Die ABC Analyse – einen Datenberg effizient klassifizieren

Als Produktverantwortlicher, Projektleiter oder Wissensarbeiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

• Auf welche Angebote unseres Sortiments sollten wir uns konzentrieren, da sie einen hohen Erlösbeitrag aufweisen?
• Welche der geplanten sowie laufenden Projekte sind kleine, mittlerer oder große Vorhaben?
• Wie lässt sich eine große Menge an Elementen pragmatisch, objektiv und schnell bewerten und in drei handhabbare Klassen einteilen?

Unterstützung findest Du in der Lorenz-Kurve und dem Verfahren der ABC Analyse.

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Ergebnis: Elemente einer Menge sind bewertet und in drei Klassen A, B und C eingeteilt

Teilnehmer: mind. 1

Dauer: ab 10 Minunten (je Größe der Menge)

Utensilien: Notebook mit Tabellenkalkulation (z.B. Microsoft Excel)

Zweck

Die ABC Analyse ist eine einfache Methode zur Priorisierung von quantitativ erfassbaren Sachverhalten. Dazu werden vorliegende Elemente wie beispielsweise…

• Wertangebote,
• Prozesse,
• Projekte oder
• Aufgaben

nach einem aus den Zielen abgeleiteten Kriterium in die drei Klassen A, B und C eingeteilt. Deine Absicht ist es, all jene Elemente zu identifizieren, denen Du, das Team bzw. Dein Auftraggeber die höchste Aufmerksamkeit schenken solltet.

Durch die pragmatische Trennung in wesentlich und unwesentlich hilft Dir die ABC Analyse Schwerpunkte zu setzen, Entscheidungen zu beschleunigen und unwirtschaftliche Anstrengungen zu vermeiden

Die Elemente der A-Klasse sind die wirklich wichtigen, da sie die größte Wirkung auf den Gesamterfolg haben. Im Gegenzug macht die zeitliche und finanzielle Investition in C-Elemente wenig Sinn, da diese kaum bis gar nicht auf das zu Grunde liegende Ziel einzahlen. Dazwischen liegen die Elemente der Klasse B, die das Kriterium mittelmäßig erfüllen.

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Aufbau

Die ABC Analyse klassifiziert eine Menge von Elementen nach einem festgelegten Kriterium, zum Beispiel…

• den Gewinn bei Projekten,
• den Umsatz mit Kunden,
• den Aufwand für die Umsetzung
• die Kosten für Ressourcen oder
• den Bestand von Artikeln.

Bei Anwendung der Methode entsteht eine Rangfolge aus drei Klassen.

A-Elemente – „Welche Elemente sind wichtig bzw. dringend?“

Bei A-Elementen handelt es sich um besondere Vertreter, die einen hohen Wertbeitrag aufweisen, also im überdurchschnittlichen Maße auf ein oder mehrere Ziele einzahlen. Meist sind es die A-Elemente, um die Du Dich kümmern solltest, da hier Beitrag zur Zielerreichung am höchsten liegt. Die größte Herausforderung bei A-Elementen: Sie treten nur sehr selten auf.

B-Elemente – „Welche Elemente sind mittelmäßig wichtig bzw. dringend?“

Elemente in dieser Klasse bilden das Mittelfeld. Bei durchschnittlichen Nutzen liegt ihre Häufigkeit im Mittelmaß. Je nach Ist-Situation, Problemstellung, Ziel und Umfeld ist es sinnvoll, das Du diese Elemente genauer betrachtest oder vernachlässigst.

C-Elemente – „Welche Elemente sind nicht wichtig bzw. dringend?“

C-Elemente treten oft in hoher Anzahl auf, besitzen jedoch nur einen geringen Beitrag zum Erfolg. US-Amerikaner sprechen hier scherzhaft von „Does not move the needle“. Eine Beschäftigung mit diesen Vertretern hat in der Regel nur sehr geringe Auswirkungen – und frisst meist jede Menge Zeit und Energie.

Unteres Diagramm zeigt ein Beispiel für eine typische ABC Analyse für Kunden und das Kriterium Umsatz.

Versehe Deine ABC Analyse zudem mit Meta-Infos, also einem aussagekräftigen Titel, das Datum der letzten Aktualisierung sowie die verantwortlichen Autoren.

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Anwendung

Die ABC Analyse kannst Du allein oder in der Gruppe im Workshop zur Anwendung bringen.

1. Elemente identifizieren

Lege zunächst die Menge fest, die es zu klassifizieren gilt. Je nach Ziel und Anwendungsbereich können das Produkte, Lieferanten, Kunden, Partner, Risiken etc. sein.

