Der Projektabschluss – ein Vorhaben professionell beenden

Als Projektleiter, Programmmanager oder Auftraggeber bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Wie kann ich das Projekt abschließen, mein Team und mich vom Vorhaben offiziell entlasten?
• Wodurch stellen wir sicher, dass die vom Projekt genutzten Ressourcen strukturiert zurückgeführt werden?
• Wie können wir die im Projekt gemachten Erfahrungen für Folgeengagements konservieren?

Unterstützung findest Du im Projektabschluss und einer begleitenden Checkliste.

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Ergebnis: Projekt vollständig abgeschlossen

Teilnehmer: mind. 1 (Projektleiter)

Dauer: 1 Stunde bis mehrere Tage (je nach Projektumfang)

Utensilien: Notebook & Office Software, ggf. Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand & Stifte (je nach Projektart)

Zweck

Mit einem Projektabschluss beendest Du offiziell ein laufendes Vorhaben. Per se besitzt ein Projekt einen definierten Anfang sowie ein definiertes Ende. Laut Wikipedia ist der Projektabschluss die letzte Phase eines Projekte. In dieser werden…

• die Projektergebnisse in die Linienorganisation überführt,
• die Projektprozesse und Projektmanagementprozesse beendet sowie
• das Projekt abgenommen und der Projektleiter entlastet.

Der Abschluss umfasst die vier Schritte Ergebnisabnahme, Abschlussanalyse, Erfahrungssicherung und Auflösung. Speziell in langlaufenden Großprojekten mit vielen Stakeholdern ist ein professionell gestalteter Projektabschluss entscheidend. Das Resultat ist erbracht, jetzt räumst Du als Projektleiter buchstäblich die Werkstatt hinter Dir auf und entlässt das Projektteam.

Grundlage eines professionellen Projektabschlusses ist eine solide Auftragsklärung. Basis ist meist das Beratungsangebot, später im Engagement dann die Problem-Ziel-Beschreibung, der Projektsteckbrief bzw. der Projektauftrag. Nur wenn Projektziele, Ergebnisse, Scope, Laufzeit und Randbedingungen vereinbart sind, kann ein Projekt auch zur Zufriedenheit aller Beteiligten beendet werden. Den Stakeholdern und Dir muss dafür klar sein, wann fertig wirklich auch fertig ist. Das klingt banal, in vielschichtigen internationalen Projekten mit einer anspruchsvollen Materie und einer komplexen Interessenslage ist das gar nicht so einfach.

„Bereits zu Beginn das Ende im Sinn haben“ lautet eine nützliche Regel für Projektmanager. Mit einem Projektabschluss ziehst Du einen offiziellen Schlussstrich. Du beendest explizit ein Engagement, grenzt bewusst Deinen Verantwortungsbereich ab.  Für Fehler, neue Kundenanforderungen oder Anpassungswünsche, die erst im Nachgang aufkommen, kannst Du als entlasteter Projektleiter nach Abschluss nicht mehr zur Verantwortung gezogen werden.

Synonyme für den Projektabschluss sind Projektende oder das englische Project Closure.

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Aufbau

Ein Projektabschluss beinhaltet vier Aufgabenfelder mit verschiedenen Aktivitäten und Ergebnissen. Je Projekt, Kundenbedarf und Nachfolgeaktivitäten sind die Schwerpunkte verschieden. Nutze folgende Aufzählung als Anregung. Alternativ greifst Du auf die dieser Methoden angehängten Checkliste zurück.

