgearbeitete Testfälle.

Stimmung - Wie geht es voran?

Im zweiten Teil reflektierst Du offen das Vorankommen und die aktuelle Stimmung. Zudem zeigst Du (potentielle) Hindernisse und Risiken auf, die Deinen Fortschritt erschweren (könnten).

  • Wie ist meine persönliche Moral sowie die Lage im Team?
  • Wie sieht die Motivation aus, die gesteckten Ziele zu erreichen?
  • Welche Herausforderungen behindern mich bei der Arbeit?
  • Wo könnten Probleme lauern und welche Auswirkungen können diese haben?

Gut geeignet sind Stimmungsbarometer und Skalen. Beziehe Deine Aussagen auf gesicherte Tatsachen, nicht Meinungen oder Vermutungen.

Vorausblick - Was wird erledigt?

Im dritten Teil des 5-15 Reports zeigst Du Optimierungspotentiale auf und berichtest von den Zielen und Prioritäten für die Folgewoche.

  • Welche Werkzeuge und Abläufe sollten verbessert werden?
  • Welche Idee bringt das Projekt, das Team, das Unternehmen etc. weiter?
  • Welche Resultate will ich in der nächsten Woche fertigstellen?
  • Wo liegt mein Arbeitsschwerpunkt in den kommenden 5 Arbeitstagen?

Idealweise sind die Verbesserungsvorschläge und zukünftigen Ergebnisse messbar.


Anwendung

Einen 5-15 Report erstellst Du im wöchentlichen Rhythmus für eine festgelegte Zielgruppen (z.B. Projektmanager, Bereichsleiter). Als Vorlage solltest Du den aktuellen Bericht aufgreifen, damit auf einer etablierten Struktur sowie zuvor kommunizierten Fakten aufsetzen.

  • 1

    Initiieren

    Erfrage direkt zu Beginn die Zielgruppe und deren Informationsbedarfe.
    - Wer liest den Report für welche Entscheidungen?
    - Welche Informationen sind besonders wichtig?
    - Wie detailliert sollen die Punkte ausgeführt werden?
    Richte Struktur und Inhalt des 5-15 Reports an den Vorlieben der Empfänger aus.

  • 2

    Ausfüllen

    An festen Tagen in der Woche - beispielsweise vor dem Feierabend am Mittwoch - erstellst Du in unter 15 Minuten den 5-15 Report. Packe nur die wichtigsten Fakten in das Papier, schließlich soll die Lesezeit 5 Minuten nicht übersteigen.

  • 3

    Kommunizieren

    Vergiss nicht den Bericht zu versenden bzw. bei Bedarf an einer zentralen Stelle zu archivieren. Sammle Feedback ein.
    - Welche Fragen sind nach Lektüre des Berichts immer noch offen?
    - Wo muss weniger ins Detail gegangen werden?
    - Welche Informationen sind irrelevant?
    Aufgabe und Handhabung eines 5-15 Reports sind für Änderungen offen. Optimiere kontinuierlich das Papier und damit Deine Kommunikation mit den Stakeholdern.


Beispiele

5-15 Report von James Bond an 'M'

Angenommen der Geheimagent der britischen Majestät James Bond müsste einen 5-15 Report erstellen. Der Bericht an seinen Vorgesetzten 'M' könnte folgende Gestalt haben.

5-15 Report
Ein fiktiver 5-15 Report für den britischen Geheimagenten James Bond

Vor- & Nachteile

Pro

  • Der 5-15 Reporting strafft das Berichtswesen in Zeit und Inhalt. Das Format hält den Ersteller an sich auf die wichtigsten Punkte zu beschränken.
  • Der Bericht bezieht den Input aller Teilnehmern ein, also auch von introvertierten und zurückhaltenden Personen.
  • Auch den Empfängern Deines Berichts erleichtert die Standardvorlage die Lesearbeit. Alles steht an seinem festen Platz und kann in maximal fünf Minuten erfasst werden.
  • Wie ein Projektbericht unterstützt das Dokument eine asynchrone Kommunikation der relevantesten Informationen an eine (theoretisch) unbegrenzte Menge an Rezipienten.
  • Auch Wochen nach Verteilung kann ein 5-15 Report für eine ex post Betrachtung des Arbeitsverlaufs - beispielsweise im Rahmen einer Lessons Learned Sitzung, einem Mitarbeitergespräch oder dem Projektabschluss - herangezogen werden.

