Projekt, bitte melden! So oder ähnlich könnte die Aufforderung an den Projektleiter lauten, einen Status über sein Projekt abzugeben. Soll dies nicht mündlich, sondern schriftlich auf einer Präsentationsfolie erfolgen, schlägt die große Stunde des Projektberichts. Als vielbeschäftigter Projektleiter mit externer Unterstützung wird allen schnell klar, wer den Bericht anfertigt. Natürlich: der Consultant. Doch was enthält ein guter Projektbericht?


Überblick

Ergebnis: Status eines Projektes

Teilnehmer: 1 Person

Dauer: 15-30 Minuten

Utensilien: Notebook

Zweck

Hauptziel eines Projektberichts (auch Statusreport oder Projektstatus genannt) ist die Kommunikation mit allen Stakeholdern, die nicht Teil des Projektes sind, jedoch Interesse am Zustand und den Zwischenergebnissen des Vorhabens haben. Dabei geht es nicht um die Details. Vielmehr ist ein übersichtliches 360°-Bild des Projektes gewünscht. Kurz und prägnant auf einer Seite.


Keinen Lösungsansatz? Hilfe im Consulting Methodenkoffer!

  • Problemlösungs-Knowhow digital und überall abrufbar
  • Über 90 erprobte Methoden und nützliche Vorlagen
  • Kompakt erklärt, einfach verstanden und sofort umsetzbar
  • Monatlich neue Methoden, Vorlagen und Updates

Eine der wichtigsten Regeln für Projektberichte lautet: Berichtet wird immer gegen einen Gesamtprojektplan. Schließlich bildet der Plan die inhaltliche und organisatorische Grundlage an dem sich das Projekt ausrichtet und misst.

Einfache, verständliche und wirklich relevanten Inhalte – das ist die Zauberformel für den Projektbericht. Je nachdem, ob Dein Bericht vorgestellt oder verschickt wird, sollte dieser mit mehr oder weniger erklärendem Text aufwarten. Positiver Nebeneffekt für Dich als Autor des Projektberichts: Du reflektierst über den Stand, die erreichten Zwischenergebnisse und das große Ziele des laufenden Vorhabens. Und dies auf einer einzigen Präsentationsfolie!


Aufbau

Ein Projektbericht ist kein Hexenwerk. Die Consulting Praxis zeichnet dennoch regelmäßig ein anderes Bild. So habe ich Berichte gelesen, von denen weder der zuständige Autor noch der Projektleiter erklären konnten, wie diese zu interpretieren sind. Ganz zu schweigen, wo das Projekt eigentlich steht. Also Augen auf! Nachfolgend die 10 wichtigsten Bausteine eines Projektberichts. Diese passen auf eine Folie. Garantiert.

Pflichtbestandteile

Der Projekttitel beinhaltet den offiziellen Namen des Projekts auf welches sich der Bericht bezieht. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Die Berichtsperiode fixiert den Zeitraum, für welchen der Status abgegeben wird. Empfehlenswert ist hier die Einheit Kalenderwochen. Oft ist eine 2-wöchige Berichtsperiode eine optimale Zeitspanne.

Das Feld Stand dokumentiert, an welchem Tag der Bericht das letzte Mal aktualisiert wurde. Die Welt dreht sich unaufhaltsam, daher solltest Du den Stand immer mit angeben.

Das Feld Projektleiter beinhaltet den Hauptverantwortlichen des Vorhabens. Zwecks Eindeutigkeit, sollte speziell in großen Unternehmen die Abteilung des Leiters ergänzt werden.

Einen Statusbericht muss nicht unbedingt der Projektleiter verfassen. Er kann diese Arbeit auch delegieren, zum Beispiel an seine Projektassistenz oder Dich als unterstützenden Berater. Diese Person ist dann der Autor des Papiers.

Das größere Feld Status fasst zusammen, was inhaltlich und organisatorisch während der Berichtsperiode durch das Projekt vorangetrieben wurde. Erste Wahl sind handfeste Ergebnisse, zweite Wahl absolvierte Aktivitäten und getroffene Entscheidungen.

