Als Projektleiter, Prozessverantwortlicher oder Personalreferent bzw. deren Berater bist Du mit folgenden Fragen konfrontiert:

  • Wie können wir Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse und Verantwortung der im Projekt beteiligten Akteure visuell definieren?
  • Auf welche Weise können wir die Tätigkeiten, Befugnisse und Pflichten der im Prozess tätigen Rollen eingängig gegeneinander abgrenzen?
  • Welche visuelle Informationsstruktur hilft uns bei der Formulierung von Stellenanzeigen?

Unterstützung findest Du in der Role Model Canvas und im Verfahren des Role Modelings.


Überblick

Ergebnis: Rollenbeschreibung dokumentiert, abgestimmt und verabschiedet

Teilnehmer: mind. 1 (besser: im Team)

Dauer: ab 15 Minuten (je Rolle)

Utensilien: Whiteboard/Flipchart/Metaplan-Wand, Karten & Stifte oder Notebook & Office Software

Zweck

Mit dem Role Model Canvas definierst und vereinbarst Du visuell eine Projekt- oder Linienrolle und deren Interaktionen mit ihrem Umfeld. Der oder das Canvas steht dabei für die Leinwand auf der die Rollenbeschreibung entsteht.

Nutze das Governance Werkzeug beispielsweise...

Sein größtes Potential entfaltet der Role Model Canvas beim Aufbau und der anschließenden Anwendung im Team. Das Rollenprofil wird gemeinsam herausgearbeitet, abgestimmt und beschlossen sowie anschließend in der Praxis gelebt.

Mögliche Synonyme für den Role Model Canvas sind Role Canvas oder Rollen Canvas.


Aufbau

Role Model Canvas

Das Role Model Canvas besteht aus sieben Feldern, welche in Summe eine Rolle aus verschiedenen Perspektiven beschreiben. In jedem Feld verortest Du Karten auf denen Du in Substantiven oder kurzen Gruppen von maximal 5 Worten ein Rollenmerkmal notierst. Der Vorteil dabei: Karten können gestapelt, verschoben oder nachträglich entfernt werden. Außerdem zwingen sie zur Prägnanz.

Versehe Dein Role Model Canvas ganz oben mit dem offiziellen Rollennamen sowie dem Umfeld. Letzteres ist beispielsweise ein Projekt bzw. Programm, eine Organisationseinheit oder ein Geschäftsprozess. Ergänze den Canvas zudem mit Meta-Infos, wie die verantwortlichen Autoren sowie das Datum der letzten Aktualisierung.

Role Model Canvas
Struktur und Elemente des Role Model Canvas

Ziele & Mission

Im Zentrum des Canvas notierst Du die Daseinsberechtigung für Rolle.

  • Worin besteht der Hauptzweck der Rolle?
  • Was ist die Primäraufgabe einer Person mit dieser Rolle?
  • Wann hat die Rolle Erfolg?

Falls Du keine Ziele finden bzw. Mission definieren kannst, solltest Du überlegen ob die Rolle nicht abgeschafft gehört.

Verantwortungen & Entscheidungen

Alle Rechenschaftspflichten und Beschlusskompetenzen der Rolle.

  • Für welche Dinge ist die Rolle verantwortlich?
  • Was darf bzw. muss eine Person mit dieser Rolle entscheiden?
  • Wofür wird ein Akteur mit dieser Rolle angeschaut, angesprochen, gelobt, kritisiert etc.?

Achte darauf, dass die vergebenen Verantwortungen und Entscheidungen die Ziele und Mission unterstützen.

Tut nicht

Halte ganz links auf dem Canvas alle Punkte fest, welche die Rolle explizit nicht macht bzw. verantwortet. Damit reduzierst Konfliktpotential und grenzt zusätzlich zu anderen Rollen ab.

  • Was fällt außerhalb des Kompetenzbereiches der Rolle?
  • Von welchen Verantwortungen ist eine Person in dieser Rolle entbunden?
  • Was gehört nicht in den Aufgabenbereich der Rolle?

Wichtig sind insbesondere die Grenzbereiche, also Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung, welche die Rolle sehr wohl übernehmen könnte.

Aufgaben & Ergebnisse

Eine Sammlung der wichtigsten ToDos der Rolle.

  • Was muss die Rolle wiederkehrend tun um ihre Ziele zu erfüllen?
  • Welche Aufgaben erledigt die Rolle im Rahmen ihrer Mission?
  • Mit welchen Tätigkeiten ist eine Person in dieser Rolle hauptsächlich befasst?

Konzentriere Dich auf das 'Was' und nicht das 'Wie'.

Werkzeuge & Hilfsmittel

Alle Tools, welche die Rolle für ihre Arbeit benötigt.

