Als ProzesseigentümerBetriebsverantwortlicher oder Projektleiter bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Wie können wir den tatsächlichen Ablauf eines bestehenden Ist-Geschäftsprozesses textuell erfassen?
  • Womit stellen wir den vollständigen und korrekten Durchlauf eines definierten Soll-Geschäftsprozesses sicher?
  • Was hilft uns das tatsächliche Regel- und Ausführungswissen für einen Prozess festzuhalten?

Unterstützung findest Du im Laufzettel und dem zugehörigen Laufzettelverfahren.


Überblick

Ergebnis: Ist-Prozess in der Praxis erfasst bzw. Soll-Prozess operativ durchlaufen

Teilnehmer: mind. 1 Person

Dauer: ab 10 Minuten für Konzeption und Komplettierung (je Prozessumfang und Detailtiefe)

Utensilien: Klemmbrett & Stift oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit einem Laufzettel erhebst Du einen Ist-Prozess oder dokumentierst die Umsetzung eines Ziel-Prozesses. Begleitend zur Umsetzung notiert der bzw. die Prozessausführende(n) auf einem zentralen Informationsträger definierte Prozessdaten, wie beispielsweise...

  • Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten,
  • Vorkommenshäufigkeiten und Besonderheiten von Ablaufvarianten oder
  • Aktivitätserledigung und Ergebniserbringung.

Geläufige Laufzettel in der Praxis sind Antragslisten, Vorgangsformulare oder Ablaufprotokolle. Allen Formen gemein ist das Ziel der Ablaufdatenerhebung zu verschiedenen Zeitpunkten bzw. an verschiedenen Orten.

Synonyme für den Laufzettel sind Laufzettelverfahren, Laufzettelmethode, Laufliste, Lauflistenverfahren oder Lauflistenmethode.


Aufbau

Ein Laufzettel ist eine tabellarische Auflistung von Prozessschritten, also Aufgaben, Aktivitäten bzw. Einzelschritte. Jeder Schritt steht auf einer separaten Tabellenzeile.

Die Spalten Deines Laufzettels hängen von seinem Ziel ab. Generell gilt: Je bekannter der Prozess, desto feingliedriger sollte Dein Zettel ausfallen.

Laufzettel
Struktur und Elemente eines typischen Laufzettels

Neben den Prozessschritten sind folgende Spalten-Informationen charakteristisch:

  • materielle und immaterielle Inputs, Zwischen-Ergebnisse und Outputs
  • Werkzeuge und Hilfsmittel wie IT-Systeme, Maschinen oder Anlagen
  • Startzeitpunkt, Endzeitpunkt bzw. Gesamtdauer der Bearbeitungszeit
  • Transport-, Liege- und Durchlaufzeiten innerhalb der Prozessschritte
  • umsetzende, rechenschaftspflichtige, konsultierte und informierte Personen
  • administrative Infos wie Identifikation, Aktenzeichen, Vorgangsnummer bzw. Unterschriften der beteiligten Prozessakteure

Achte auf übersichtliche, eindeutige und selbsterklärende Angaben. Ein guter Laufzettel erfasst bzw. beschreibt den Prozess eindeutig und minimiert für die Ausführenden die durch die Datenerhebung verursachte Zusatzbelastung.

Versehe den Laufzettel mit Meta-Infos wie den Prozessnamen, das Datum der Prozessausführung sowie die Namen der Prozessausführenden.


Anwendung

Da sich ein Laufzettel auf einen Ist- bzw. Ziel-Prozess bezieht der von mehreren Personen durchlaufen wird, solltest Du das Laufzettelverfahren für und mit einer Organisation anwenden.

  • 1

    Laufzettel konzipieren

    Definiere zunächst das Ziel, welches Du mit dem Laufzettel erreichen möchtest.
    - Soll ein vorhandener Prozess strukturiert und standardisiert werden?
    - Oder geht es um die Ermittlung der des Ist-Ablaufs?
    - Liegt der Fokus auf der Durchlaufoptimierung bzw. Qualitätssteigerung?
    Entscheide, ob der Laufzettel ebenfalls für bereits laufende Prozesse eingesetzt werden soll. Definiere einen (digitalen) Sammelpunkt, an welchen komplettierte Laufzettel nach Prozessdurchlauf abgeben werden. Lege zudem fest ab und bis wann der Laufzettel angewendet werden soll.

  • 2

    Prozess durchführen

    Verteile die Laufzettel an die Prozessausführende und weise sie in das Verfahren ein. Bitte um sorgfältiges und vollständiges Komplettieren der Zettel.

  • 3

    Daten auswerten

    Interpretiere die mit dem Laufzettel erhobenen Prozessdaten.
    - Welche Besonderheiten fallen beim aufgedeckten Ist-Prozess auf?
    - Welche Schwierigkeiten traten bei der Durchführung des Soll-Prozesses auf?
    Leite Folgeschritte ab. Diese können sich auf den Prozess, den Laufzettel oder Nachfolgeprozesse beziehen.