Im Gegensatz zum Status enthält das ebenfalls größer dimensionierte Feld Nächste Schritte die für die nachfolgende Berichtsperiode geplanten Ergebnisse, Aktivitäten und zu fällenden Entscheidungen. Wenn Du es ganz genau machen willst, kannst Du den Verantwortlichen und eine Frist ergänzen.

Unter Risiken notierst Du die durch das Projekt wahrgenommenen Ereignisse, deren Eintritt sich negativ auf die Projektlaufzeit, -budget, -umfang und/oder -qualität auswirken. Auf Wunsch können hier auch direkt kontinuierlich laufende Linderungsmaßnahmen notiert werden.

Schließlich enthält das Feld Erforderliche Entscheidungen außerhalb des Projekteinflussbereiches liegende offene Entscheidungen, die durch die Programmleitung, dem Steuerkreis oder anderen Gremien getroffen werden sollten um den Projektfortschritt nicht zu gefährden. Aktiv werden hier Richtung, Prioritäten und Vorgaben eingefordert.

Die Krönung eines jeden Berichts ist die sogenannte Projektampel – der Gesamtstatus. Mit Hilfe der Farben rot, gelb oder grün aggregierst Du den Zustand des Projektes auf einen einzigen Kennwert. Vor Nutzung einer Ampel solltest Du unbedingt klären, welche Kriterien zu welche Farbwahl führen und welche Aktion bei einer spezifischen Farbe ausgelöst wird. Keine Angst vor der Farbe Rot. Ein Projektbericht auf Rot zu setzen zeigt Deine Souveränität.

Zusatzinformationen

Projektberichte sind so unterschiedlich wie die Unternehmen in denen sie zum Einsatz kommen. Gelegentlich enthalten Berichte ebenfalls eine kurze Zusammenfassung der nächsten Projektmeilensteine. Diese erlauben die Einordnung des Status in den Gesamtkontext.

Beliebt sind auch Angaben zum erbrachten Gesamtumfang, dem bisher benötigten Budget oder dem bereits verbrauchten Zeitbedarf. Du solltest diese Werte nur auf dem Bericht vermerken, falls ein stringentes Projektcontrolling besteht und der Gesamtumfang gut messbar und weitestgehend unveränderlich ist. Gehe auf die Ergebnisqualität nur dann ein, wenn zuvor konkrete Messgrößen für die Qualitätsmerkmale erfasst wurden.

Weitere mögliche Felder sind die Versionsnummer (zum Beispiel bei Ergänzung einer Last-Minute Änderung), der Verteilerkreis (die Empfänger des Berichts) sowie der Freigabestatus (zum Beispiel in Entwurf, vorgelegt, verabschiedet).


Anwendung

  • 1

    Initiieren

    Projektberichte können auf Zuruf oder im festen Rhythmus für unterschiedliche Zielgruppen erstellt werden. Als Vorlage solltest Du den aktuellen Bericht aufgreifen. Nichts ist schwieriger als auf einer weißen Folie zu starten.

  • 2

    Ausfüllen

    Bzgl. der Reihenfolge beginnst Du am besten mit dem ‚Status‘, ergänzt dann das Feld ‚Nächste Schritte‘, überprüfst die ‚Risiken‘ und passt schließlich die ‚Erforderlichen Entscheidungen‘ an. Schlussendlich kümmerst Du Dich um die formalen Felder wie ‚Berichtsperiode‘, ‚Projektampel‘ und ‚Stand‘.

  • 3

    Kommunizieren

    Vergiss nicht den Bericht auch zu versenden bzw. bei Bedarf an einer zentralen Stelle abzulegen.


Beispiele

Projektbericht
Projektbericht für Consulting-Life.de

Obere Abbildung zeigt beispielhaft einen Projektbericht, angewendet auf Consulting-Life.de.