Feld 1: Ergebnisabnahme – „Was liefert das Projekt?“

• Ergebnisse (Anwenderhandbuch, Betriebsanleitung, Konfigurations-Checkliste, etc.) ausreichend dokumentiert und an Auftraggeber übergeben
• Abschlusspräsentation vor Stakeholdern (Steuerkreis, Sponsor, Kunde etc.) gehalten
• Übergabeprotokoll (Administrations- & Wartungsaufgaben, Folgeaktivitäten und offene Aufgaben samt Verantwortliche etc.) angelegt und kommuniziert
• Abnahme- bzw. Freigabeprotokoll abgestimmt und unterzeichnet

Feld 2: Abschlussanalyse – „Wie groß ist die Deckung zwischen Ist und Plan?“

• Soll-Ist Abgleich für Projektziele, -ergebnisse, -zeit und -qualität durchgeführt
• Abschlussbericht erstellt und an Auftraggeber übergeben
• Leistungen und Verhalten des Teamteilnehmer evaluiert und Weiterentwicklungspfade vorgeschlagen
• Abschlusskostenkalkulation und/oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtung realisiert

Feld 3: Erfahrungssicherung – „Was lernen wir aus dem Projekt?“

• (Zwischen-)Ergebnisunterlagen und Projektmanagementpapiere abgespeichert
• Lessons Learned zum Vorgehen und den Ergebnissen im Projektteam durchgeführt
• Wichtige Erkenntnisse, nützliche Erfahrungen sowie wiederverwendbare Ansätze in Wissensmanagementsystem dokumentiert
• Publikationswürdige Methoden, Modelle und Fakten als Blogbeitrag, Case Study oder Fachbeitrag veröffentlicht
• Kundenzufriedenheit mittels eines Feedbackbogens erhoben
• Kontaktdaten im Customer Relationship Management (CRM) System ergänzt und aktualisiert
• Beraterprofil, Lebenslauf, Online Business Netzwerk Profile etc. auf den aktuellen Stand gebracht
• Fertigkeiten & Kenntnisse an Betriebsteam vermittelt

Feld 4: Auflösung – „Was müssen wir für den Projektbeendigung tun?“

• Mitglieder des Projektteam in die Linie oder in neue Projekte überführt
• Kommunikationsmaßnahmen (Jour Fixes, Steuerkreisrunden, Telefonkonferenzen, etc.) auf null zurückgefahren
• Vom Projekt gebundene physische Ressourcen (Meetingräume, Schreibtische, Whiteboards, Notebooks etc.) an die Organisation zurückgegeben
• Vom Projekt gebundene virtuelle Ressourcen (Laufwerke, Softwarelizenzen, digitale Kanban Boards etc.) an die Organisation zurückgegeben
• Finale Finanz- und Controlling-Aufgaben (Schließung Projektkostenstelle, Rechnungsstellung, Zeiterfassung, Rückstellungen für Gewährleistungen etc.) umgesetzt
• Wichtigen Stakeholdern und Auftraggeber für Zusammenarbeit gedankt
• Projektteam für die gute Arbeit gewürdigt und Projektabschluss gefeiert

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Anwendung

Ein Projekt, was jedoch noch Wochen nach dem geplanten Abschluss an Deinen Schuhen wie Kaugummi klebt und Zeit und Energie aus Deinem neu verplanten Arbeitstag saugt, ist nervenaufreibend. Mit einem professionellen Projektabschluss wirkst Du dem entgegen.

1. Das ‚Fertig‘ definieren

Ein guter Projektabschluss beginnt mit einer professionellen Auftragsklärung. Gleiche vor Annahme eines Projektes die verschiedenen Vorstellungen zum Fertigstellungsgrad ab. Regelmäßig verstehen unterschiedliche Stakeholder unter dem Begriff ‚Fertig‘ etwas anderes.

Fixiere im Beratungsangebot, in der Problem-/Ziel-Beschreibung, im Projektsteckbrief bzw. im Projektauftrag klar die zu leistenden Ergebnisse und deren Gütekriterien.

Sprich direkt zu Beginn des Engagements auch die erforderlichen Aufräumarbeiten am Projektende an.

• Welche Abschlussergebnistypen werden verlangt?
• Wer empfängt, benötigt, liest etc. diese?

2. Änderungen nachhalten

Achte im Projekt wie ein Schießhund auf Änderungen in Zielen, Ergebnissen, Scope und Randbedingungen. Halte für jede Anpassung die Auswirkungen auf den Projektabschluss fest.