  • Mit welchen Ressourcen entwickelt eine Person mit dieser Rolle die Ergebnisse?
  • Welche Software setzt die Rolle in ihren Aufgaben ein?
  • Welche Mittel verwendet die Rolle für ihre Kommunikation?

Das Feld schafft Bewusstsein darüber, was die Rolle braucht um gut arbeiten zu können.

Hilfe & Unterstützung

Entlastung der Rolle durch das Umfeld bzw. Hilfestellung der Rolle gegenüber ihren Mitmenschen.

  • Wem darf, kann oder muss die Rolle helfen?
  • Wer unterstützt die Rolle in ihren Aufgaben und Ergebnissen?
  • Auf wen kann eine Person in dieser Rolle zählen?

Notiere wiederkehrende Unterstützungsleistungen mit Blick auf die bereits befüllten Felder. Hebe durch eingehende ('<') bzw. ausgehende ('>') Zeichen hervor, wann die Rolle unterstützt oder Unterstützung erhält.

Kommunikation & Information

Die Interaktionen der Rolle mit ihrem Umfeld.

  • Mit welchen Akteuren ist die Rolle regelmäßig in Verbindung?
  • Von wem bekommt eine Person in dieser Rolle Aufgaben-relevante Informationen?
  • Welche Vertreter benötigt die Rolle zur Erstellung der Ergebnisse.

Auch hier gilt: Betrachte nur die regelmäßigen Interaktionen einer Rolle. Markiere durch ein- ('<') und ausgehende ('>') Pfeile die Kommunikationsrichtung von bzw. zur Rolle.


Anwendung

Den Role Model Canvas kannst Du für einen bereits produktiven Bereich (z.B. Ist-Canvas für eine vorhandene Fachabteilung) sowie einen sich formenden Bereich (z.B. Soll-Canvas für ein neues Projekt) anwenden. Durchlaufe dazu allein oder im Team folgende Schritte des Role Modelings.

  • 1

    Bereich scopen

    Lege zunächst den Bereich fest, auf welche Du die Methode anwenden willst. Einen guten Role Model Canvas zu entwickeln bereitet Aufwand, scope daher lieber kleiner als größer.
    Notiere den Rollennamen sowie das Umfeld.

  • 2

    Mission & Ziele definieren

    Fixiere zuerst die Daseinsberechtigung für die Rolle in Form der Mission und Zielen.

  • 3

    Aufgaben & Werkzeuge bestimmen

    Identifiziere nun wiederkehrende Aufgaben und die dafür notwendigen Werkzeuge. Nützliche Inputs sind die Stellenbeschreibung, die Prozessdefinition bzw. die Ergebnischarakteresierung.

  • 4

    Verantwortung & Entscheidung festlegen

    Arbeite nun die Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen heraus. Definiere zudem, wofür die Rolle nicht zur Rechenschaft gezogen werden kann.

  • 5

    Interaktionen beschreiben

    Präzisiere nun die Interaktionen der Rolle mit ihrem Umfeld in Form von Hilfestellung und Kommunikation. Orientiere Dich dabei an den bereits komplettierten Feldern.

  • 6

    Canvas prüfen

    Prüfe den Canvas bzgl. Vollständigkeit, Konsistenz und Korrektheit.
    - Passen die Aufgaben und Werkzeuge zur Verantwortung und Entscheidungsmacht?
    - Sind alle notwendigen Interaktionsflüsse definiert?
    - Grenzt sich die Rolle klar zu bestehenden Rollen ab?

  • 7

    Ergebnisse abstimmen

    Hinter Rollen stehen in Unternehmen immer Personen, welche die Aufgaben mit Leben füllen. Stimme die Resultat unbedingt mit den Akteuren ab.

Ein guter Canvas entsteht schrittweise. So ermutigt die Methode zwischen den einzelnen Felder zu springen und iterativ ein Gesamtbild der Rolle herauszuarbeiten.


Beispiele

Role Model Canvas des IT-Administrators einer Beratung

Auch die Wertschöpfung einer Unternehmensberatung basiert auf Informationstechnik (IT). Nachfolgend der unvollständige Role Model Canvas für den IT Administrator eines Consulting Unternehmens.

Role Model Canvas
Der unvollständige Role Model Canvas für den IT Administrator einer Beratung

Vor- & Nachteile

Pro

  • Der Role Model Canvas fördert die interaktive Definition und Abstimmung eines Rollenprofils. Gemeinsam Mission, Aufgaben und Verantwortung festzuzurren macht Spaß.
  • Neben den klassischen Rolleneigenschaften Aufgaben und Verantwortung beleuchtet der Role Model Canvas auch Tätigkeit, die eine Rolle explizit nicht tut und wie diese mit ihrem Umfeld interagiert.
  • Auch Personen die nicht am Entstehungsprozess des Role Model Canvas beteiligt waren, erhalten mit Blick auf das Ergebnis rasch einen Überblick über den Kern einer Rolle.