2. Kriterium festlegen

Fixiere anschließend, nach welchem Kriterium und wie die Elemente klassifiziert werden sollen. Mögliche sind…

• quantitative Kriterien wie Kosten, Gewinn oder Umsatz sowie
• qualitative Kriterien wie Reputation, Design und  Marke.

Definiere ebenfalls eine nachvollziehbare, pragmatische und objektive Bewertungsfunktion. Diese ordnet jedem Element einen Wert zu. Stimme diese Funktion mit dem Auftraggeber ab.

3. Elemente bewerten

Bewerte jedes Elemente mit der Bewertungsfunktion und ordne anschließend die Elemente nach ihrer Reihenfolge beginnend mit dem wertvollsten Elemente. Beispielsweise betrachtest Du für jeden Kunden die Umsatzhöhe und bildest anschließend ein absteigendes Ranking.

Berechne für jedes Element den prozentualen Anteil an der Gesamtsumme aller Elementwerte und kumuliere dann alle Elementwerte nacheinander auf. Zum Schluss erhältst Du wieder 100 Prozent.

4. Klassen bilden

Teile die Elemente in die drei Klassen A, B und C anhand der kumulierten Prozentsätzen ein. Die Grenzen müssen dabei nicht immer symmetrisch gezogen werden. Typisch ist, dass eine sehr geringe Anzahl von Elementen einen sehr großen Wertanteil besitzt (A-Elemente) und eine große Anzahl von Objekten nur einen geringen Wertanteil aufweist (C-Elemente).

5. Maßnahmen ableiten

Interpretiere die Einteilung und leite im finalen Schritt Maßnahmen ab.

• Wie wird mit A-Elementen umgegangen?
• Wie können B-Elemente zu A-Elementen entwickelt werden?
• Wie können wir die Menge der C-Elemente reduzieren?

Notiere Aufgaben mit klaren Ergebnissen und Verantwortlichkeiten in einer Aufgabenliste oder setze ein Projekt auf.

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Beispiele

Klassifikation von Materialsortiment

Schritt 1: Klassifikation der Elemente

Du wirst gebeten das Materialsortiment eines Produktionsunternehmens gemäß des Wertanteils in A-, B- und C-Güter einzuteilen. Du wendest die ABC Analyse an und kommst zu folgendem Ergebnis:

• Bei nur 10 Prozent Vorkommen sind A-Güter Materialien mit einem hohen Wertanteil.
• B-Güter haben einen mittleren Wertanteil, treten in 30 Prozent der Fälle auf.
• Schließlich haben C-Güter einen niedrigen Wertanteil, treten dafür aber in einer Häufigkeit von 60 Prozent auf.

Übrigens ist die Einteilung in 10-30-60 Prozent für A-, B- und C-Klasse eine für die ABC Analyse übliche Praktik.

Schritt 2: Ableitung von Maßnahmen

Nun teilst Du das Materialsortiment eines Produktionsunternehmens gemäß seines Wertanteils in A-, B- und C-Güter ein.

• A-Güter binden aufgrund ihres hohen Wertes typischerweise viel Kapital. Durch eine bessere Bedarfsplanung dieser Güter können sich in der Lagerhaltung möglicherweise Kosten einsparen lassen.
• C-Güter treten oft auf, besitzen jedoch nur einen geringen Wert. Durch Verwendung eines höherwertigen Rohstofflieferanten lassen diese Güter möglicherweise zu B- bzw. A-Güter entwickeln.

Du schlägst vor, beiden Hypothesen in einem Untersuchungsauftrag nachzugehen.

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Vor- & Nachteile

Pro

• Die ABC Analyse ist einfach verständliches und nachvollziehbares Verfahren eine Menge von Elementen zu priorisieren, damit wesentliches von unwesentlichem zu trennen.
• Die Ergebnisse einer ABC Analyse lassen sich oft sehr gut grafisch präsentieren. Informiere die Stakeholder auf Basis ansprechender Diagramme und verkürze Entscheidungsprozesse durch verständliche Graphiken.
• Die Methode ist universell einsetzbar und simpel zu applizieren, ganz gleich, ob bei einem mittelständischen Maschinenbauer oder einem internationalen Konsumgüterriesen angewendet.
• Durch die Beschränkung auf ein Kriterium absolvierst Du eine ABC Analyse mit vertretbaren Aufwand und Zeit.