• Was muss zusätzlich übergeben werden?
• Welche Ergebnisse entfallen?

3. Projektabschluss durchführen

Jedes Projekt ist einzigartig. Damit läuft auch jeder Projektabschluss individuell ab. Treibe in der finalen Projektphase die Ergebnisabnahme, Abschlussanalyse, Erfahrungssicherung und schließlich die Auflösung voran. Im Idealfall stellen die Ergebnisempfänger das Resultat vor bzw. verkündet der Auftraggeber den Abschluss öffentlich und formell mit positiven Worten.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Gehe am Projektende kurz auf die nächsten Schritte ein, beispielsweise die Begleitung des Betriebs- und Wartungsteams. Falls es ein Folgeprojekt gibt, stellst Du dieses kurz vor.

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Beispiele

Abschluss eines Consulting Mandats

Als Unternehmensberater bist Du Projektarbeiter. Gerade in wirtschaftlich rosigen Zeiten reiht sich ein Mandat an das Andere. Kaum bist Du in den finalen Zügen des aktuellen Engagements, dann steht auch schon die nächste Initiative ins Haus.

Es kommt zur Übersprunghandlung. Statt das noch laufende Projekt vollständig abzuschließen, bist Du bereits vollauf im neuen Thema unterwegs. Das Problem: So ganz fertig ist das letzte Projekt noch nicht. Es zieht weiterhin Energie, kostet Zeit und bindet Aufmerksamkeit. Abhilfe schafft ein expliziter Projektabschluss.

Bei mir beinhaltet der Abschluss der Projekte in der Regel folgende acht Aufgaben:

1. Vorstellung Abschlusspräsentation samt Management Summary
2. Versand der Unterlagen an alle Stakeholder inklusive Dankesnachricht für die Unterstützung
3. Vorbereitung und Begleitung der Ergebnisabnahme
4. Wirtschaftlichkeitsprüfung des Beratungsprojektes
5. Archivierung der Projektergebnisse
6. Zufriedenheitsabfrage beim Kunden auf Basis eines Feedbackbogens
7. Rechnungsstellung an den Kunden
8. Vereinbarung eines nächsten Kontakttermins mit dem Kunden

Eine Lessons Learned führe ich mit den Kollegen bei Bedarf durch.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Gerade in der finalen Phase drohen Projekte regelmäßig zu zerfransen. Teammitglieder verlassen frühzeitig das Vorhaben, die Produktivität lässt nach und bei den Ergebnissen wird geschludert. Ein von Anfang an eingeplanter Projektabschluss sorgt bis zum Schluss für Verbindlichkeit und Einsatzbereitschaft.
• Kurzfristig bedeutet ein Projektabschluss Mehraufwand. Mittel- bis langfristig hilft Dir die Phase bei der Umsetzung neuer Engagements. Alle Dinge sind erledigt, die Kapazitäten und der Geist vollständig frei für Folgeprojekte.
• Ein guter Projektabschluss ist auch immer eine Werbung in eigener Sache. Stakeholder rechnen es hoch an, wenn sie das finale Ergebnis nebst einer Nachricht über die Fertigstellung erhalten.

Contra

• Bei kleinen Engagements enthält ein Projektabschluss wenige bis gar keine Aufgaben. Auch wenn das Projektteam anschließend in fast identischer Konstellation zusammenbleibt und sich nur der Projektinhalt ändert, gibt es in der finalen Projektphase wenig zu tun.
• Im operativen Stress wird ein expliziter Projektabschluss gerne als lästige bürokratische Pflichtübung verstanden. Der Einsatzwille der Stakeholder und Teammitglieder hält sich folglich in Grenzen.
• Ein bewusster Projektabschluss erfordert Disziplin. Oft ist die Versuchung groß, sich den spannenden Inhalten des neuen Engagements hinzugeben und das alte Engagement hinter sich liegen zu lassen.
• Bei agiler Führung eines Projektes, beispielsweise mittels des Vorgehensmodells Scrum, verliert der klassische Projektabschluss an Wert. Ergebnisse werden in fixen Zeitabständen von einigen Wochen abgenommen. Auch findet ein Lessons Learned nach jedem Zyklus statt. Ein expliziter Abschluss erübrigt sich.

