Lean Production – Lean Management – Lean Leadership. Allzugerne verwenden Consultants heute das englische Adjektiv ‚lean‘ bei der Umschreibung von (neuen?) Methoden, Konzepten und Modellen. Lean steht dabei für Konzentration, Einfachheit und Effizienz. Verschwendung soll in jedem Fall vermieden, Ausschuss und Müll weitestgehend reduziert werden. Vielleicht gehörst Du auch zu den Beratern, die beim Kunden Lean Ansätze einführen. Aber hast Du Dich schon einmal gefragt, was in Deiner Beraterarbeit alles Verschwendung ist? Welche Ergebnisse produzierst Du für den Papierkorb? Welche Deiner Prozesse sind unnütz? Zeit aktiv zu werden, und alle Leistungen ‚für die Katz‘ einzustellen.

Die 7 Arten der Verschwendung im Consulting

Gleich vorweg: für diesen Blogbeitrag erfinde ich das Rad nicht neu. Um typische Verschwendungen im Consulting aufzudecken, greife ich lieber zu einem erprobten Standardkonzept aus der modernen Fahrzeugfertigung – die 7 Arten der Verschwendung (siehe Wikipedia Die 7 Muda).

Der Ansatz geht unter anderem auf den Japaner Taiichi Ohno und seine klassische Lean Production Lehre zurück. Entwickelt in den 1950er Jahre bei Toyota, unterschied Ohno zwischen den Verschwendungen Transport, Bestand, Bewegung, Warten, Überproduktion, Überentwicklung und Nacharbeit. Meist hängen die sieben Arten voneinander ab, das heißt eine Verschwendungsart kann eine andere verursachen. So führt im Consulting beispielsweise die Überproduktion von Projektergebnissen häufig zu mehr Beständen im E-Mailpostfach, dies wiederum zu mehr Warten auf Antworten, usw…

Moment! Was hat denn Fahrzeugproduktion mit gute Beratung zu tun? Sind nicht ‚Autos bauen‘ und ‚Kundenprobleme lösen‘ zwei verschiedene Paar Schuhe? Vergleicht man hier nicht Äpfel mit Birnen?

Vielleicht.

Aber meist entsteht Neues, wenn Du bekannte Ansätze aus einem anderen Bereich auf Deine Domäne überträgst. Starten wir also mit den 7 Arten der Verschwendung im Consulting und finden heraus, wie diese ausgemerzt oder zumindest eingedämmt werden können

Verschwendung 1 – Transport (engl. Transport)

Der erste Verschwendungsart ist der Transport. Im Consulting transportierst Du selten eine physische Sache. Viel optimieren kannst Du an dieser Stelle nicht. Potentiell interessante Stellschrauben sind:

  • Transport von Workshop-Materialien (Moderationskoffer, Beamer, Brown-Paper,  etc.), speziell, wenn die Meeting-Räume unzureichend ausgestattet sind.
  • Persönliche Überbringung von Unterlagen (Beratungsangebot, Projektbericht, USB-Stick mit Dateien, etc.).

Fakt ist: der Transport von reelen Dingen kostet Zeit. Das Transportgut muss gefunden, für den Weg vorbereitet, bewegt, und am Einsatzort ausgepackt werden.

> Reduziere die Menge der zu transportierenden Dinge, beispielsweise durch Zusendung einer digitalen Fassung. Statt mehrmals am Tag einzeln zu transportieren, drehst Du ein einziges Mal eine Runde.

Verschwendung 2 – Bestände (engl. Inventory)

Bestände findest Du zu Beginn, während oder am Schluss einer Consulting Aufgabe. Nachfolgend einige Beispiele für das schlechte Management von Beständen im Berateralltag:

  • Mehrere elektronische Posteingänge (E-Mail Kunde, E-Mail Firma, Xing, LinkedIn, private E-Mail, Facebook, etc.) einsehen, organisieren und abarbeiten.
  • Unterschiedliche Dokumentablagen (interner SharePoint, lokales Laptop-Dateisystem, Netzlaufwerk des Kunden, Smartphone, etc.) für ein Projekt nutzen.
  • Verschiedene physische Orte (Schreibtisch Home-Office, Arbeitsfach im Büro, Aktentasche, Schließfach Kunde, etc.) für zusammengehörige Arbeitsunterlagen verwenden.