Contra

• Die ABC Analyse bezieht sich immer nur auf den aktuellen Stand der Elementenwerte. Zeitliche Entwicklungen, beispielsweise die Veränderung eines Elements, bleiben unberücksichtigt.
• Durch Konzentration auf ein einziges Bewertungskriterium und drei Klassen wird Komplexität reduziert. Dafür fallen aber möglicherweise gleichsam wichtige Faktoren unter den Tisch.
• Gerade bei weichen Kriterien kann die Bewertung der Elemente sehr subjektiv ausfallen. Auch lässt die Methode offen, wie die Klassen A, B und C dimensioniert werden.
• Das Analysevorgehen bewertet und klassifiziert, gibt aber keine Hinweise für die Maßnahmen. Diese musst Du auf Basis der Ziele ableiten und in Projekte, Aufgaben oder Vorgaben überführen
• Eine ABC Analyse ist nur dann sinnvoll, falls zwischen den zu klassifizierenden Elementen bzgl. des Bewertungskriteriums ein deutlicher Unterschiede besteht. Zudem müssen die vorliegenden Daten konsistent, korrekt und aktuell sein.

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Praxistipps

Tipp 1 – Geschwindigkeit vor Perfektionismus stellen

Gehe pragmatisch vor, statt Stunden mit der Sichtung, Bewertung und Klassifikation von Daten zu verbringen. Sichte kurz die Elemente, klassifiziere diese nach einem plausiblen Kriterium, unterteile das Ergebnis pragmatisch in die Klassen A, B und C, visualisiere Dein Ergebnis und leite anschließend die Handlungsalternativen ab. Viel besser, als sich in den unwichtigen Einzelheiten zu verlieren.

Tipp 2 – Mit weiteren Methoden verbinden

Die ABC Analyse ist vielfältig anwendbar und mit weiteren Consulting Methoden kombinierbar. Einige Anregungen:

• Klassifiziere die Projektrisiken gemäß ihres Risikowertes (= Eintrittswahrscheinlichkeit x Schadensausmaß) in A-, B- und C-Risiken. A-Risiken musst Du aktiv managen, C-Risiken darfst Du ignorieren.
• Teile die Stakeholder des Projektes in Einflussklassen ein. Für A-Stakeholder wendest Du eine partizipative Strategie an, C-Stakeholder ignorierst Du.
• Ordne die Beratungsprojekte entlang ihrer Rendite in die drei Klassen A, B und C ein. Meist besitzt der Großteil der Engagements eine durchschnittliche Performance (C-Projekte), hingegen schließt ein kleiner Teil mit einer Traumrendite ab (A-Projekte).

Tipp 3 – Weitere Klassen bedarfsorientiert ergänzen

Es ist nicht verboten zusätzlich zu A, B und C weitere Klassen zu bilden. Warum nicht, wenn mit fünf Klassen die Maßnahmen besser abgeleitet bzw. Entscheidungen einfacher getroffen werden können. Ich habe gute Erfahrung mit maximal fünf Klassen gemacht. Am besten Du testest verschiedene Klassenanzahlen und ihre Grenzziehung aus.

Tipp 4 – Ergebnisse durch Bilder sprechen lassen

Visualisiere die Klassifizierung Deiner ABC Analyse. Oft verwendet wird die Lorenzkurve. Diese stellt in einem Diagramm grafisch dar, wie gleich bzw. ungleich die Ausprägung eines Kriteriums verteilt ist. Je stärker die Lorenzkurve gewölbt ist, desto größer sind die Unterschiede und desto lohnenswerter ist eine ABC Analyse.

Auch die Nutzwertanalyse eignet sich gut. Jede Spalte enthält eine Klasse, welche die Menge, den Wertbeitrag sowie abgeleitete Maßnahmen enthält.

Lesetipp

In Christian Schawels und Fabian Billings Buch Top 100 Management Tools: Das wichtigste Buch eines Managers Von ABC-Analyse bis Zielvereinbarung* ist die ABC Analyse bereits im Titel enthalten. Neben Lösungsmethoden enthält das Werk bekannte Managementprinzipien, -modelle und -wirkungsbereiche.

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Ursprung

Laut Wikipedia beschrieb H. Ford Dickie im Jahre 1951 in seinem Artikel „ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies“ das erste Mal die ABC Analyse. Dickie arbeitete damals als Manager für Materialwirtschaft beim US-amerikanischen Mischkonzern General Electric. In seinem Beitrag betonte er insbesondere die Nützlichkeit der Methode sich auf die wirklich relevanten Dinge zu fokussieren.

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Bonusmaterial

• Wikipedia: ABC-Analyse – Zahlreiche Beispiele zur Anwendung der Methode
• Nadeem Ahmad: Dank ABC-Analyse auf die richtigen Kunden setzen – Weitere Beispiele zur ABC Analyse und mehrere Praxistipps

Letzte Aktualisierung am 27.07.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API