Beispiele

Laufzettel im Consulting

Auch im Geschäftsmodell Unternehmensberatung kommt das Laufzettelverfahren zum Einsatz. Typische Anwendungsfelder für die Ziel-Prozessbeschreibung sind:

  • Onboarding und Offboarding eines Mitarbeiters
  • Austausch eines Teamkollegen im Projekt
  • Mehrstufiger Qualifizierungspfad zum Projektmanager

Vor- & Nachteile

Pro

  • Der Laufzettel ist eine einfach verständliche, flexibel anwendbare und rasch umsetzbare Methode.
  • Das Verfahren liefert eine präzise und umfassende Dokumentation des Ist- bzw. Ziel-Ablaufs.
  • Stift und Papier - für die simpelste Realisierungsform benötigt ein Laufzettel nur sehr wenige Ressourcen und Werkzeuge.
  • Analog einer Checkliste gibt ein Ziel-Prozesslaufzettel Orientierung und Struktur bei der sequentiellen Abarbeitung von Aufgaben.

Contra

  • Die Nutzung eines Laufzettels belastet die Prozessakteure während der gesamten Umsetzung. Nicht nur die Tätigkeit, sondern auch die Datenerfassung werden realisiert.
  • Sowohl bei der Ist-Erhebung als auch der Soll-Umsetzung können die Laufzetteldaten durch den Verantwortlichen bewusst oder unbewusst manipuliert werden.
  • Das Verfahren macht generiert keine Erkenntnisse zu den Verteilzeiten, Auslastung, Engpässen oder Defiziten eines Prozesses.
  • Digitale Ansätze wie das Process Mining machen manuelle Laufzettel für die Ist-Prozesserfassung obsolet. Auch übernehmen Workflow Systeme die Steuerungsfunktion eines Ziel-Prozesslaufzettels.
  • Das Laufzettelverfahren erfasst nur die Tätigkeiten, die innerhalb des Prozesses aus Sicht des Prozessausführenden anfallen. Prozessschnittstellen sowie Unterstützungs- und Steuerungsprozesse bleiben unberücksichtigt.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Laufzettel für den Normalbetrieb vorsehen

    Ein Laufzettel soll den Regelprozess erheben bzw. festlegen. Unterstreiche beim Einsatz, dass es sich nicht um eine Leistungskontrolle oder Ablaufoptimierung handelt. Vielmehr sollen die regulären Bearbeitungsschritte bzw. die übliche Durchlaufzeit abgebildet werden.

  • Tipp 2 - Konzept in der Organisation verankern

    Ein Laufzettel bedeutet für die Prozessakteure eine Mehrbelastung im Tagesgeschäft. Die Gefahr besteht, dass die Prozessdaten unvollständig, falsch oder überhaupt nicht durch die Umsetzenden erfasst werden.

    Unterstütze während der Etablierungsphase das Konzept. Führe Rundgänge am Ort der Prozessumsetzung durch und zeige den Mehrwert des Verfahrens auf. Beachte, dass neben den direkt ausführenden Akteuren auch Nachbarbereiche vom Laufzettelverfahren betroffen sein können.

  • Tipp 3 - Mehrere Laufzettel zum Einsatz bringen

    Bei komplizierten Prozessen mit zahlreichen Parallelpfaden, Rücksprüngen bzw. Fallunterscheidungen solltest Du mehrere Laufzettel anfertigen (lassen). Differenziere dabei anhand des agierenden Prozessumsetzers.

  • Tipp 4 - Laufzettel einfach und kompakt halten

    Je klarer und kürzer Dein Laufzettel, desto effizienter seine Nutzung und Pflege. Analog einer Checkliste oder einem Fragebogen gilt:

    • Erhebe einen Fakt ein einziges Mal.
    • Fasse kleinteilige Aktivitäten zusammen.
    • Entferne uninteressante Aspekte.
    • Ergänze Ausfüllhinweise im Idealfall direkt am zu dokumentierenden Feld.
  • Tipp 5 - Vor Einsatz einen Testlauf durchführen

    Führe vor dem flächendeckenden Einsatz des Laufzettels eine zeitlich begrenzte Probeerhebung mit ausgewählten Akteuren durch. Der Testlauf…

    • verbessert den Laufzettel auf Basis der Fragen und Rückmeldungen und
    • schafft mit den beteiligten Beschäftigen gleichzeitig Multiplikatoren und Fürsprecher für das Konzept.

Ursprung

Noch bis Ende des 20. Jahrhunderts war der papiergebundene Laufzettel in vielen deutschen Bibliotheken anzutreffen. Dort protokollierte er die Verleihhistorie eines Buches. Mit der Einführung von Bibliotheksnutzerkarten sowie zentralen Bestandsdatenbanken sank die Relevanz des klassischen Papierformat nahezu auf Null.


Bonusmaterial

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Thomas Grosser: Übersicht der Erhebungstechniken (1 min) - Kurzeinführung in das Verfahren

 

Zuletzt aktualisiert am 31. August 2021 durch Dr. Christopher Schulz

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