Consulting KPIs – die wichtigsten Kennzahlen einer Unternehmensberatung
Du bist angestellter Consultant? Möchtest eine Unternehmensberatung gründen? Oder Deine bestehendes Beratungshaus skalieren? In allen drei Fällen solltest Du die zentralen Key Peformance Indicators (KPI)s für Deine Branche kennen, die Consulting KPIs. Nachfolgend die wichtigsten Unternehmenskennzahlen für Analyse, Controlling und Wachstum im Consulting, von ‚A‘ wie Auslastungsrate bis ‚T‘ wie Tagessatz.
Consulting KPIs – die Top-Kenngrößen von Unternehmensberatungen
„If you can’t measure it, you can’t manage it.“ soll der US-Amerikanische Ökonom Peter Ferdinand Drucker einmal konstatiert haben. Willst Du Deinen Erfolg in der Beratung von Unternehmen aktiv steuern, dann kannst dafür branchenspezifische Kennzahlen zu Rate ziehen.
Nachfolgend eine alphabetisch sortierte Liste wichtiger Consulting KPIs. Nutze diese für die Messung, Analyse und Optimierung der Leistungen Deines Beratungsunternehmens. Gerne kannst Du das ebenfalls bereitgestellte Zahlenmaterial für Benchmarks heranziehen.
Auslastungsrate (engl. Billable Utilization Rate/Level)
Verrechenbaren Zeit eines einzelnen Beraters, Beratungsteams oder gesamten Beratungsunternehmens im Verhältnis zur verfügbaren Zeit. Oft bezieht sich die Auslastungsrate auf einen Monat oder ein Jahr.
Auslastungsrate = Zahl der bezahlten Stunden / Zahl der verfügbaren Stunden
Gehe auf Einzelpersonenebene von 2.000 verfügbaren Stunden (= 250 x Arbeitstage x 8 Arbeitsstunden) pro Kalenderjahr aus. ORACEL NETSUITE sieht eine Beratung mit einer unternehmensweiten Auslastungsquote von…
- unter 71 Prozent als normal
- zwischen 71 und 74,8 Prozent als kompetitiv
- zwischen 74,8 und 78,3 Prozent als Best in Class sowie
- über 78,3 Prozent als transformativ
an und empfiehlt Consultants durchschnittlich 4 von 5 Wochenarbeitstagen in Rechnung stellen zu können. In einer Studie aus 2018 fand der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen heraus, das bei Top-Performaner-Consultancies die Junior Consultants pro Woche mit durchschnittlich 3,5 bezahlten Projekttagen ausgelastet sind.
Je höher Deine Position in der Beratung, desto mehr steht die Kundenakquise und Unternehmensentwicklung im Vordergrund. Die Zahl der vergüteten Stunden und somit auch die Auslastungsrate sinken, da Du die verfügbare Zeit für Recruiting, Themenentwicklung, Ausbildung, Marketing, Strategie, Kundenbeziehungspflege etc. einsetzt.
Als Unternehmer, Berater und Autor liegt meine Utilization Rate im Schnitt bei 180 verrechenbaren von 250 verfügbaren Tagen, damit bei 72 Prozent.
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Interessensbekundungen (engl. Leads generated)
Zahl potentieller Beratungskunden (den Leads) mit Interessensanfragen je Monat bzw. Jahr über die verschiedenen Kommunikationskanäle.
Interessensbekundung = Zahl von Interessenten mit Anfrage
Betrachte online (z.B. Soziale Medien, E-Mailanfrage) und offline (z.B. Kontaktaufnahme auf Messe, persönliche Empfehlung) Kanäle für die Anfragen von Bestands- und potentiellen Neukunden.
Oft unterscheidet Marketing & Sales zwischen einem qualifizierten und unqualifizierten Lead. Definiere klare Unterscheidungsmerkmale wie…
- Austauschform mit dem Interessenten (z.B. persönlich vs. unpersönlich),
- Konkretheit des Kundenproblems (z.B. vage vs. spezifisch) oder
- Dringlichkeit einer externen Intervention (z.B. akut vs. langfristig).
Jede Interessensbekundung unterstreicht die Relevanz des Problems, das Du mit Deiner Beratung löst. Nutze den Austausch und erkunde die Zielgruppe sowie deren Herausforderungen.
In meiner kleinen Beratung erhalten wir im Schnitt monatlich zwei qualifizierte Leads mit Anfrage per Telefon oder E-Mail. Rund 10 Personen setzen sich auf unsere Newsletter-Liste, die Webseite besuchen rund 6.000 unqualifizierte Interessenten.
Kundengewinnungsrate (engl. Customer Acquisition Rate)
Zahl der unterzeichneten Beratungsangebote im Verhältnis zu den abgegebenen Consulting Proposals. Das Betrachtungszeitfenster ist in der Regel der Monat oder das Jahr.