Bestände benötigen Platz – und viel schlimmer – generieren Suchzeiten.

> Versuche die Anzahl und Diversität Deiner Bestände zu reduzieren. Daher:  E-Mails treffen in einer Inbox ein, Deine Kollegen und Du verwenden immer die gleiche Ablagestruktur, Du digitalisierst Deine Unterlagen, etc..

Verschwendung 3 – Bewegung (engl. Motion)

Unnötige Bewegung ist ein weiterer Aspekt, der Deine Produktivität in der Beratungsarbeit hemmt. Dazu zählen sowohl kleine als auch große Bewegungen, unter anderem:

  • Kundendienstreisen, insbesondere solche, bei denen Du während der Reise nicht arbeiten kannst (Autofahrt, überfüllte Züge, häufiges Umsteigen, etc.).
  • Häufiger Raumwechsel beim Kunden. Diese „Wanderung zwischen den Meetings“ können sehr viel produktive Minuten Deines Arbeitstages fressen.
  • Mehrfache Inhaltsumwandlung zwischen verschiedenen Ausgabeformaten (Excel Analyse > PowerPoint Bericht > Word Abschlussdokumentation).

Bewegungen kosten Zeit (und damit Geld), sind aber teilweise unvermeidbar.

> Nutze Video-, Webkonferenz- und Telefonlösungen und minimiere damit Dienstreisen und Raumwechsel. Vermeide das Übersetzen von Daten von einem Format in das andere. Auch eine Excel Tabelle kannst Du hübsch aufbereiten, musst nicht immer gleich zu PowerPoint greifen.

Verschwendung 4 – Warten (engl. Waiting)

Eine weitere Verschwendungsart ist das Warten. Regelmäßig anzutreffende Warte-Szenarien in der Beratung sind:

  • Warten auf die Zuarbeit von einem Kollegen bzw. dem Kunden (Präsentationsvorlage, Prozessanalyse, Systemsteckbrief, etc.).
  • Warten auf Zuspätkommer im Meeting (Jour Fixe, Statustelefonat, Workshop), obwohl die für 8:30 Uhr terminierte Sitzung lange geplant war.
  • Warten auf ein Einverständnis oder Entscheidung im Projekt (Software-Tool-Auswahl, weiteres Vorgehen, Weiterbildungsantrag, etc.).

Beim Warten verbrennst Du Geld, ohne das Dein Kunde, Arbeitgeber oder Du etwas davon haben.

> Widme kurze Wartepausen den kleinen einfachen Aufgaben, also solche Jobs, die nur geringes Eindenken erfordern. Das kann beispielsweise die Aktualisierung des Terminkalenders oder die Pflege Deines Stundenzettels sein. Bei großen Unterbrechungen arbeitest Du an parallelen Aufgaben weiter.

Verschwendung 5 – Überproduktion (engl. Over-Production)

Überproduktion existiert immer dann, wenn mehr produziert wird, als der Empfänger bereit ist aktuell abzunehmen. Im Consulting sind folgende Phänomene zu beobachten.

  • Mehr Inhalte in die Unterlage (Entscheidungspräsentation, Fachkonzept,  etc.) packen, als im Meeting tatsächlich Zeit zur Diskussion vorhanden ist.
  • Viele und lange E-Mails schreiben, obwohl die Essenz in wenigen Zeilen auf eine einzelne Nachricht zusammengedampft werden kann.
  • Künstliches Aufblähen von Dokumenten durch Copy-Paste von generischen Textabschnitten (Ziele, Hintergrund, Motivation, etc.).

Überproduktion erzeugt für Dich Mehraufwände. Einmal in der Welt, müssen alle zu viel erzeugten Ergebnisse oft auch nachgehalten werden. Immerhin hat sie der Kunde bereits gesehen.