Contra

  • Anders als die AKV Methode führt der Role Mode Canvas nicht das Feld Kompetenzen mit notwendigen Fähigkeiten und Erlaubnissen auf. In Konsequenz lässt sich eine Unter- oder Überdeckung von Aufgaben und Verantwortung nicht feststellen.
  • Einen umfassenden Role Model Canvas zu erstellen und abzustimmen Bedarf Zeit und Konzentration. Sollen mehr als fünf Rollen am Stück definiert werden, verliert das visuelle Werkzeug zudem seinen Reiz.
  • Vorsicht Papiertiger: Der Role Modell Canvas sagt nichts darüber aus, wie die definierte Rolle auch im Alltag gelebt wird.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Ist-Stand kritisch hinterfragen

    Beleuchte beim Befüllen der Felder des Role Mole Canvas den Status Quo der Rolle kritisch. Einige Prüffragen:

    • Passt die Mission zum Projektziel?
    • Decken sich die Aufgaben mit der Verantwortung?
    • Liefert die Rolle zu viele Unterstützungsleistung und vernachlässigt dadurch ihre Aufgaben?

    Justiere am auch Projekt- bzw. Linienumfeld bzw. an den weiteren Rollen für einen perfekten Einklang.

  • Tipp 2 - Canvas im Team entwickeln

    Erarbeite einen Role Model Canvas am besten mit den Akteuren, die später auch die Rolle ausfüllen werden. Auf diese Weise werden die Ergebnisse von allen akzeptiert und keiner fühlt sich übergangen.

  • Tipp 3 - Für neue Rollen und Schnittstellen nutzen

    Ein guter Ansatzpunkt für den Role Model Canvas sind die Schnittstellen zwischen Abteilungen, Bereichen oder Teams. Immer dann, wenn es zu einer übergreifenden Zusammenarbeit kommt, müssen Aufgaben und Verantwortung klar sein. Ebenfalls nützlich ist das Werkzeug bei neuen Rollen.

  • Tipp 4 - Canvas gut sichtbar aufhängen

    Platziere speziell zu Beginn einer Zusammenarbeit die Role Model Canvas gut sichtbar im (virtuellen) Raum. Die Canvas Galerie schafft Klarheit und Identität der beteiligten Akteure mit ihrer Rolle. Zudem informiert er auf einen Blick Stakeholder über die Aufgabenverteilung im Team.

  • Tipp 5 - Zusatzfeld mit Hinweisen ergänzen

    Erweitere Dein Role Model Canvas durch ein achtes Feld namens ‘Hinweise’. In diesem ‘Joker-Bereich’ legst Du alle Informationen ab, die sich keinem der anderen Felder zuordnen lassen. Beispielsweise sind das Angaben zu notwendigen Kompetenzen oder zeitliche Fristen.

  • Tipp 6 - Canvas zur Selbstreflexion nutzen

    Entwickle Deinen persönlichen Role Model Canvas allein für Dich im ‘Stillen Kämmerlein’ und werde Dir damit Deiner Rolle im Projekt bzw. Linienbetrieb bewusst. Sprich anschließend Deine Ergebnisse mit den Kollegen ab und prüfe Fremd- und Eigenwahrnehmung.

  • Tipp 7 - Karten mit Zusatzinfos versehen

    Ergänze die Karten Deines Role Model Canvas mit nützlichen Zusatzinfos. Einige Anregungen:

    • Kartenfarbe: Priorität einer Aufgabe, Entscheidung, Tool etc. (z.B. dunkelblau – hoch, hellblau – gering)
    • Kartenrand: Häufigkeit der Aufgabe, Entscheidung, Tool-Nutzung etc. (z.B. dicker Rand – hoch, dünner Rand – gering)
    • Kartengröße: Zeitbedarf für die Aufgabe, Entscheidung, Kommunikation etc. (z.B. große Karte – hoch, kleine Karte – gering)

    Wichtig ist, dass ein Leser des Canvas die visuellen Elemente eindeutig versteht. Füge bei Bedarf daher eine Legende hinzu.


Ursprung

Der Ursprung der Methode ist mir nicht bekannt. Gerne Deine Hinweise per E-Mail an mich.


Bonusmaterial

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Smart Leadership: Das Role Model Canvas (3,5 min) - das Konzept zusammengefasst

Zuletzt aktualisiert am 31. August 2021 durch Dr. Christopher Schulz

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