Vor- & Nachteile

Pro

  • Die feste Struktur eines Projektberichts ist ein roter Faden, der Dir hilft, fundiert und in angemessener Zeit Auskunft über den Zustand Deines Projektes zu geben.
  • Auch den Lesern Deines Berichts erleichtert die Standardvorlage die Arbeit. Alles steht an seinem festen Platz und kann - insbesondere bei einem grünen Ampelstatus -  schnell überflogen werden.

Contra

  • Ein Projektbericht ist immer auch eine gefilterte Sicht auf Dein Projekt. So ist die Farbe eine Ampel auf einem Bericht nur eine Aggregation einer Situation, die Angaben auf dem Papier die selektive Auswahl des Projektleiters.
  • Es besteht immer die latente Gefahr, dass der Projektbericht den Leser in falsche Sicherheit wiegt. Alte Hasen im Projektmanagement sprechen hier gerne vom Status 'melonengrün', daher von außen grün, innen jedoch rot.

Praxistipps

  • Tipp 1 - Die Zielgruppe im Blick haben

    Immer an die Leser denken! Das gilt für Bücher, Zeitschriften und Webseiten gleichermaßen wie für Deinen Projektbericht. Wichtig ist die Zielgruppe und ihren Informationsbedarf zu kennen, abhängig davon bestimmte Aspekte im Bericht hervorzuheben oder wegzulassen, zu betonen oder eher in kleiner Schrift zu halten. Wie immer, wenn es um Akteure geht, hilft Dir die Stakeholderanalyse weiter.

  • Tipp 2 - Frühzeitig erstellen

    Erstelle Deine Berichte nicht auf den letzten Drücker. Ein guter Projektbericht generiert Aufwände. Bei einigen Kunden saßen wir Stunden an einer einzigen Folie. Heraus kam ein belastbarer Bericht. Bei der Vorstellung im Meeting konnten wir den Projektstatus dann fundiert erklären, Entscheidungen über das weitere Vorgehen (in unserem Sinne) herbeiführen.

  • Tipp 3 - Aktiv die Erwartungen managen

    Gerade bei einem durchwachsenen bzw. gar kritischen Projektgesamtstatus sollte vor der Vorstellung mit einflussreichen Akteuren Kontakt aufgenommen werden. Diplomatisch solltest Du diese Personen auf die mittelmäßige Situation des Projektes hinweisen. Schließlich ist vieles eine Frage des Erwartungsmanagements. Stellt sich dann bei der Präsentation heraus, dass die Situation weniger gravierend, die Konsequenzen milder als erwartet ausfallen, kann konstruktiv an Verbesserungen gearbeitet werden.

  • Tipp 4 - Korrekt einfärben

    Die Einfärbung der Statusampel in rot, gelb, grün fällt leichter, sobald (im bestenfall objektive und quantitative) Kriterien für entsprechende Farbe explizit sind.  Grün kann beispielsweise für „Projekt in Zeit und Budget, keine Schwierigkeiten in Sicht“ stehen, gelb für „Projekt leicht hinter Zeit und Budget, leichte Schwierigkeiten in Sicht“ sowie rot für „Projekt weit hinter Zeit und Budget, gravierende Schwierigkeiten in Sicht“.

  • Lesetipp

    Insbesondere große Mittelständler und Konzerne verfügen über ihre eigene Projektberichtvorlage. Diese, meist im Corporate Design gehaltene Schablone, ist den Managern und Entscheidern bekannt. Erkundige Dich zu Beginn nach der Vorlage bei Deinem internen Projektleiter.


Zusammenfassung

Ehrlichkeit währt am längsten. Diese Weisheit gilt auch für Projektberichte. Da Projekte meist keine Eintagsfliegen sind, sondern über Wochen, Monate, manchmal auch Jahre hinweg durchgeführte Initiativen werden, sollte Dein Bericht ehrlich und sachlich ausfallen. Also kein ‚Melonenreport‘. Kurzfristig ist das vielleicht unangenehm, langfristig aber ein Garant für eine gesunde Beziehung zwischen Dir und Deinem Beratungskunden.


Bonusmaterial

PDFDrucken

Zuletzt aktualisiert:

Hinterlasse ein Kommentar

Your email address will not be published.