Im Beitrag Blindleistung vermeiden – als Berater das Richtige richtig tun bin ich schon einmal ausführlich auf die Überproduktion im Consulting eingegangen.

> Gehe ergebnisorientiert, in kleinen Schritten und nahe am Kunden vor. Lege nicht sofort los und liefere wenigen, dafür hochwertigen Output.

Verschwendung 6 – Überentwicklung (engl. Over-engineering)

Beim Over-Engineering in erbringst Du Deine Beratungsleistung in höherer Qualität oder mit mehr Aufwand, als dies vom Kunden gefordert und honoriert wird. Gerade in Technik-affinen Beratungsumfeldern findest Du diesen Verschwendungstypus regelmäßig.

  • Überfrachtete Dokumente, die mit unzähligen Fachbegriffen, langen Schachtelsätzen und etlichen Spiegelstrichaufzählungen übersät sind.
  • Epische Auswahlprozesse, die jedes technische, fachliche und finanzielle Detail der verfügbaren Optionen (Software, Dienstleister, Standorte, etc.) haarklein unter die Lupe nehmen.
  • Überladene Schaubilder (Prozessabläufe, Systemlandschaften, Terminpläne, etc.), die nur vom Autor, jedoch nicht von den Empfängern verstanden werden.

Wie der Überproduktion kostet Dich Überentwicklung wiederkehrend Zeit und Geld.

> Gerade bei Texten kannst Du sehr viel Überentwicklung rausnehmen. Vermeide Buzzwords und Beraterkunstbegriffe. Fomuliere stattdessen klare, verständliche und atomare Aussagen. Gehe bei Auswahlprozessen mehrstufig vor und eliminiere alle nicht weiter zu betrachtenden Alternativen und Bewerbungskriterien. Nutze bei Schaubildern Standardnotationen und visualisiere nur den tatsächlich geforderten Umfang und Detailtiefe.

Verschwendung 7 – Nacharbeit (engl. Defects)

Gelegentlich musst Du auch im Consulting nacharbeiten. Dabei gilt in der Regel: je später im Projekt, desto teurer. Einige Beispiele aus der Praxis:

  • Projektergebnisse (Lastenheft, Architekturkonzept, Strategiepapier, etc.), die der Kunde im Rahmen der Endabnahme bemängelt.
  • Fachartikel (Journalpublikation, Zeitschriftenbeitrag, Online Specials, etc.), welche die Redaktion ablehnt und zur Überarbeitung zurückschickt.
  • Analyseergebnisse (Eintrittsbarrieren, Wettbewerbsüberblick, Kundenclustering, etc.), die der Vorgesetzte in Auftrag gegeben hat, die ihn aber in der aktuellen Form nicht zufrieden stimmen.

Nacharbeit erfordert zusätzliche Zeit und Energie. Im Worst Case musst Du ganz von vorne beginnen, die komplette Aufgabe erneut ableisten.

Gleich ein ganzes Bündel von Maßnahmen helfen Dir, Nacharbeit zu vermeiden.

> Einige Dich im Vorfeld mit Deinem Empfänger auf die Gütekriterien Deiner Ergebnisse. Kläre die Rolle, den Scope und die Detailtiefe Deiner Arbeit. Lasse Dich von Deinen Kollegen beraten und profitiere von Deiner persönlichen Erfahrung. Fokussiere Dich zu einem Zeitpunkt auf eine vorliegende Aufgabe, arbeite damit im sogenannte ‚one-piece-flow‘. Last but not least nutzt Du Weiterbildungen, um an Deinen Beraterfähigkeiten zu feilen.

Fazit

Kennst Du die 7 Arten der Verschwendung, so kannst Du sie in Deinen Prozessen und den Abläufen Deiner Kunden aufspüren. Dies wiederum ist die Grundvoraussetzung für eine Eliminierung bzw. Reduzierung. Als kleine Eselsbrücke kannst Du übrigens TIMWOOD verwenden. Jeder der sieben Buchstaben des Akronyms steht für eine englischsprachige Verschwendungsart.

> Welche Verschwendung tritt in Deiner Consulting Praxis regelmäßig auf? Gerne in kurzer Kommentar.


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