Kundengewinnungsrate = Gewonnene Angebote / Abgegebene Angebote
Berücksichtige sowohl Offerten an Bestands- als auch an Neukunden.
Beratungsangebote kosten Zeit und Energie. Zudem hält Dich die Angebotslegung von Aufgaben wie Themenentwicklung, Marketing oder Weiterbildung ab. Gehe nach Ablehnung eines Angebots auf Ursachenforschung und finde heraus, für welche Alternative der verlorene Kunde schließlich votiert hat. Drehe in Folgeangebote an Stellschrauben, wie Deinem Nutzen, der Dringlichkeit des Problems oder dem Preis Deines professionellen Services.
Ich strebe eine ‚Hitrate‘ von mindestens 50 Prozent an. Das heißt: Jedes zweite Angebot wird von Kunden angenommen. Richard Newton empfiehlt in The Freelance Consultant* den Tagessatz nach oben zu korrigieren, falls Dir Kunden bei 9 von 10 eingereichten Offerten den Zuschlag erteilen.
Ignite Spot Accounting Services: Ask the Accountant – KPIs for a Consulting Firm (4,5 min) – die die Consulting KPIs Gross Margin und Utilization Rate mit Beispiel vorgestellt
Personalfluktuation (engl. Quit Rate)
Zahl der angestellten Unternehmensberater die während eines spezifischen Zeitraums die Firma verlassen. Oft fungiert der Monat oder das Jahr als Betrachtungsgrundlage.
Personalfluktuation = Zahl der abgehenden Unternehmensberater
Consultants werden auch als ‚Walking Assets‚ bezeichnet – wandernde Wirtschaftsgüter, die ihren Arbeitgeber einfach und schnell verlassen können und damit den Unternehmenswert schmälern. Kommt es zum ‚Brain Drain‘ und ein Berater zieht von dannen, verliert das Beratungshaus neben einer Arbeitskraft die Kompetenz sowie das Netzwerk des scheidenden Mitarbeiters.
In einer Pressemitteilung aus 2020 beziffert der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) die Fluktuation in der Branche mit durchschnittlich 12,8 Prozent. Für das Geschäftsjahr 2019 – so der BDU – hatten Beratungen mit einem Jahresumsatz von mehr als 10 Millionen Euro mit 13,5 Prozent einen fast doppelt so hohen Personalabgang wie Unternehmen mit einem Jahresumsatz zwischen einer und zehn Millionen Euro. Einen ähnlichen Wert ermittelte die zwei Jahre jüngere Luenendonk-Studie 2022. Hier kamen die Analysten auf 13,3 Prozent Fluktuation für 2021.
In meinen über 10 Jahren als angestellter Consultant habe ich die hohe Fluktuation im Consulting immer wieder miterleben und kompensieren dürfen. Plötzlich fehlten Mitarbeiter im laufenden Projekt, gewonnene Engagements mussten kurzfristig umorganisiert werden. Bei 10 Prozent Abgangsquote hat sich nach nur 5 Jahren jeder zweite Kollege verabschiedet.
Projektmarge (engl. Project Margin)
Der in einem Kundenprojekt verrechenbare Stundensatz minus den pro Stunde anlaufenden Gestehungskosten im Verhältnis zum Stundensatz. Speziell mittlere und große Beratungen mit angestellten Consultants nutzen diese KPI bei der Nachverfolgung der Projektrentabilität.
Projektmarge = (Stundensatz – Stundenkosten) / Stundensatz
Unterscheide zwischen einer…
- Bruttoprojektmarge (engl. Gross Margin) mit den direkt zuordenbaren Kosten (z.B. Gehalt, Reisen, Software) und
- Nettoprojektmarge (engl. Net Margin) mit allen direkten sowie indirekten Kosten (z.B. Büromiete, Training).
Neben dem beim Kunden durchgesetzten Stundensatz ist das Staffing der wirksamste Hebel bei der Projektmarge. Bei Juniorberatern sinken die Kosten, die Marge steigt. Aufgrund fehlender Erfahrung erhöht sich jedoch das Risiko eines unzufriedenen Kundens, die Wahrscheinlichkeit auf Weiterbeauftragung bzw. gar Auftragsvergrößerung sinkt. Setzt Du hingegen auf Senior Consultant fällt die Marge ab, jedoch wächst die Qualität der Beratung und damit oft auch die Kundenzufriedenheit.
Statt für ein einzelnes Engagement, kannst Du die Marge auch für eine Einzelperson, ein Projektteam oder das gesamte Beratungsunternehmen während eines definierten Zeitrahmens kalkulieren. Damit wird die KPI Projektmarge zur Umsatzrendite.
Rekrutierungsaufwand (engl. Recruitment spendings)
Der pro neu eingestellten Consultant investierte finanzielle Aufwand.