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Praxistipps

Tipp 1 – Die Ergebnisse kommunizieren

Die Projektresultate liegen vor, trotzdem sind die Anforderer, der Sponsor bzw. der Steuerkreis unzufrieden? Das eine sind die geleisteten, das andere die kommunizierten Ergebnisse.

Oder anders ausgedrückt: Fertig für das Projektteam heißt nicht automatisch fertig für die Stakeholder. Leiste hier bewusst Kommunikationsarbeit. Handle zu Projektbeginn die Definition of Done aus.

Tipp 2 – Abschlussdokumente als Projektergebnisse werten

Ein Lessons Learned Workshop, ein Abschlussbericht, eine Ex-Post-Bewertung – das alles sind Ergebnistypen die Aufwände erzeugen und Zeit kosten.

Kläre zu Beginn mit Auftraggeber und Verantwortlichen der Folgephasen, was für den Abschluss Deines Projektes erwartet wird. Kalkuliere die Erstellung in das Budget und den Terminplan ein.

Tipp 3 – Eine Projekt-Aufräumliste anlegen

Je größer und ausgedehnter ein Projekt, desto umfassender auch sein Projektabschluss. Lege zu Beginn einer Großinitiative eine Projekt-Aufräumeliste (englisch auch Known-Issues-List) an. Diese Sammlung enthält alle ToDos, die beim Projektabschluss absolviert werden müssen.

In der finalen Phase des Projektes gehst Du und Dein Team dann durch die Liste. Ihr verteilt die Abschlussaufgaben und arbeitet diese dann systematisch ab. Alternativ übergebt ihr die offenen Aufgaben an die Betriebsmannschaft, beispielsweise die Wartung oder den Service.

Tipp 4 – Bis zum Ende erstklassig arbeiten

Öfters setzt am Ende eines Projektes eine bequeme und gleichgültige Grundstimmung ein. Im Grunde ist das Thema durch, nur noch ein paar Restarbeiten sind zu absolvieren.

Liefere bis zum letzten Projekttag Topleistungen ab. Dein Motto: Der erste Eindruck prägt, der letzte Eindruck bleibt haften.

Wie das Projekt-Kick-Off sollte auch die Projektabschlusspräsentation minutiös geplant und exzellent durchgeführt werden. Das Abnahmeprotokoll ist verständlich, der Abschlussbericht enthält keine Fehler, der Soll-Ist-Abgleich bringt alle wesentlichen Themen auf den Punkt. Achte auf Qualität in den Details. Bis zum Schluss.

Tipp 6 – Einen persönlichen Rückbetrachtung machen

Schließe als Projektleiter auch für Dich selbst mit dem Vorhaben ab.

• Was würdest Du heute anders machen?
• Welcher Deiner Ideen hat sich gut bewährt?
• Was hast Du gelernt?
• Inwieweit hat Dich das Projekt persönlich oder beruflich weitergebracht?

Reflektiere an einem ruhigen Augenblick und notiere bedeutende Erkenntnisse.

Lesetipp

Richard Newton widmet sich in Kapitel 8 seines Buches The Management Consultant: Mastering the Art of Consultancy* ausführlich dem Thema Abschluss eines Beratungsprojektes. Der Projekt- & Change Management Consultant geht insbesondere auf die das Marketing und dem Weiterverkauf von Beratungsleistungen ein.

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Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.

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Bonusmaterial

Marc Opresnik, Fachhochschule Lübeck: Projektabschluss im Projektmanagement (7 min) – informativer Clip über die finale Phase im Projekt

Letzte Aktualisierung am 26.07.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API