Contra

  • Auch wenn er einen minimalistischen Anspruch erhebt kostet der 5-15 Report sowohl dem Ersteller als auch dem Leser wertvolle Zeit und bindet Aufmerksamkeit.
  • Für große Teams ist die Berichtsform auf Einzelpersonenebene ungeeignet. Bei 5 Minuten und 10 Mitarbeitern benötigt ein Empfänger eine knappe Stunde für die Auswertung. Besser in solchen Situationen ist das Pulse Board.
  • Auch für Standardprozesse und wiederkehrende Umsetzungsaufgaben geht der 5-15 Report am Ziel vorbei. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, wöchentlich eine Beinahe-Kopie der Vorwoche zu erhalten.
  • Der 5-15 Report ist immer eine gefilterte Sicht des Berichtenden. Für Details, Auswirkungsanalysen und Ursachenbestimmungen muss mündlich nachgehakt oder Zusatzdokumente eingefordert werden.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Aussagen auf das Notwendige reduzieren

    Beim 5-15 Report gilt: Weniger ist mehr. Reduziere die Information, die Du in den Bericht packst.

    Verfasse aus Empfängersicht. Was sind die drängendsten Fragen? Was ist für den Leser wirklich relevant?

    Dein Report ist ein Schnappschuss, kein Ölgemälde.

  • Tipp 2 - Ergebnisse in den Vordergrund stellen

    Lege den Fokus Deines 5-15 Reports auf handfeste Resultate und fertiggestellte Aufgaben. Routinetätigkeiten und Langläufer-ToDos haben im kondensierten Bericht nichts zu suchen.

  • Tipp 3 - Struktur und Inhalte auf Bedarfe anpassen

    In der Praxis existieren unzählige Varianten und Formblätter für den 5-15 Report, stets angepasst an die Kommunikationsbedarfe. Stelle wiederkehrend die Frage…

    „Welche Infos helfen dem Empfänger am meisten?“

    …und richte daran Struktur und Inhalt des Berichts aus.

  • Tipp 4 - Bericht um visuelle Elemente ergänzen

    Erweitere Deinen Report um Icons, Symbole oder sonstige Kennzeichen. Einige Anregungen:

    • Eine Ampel zeigt den Status eines Ergebnisses an.
    • Ein Icon symbolisiert den Beginn einer Aufgabe.
    • Eine Farbmarkierung signalisiert die Priorität eines Themas.

    Achte auf Verständlichkeit Deines angereicherten Berichts und Verhältnismäßigkeit von Aufwand und Aussagekraft. Ergänze im Zweifel eine Legende.

  • Tipp 5 - Report als Agenda für Team-Meeting nutzen 

    Nutze den 5-15 Report als Agenda, falls Du Teamsitzungen zu Beginn oder Wochenende organisierst. Jeder Teilnehmer bringt seinen Report mit und berichtet in 5 Minuten seinen Status.

  • Tipp 6 - Bericht auf mehreren Ebenen verankern

    Gerne kannst Du das Berichtswesen mittels 5-15 Report auf mehreren Hierarchieebenen etablieren. Die Mitarbeiter senden ihren Bericht an den Vorgesetzten. Nach Lektüre stellt dieser einen eigenen Report in 15 Minuten für die nächste Management-Ebene zusammen. Richtig angewendet ergibt sich für alle Ebenen ein wöchentlicher Statusbericht mit allen Dingen, die gut oder schlecht laufen.


Ursprung

Laut Quellen entwickelte der Kletterer und Abenteurer Yvon Chouinard den 5-15 Report. Das war 1988, also vor über 30 Jahren. Chouinard wollte auf Reisen über sein Outdoor-Ausrüstungsunternehmen Patagonia auf dem Laufenden gehalten werden und suchte nach einer schlanke Form der Statuskommunikation. Inzwischen haben zahlreiche internationale Organisationen den Berichtstyp aufgenommen und adaptiert.


Bonusmaterial

Zuletzt aktualisiert am 18. August 2022 durch Dr. Christopher Schulz


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