Rekrutierungsaufwand = alle Mitarbeitergewinnungskosten
Beziehe interne (z.B. Karrieremesse, Job Interviews) und externe Aufwandspositionen (z.B. Headhunter, Recruiting Tools) ein.
Laut BDU Studie aus 2018 investieren Top-Performer Beratungen mit durchschnittlich 15.600 Euro deutlich mehr Zeit und Geld pro neuem Mitarbeiter als Low-Performer. Bei diesen liegt der vergleichbare Wert bei lediglich 7.800 Euro.
Tagessatz (engl. Average Fee per Workday)
Der Gewinn in einem Beratungsprojekt im Verhältnis zum erbrachten Zeiteinsatz in Arbeitstagen.
Tagessatz = Gewinn / Zeiteinsatz in Arbeitstagen
In Der Consulting Tagessatz* unterscheide ich zwischen…
- einem Kunden in Rechnung gestellten nominalen Tagessatz sowie
- dem realen Tagessatz, den Du pro Beratertag erhältst, sobald Du alle direkt dem Kundenprojekt zuordenbaren zeitliche und finanzielle Aufwände abziehst.
In meinen Engagements strebe ich einen realen Tagessatz zwischen 1.000 bis 1.300 Euro an, immer mit Blick auf weiterer Honorarfaktoren wie Arbeitsqualität, Kundenbeziehung oder Beratungsthema.
Wird geladen ...Verfügbare Kapazität (engl. Available Capacity)
Für bezahlte Projekte und interne Aufgaben freie Arbeitszeit auf Ebene eines Beraters, eines Beratungsteams oder des gesamten Unternehmens. Oft genutzt für die Tages-, Wochen- oder Monatsplanung.
Verfügbare Kapazität = Gesamtkapazität – Gebunde Kapazität
Zeit ist ein wesentlicher Faktor im Geschäftsmodell Consulting. Als Einzelberater, Führungskraft oder Beratungsinhaber solltest Du die verfügbaren zeitlichen Kapazitäten kennen. Grundlage ist der 8 Stunden Arbeitstag. Von diesem ziehst Du Projekttätigkeiten und Regelaufgaben (z.B. Zeiterfassung, Teambesprechung) ab.
In Kundenprojekten sowie unternehmensintern nutze ich einen Kapazitätsplan. Dieser zeigt, an welchen Arbeitspaketen wir in den nächsten 4 bis 12 Wochen wöchentlich mit welchem zeitlichen Einsatz arbeiten.
Lesetipps – weitere Infos zu Kennzahlen im Consulting
Obige Auswahl an Consulting KPIs basiert auf…
- einer intensiven Webrecherche. Insbesondere US-Amerikanische Websites wie CINODE, Guiding Metrics, ORACLE NETSUITE oder indeed schlagen Dir konkrete Kennzahlen vor.
- Studien öffentlicher Einrichtungen und Verbänden. Speziell der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatung mit seiner kostenpflichtigen Benchmarkstudie sticht hier hervor.
- den Hinweisen aus Fachliteratur. Bücher wie The Boutique* von Greg Alexander, The Freelance Consultant* von Richard Newton bzw. Consulting in Zahlen* von Thomas Deelmann empfehlen den Einsatz spezifischer KPIs.
- einem E-Mail-Austausch mit Prof. Dr. Thomas Deelmann von der HSPV NRW.
- meinen persönlichen Erfahrungen als angestellter Consultant und Managing Partner. Seit 2008 hantiere ich mit Metriken für Unternehmensberatungen.
Letzte Aktualisierung am 26.07.2024 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API
Hausaufgaben – was Du tun kannst
- KPIs sind kein Selbstzweck. Daher: Kein Key Performance Indicator ohne Ziel. Verknüpfe eine Consulting Kennzahl immer mit einem Geschäftsziel Deiner Beratung.
- Wer misst, misst Mist. Mehr Performance Kennzahlen sind nicht immer besser. Experimentiere, welche Kennzahl nützlich ist und welche nach einer Testphase aussortiert werden kann. Finde iterativ die passenden Messgrößen für das Partnerschafts-, Geschäfts- und Steuerungsmodell Deiner Beratung.
- „What gets measured gets done.“ stammt angeblich ebenfalls von Peter F. Drucker. Willst Du, dass eine Sache erledigt wird, quantifizierst und misst Du Ist-Stand und Ziel-Stand sowie die Zwischen-Meilensteine.
- Menschen optimieren sich nach Kennzahlen. Werden Berater an A gemessen und bezahlt, dann machen sie auch A (und nicht A‘). Beachte die Seiteneffekte der aufgestellten KPIs. Wo kann das System ausgenutzt, umgangen, boykottiert werden?
Dialog – Deine Consulting KPIs
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